Zakaj podjetja s pridom uvajajo orodja RPA

Kaj je orodje za RPA?

Robotska avtomatizacija postopkov (RPA) uporablja programske bote za posnemanje človeške interakcije v grafičnem uporabniškem vmesniku za avtomatizacijo ponavljajočih se in ročnih opravil, s čimer podjetjem prihrani čas, trud in glavobole. Orodje za RPA je programska oprema za definiranje potekov dela in konfiguriranje botov za izvajanje posameznih opravil v logičnem zaporedju. Robot lahko poljuben večstopenjski postopek, ki se izvede v grafičnem uporabniškem vmesniku, izvede hitreje in brez napak. Zato vam orodje za robotsko avtomatizacijo postopkov pomaga pospešiti ročne poteke dela, pri katerih pogosto prihaja do napak, da lahko zaposleni delajo na opravilih z večjo vrednostjo.

Kadrovski oddelek lahko na primer uvede orodje za RPA za avtomatizacijo obdelave zahtev za dopust. Namesto da bi zaposleni porabil pet minut za obdelavo vsake zahteve, lahko bot za RPA izvleče podatke iz sistema za načrtovanje virov v podjetju in zahtevo hitreje in brez napak obdela v drugem sistemu (tudi v takem, ki nima API-jev).

Boti, ki jih ustvari orodje za robotsko avtomatizacijo postopkov, lahko izvajajo dodeljena dejanja in imajo interakcije z drugimi sistemi s kopiranjem podatkov z digitalnih zaslonov (t.i. »strganje zaslonov«) ali z uporabo API-jev. Podjetje lahko z orodjem za RPA na primer ustvari bote, ki se prijavijo v programe, manipulirajo datoteke in mape, kopirajo in prilepijo vsebino, izpolnijo obrazce, delajo s strukturiranimi podatki in celo sodelujejo z drugimi aplikacijami.

Prednosti uvedbe orodij za RPA

Vsaka organizacija, ki uporabi orodje za RPA, lahko pričakuje nekatere ali vse naslednje prednosti:

• Boljša uporaba človeških virov RPA zaposlene razbremeni ponavljajočih se opravil z majhno vrednostjo, kot je vnos podatkov, tako da se lahko osredotočijo na delo, ki podjetju prinese večjo vrednost.
• Izboljšane stične točke s strankami Ko se RPA uporablja za pospešitev postopkov, usmerjenih k strankam, dodana učinkovitost izboljša izkušnjo strank in spodbuja pripadnost.
• Nižji stroški Boti za RPA izvedejo delo ljudi z znatno manjšimi stroški.
• Izboljšana analitika za razumevanje upravljanja potekov dela Vsak bot generira dnevniško datoteko svojih dejavnosti, tako da lahko spremljate, kako učinkovito izvaja svoje funkcije.
• Izboljšana razširljivost Ekipi zaposlenih preprosto ni mogoče razširiti na enak način, kot lahko širite obseg in doseg skupine avtomatiziranih botov. Z uporabo programske opreme za RPA lahko bote enostavno podvojite in programirate za izvajanje podobnega, a nekoliko drugačnega sklopa postopkov.
• Večja varnost Boti za RPA se nikoli ne pozabijo izpisati. Lahko jim nastavite tudi časovno omejitev, tako da so vaši sistemi nedostopni takrat, ko bi morali biti, kar zmanjšuje izpostavljenost zlonamernim hekerjem.

Kako so orodja za RPA primerljiva z drugimi rešitvami za avtomatizacijo postopkov?

Za razumevanje prednost orodij za RPA v primerjavi z drugimi rešitvami za avtomatizacijo potekov dela, je koristno razumeti razliko med avtomatizacijo in RPA. Avtomatizacija potekov dela uporablja tehnologijo za zmanjšanje ročnih korakov v poslovnih postopkih, vendar vseeno zahteva, da postopek dokonča posameznik. Orodja za RPA ustvarijo bote, ki delajo prek grafičnega uporabniškega vmesnika, tako da ni potrebno nobeno posredovanje ljudi. To so lahko spremljani postopki, pri katerih morajo ljudje še vedno sprožiti opravila, ali pa nespremljani postopki, ki so popolnoma avtomatizirani.

