Kodėl įmonės įtraukia RPA įrankius

Kas yra RPA įrankis?

Robotinis procesų automatizavimas (RPA) naudoja programinės įrangos robotus, kad būtų imituota žmogiškoji sąveika grafinėje vartotojo sąsajoje (GUI) siekiant automatizuoti pasikartojančias ir neautomatines užduotis ir sutaupyti laiko, pastangų ir galvos skausmo. RPA įrankis – tai programinė įranga, skirta darbo eigoms apibrėžti ir robotams konfigūruoti, kad nurodytos užduotys būtų atliktos logine seka. Robotas gali atlikti bet kokį kelių veiksmų procesą, kuris vyksta GUI greičiau ir be klaidų. Todėl robotinio procesų automatizavimo įrankis padeda pagreitinti neautomatines darbo eigas, kuriose pasitaiko daug klaidų, kad darbuotojai galėtų dirbti su daugiau didelės vertės užduočių.

Pavyzdžiui, jūsų žmogiškųjų išteklių skyrius gali įdiegti RPA įrankį atostogų užklausų apdorojimo automatizavimui. Kiekvienai užklausai apdoroti darbuotojas užtruktų penkias minutes, o RPA robotas gali išgauti duomenis iš įmonės išteklių planavimo sistemos ir apdoroti užklausą į kitą sistemą (net ir tas sistemas, kurios neturi API) greičiau ir be klaidų.

Robotai, kuriuos sukuria robotinio procesų automatizavimo įrankis, gali atlikti priskirtus veiksmus ir sąveikauti su kitomis sistemomis kopijuodamas informaciją iš skaitmeninių ekranų (atlikdamas ekrano duomenų ištraukimą) arba pasitelkdamas API. Pavyzdžiui, jūsų įmonė gali naudoti RPA įrankį norėdama sukurti robotus, kurie prisijungia prie programų, valdo failus ir aplankus, kopijuoja ir įklijuoja turinį, užpildo anketas, dirba su struktūruotais duomenimis ir netgi sąveikauja su kitomis programomis.

RPA įrankių pritaikymo nauda

Bet kuri organizacija, diegianti RPA įrankį, gali tikėtis patirti kai kuriuos arba visus šiuos privalumus:

• Geresnis žmogiškųjų išteklių panaudojimas. RPA išlaisvina darbuotojus nuo pasikartojančių, mažą vertę turinčių užduočių, pvz., duomenų įvedimo, kad jie galėtų sutelkti dėmesį į darbą, kuris įmonei suteikia didesnę vertę.
• Patobulinti sąveikos su klientais būdai. Kai RPA naudojamas paspartinti procesus, susijusius su klientais, papildomas efektyvumas pagerina klientų patirtį ir skatina lojalumą.
• Mažesnės išlaidos. RPA robotai atlieka žmonių darbą už nedidelę kainą.
• Patobulinta analizė, kad suprastumėte darbo eigos valdymą. Kiekvienas robotas sukuria savo veiklos žurnalo failą, kad galėtumėte stebėti, kaip efektyviai jis atlieka savo funkcijas.
• Geresnis pritaikymas sritims. Darbuotojų komandos tiesiog neįmanoma pritaikyti taip, kaip galite pritaikyti automatizuotų robotų grupės aprėptį ir pasiekiamumą. Naudojant RPA programinę įrangą, robotus galima lengvai dubliuoti ir užprogramuoti atlikti panašų, bet šiek tiek kitokį procedūrų rinkinį.
• Geresnė sauga. RPA robotai niekada nepamiršta atsijungti. Taip pat galima nustatyti jų „skirtojo laiko“ pabaigą, kad jūsų sistemos reikiamu laiku būtų neprieinamos, taip sumažinant jų pažeidžiamumą, susijusį su kenkėjiškais įsilaužėliais.

RPA įrankių palyginimas su kitais procesų automatizavimo sprendimais

Norint suprasti RPA įrankių pranašumą, palyginus su kitais darbo eigos automatizavimo sprendimais, naudinga suvokti skirtumą tarp automatizavimo ir RPA. Atliekant darbo eigos automatizavimą naudojama technologija, kuria siekiama sumažinti neautomatinių veiksmų kiekį verslo procese, tačiau vis tiek reikia, kad procesą užbaigtų žmogus. RPA įrankiais sukuriami robotai, kurie yra skirti dirbti per GUI sąsają, todėl žmogaus įsikišimas nėra būtinas. Tai gali būti dialoginiai procesai, kuriuose užduotis vis dar turi inicijuoti žmonės, arba nedialoginiai procesai, kurie yra visiškai automatizuoti.

