Kas yra darbo eigos automatizavimo įrankiai?

Darbo eigos automatizavimo programinės įrangos aprašas

Darbo eigos automatizavimo programinė įranga racionalizuoja paprastai rankiniu būdu atliekamas ir nuobodžias užduotis, kad padėtų įmonėms sutaupyti laiko, sumažinti žmogiškos klaidos riziką ir sustiprinti darbo vietos produktyvumą. Automatizavus procesus, komandoms leidžiama dėmesį skirti svarbesnėms užduotims, o ne pasikartojančioms užduotims. Taip pat suteikiamas darbo eigų matomumas, kad būtų galima nustatyti galimybės sritis.

Darbo eigos automatizavimas padeda įmonėms patikslinti procesus keliais būdais:

• Automatizuojamos ir paleidžiamos užduotys.
• Pagerinamas našumas ir produktyvumas.
• Nustatomos proceso gerinimo sritys.
• Valdomos darbo eigos ir stebimas našumas.
• Nustatomi priminimai.
• Suderinamos komandos.
• Renkamos naudingos įžvalgos.
• Optimizuojamas šaltinių naudojimas.

Darbo eigos automatizavimo programinė įranga veikia naudodama duomenų šaltinius ir taisyklių rinkinį, kad būtų galima valdyti šiuos duomenis, imituodama žmogaus intelektą. Šie darbo eigos įrankiai paprastai vadovaujasi „jei /tada“ teiginiais, remdamiesi taisykle „jei įvyksta A, tada atlikite B“. Ši taisyklėmis pagrįsta logikos sistema apibrėžia veiksmus, kurie turėtų būti atliekami po įvykio. Taip sutaupoma laiko ir pinigų bei sumažinama žmogiškų klaidų rizika.

Darbo eigos automatizavimo įrankių tipai

Darbo eigos automatizavimo įrankiai, kuriais įrašomi duomenis, ugdomi galimi klientai ir vedama apskaita, sukurti siekiant sumažinti nereikalingą darbą ir optimizuoti procesus. Tai padeda maksimaliai padidinti įmonės laiką ir išteklius, o darbuotojams leidžiama sutelkti dėmesį į svarbesnius projektus, kurie dažnai reikalauja gebėjimo spręsti problemas ir kūrybiškai mastyti, ko negalėtų pakeisti net geriausia darbo eigos automatizavimo programinė įranga.

Darbo eigos automatizavimo programinė įranga yra pagrindinis verslo procesų valdymo (BPM) elementas ir yra keletas įrankių jūsų organizacijos pagrindinėms funkcijoms optimizuoti ir neautomatinėms užduotims racionalizuoti. Kai kurie darbo eigos automatizavimo įrankių tipai apima:

Projektų valdymas

Projektų valdymo programos, kurios tikriausiai yra labiausiai pripažintas darbo eigos automatizavimo įrankis, padeda susieti žmones, duomenis ir kitus išteklius procesams optimizuoti. Šių tipų įrankiai pagerina bendradarbiavimą ir padeda apibrėžti, valdyti ir pagerinti darbo atlikimą įvairiose komandose. Kadangi projekto matomumas yra didelis ir laisvai bendraujama, procesai galiausiai vykdomi sklandžiau ir našiau.

Pardavimas ir rinkodara

Naudojant pardavimo ir rinkodaros darbo eigos įrankius lengviau valdyti potencialių klientų ir klientų teikiamus duomenis. Geriausios programos naudoja įtaisytą analizę, kuri padeda rasti neefektyvius veiksmus ir pagreitinti procesus įvairiuose kanaluose: nuo el. pašto ir SMS iki socialinių tinklų. Šie automatizavimo įrankiai ne tik kartoja tą pačią užduotį kiekvieną kartą; tiesą sakant, daugelis kuria darbo eigas tinkintam rinkodaros turiniui, pagrįstam kliento elgsenos, siųsti.

Klientų aptarnavimas

Klientų aptarnavimo darbo eigos įrankiai padeda automatiškai priskirti kvitus agentams, siųsti automatinius atsakymus į bendruosius klausimus ir automatiškai pažymėti kvitus pagal pateiktą klausimą. Naudodamos klientų aptarnavimo darbo eigos automatizavimą, įmonės gali greičiau išspręsti daugiau klientų problemų ir atlaisvinti gyvus agentus, kad jie spręstų sudėtingesnes problemas.

Finansai

Finansų darbo eigos automatizavimo įrankiai padeda įmonės išlaikyti tvarkingus, suderintus ir nuoseklius finansinius procesus. Šių tipų darbo eigos gali padėti su tokiomis kasdienėmis operacijomis kaip biudžeto patvirtinimai, sąskaitų faktūrų išrašymai, pirkimo ir išlaidų užklausos ir apskaitos įrašai.

Žmogiškieji ištekliai

Žmogiškųjų išteklių darbo eigos įrankiai padeda automatizuoti dokumentaciją ir sumažinti administracinę priežiūrą, taip sumažindami klaidų riziką ir teikdami geresnę pagalbą darbuotojams. Šių tipų įrankiai gali padėti su nauju samdos valdymu, tabeliais, darbų skelbimais ir laisvo laiko užklausomis ir žmogiškųjų išteklių darbuotojams suteikiama daugiau laiko susitelkti į svarbias užduotis.