Orodja za RPA zahtevajo zelo malo ali nič programiranja, in ker boti uporabljajo enako infrastrukturo in rešitve kot zaposleni, vam ni treba spreminjati osnovne arhitekture. Poslovni uporabniki poganjajo rešitve za RPA. Pravzaprav so nekatere rešitve za RPA namenjene nešolanim razvijalcem (torej zaposlenim brez tehnične podlage), ki lahko avtomatizirajo ročne procese, s katerimi delajo vsak dan. Z minimalno udeležbo oddelka za IT ali celo brez nje lahko optimizirate postopke in izboljšate zadovoljstvo zaposlenih, ne da bi plačevali stroške tradicionalnega razvoja.

RPA se od tradicionalnih orodij za avtomatizacijo postopkov razlikuje tudi na naslednje načine:

• Uveljavljeni postopki avtomatizacije lahko zahtevajo spreminjanje dela ali celotne tehnološke infrastrukture. Boti za RPA pa delujejo v grafičnem uporabniškem vmesniku in lahko imajo enake interakcije z drugimi sistemi kot ljudje.
• Boti za RPA so dovolj prilagodljivi za avtomatizacijo postopkov za več aplikacij.
• Ker so boti za RPA namenjeni ponavljajočim se splošnim postopkom, kot je vnos podatkov, so razširljivi in jih je enostavneje nadgraditi kot rešitev poteka dela, zasnovane za en sam postopek.

Programska oprema za RPA ustvarja vrednost z izboljšanjem učinkovitosti ponavljajočih se potekov dela, ki temeljijo na pravilih, je nekatere postopke najbolje prepustiti zaposlenim. Na splošno so postopki, ki uporabljajo veliko nestrukturiranih podatkov ali grafičnih informacij in so odvisni od hitro se spreminjajočih parametrov, najbolj prepuščeni ustvarjalnim zaposlenim.

Vloga RPA danes in jutri

Trenutno je veliko pozornosti usmerjeno na programsko opremo za RPA, ker se podjetja učijo, kako jo uporabljati, in iz prve roke opažajo prednosti, ki jih ponuja, kot sta prihranek časa in stroškov. Toda kot vse tehnologije bo tudi RPA postala bolj dovršena in se spreminjala s spreminjajočimi potrebami poslovanja. Tu je nekaj napovedi načinov, kako se bi lahko razvila orodja za RPA:

• Bolj poglobljena integracija z umetno inteligenco Z napredkom na področju robotske avtomatizacije postopkov bodo podjetja verjetno odkrila nove načine, da jo povežejo s tehnologijami naslednje stopnje, kot so umetna inteligenca, strojno učenje ali celo internet stvari (IoT). Nekatera podjetja so to celo že storila. Hiperavtomatizacija ali pametna avtomatizacija razširja vrste opravil, ki jih lahko izvajajo orodja za RPA, in jim daje zmogljivost za avtomatizacijo različnih zapletenih opravil.
• Bolj zapletene avtomatizacije Podjetja uporabljajo RPA za avtomatizacijo vseh vrst vsakdanjih opravil, toda združitev z umetno inteligenco in strojnim učenjem bo odprla vrata vrsti novih opravil, ki jih lahko poenostavi. Podjetja lahko na primer orodja za RPA trenutno uporabljajo za digitalizacijo dokumentov, orodja za RPA, ki uporabljajo UI, pa bi lahko razumela tudi vsebino dokumentov in jo učinkovito razvrstila brez napak.
• Cenejša in dostopnejša Ko so orodja za RPA prvič prišla na trg, so bila težko dosegljiva in draga. Ker pa se povpraševanje po programski opremi za RPA povečuje, jo zdaj ponuja več podjetij. Ko bo na voljo več možnosti, bodo cene verjetno še nižje padle, funkcije pa bodo bolj konkurenčne.

