Kas yra verslo procesų valdymas?
Verslo procesų valdymas (BPM) remiasi jūsų įmonės pastangomis analizuoti, pagreitinti ir optimizuoti procesus, dažnai naudojant darbo eigos automatizavimas neautomatiniams procesams supaprastinti.
Atraskite BPM naudą
Prieš pradedant kurti BPM strategiją, svarbu suprasti, kodėl verslo procesai yra svarbūs, skirtingus verslo procesų tipus, kas už juos jūsų įmonėje atsakingas ir kokias problemas BPM gali padėti išspręsti.
Susipažinkite su savo verslo procesais
Verslo procesas – tai pasikartojančių užduočių seka, atliekama iš eilės norint pasiekti kiekvieną dieną išsikeliamą tikslą. Verslo procesai gali trukti keletą minučių arba savaičių ir apimti tiek paprastas veiklas, pvz., darbuotojų atostogų prašymų apdorojimą, tiek sudėtingas veiklas, pvz., tiekimo grandinės logistiką. Efektyvūs ir veiksmingi procesai padės pagerinti darbuotojų produktyvumą, klientų įsitraukimą ir visus kitus verslo aspektus. Dėl neefektyvių ir neveiksmingų procesų darbuotojai tampa irzlūs, atsiranda nereikalingų išlaidų, klientai lieka nepatenkinti ir, galiausiai, prarandamos įplaukos.
Verslo procesus galima suskirstyti į tris pagrindines kategorijas:
- Veiklos procesai apima pagrindinius verslo procesus ir konkrečius vertės srautus, pvz., klientų užsakymus, sąskaitos kūrimą ir gamybos optimizavimą.
- Valdymo procesai apima įmonės valdymo, biudžetų ir personalo darbo eigas.
- Paramos procesais remiami didesni procesai tam tikrose srityse, pvz., apskaitos, įdarbinimo ir techninės pagalbos srityse.
Automatizuodami visų tipų verslo procesus, galite pagerinti efektyvumą, sumažinti riziką ir išlaikyti savo verslo strateginį dėmesį.
Sukurkite BPM komandą
Už verslo procesus atsakingi darbuotojai vadinami verslo procesų savininkais. Verslo procesų savininkai procesą prižiūri nuo pradžios iki pabaigos, todėl supranta, kokį poveikį jis turi ir kaip yra veikiamas prieš ir po esančių procesų. Diskrečiųjų verslo procesų nuosavybę perleidus svarbiausiems darbuotojams, dirbantiems su kitais skyriais, galima daugiau sužinoti apie BPM ir geriau pritaikyti BPM savo organizacijoje.
Pavyzdžiui, sėkmingai veikiančioje didelės įmonės BPM komandoje gali būti šie vaidmenys:
- Verslo procesų ekspertas. Ekspertas žino privalumus plačiąja prasme ir praneša apie BPM vertę organizacijai.
- Proceso savininkas. Asmuo arba komanda, siekianti patenkinti verslo reikalavimus, supaprastinti darbo eigas arba pasinaudoti galimybėmis, galinti pateikti svarbių perspektyvų ir naudos, svarbios pelnant vartotojo pritarimą ir pritraukiant BPM sėkmę.
- Verslo proceso direktorius. Direktorius vadovauja BPM pastangų paskirstymui po visą organizaciją.
- Verslo proceso konsultantas. Konsultantas pasitelkia techninius įgūdžius ir BPM žinias bei teikia verslo proceso direktoriui patarimus.
- Projekto vadovas. Projekto vadovas padeda kurti ir įgyvendinti projekto planą bei prižiūri bendravimą tarp komandos narių, rūpinasi etapų pasiekimu, rezultatais ir terminais.
- Verslo analitikas. Analitikas nurodo reikiamas patobulinti proceso vietas.
- Sprendimų architektas. Architektas teikia techninę pagalbą, ypač dėl esamų verslo srities programų.
