Kas yra išmanusis dokumentų apdorojimas?
Šiais laikais jau yra pasiektas duomenų perteklius. Organizacijos dažnai turi tiek daug duomenų, kad sunku nustatyti, kas yra vertinga informacija, o kas ne. Didžiulio duomenų kiekio gavyba, norint gauti naudingų įžvalgų, gali būti brangi ir atimti daug laiko. Tokiu atveju pradedamas naudoti išmanusis dokumentų apdorojimas arba IDP.
Išmanusis dokumentų apdorojimas (IDP) yra darbo eigos automatizavimo technologija, kuri nuskaito, išgauna, skirsto į kategorijas ir tvarko reikšmingą informaciją prieinamais formatais iš didelių duomenų srautų. Ši technologija gali apdoroti įvairių tipų dokumentus: popierinius dokumentus, PDF, „Word” dokumentus, skaičiuokles ir daugybę kitų formatų. Pagrindinė IDP funkcija yra išgauti vertingą informaciją iš didelių duomenų rinkinių be žmogaus įvesties.
Kai kurių dokumentų apdorojimo automatizavimas naudojant IDP turi keletą privalumų. Naudodamas DI, IDP gali pašalinti rankinio duomenų įvedimo ir apdorojimo darbuotojų poreikį. Tai ne tik padidina duomenų apdorojimo greitį, bet ir sumažina savikainą bei žmogiškųjų klaidų kiekį siekiant didesnio efektyvumo.
Šiuolaikinės organizacijos paprastai turi daug trijų tipų duomenų: struktūrizuotų, nestruktūrizuotų ir pusiau struktūrizuotų. Struktūrizuotus duomenis tvarko ir lengviau perskaito duomenų tvarkytojai. Kita vertus, nestruktūrizuotiems duomenims apdoroti ir analizuoti reikia daug laiko. Pusiau struktūrizuoti duomenys pasižymi abejomis savybėmis. Išmaniojo dokumentų apdorojimo sprendimai gali automatizuoti struktūrizuotų, nestruktūrizuotų ir pusiau struktūrizuotų duomenų apdorojimą.
Kaip veikia išmanusis dokumentų apdorojimas?
Yra keli išmaniojo dokumentų apdorojimo veiksmai.
Pradedama nuo išmaniojo dokumentų atpažinimo, kurio metu IDP naudoja sudėtingą išsamaus mokymosi DI technologiją dokumentams nuskaityti ir klasifikuoti. Ši technologija gali būti apmokyta iki 190 kalbų ir gali skaityti bei interpretuoti dokumentus panašiai kaip duomenų apdorojimo darbininkas.
Klasifikavus jūsų duomenis, išmaniojo dokumentų automatizavimo programinė įranga pradeda išgauti vertingus jūsų organizacijai duomenis. Išgavimas atliekamas naudojant kognityvines DI technologijas, kurios identifikuoja konkrečias didesnio dokumento duomenų dalis. Tada IDP sutvarko atitinkamus duomenis ir pateikia juos lengvai pasiekiamu formatu.
Jei jūsų organizacija turi daug struktūrizuotų, pusiau struktūrizuotų ar nestruktūruotų duomenų, išmanusis dokumentų apdorojimas yra investicija, kurią verta apsvarstyti kaip jūsų verslo procesų valdymo strategijos dalį.
Išmaniojo dokumentų apdorojimo privalumai
Įrodyta, kad išmanusis dokumentų apdorojimas pagerina verslo procesus ir padidina komandos produktyvumą. Toliau pateikti keli pagrindiniai dokumentų apdorojimo automatizavimo pranašumai.
- Padidinkite apdorojimo tikslumą naudodami išmanųjį dokumentų apdorojimą. Žmonių duomenų tvarkytojų klaidų koeficientas yra daug didesnis nei IDP.
- Sumažinkite dokumentų apdorojimo išlaidas automatizuodami kai kurias jūsų darbo eigas. Vidutiniškai rankinis dokumentų apdorojimas kainuoja nuo 6 iki 8 dolerių už vieną dokumentą. Automatizuoto dokumentų apdorojimo kaina vienam dokumentui yra žymiai mažesnė.