Najpomembnejše funkcije programske opreme za RPA

Na trgu so številna orodja za RPA in vsako ima različne funkcije. Dobra programska oprema za RPA pa mora ponujati vsaj te osnovne funkcije:

• Medsebojna združljivost Programska oprema za RPA mora delovati z obstoječimi namiznimi aplikacijami, spletnimi aplikacijami in drugimi večjimi programskimi aplikacijami. Prav tako mora imeti možnost povezave s sistemskimi API-ji in branja/ pisanja zbirk podatkov.
• Dopolnjevanje podatkov Programska oprema mora ponujati možnost pridobivanja podatkov s spletnih mest in družabnih omrežij.
• Obdelava različnih vrst podatkov Pomembno je, da lahko vaša programska oprema pridobiva in vnaša podatke, združuje podatke iz več virov in uporablja pogojne stavke, kot je če/potem.
• Programski vmesniki Vmesnik, ki ga je mogoče programirati, je pomemben. Programska oprema za RPA lahko zagotovi pametne ali kognitivne zmožnosti za konfiguriranje botov, ki bodo sprejemali odločitve, in tako podjetjem pomaga učinkoviteje poslovati. Boti lahko na primer pomagajo pri odzivanju na zahteve za podporo IT in ekipo za IT tako razbremenijo nekaterih administrativnih bremen, da se lahko osredotoči na druge pobude. Nekatere možnosti programske opreme ponujajo celo načine programiranja botov brez programske kode, vsa orodja za RPA pa bi morala omogočati interakcijo z različnimi vrstami aplikacij, e-poštnimi sporočili, datotekami in mapami.

Izbira programske opreme za RPA in delo z njo

Ko začnete ocenjevati razpoložljiva orodja za RPA, ne pozabite, katere vrste postopkov nameravate avtomatizirati. Vsako orodje za avtomatizacijo robotskih postopkov ima različne kontrolnike in ukaze, ki narekujejo njegove zmogljivosti, zato poskrbite, da se bodo ujemali z vašimi cilji za avtomatizacijo potekov dela. Najti poskušajte tudi komponente, ki jih je mogoče večkrat uporabiti, in poskrbite, da bodo lahko boti brez težav delovali v vaših obstoječih sistemih.

Pri izbiri ustrezne programske opreme za RPA v svoji organizaciji upoštevajte naslednja merila:

• Preprosta uporaba Programska oprema za RPA mora biti dovolj enostavna, da lahko nekdo z omejenimi programerskimi sposobnostmi izdela avtomatizacijo in nato konfigurira potek dela v programski opremi za RPA. Na voljo so celo rešitve za RPA, ki zahtevajo malo programiranja in jih lahko celo nešolani razvijalci brez posebnega znanja na področju IT uporabljajo za avtomatizacijo svojih potekov dela. Ne glede na to, katero programsko opremo izberete, mora imeti vgrajene razširljive ukaze, čarovnike in grafične uporabniške vmesnike.
• Prilagodljivost Programska oprema mora omogočati konfiguriranje funkcij po meri, ne da bi morali dobavitelju doplačevati za prilagajanje. Prav tako bi mora podpirati različne načine uporabe in različne količine podatkov, hkrati pa ohranjati dosledno učinkovitost delovanja.
• Razširljivost Programska oprema za RPA mora omogočati hitro razširitev v skladu z operativnimi zahtevami vašega podjetja in posodabljanje. Imeti mora tudi možnost izvajanja več botov in več potekov dela.

Kako programsko opremo za RPA uporabljajo v različnih panogah

Številne različne vrste podjetij odkrivajo načine, kako izkoristiti programsko opremo RPA. Panoge, kot je zdravstveno varstvo, lahko na primer RPA uporabijo za naročanje strank, vnos podatkov o pacientih, obdelavo zahtevkov in upravljanje obračunavanja. V nadaljevanju preberite, kako druge panoge uporabljajo orodja za RPA za preoblikovanje svojih postopkov:

• Maloprodaja Posodabljanje naročil, pošiljanje izdelkov in sledenje pošiljkam
• Telekomunikacije Spremljanje, upravljanje podatkov o goljufijah in posodabljanje podatkov o strankah
• Bančništvo Izboljšanje učinkovitosti dela, točnosti podatkov in varnosti
• Zavarovalništvo Upravljanje potekov dela, vnos podatkov o strankah in pomoč pri izvajanju aplikacij
• Proizvodnja Pomoč pri postopkih verige dobave, obračunavanju materialov, storitvah in podpori za stranke ter administraciji

Omejitve orodij za RPA

Programska oprema za RPA ponuja številne prednosti, vendar ne zmore vsega. Ta tehnologija se razvija, vendar še vedno najbolje deluje v okviru omrežja drugih tehnologij. To še ni vseobsegajoča rešitev, ki bi lahko bila kos slehernemu operativnemu izzivu.