RPA įrankiams kodavimo reikia mažai arba jo visai nereikia, o kadangi robotams naudojama ta pati infrastruktūra ir sprendimai, kaip ir darbuotojams, jums nereikia keisti pagrindinės architektūros. Verslo vartotojai skatina RPA sprendimus. Tiesą sakant, kai kurie RPA sprendimai yra sukurti kūrėjams mėgėjams – darbuotojams, neturintiems techninio išsilavinimo, – galintiems automatizuoti neautomatinius procesus, su kuriais jie dirba kiekvieną dieną. Su minimaliu IT dalyvavimu arba be jo, galite optimizuoti operacijas ir pagerinti darbuotojų pasitenkinimą nepatirdami tradicinės plėtros išlaidų.

Dar yra šie RPA ir tradicinių procesų automatizavimo įrankių skirtumai:

• Taikant tradicinius automatizavimo procesus gali tekti pakeisti dalį arba visą technologijų infrastruktūrą. RPA robotai dirba GUI sąsajoje ir sąveikauja su kitomis sistemomis taip pat, kaip ir žmonės.
• RPA robotai yra pakankamai lankstūs, kad automatizuotų procesus kelioms programoms.
• Kadangi RPA robotai naudojami pasikartojantiems, bendrojo pobūdžio procesams, pvz., duomenų įvedimui, jie yra pritaikomi ir lengviau atnaujinami, nei vieninteliam procesui skirtas darbo eigos sprendimas.

Nors RPA programinė įranga sukuria vertę gerindama pasikartojančių, pagal taisykles atliekamų darbo eigų efektyvumą, kai kuriuos procesus geriausia palikti savo darbuotojams. Apskritai, procesus, kuriuose naudojama daug nestruktūruotų duomenų ar grafinės informacijos ir kurie priklauso nuo sparčiai kintančių parametrų, geriausia palikti tvarkyti kūrybiniams darbuotojams.

RPA vaidmuo šiandien ir rytoj

Šiuo metu RPA programinė įranga pelno daug matomumo, kadangi įmonės išmoksta ja naudotis ir pastebi tiesioginę jos teikiamą naudą, pvz., sutaupoma laiko ir išlaidų. Tačiau, keičiantis verslo poreikiams, RPA taps sudėtingesnė ir keisis, kaip ir visos technologijos. Štai keletas prognozių, kaip RPA įrankiai gali vystytis:

• Gilesnė integracija su DI. Vykstant RPA pažangai, įmonės greičiausiai atras naujų būdų, kaip tai sujungti su pažangesnėmis technologijomis, pavyzdžiui, DI, mašininiu mokymu, ar net daiktų internetu (IoT). O kai kurios įmonės tai jau padarė. Taikant hiperautomatizavimą – arba išmanųjį automatizavimą – RPA įrankiais galima atlikti daugiau rūšių užduočių ir jais suteikiama galia automatizuoti įvairias sudėtingas pareigas.
• Sudėtingesnis automatizavimas. Įmonės naudoja RPA norėdamos automatizuoti įvairių rūšių kasdienes užduotis, tačiau automatizavimą sujungus su DI ir mašininiu mokymu atsiras visiškai naujas spektras užduočių, kurias galima supaprastinti. Pavyzdžiui, įmonės šiuo metu gali naudoti RPA įrankius dokumentams skaitmeninti, tačiau prijungus DI RPA įrankiai taip pat gali suprasti dokumentų turinį ir efektyviai, be klaidų jį klasifikuoti.
• Pigiau ir lengviau prieinama. Kai RPA įrankiai atsirado rinkoje pirmą kartą, juos buvo sunkiau įsigyti ir jie galėjo būti gan brangūs. Tačiau išaugus RPA programinės įrangos paklausai, dabar ją siūlo daugiau įmonių. Kadangi pasirinkimas yra didesnis, tikėtina, kad kainos mažės, o funkcijos taps konkurencingesnės.