- Padidinkite darbuotojų produktyvumą suteikdami jiems galimybę dirbti įtakingesnį darbą. Atsisakius daug laiko užimančio dokumentų apdorojimo, darbuotojai galės sutelkti savo dėmesį kitur.
Koks yra skirtumas tarp išmaniojo dokumentų apdorojimo ir automatizuoto dokumentų apdorojimo?
Automatizuotas dokumentų apdorojimas yra susijusi technologija, tačiau ji labai skiriasi nuo IDP. Automatizuotas dokumentų apdorojimas pirmiausia naudojamas popieriniams dokumentams skaitmeninti. Sukūrus skaitmenines popierinių dokumentų kopijas, juos galima indeksuoti ir ieškoti duomenų bazėje. Tai labai svarbu tokioms organizacijoms kaip DMV, kurios remiasi popierine dokumentacija, bet turi suskaitmeninti savo duomenis.
Išmanusis dokumentų apdorojimas yra verslo procesų valdymo programinė įranga, kuri gali ne tik skaitmeninti ir indeksuoti popierinius dokumentus, bet ir pateikti vertingos informacijos ir suteikti įžvalgų iš popierinių (ar bet kokio kito tipo) dokumentų duomenų, o ne tik kompiuterizuotą prieigą prie jų.
Kaip pasirinkti išmaniojo dokumentų apdorojimo programinę įrangą
Yra keli veiksmai renkantis geriausią išmaniojo dokumentų apdorojimo programinę įrangą jūsų organizacijai.
- Pirmasis veiksmas renkantis IDP yra jūsų organizacijos duomenų apdorojimo poreikių nustatymas. Ar turite daugiau struktūrizuotų ar nestruktūrizuotų duomenų? Kokiu formatu yra pateikti dauguma jūsų duomenų? Kiek duomenų apdorojimo norite automatizuoti?
- Tada turėtumėte įvertinti, kurie jūsų duomenys būtų tinkami išmaniajam dokumentų apdorojimui. Apsvarstykite, kiek laiko reikia apdoroti kiekvieną duomenų rinkinį ir kuris būtų labiausiai naudingas jūsų organizacijai, jei būtų automatizuotas. Dokumentai, kurių apdorojimas rankiniu būdu užtrunka ilgiausiai, gali būti tinkamiausi darbui su IDP.
- Kai nustatysite norimas automatizuoti dokumentų apdorojimo darbo eigas, būsite pasirengę pasirinkti išmaniojo dokumentų apdorojimo programinę įrangą. Savo sprendimą turėtumėte priimti atsižvelgdami į automatizavimo poreikį ir jūsų organizacijos reikalavimus automatizuotam dokumentų apdorojimui. Toliau pateikti keletas klausimų, kuriuos galite užduoti norėdami priimti sprendimą.
- Kaip greitai gali būti įdiegtas išmaniojo dokumentų automatizavimo sprendimas?
- Kaip lengvai galima prižiūrėti programinę įrangą?
- Kokio lygio palaikymą programinės įrangos įmonė teikia išmaniojo dokumentų automatizavimo paslaugoms?
- Ar programinėje įrangoje esanti išmaniojo dokumentų atpažinimo technologija gali nuskaityti visus dokumentus, kuriuos jūsų organizacija nori apdoroti?
- Ar programinės įrangos tikslumas reikšmingai pagerins jūsų klaidų koeficientą?
Išmaniojo dokumentų apdorojimo naudojimo atvejai
IDP naudojamas visose pramonės šakose. Toliau pateikiami keli išmaniojo dokumentų apdorojimo naudojimo atvejai.
- Finansų padaliniai gali automatizuoti mokėtinų sumų funkcijas, tokias kaip sąskaitų faktūrų apdorojimas.
- Žmogiškųjų išteklių padaliniai gali apdoroti CV, tikrinti darbuotojus ir apdoroti darbuotojų apklausas bei kitus žmogiškųjų išteklių duomenis su IDP.
