Oseba, ki govori po telefonu in gleda prenosni računalnik

6 prednosti avtomatizacije poslovnih procesov

Vaše podjetje stalno obdeluje velike količine podatkov in se vsak dan loteva številnih nalog, zato je težje zmanjšati število napak, zamud in neučinkovitih poslovnih sistemov za člane vaše ekipe. Z dodajanjem intuitivne programske opreme, kot je avtomatizacija poslovnih procesov, lahko v podjetju uresničite številne takojšnje in dolgoročne prednosti z avtomatizacijo vsakodnevnega poslovanja, tako da boste lahko ostali korak pred drugimi na današnjem zahtevnem trgu.

Kaj je avtomatizacija poslovnih procesov?

Avtomatizacija poslovnih procesov (BPA) je avtomatizacija dnevnih, ponovljivih poslovnih procesov, ki se običajno izvajajo ročno. BPA lahko zajema vse od večstopenjskih potekov dela do preprostih odgovorov strankam in ponuja možnost, da hitro in učinkovito izvedete ponavljajoča se opravila ter preidete na brezpapirne procese. To pomeni avtomatiziranje delovnih mest, kjer se čezmerna količina surovih podatkov in dokumentacije, kot so razvoj izdelkov, prodaja, človeški viri in drugo. Dodajanje programske opreme za upravljanje poslovnih procesov (BPMS) pomaga pri upravljanju vseh novih potekov dela, ustvarjenih z novo avtomatizacijo poslovnih procesov, za vzpostavitev, upravljanje in optimizacijo uspešnosti in učinkovitosti organizacije.

Prednosti uvedbe rešitve BPA

Ko enkrat razumete, katere procese lahko avtomatizirate in katerih ne, pa tudi, kako zgraditi dinamičen potek dela za svojo ekipo, lahko izkoristite to, kar ponuja programska oprema za avtomatizacijo. Tu je šest največjih prednosti, ki jih lahko avtomatizacija poslovnih procesov ponudi vaši organizaciji:

1. Izboljšana učinkovitost in storilnost

Ko dodate novo rešitev za avtomatizacijo, ki odpravlja možnosti napak, je vaše podjetje takoj bolj racionalizirano in je možnost napak manjša. Z odstranjevanjem okornih in napornih ročnih postopkov, ki jih vsakodnevno izvaja vaša ekipa, odpravite ozka grla in pospešite poslovne procese na visoki ravni med poslovnimi enotami, člani ekipe in vsemi v vaši organizaciji.

2. Skrajšanje časa in zmanjšanj stroškov

Avtomatizacija podjetju pomaga znižati stroške in povečati donosnost, zlasti pri opravilih, povezanih z ročnimi postopki obdelave papirnih dokumentov. Ker avtomatizacija procesov pospeši vaše interne postopke, lahko prihranite čas in denar pri virih, potrebnih za dokončanje teh procesov, ter zaposlene, ki so prej opravljali ročne naloge, preusmerite v pomembnejše zadeve.

3. Preprosto upravljanje podatkov in dokumentov

Pri uporabi ročnih postopkov zlahka pride do zmede pri pisni dokumentaciji, preglednicah in drugih dokumentih, pa naj bodo natisnjene ali posredovanih med e-poštnimi sporočili. Poleg tega je pri premikanju ali preračunavanju podatkov med različnimi viri več možnosti za človeške napake, pa tudi časovno potratno je. Avtomatizacija procesov pomeni, da so vsi vaši dokumenti in podatki na enem mestu, kar poenostavlja upravljanje dokumentov, tako da sta njihova organizacija in iskanje enostavna.

4. Vidnost in preglednost

Svoji ekipi vam ne bo treba zagotavljati dodatne podpore, saj rešitve za avtomatizacijo zagotavljajo upoštevanje najboljših praks in uveljavitev predpisanih postopkov upravljanja. Z zbiranjem podatkov, poročanjem in analitičnimi možnostmi si boste lahko ogledali nadzorne plošče s podatki, ki ponujajo vpoglede v to, na čem vsi trenutno delajo, in preglednost, tako da boste lahko sprejemali utemeljene odločitve.

5. Standardizacija in skladnost procesov

Postopki avtomatizacije imajo stroge smernice o tem, kdo lahko spreminja ali posodablja dokumente, vendar jih člani vaše ekipe morda ne upoštevajo vedno. Če imate vpeljano avtomatizacijo poslovnih procesov, vam ne bo treba skrbeti, ali ste spregledali kakšen korak, ker je proces že vgrajen v sistem. Sestavite lahko učinkovito digitalno avtomatizacijo potekov dela , ki zagotavlja, da se pravi podatki ob pravem času usmerijo pravi osebi. To tudi pomeni, da bodo lahko podjetja brez težav spremljala, kdo uporablja katere podatke: z evidentiranjem imen, datumov in podrobnosti o dodelitvi. Dokumentiranje teh podatkov vam pomaga tudi med revizijskimi sledmi in dokazovanju skladnosti s predpisi.

6. Večje zadovoljstvo zaposlenih in strank

Ker bodo lahko vaši zaposleni brez napak in enostavno opravili veliko svojih vsakodnevnih obveznosti, bo vaša ekipa z veseljem sprejela avtomatizirano rešitev, ki optimizira postopke. Avtomatizacija zagotavlja okolje brez trenja, v katerem lahko zaposleni uspevajo. Odobritve vodilnih so hitrejše, kar pomeni, da se lahko vaši zaposleni osredotočijo na pomembnejše projekte, ki spodbujajo poslovne odločitve in omogočajo inovativne pristope. Dodatna prednost je, da bodo bolj zadovoljne tudi vaše stranke. In ker bodo prejemale natančnejše in bolj dosledne podatke, bodo bolj zadovoljne s končnim izdelkom ali rezultati.

Začnite optimizirati z rešitvijo Microsoft Power Automate

Z uvajanjem nove avtomatizacije procesov bo vaše poslovanje stroškovno učinkovitejše, optimizirano in manj dovzetno za napake. Medtem ko avtomatizacija poslovnih procesov deluje kot celostni pristop k optimizaciji vaših poslovnih procesov, dodajanje programske opreme, kot je orodje za robotsko avtomatizacijo postopkov (RPA) pomaga avtomatizirati procese, ki temeljijo na pravilih in so običajno potrebni na začetku procesa.

Ključ za uravnoteženje zgoraj opisanih prednosti avtomatizacije poslovnih procesov in RPA je, da vaša ekipa in organizacija poiščeta eno rešitev, ki se ji boste vsi zlahka prilagodili, pri tem pa ne boste prekinili nobene trenutne poslovne strategije. Power Automate gradi razširljive avtomatizacije delovnega toka, ki prihranijo čas, s katerimi se lahko lotite vseh svojih posamičnih poslov, to pa omogoča, da v kratkem času opravite veliko število dolgočasnih nalog.