Pagrindinės RPA programinės įrangos funkcijos

Šiuo metu rinkoje yra daugybė RPA įrankių, ir visi turi skirtingas funkcijas. Tačiau gera RPA programinė įranga turėtų pasižymėti bent jau šiomis pagrindinėmis funkcijomis:

• Sąveikumas. Jūsų RPA programinė įranga turėtų veikti su esamomis darbalaukio programomis, žiniatinklio programomis ir kitomis pagrindinėmis programinės įrangos programomis. Ji taip pat turėtų gebėti prisijungti prie sistemos API ir nuskaityti / įrašyti duomenis į duomenų bazes.
• Duomenų papildymas. Jūsų programinė įranga turėtų gebėti išgauti duomenis iš interneto svetainių ir socialinių tinklų.
• Skirtingų duomenų tipų apdorojimas. Svarbu, kad programinė įranga gebėtų išgauti ir įvesti duomenis, sujungti duomenis iš kelių šaltinių ir sekti sąlyginius teiginius, pvz., „if“ (jei) / „else“ (kitaip).
• Sąsajų programavimas. Programuojama sąsaja yra svarbu. RPA programinė įranga gali suteikti išmanias arba kognityvines galimybes konfigūruoti robotus, kad jie galėtų priimti sprendimus ir tokiu būdu padėti jūsų verslui veikti efektyviau. Pavyzdžiui, robotai gali padėti reaguoti į IT palaikymo kvitus, taip palengvinant komandai tenkančią administracinę naštą, kad ji galėtų sutelkti dėmesį į kitas iniciatyvas. Kai kurios programinės įrangos parinktys suteikia galimybę programuojant robotus pasitelkti programavimo žinių nereikalaujančius metodus, tačiau visi RPA įrankiai turėtų galėti sąveikauti su įvairių rūšių programomis, el. laiškais, failais ir aplankais.

RPA programinės įrangos pasirinkimas ir darbas su ja

Kai imsitės vertinti galimus RPA įrankius, turėkite omenyje tuos procesus, kuriuos planuojate automatizuoti. Kiekviename robotinio procesų automatizavimo įrankyje integruoti skirtingi valdikliai ir komandos, nuo kurių priklauso įrankio galimybės, todėl įsitikinkite, kad jie atitinka jūsų darbo eigos automatizavimo tikslus. Taip pat bandykite rasti daugkartinio naudojimo komponentus ir įsitikinkite, kad jūsų robotai gali lengvai veikti esamose sistemose.

Rinkdamiesi savo organizacijai tinkančią RPA programinę įrangą, atsižvelkite į šiuos kriterijus:

• Lengvas naudojimas. RPA programinė įranga turėtų būti pakankamai paprasta, kad, turint mažai programavimo įgūdžių, būtų galima sukurti automatizavimą ir tada konfigūruoti darbo eigą RPA programinėje įrangoje. Netgi yra keletas mažai kodavimo reikalaujančių RPA pasiūlymų, kuriuos galėtų naudoti IT įgūdžių neturintys kūrėjai mėgėjai savo darbo eigų automatizavimui. Kad ir kokią programinę įrangą pasirinktumėte, joje turėtų būti integruotos, išplečiamos komandos, vedliai ir GUI sąsajos.
• Lankstumas. Programinė įranga turėtų leisti konfigūruoti pasirinktines funkcijas, už jų tinkinimą tiekėjui papildomai nemokant. Ji taip pat turėtų galėti susitvarkyti su įvairiais naudojimo atvejais ir skirtingais duomenų kiekiais, išlaikydama nuoseklų veikimą.
• Pritaikymas. RPA programinė įranga turėtų greitai prisitaikyti pagal jūsų įmonės veiklos reikalavimus ir pritaikyti naujinimus. Programinė įranga taip pat turėtų galėti paleisti kelis robotus ir vykdyti kelias darbo eigas.

Kaip pramonės šakos naudoja RPA programinę įrangą

Įvairios įmonės rado būdą, kaip pasinaudoti RPA programine įranga. Pavyzdžiui, tokiose pramonės šakose, kaip sveikatos priežiūra, RPA galima naudoti vykdant paskyrimus, įvedant pacientų duomenis, apdorojant pretenzijas ir tvarkant atsiskaitymus. Štai kaip kitos pramonės šakos naudoja RPA įrankius savo procesams transformuoti:

• Mažmeninė prekyba. Užsakymų atnaujinimas, produktų siuntimas ir siuntų stebėjimas.
• Telekomunikacijos. Stebėjimas, sukčiavimo duomenų valdymas ir klientų duomenų atnaujinimas.
• Bankininkystė. Darbo efektyvumo, duomenų tikslumo ir saugos gerinimas.
• Draudimas. Darbo procesų valdymas, klientų duomenų įvedimas ir pagalba vykdant programas.
• Gamyba. Pagalba tiekimo grandinės procesams, atsiskaitymas už medžiagas, klientų aptarnavimas ir palaikymas bei administravimas.