- Nuomonės formuotojai. Dažnai būdami lyderiais tarp savo kolegų, nuomonės formuotojai perima dar negirdėtas ir naujas ekspertines idėjas, praktikas ir įrankius, taip pat padeda patikslinti verslo procesų patobulinimus ir pasisako už pokyčius.
- BPM palaikymo grupė. Šią grupę sudaro pagrindiniai IT specialistai, įmonės planavimo tarnautojai ir kiti vadovai, padedantys įtvirtinti BPM standartus, metodus, valdymą ir technologiją.
Pamirškite apie prarastas galimybes
Paprastai įmonės vadovybė turi valdomą BPM, nes, be kita ko, tai yra verslo procesai. Tačiau artėjant labai sudėtingų verslo procesų valdymo programinė įranga laikams, dabar IT atlieka svarbesnį vaidmenį. Leidę IT specialistams įdiegti savarankiškai aptarnaujamą, mažai kodavimo reikalaujančia darbo eiga išsiskiriančią automatizavimo platformą, kurią įmonės darbuotojai galės panaudoti procesams supaprastinti ir geriausiai suprantamoms problemoms išspręsti, gali pavykti rasti produktyvumo pusiausvyrą tarp technologijos ir verslo reikalavimų.
Automatizuokite, automatizuokite, automatizuokite
Automatizavimas – tai BPM pagrindas. Pasitelkę šiuo metu prieinamą technologiją, sėkmingos įmonės turi ieškoti kiekvienos galimybės pasikartojantiems, daug laiko reikalaujantiems ir neautomatiniams procesams automatizuoti. Naudodami darbo eigos automatizavimą, galite supaprastinti verslo procesus, pvz., duomenų įvestį, nuolat atnaujinamą informaciją socialiniuose tinkluose, atsargų tvarkymą, ataskaitų teikimą ir kt. Leiskite darbuotojams pailsėti nuo pasikartojančių ir kasdienių procesų, padidinkite produktyvumą, sumažinkite išlaidas ir žmogiškosios klaidos pavojų.
Sukurkite piliečių vystymosi kultūrą
Kai kuriuos verslo procesus taip pat galite optimizuoti naudodami kurdami mobiliųjų įrenginių programėles , padedančią darbuotojams būti geriau įsitraukus ir efektyviau dirbti, pakeisti jų darbo pobūdį, ir sukurti verslo įžvalgų realiuoju laiku. Naudodami tinkamą programėlės kūrimo platformą, inžinieriai, IT specialistai ir paprasti verslo vartotojai gali sukurti piliečių vystymosi kultūrą ir mažai kodavimo reikalaujančius verslo sprendimus be būtinybės pasikliauti įmonės vadovybe ir profesionaliais kūrėjais arba laukti, kol šie atsiras.
Geriausiai išnaudokite kiekvieną galimybę
Pamirškite apie neefektyvius neautomatizuotus procesus, papildomas išlaidas ir prarastas galimybes. Tinkamiems asmenims priskyrus tinkamus vaidmenis, puikiai supratus procesus ir pasitelkus gerus automatizavimo įrankius, jūsų įmonėje BPM galima panaudoti toliau nurodytais tikslais.
- Sumažinkite skaičių sudėtingų atsiskaitymo internetu procesų, dėl kurių atbaidomi klientai ir susidaro pardavimo sąnaudų.
- Automatizuokite neautomatinius procesus, kurie trunka pernelyg ilgai, yra per brangūs ir kelia darbuotojų pyktį.
- Pašalinkite finansinių procesų, lemiančių uždelstus mokėjimus, kliūtis.
- Sumažinkite dubliavimąsi, dėl kurio švaistomi ištekliai.
- Sutrumpinkite arba standartizuokite ilgus ar netvarkingus procesus, dėl kurių paveikiami terminai.
- Supaprastinkite neefektyvų klientų parengimą, prastinantį ryšius.
Sukurkite verslo procesų valdymo strategiją
Jei jūsų įmonėje kyla problemų dėl veiklos, valdymo ir palaikymo procesų, kurie yra sudėtingi, pertekliniai, per ilgai trunkantys, per lėtai vykdomi arba per brangūs, jums padėti gali visapusiškos BPM strategijos sukūrimas. Toliau nurodyta geroji praktika padės paleisti BPM iniciatyvą ir įvertinti sėkmę.