RPA je za zdaj tehnologija, ki temelji na pravilih in najbolje deluje s strukturiranimi podatki ali informacijami, ki sledijo vnaprej določenemu podatkovnemu modelu. Za njeno uspešno delovanje morate bote programirati, da izvedejo to, kar želite, in delovali bodo samo v okviru teh parametrov. Če rešitve za RPA ne povežete z umetno inteligenco ali tehnologijami strojnega učenja, lahko upošteva le pravila, ki jih določite, ne more pa razumeti ali tolmačiti vsebine, do katere dostopa.

Primer: če naj orodje za RPA obdela podatke z računov ali druge dokumentacije, morajo biti vsi dokumenti v isti obliki. Orodje ne more obdelati datotek, ki odstopajo od ustrezne oblike zapisa. Zato orodja za RPA niso primerna za nestrukturirane podatke ali informacije, ki ne sledijo vnaprej določenemu podatkovnemu modelu.

Poleg tega se orodja za RPA ne učijo ali prilagajajo. Če se vaši poslovni postopki spremenijo, boste morali bote znova programirati za delo z novimi postopki, kar je lahko dolgotrajno. In če orodje RPA ni združljivo z vašimi novimi procesi, bo naložba vanj morda kratkotrajna. Da bi se izognili tej težavi, razmislite, kako verjetno je, da se bodo vaši procesi in tehnologije spremenili, preden uvedete orodje za RPA.

Kako pomagati zagotoviti uspeh z orodji za RPA

Tako kot pri vsaki drugi tehnologiji je uspeh programske opreme RPA odvisen od tega, kako jo uporabljate. Tudi najboljša orodja ne morejo popraviti postopka, ki je v osnovi pomanjkljiv, zato je pomembno, da dobro razmislite, katera opravila avtomatizirate. Ustrezno orodje RPA, uporabljeno v pravem kontekstu z določenim merljivim ciljem, lahko na novo opredeli, kako je v podjetju videti učinkovitost. Ko začnete uporabljati tehnologijo RPA za avtomatizacijo postopkov, upoštevajte naslednje najboljše prakse:

• Spoznajte postopke, ki jih želite avtomatizirati. Preučite vse svoje operativne procese, da ugotovite, katera opravila so najbolj primerna za RPA. Ne pozabite, da orodja RPA na splošno ne morejo razumeti podatkov. Če ne nameravate vključiti tudi umetne inteligence, torej izberite postopek, ki ima jasno opredeljene parametre in ne potrebuje veliko človeškega sodelovanja ali nadzora, na primer razporejanje sestankov ali obdelava računov. Nekatera programska oprema, kot je Microsoft Power Automate, ponuja zmogljivosti, ki vam pomagajo ugotoviti, kateri procesi so pravi za avtomatizacijo.
• Izberite pravo orodje. Ko ugotovite, katere postopke želite avtomatizirati, poiščite orodja, ki najbolje podpirajo tovrstno delo. Vsa orodja imajo različne prednosti, zato jih ocenite na podlagi zmogljivosti, cene, enostavnosti izvedbe in tega, kako dobro delujejo z vašo obstoječo programsko opremo.
• Usposobite zaposlene. Če zaposlene naučite, kako uporabljati in sčasoma spremeniti ali vzdrževati orodje RPA, je to odličen način zagotavljanja njegove dolgoročne vrednost in vse širše uvedbe po vsem podjetju.
• Merite rezultate. Tako pred izvedbo kot po njej spremljajte ključne kazalnike učinkovitosti (KPI), kot so storilnost zaposlenih, natančnost vnosa podatkov, število načrtovanih sestankov ali število obdelanih dokumentov. Če se kazalniki KPI po izvedbi ne izboljšajo, je to morda znak, da ste izbrali napačne procese ali svojim botom dali napačne parametre.