RPA įrankių apribojimai

RPA programinė įranga turi daug privalumų, tačiau ji nepajėgi padaryti visko. Nors technologija vystosi, ji vis dar geriausiai veikia kaip kitų technologijų tinklo dalis; tai dar nėra visa apimantis sprendimas, galintis išspręsti kiekvieną veiklos iššūkį.

Šiuo metu RPA yra taisyklėmis pagrįsta technologija, geriausiai veikianti su struktūruotais duomenimis arba informacija, kuri atitinka iš anksto nustatytą duomenų modelį. Kad ji veiktų sėkmingai, turite užprogramuoti robotus daryti tai, ką norite, kad jie darytų, ir jie veiks tik pagal tuos parametrus. Jūsų RPA sprendimas geba tik laikytis jūsų priskirtų taisyklių, o ne suprasti ar interpretuoti pasiektą turinį, nebent sluoksniuosite jį su DI ar mašininio mokymo technologijomis.

Pavyzdžiui, norint, kad RPA įrankis apdorotų informaciją iš sąskaitų faktūrų ar kitų dokumentų, visi dokumentai turi būti to paties formato. Įrankis negeba apdoroti jokių failų, kurie nukrypsta nuo formato. Dėl šios priežasties RPA įrankiai netinka nestruktūruotiems duomenims arba informacijai, kuri neatitinka iš anksto nustatyto duomenų modelio.

Be to, RPA įrankiai neišmoksta ir neprisitaiko. Jei jūsų verslo procesai pasikeis, norėdami dirbti su naujais procesais turėsite perprogramuoti robotus, o tai gali užtrukti. O jei jūsų RPA įrankis nesuderinamas su naujais procesais, jūsų investicijos į jį gali būti trumpalaikės. Siekdami išvengti šios problemos, prieš priimdami RPA įrankį apsvarstykite, ar tikėtina, jog jūsų procesai ir technologijos pasikeis.

Kaip padėti užtikrinti sėkmingą RPA įrankių naudojimą

Kaip ir bet kuri kita technologija, jūsų sėkmė su RPA programine įranga priklauso nuo to, kaip ją taikote. Net pasitelkus geriausius įrankius nepavyks išspręsti iš esmės neveikiančio proceso, todėl svarbu apgalvoti, kokias užduotis automatizuojate. Tinkamame kontekste, turint omenyje konkretų, apčiuopiamą tikslą, tinkamas RPA įrankis gali iš naujo apibrėžti jūsų įmonės efektyvumą. Pradėję naudoti RPA technologiją procesų automatizavimui, atminkite šią geriausią praktiką:

• Žinokite, kurį procesą norite automatizuoti. Patikrinkite visus savo veiklos procesus, kad išsiaiškintumėte, kurios užduotys geriausiai tinka RPA. Atminkite, kad RPA įrankiai paprastai negali suprasti informacijos, todėl, jei neplanuojate įtraukti ir DI, pasirinkite procesą su aiškiai apibrėžtais parametrais, kuris nereikalauja daug žmogaus įsitraukimo ar priežiūros, pvz., paskyrų planavimą arba sąskaitų faktūrų apdorojimą. Kai kuri programinė įranga, pavyzdžiui, „Microsoft Power Automate“, pateikia galimybes, padedančias nustatyti automatizavimui tinkančius procesus.
• Pasirinkite tinkamą įrankį. Nustatę procesus, kuriuos norite automatizuoti, raskite geriausiai tą darbą palaikančius įrankius. Visi įrankiai turi skirtingus pranašumus, todėl įvertinkite juos pagal jų veiksnumą, kainą, įgyvendinimo paprastumą ir tai, kaip jie veikia kartu su esama programine įranga.
• Mokykite savo darbuotojus. Darbuotojų mokymas, kaip naudoti ir galiausiai pakeisti ar prižiūrėti RPA įrankį – tai puikus būdas užtikrinti jo nuolatinę vertę ir didinti jo priėmimą visoje įmonėje.
• Įvertinkite savo rezultatus. Prieš diegimą ir po jo stebėkite pagrindinius efektyvumo indikatorius (KPI), pvz., darbuotojų produktyvumą, duomenų suvartojimo tikslumą, suplanuotų paskyrų skaičių arba apdorotus dokumentus. Jei po diegimo KPI nepagerėja, tai gali reikšti, kad pasirinkote netinkamus procesus arba suteikėte robotams neteisingus parametrus.