Kokių privalumų darbo eigos automatizavimas suteikia jūsų organizacijai?

Nesvarbu, ar norite automatizuoti procesus finansų, rinkodaros ar IT srityse, darbo eigos automatizavimo programinė įranga sumažina neautomatinių užduočių naštą ir sutaupo įmonėms daug laiko, išteklių ir pinigų. Šie darbo eigos įrankiai ne tik pagreitina jūsų komandos procesus, bet ir padeda atlaisvinti laiko darbui, kuris yra svarbiausias, ir padeda priimti būsimus sprendimus – veikia kaip didesnio verslo procesų valdymo programinės įrangos sprendimo dalis.

Darbo eigos automatizavimo įrankių pranašumai

1. Mažiau klaidų

   Neautomatinis duomenų įvedimas yra varginantis ir atliekant šį darbą galima padaryti mažas žmogiškas klaidas (nuo apskaitos netikslumų iki neteisingų sąskaitų faktūrų), kurios gali turėti didelės įtakos jūsų organizacijai. Kita vertus, darbo eigos programinė įranga naudoja centralizuotus realiojo laiko duomenis administracinėms užduotims vykdyti ir sumažina brangių klaidų riziką.

2. Racionalizuoti procesai

   Darbo eigos automatizavimo įrankiai padidina procesų matomumą, sumažina kliūtis ir palaiko projektų vykdymą teisinga kryptimi. Kadangi užduotys ir tolesnės užduotys gali būti priskirtos automatiškai, efektyvumą lengviau stebėti ir valdyti, kas iki minimumo sumažina proceso vėlavimus.

3. Geresnis produktyvumas

   Kai varginančios ir neautomatinės užduotys yra automatizuotos, komandos turi daugiau laiko ir išteklių sutelkti dėmesį į svarbesnius projektus. Daugelis darbo eigos automatizavimo programų taip pat pagerina bendrą bendradarbiavimą, todėl sugaištama mažiau laiko ieškant informacijos, gaunant patvirtinimus arba atliekant tolesnę tiesioginio ryšio veiklą.

4. Geresnis bendravimas

   Aiškiai sukurtos darbo eigos ir automatizuoti pranešimai padeda darbuotojams suprasti vieni kitus ir savo vaidmenis projekte. Tai taip pat palengvina tarpfunkcinį bendradarbiavimą ir padidina atskaitomybę už užduotis, užtikrinant, kad visi siektų to paties tikslo.

5. Gilesnės įžvalgos

   Ataskaitų teikimas realiuoju laiku su geresne vizualizacija yra pagrindinis darbo eigos automatizavimo pranašumas. Naudodamos procesų duomenų analizę, organizacijos gali užfiksuoti našumo metriką, nustatyti galimybių sritis ir priimti labiau pagrįstus sprendimus dėl savo operacijų.

Kaip pasirinkti jūsų verslo poreikiams labiausiai tinkančius automatizavimo įrankius

Renkantis geriausią darbo eigos automatizavimo įrankį savo organizacijai, svarbu pirmiausia išanalizuoti dabartinius procesus, tiksliai nustatyti kliūtis ir suprasti, kokios komandos naudos šiuos įrankius. Kai geriau suprasite savo verslo poreikius, lygindami skirtingus sprendimus ieškokite šių funkcijų:

• Vartotojui patogi sąsaja ir paprastas naršymas.
• DI ir mašininis mokymas išmaniajam dokumentų apdorojimui (IDP).
• Sklandūs integravimai su trečiosios šalies įrankiais ir programomis, kuriuos naudojate kasdien.
• Tinkinamos darbo eigos.
• Debesimi pagrįstas veikimas.
• Duomenų analizė ir realiojo laiko ataskaitos.
• Sustiprinta sauga ir duomenų apsauga.
• Išplečiamumas augantiems verslo poreikiams.

Darbo eigos automatizavimo įrankių naudojimo pavyzdžiai

Laikas, praleistas atliekant tokius paprastus procesus kaip atsakymas į el. laiškus, užduočių kūrimas arba duomenų kopijavimas iš vieno šaltinio į kitą, gali greitai padidėti. Tačiau nustatydamos automatizuotas darbo eigas įmonės gali drastiškai padidinti našumą ir pridėti vertę pagrindinėms operacijoms – nuo rinkodaros ir finansų iki žmogiškųjų išteklių.

Keletas naudojamo darbo eigos automatizavimo pavyzdžių:

• Automatizuotų tolesnių veiklų ir atsakymų siuntimas klientui užpildžius kontaktinę formą.
• Galimų klientų ugdymo el. laiškų sekų siuntimas po paleisto įvykio.
• Automatinis mėnesinių mokesčių sąskaitų faktūrų išrašymas klientams.
• SLA kūrimas siekiant užtikrinti, kad į skubias problemas būtų atsakyta laiku.
• Darbuotojo išlaidų kompensavimas.
• Priminimų apie terminus ir patvirtinimus siuntimas.
• Automatinis užduočių ir projektų priskyrimas komandos nariams.
• Naujų darbuotojų parengimas.
• Atostogų užklausų patvirtinimas.