- Valstybinės institucijos tvarko leidimus, išduoda elektroninius dokumentus ir apdoroja prašymus su išmaniojo dokumentų apdorojimo programine įranga.
- Draudimo įmonės naudoja automatizuotą dokumentų apdorojimą, siekdamos apdoroti paraiškas, aptikti sukčiavimą, surūšiuoti draudimo polisus ir paspartinti jūsų organizacijos dokumentų apdorojimą.
- Advokatų kontoros teisinius duomenis gali apdoroti, archyvuoti ir tvarkyti tiksliau nei atliekant dokumentų apdorojimą rankiniu būdu naudojant IDP.
Tai tik keli sektoriai, kuriuose išmanusis dokumentų apdorojimas naudojamas siekiant paspartinti ir pagerinti duomenų apdorojimo darbo eigas. Jei dirbate su tinkama programine įranga, IDP turi įvairiausių programų pasirinkimą bei daug privalumų daugeliui organizacijų.
Supaprastinkite dokumentų apdorojimą naudodami „Microsoft Power Automate“
Naudodami išmanųjį dokumentų apdorojimą savo organizacijoje, galėsite rinkti vertingus duomenis iš dokumentų su mažiau žmogiškųjų klaidų ir mažesne savikaina. Kadangi IDP išlaisvina jūsų darbuotojus nuo didelių varginančių duomenų apdorojimo apimčių, jis išgaus reikšmingų duomenų įžvalgų lengvai naudojamais, prieinamais formatais.
IDP yra tik viena iš „Power Automate” įgalintų darbo eigos automatizavimo priemonių, kuri pašalina pasikartojančias užduotis ir daro darbą efektyvesnį. „Power Automate“ gali padėti sukurti naujoviškus būdus, kaip atlikti darbus, naudojant mažai programavimo reikalaujančius nuvilkimo įrankius.
Dažnai užduodami klausimai
Kas yra išmanusis dokumentų apdorojimas?
Išmanusis dokumentų apdorojimas (IDP) yra darbo eigos automatizavimo technologija, kuri nuskaito, išgauna ir tvarko reikšmingą didelių duomenų srautų informaciją.
Kaip veikia išmanusis apdorojimas?
Išmanusis dokumentų apdorojimas naudoja išmaniojo dokumentų atpažinimo technologiją dokumentams klasifikuoti, o tada apdoroja jų duomenis naudodamas šablonų atpažinimo technologiją. Apdorojus dokumentą, IDP programinė įranga išgauna reikšmingus duomenis ir saugo juos prieinamu formatu.
Kokie yra išmaniojo dokumentų apdorojimo privalumai?
Įrodyta, kad išmanusis dokumentų apdorojimas padidina įvairių pramonės šakų organizacijų duomenų apdorojimo tikslumą, efektyvumą ir greitį.
Koks yra skirtumas tarp išmaniojo dokumentų apdorojimo ir automatizuoto dokumentų apdorojimo?
Automatizuotas dokumentų apdorojimas pirmiausia naudojamas popieriniams dokumentams skaitmeninti. Išmanusis dokumentų apdorojimas visiškai apdoroja daugybę skirtingų dokumentų tipų ir sutvarko atitinkamus jų duomenis, dėl to nereikia duomenų tvarkytojų, žmonių.
Kaip įdiegti išmaniojo dokumentų apdorojimo programinę įrangą?
Išmaniosios dokumentų programinės įrangos diegimas prasideda nuo jūsų dokumentų apdorojimo darbo eigų įvertinimo, siekiant nustatyti, kurios iš jų gali būti automatizuotos. Kai žinosite norimus automatizuoti dokumentus, turėtumėte nustatyti darbo eigas, kurioms reikalingas didžiausias tikslumas, ir pradėti automatizavimą nuo jų.
Kam naudojamas išmanusis dokumentų apdorojimas?
Išmanusis dokumentų apdorojimas gali būti naudojamas įvairiose pramonės šakose – nuo draudimo įmonių iki valstybinių institucijų, siekiant pagreitinti ir patobulinti daugelio skirtingų tipų duomenų apdorojimą.