Asmuo, vedantis pristatymą

Kaip atlikti daugiau darbų automatizavus darbo eigą

Beveik visi įmonės specialistai, nuo klientų aptarnavimo personalo iki vadovų, pernelyg daug savo darbo dienų (beveik pusę) išeikvoja neproduktyviems, nereikalingiems, neautomatiniams procesams, kurie galėtų būti automatizuoti. Dėl rutininių, daug laiko atimančių užduočių darbuotojai tampa vis mažiau efektyvūs visuose lygmenyse, o išmanios įmonės, siekdamos visiems padėti dirbti efektyviau, naudoja darbo eigos automatizavimą.

Darbo eigos automatizavimas yra šiuolaikinio verslo valdymo pagrindas, kurį skatina nuolat tobulėjančios technologijos ir sparčios inovacijos. Kadangi vis daugiau įmonių savo verslo procesuose pradeda naudoti automatizavimą ir suvokia jo naudą, darbo eigos automatizavimo rinka tik augs. Kadangi technologija tampa vis labiau paplitusi ir sudėtingesnė, darbo eigos automatizavimu naudosis vis daugiau įmonių, siekdamos sukurti supaprastintus, veiksmingus darbo būdus, sutrikdant daugelį pramonės šakų ir sukuriant konkurencinius pranašumus savo rinkose.

Kas yra darbo eigos automatizavimas?

Naudodami jūsų verslui tinkančią darbo eigos automatizavimo programinę įrangą, neautomatinius procesus, pvz., duomenų įvedimą, socialinių tinklų naujinimus ir atsakymus į el. laiškus, galite pakeisti supaprastintomis automatizuotomis darbo eigomis, kurios taupo laiką ir sumažina klaidų skaičių, kad praleistumėte mažiau laiko taisydami klaidas ir padėtumėte darbuotojams sutelkti dėmesį į strategiškesnį, paveikesnį darbą.

Pasitelkę darbo eigos automatizavimą, skaitmeninsite ir optimizuosite netgi popierinius veiklos procesai, pvz., atsargų užsakymą arba atsakymą į patvirtinimo užklausas. Darbo eigos automatizavimą galite naudoti visur, kur jūsų įmonė susiduria su pasikartojančiomis neautomatinėmis užduotimis, kad šie procesai būtų sėkmingesni.

Penki paprasti veiksmai efektyviai automatizuoti darbo eigą

Su tinkama programine įranga automatizuoti neautomatinius procesus yra paprasta ir labai naudinga. Norėdami efektyviai pašalinti neefektyvias, neautomatines užduotis ir transformuoti savo įmonės darbą, turite žinoti, kurie procesai jus stabdo, suprasti automatizavimo parinktis, valdyti įrankių priėmimą, teikti mokymus darbuotojams ir įvertinti savo sėkmę.

Norėdami automatizuoti darbo eigas, atlikite šiuos penkis paprastus veiksmus:

  1. Pasirinkite savo procesus. Nustatykite procedūras, kurios yra neefektyvios, pernelyg sudėtingos arba per brangios, tada jas klasifikuokite ir pasirinkite geriausiai tinkančias automatizavimui.
  2. Atlikite tyrimus. Kaip kitos organizacijos automatizavo panašius procesus? Apsvarstykite, kaip rinksitės kurti ir įgyvendinti automatizuotas darbo eigas – ar pasikviesite IT specialistus, ar jūsų įmonės kūrėjai mėgėjai galės pasitelkti nedaug kodavimo reikalaujantį darbo vietos automatizavimo įrankį, kuriuo bus kuriamos galingos automatizuotos darbo eigos?
  3. Valdykite pokyčius ir skatinkite priėmimą. Paleidus naujas darbo eigas, svarbu įsitikinti, kad jos yra priimamos visoje įmonėje – kuo daugiau žmonių naudos automatizuotas darbo eigas, tuo efektyvesnės jos bus.
  4. Bendraukite su savo darbuotojais ir mokykite juos. Įsitikinkite, kad visi žino, jog yra naujų įrankių, kurie padės palengvinti jų darbinį gyvenimą. Pateikite reikiamus dokumentus ir mokymus, kad priėmimas būtų lengvas.
  5. Įvertinkite ir patikslinkite. Nedelsdami pradėkite matuoti savo naujų procesų sėkmę. Stebint iš anksto nustatytus pagrindinius efektyvumo indikatorius, paaiškės automatizuotų darbo eigų efektyvumas ir galėsite atlikti atitinkamus koregavimus.