- Gaukite vadovų palaikymą. Tai itin svarbu, jei jums reikia išteklių savo verslo procesų tobulinimo planams palaikyti.
- Analizuokite ir susiekite konkretų procesą. Pasinaudokite struktūrinėmis diagramomis, minčių žemėlapiais arba procesų gavybos programine įranga ir raskite spartą apribojančius veiksnius, dvigubai daugiau pastangų reikalaujančius procesus ir nereikalingus vėlavimus. Gaukite grįžtamąjį ryšį iš labiausiai į procesą įsitraukusių žmonių, kad suprastumėte, ką galite tobulinti – imkitės pokyčių tik gavę jų pritarimą.
- Perkurkite procesą. Paprašykite suinteresuotosios šalies padaryti indėlį ir įsitikinkite, kad visi supranta proceso supaprastinimo vertę. Įtraukite sudarant minčių žemėlapį ir analizuojant išmokas pamokas. Apsvarstykite poveikio analizės kritinėms arba sudėtingoms darbo eigoms naudojimą.
- Surinkite išteklius ir įgyvendinkite pokyčius. Surinkite išteklius, reikalingus norint sukurti efektyvią BPM platformą, pvz., projektų valdymo programinę įrangą, darbo eigos automatizavimo įrankius ir realiuoju laiku veikiančias ataskaitų sritis. Pasirinkite išteklius, atitinkančius jūsų verslo vertę, kurią norite sukurti, ir stebėkite pokytį pasitelkę konkrečius rezultatus ir laiko planavimo juostas. Pirmiausia parengę nedidelį pilotinį projektą, galėsite pašalinti klaidas, pakelti entuziazmą dėl pagerėjusios praktikos ir skatinti priėmimą.
- Sekite ir optimizuokite. Stebėkite, kaip veikia jūsų nauji procesai, nuolat palaikydami ryšį su interesuotomis šalimis. Jei reikia, būkite pasiruošę įtraukti patikslinimų.
Kurkite BPM vertę
Vadovaujantis pirmiau pateiktais gerosios praktikos pavyzdžiais, subūrus rimtą BPM komandą ir supratus, kaip galima patobulinti procesus norint sukurti didesnę vertę, verslo procesų valdymas gali duoti apčiuopiamos naudos, įskaitant:
- Padidėjęs produktyvumas. Efektyvesni procesai leidžia darbuotojams būti efektyvesniais, o jūs įvertinti našumo metriką galite naudodami darbo vietos analizės programinę įrangą.
- Greičiau aplankanti nauda. Jūsų IT procesai gali paveikti tai, kaip greitai jūsų įmonėje kuriamos ir diegiamos programinės įrangos programos.
- Geresnė kokybė. Tikrinimo patobulinimai gali ne tik paspartinti kūrimą, bet ir greitai išspręsti bet kokias našumo ar saugos problemas, tuo pat metu pagerindami produkto ar paslaugos kokybę.
- Pagerėjęs klientų pasitenkinimas. Sutvarkius verslo klientų aptarnavimo procesus, galima pritraukti klientų ir didinti lojalumą.
- Pagerėjusi darbuotojų darbo patirtis. Veiksmingi verslo procesai yra pasitenkinimo darbo vieta, moralės gerinimo ir galimai sumažėjusios apyvartos pagrindas.
Pradėkite optimizuoti verslo procesus dabar
Kiekviena įmonė stengiasi dirbti geriau, greičiau ir sumaniau. Visapusišką BPM strategiją sujungus su tinkama darbo eigos automatizavimo programine įranga jūsų įmonė šiuos tikslus gali pasiekti.
„Microsoft Power Automate“ yra lengvai naudojamas darbo eigos optimizavimo sprendimas, suteikiantis jūsų darbuotojams galimybę supaprastinti kasdienius laiką gaišinančius procesus, turinčius įtakos visai įmonei.