Įgalinkite genialumą su darbo eigos automatizavimo programine įranga

Dabar, kai žinote, kas yra darbo eigos automatizavimas, apsvarstykite, kaip galite to pasiekti, ir kokią vertę tai padės sukurti. Lengviausias būdas priimti darbo eigos automatizavimą jūsų įmonėje, yra pasitelkti darbo eigos automatizavimo programinę įrangą arba debesimi pagrįstą darbo eigos automatizavimo paslaugą.

Galia tinkamiems žmonėms

Šiomis technologijomis galia kurti inovatyvias darbo eigas yra perduodama žmonėms, kurie jūsų verslą pažįsta geriausiai – jūsų darbuotojams. Jie tiesiogiai patiria procesus, kuriuos galima pagreitinti ir patobulinti automatizavimo būdu. Tai neturi būti sudėtinga. Daugelyje įmonių beveik kiekvienas darbuotojas gali būti kūrėju mėgėju, galingų darbo eigų kūrimui naudojančiu nedaug kodavimo reikalaujančias arba kodavimo nereikalaujančias technologijas.

Svarbu ieškoti darbo eigos automatizavimo sprendimas, kuri yra intuityvi, lengvai naudojama ir lanksti. Idealiu atveju, tai būtų technologija su iš anksto sukurtomis jungtimis, leidžiančiomis įtraukti įvairias programas į savo darbo eigas.

Kitas būdas optimizuoti verslo procesus yra naudoti nedaug kodavimo reikalaujančią programų kūrimo technologiją, kad inžinieriai, paprasti verslo vartotojai ar įmonės vadovai kurkite reikalingas mobiliųjų įrenginių programėles galėtų palaikyti ryšį, produktyviai dirbti ir pasinaudoti galimybėmis, neturint kliautis profesionaliais programų kūrėjais.

Darbo eigos debesyje

Atminkite, kad debesimi pagrįsti automatizavimo įrankiai turi pranašumų lyginant su įmonės patalpose esančiais atitikmenimis, įskaitant geresnį pritaikymą ir aukšto lygio saugą. Be to, darbo eigos automatizavimo programinė įranga turėtų veikti kartu su jūsų įmonėje esančiais verslo analizės įrankiais – tai palengvina automatizuotų darbo eigų našumo stebėjimą.

Galiausiai, darbo eigos automatizavimo programinė įranga su mobiliosiomis galimybėmis leis darbuotojams saugiai automatizuoti darbo eigas iš bet kurios vietos, bet kuriuo metu.

Kaip tai veikia

Pasitelkdami darbo eigos automatizavimą, vartotojai nustato veiksmų sekos paleidiklį. Pavyzdžiui, pasamdžius naują darbuotoją, galima sukurti automatizuotą darbo eigą, kad tam darbuotojui būtų nedelsiant išsiųstas pasveikinimo el. laiškas ir suteikta pagalba teisingai užpildant naujai pasamdyto darbuotojo dokumentus.

Vartotojai apibrėžia užduočių, būtinų bendriems verslo procesams atlikti, seką. Atlikus apibrėžimą, automatinė darbo eiga įvykdo priskirtus veiksmus tada, kai pasireiškia nurodytas paleidiklis.

Atraskite geresnių būdų dirbti

Naudodami „Microsoft Power Automate“ kiekvienam darbuotojui suteikite galimybę kurti automatizuotus sprendimus, kad jis galėtų kuo geriau išnaudoti savo darbo dieną. Įdarbinkite srautus – taip vadinamą „Power Automate“ darbo eigos automatizavimą, – kad padėtumėte kiekvienam darbuotojui išsilaisvinti nuo pasikartojančių, daug laiko atimančių užduočių ir sukurtumėte strategiškesnę, dinamiškesnę darbo vietą.