Telefonu besikalbantis ir į nešiojamąjį kompiuterį žiūrintis asmuo

6 verslo procesų automatizavimo privalumai

Kadangi jūsų įmonė toliau apdoroja didelius duomenų kiekius ir kiekvieną dieną atlieka daug užduočių, gali būti sunku sumažinti komandos narių paklaidas, vėlavimus ir neefektyvių verslo sistemų naudojimą. Pridėdama intuityvią programinę įrangą, pavyzdžiui, verslo procesų automatizavimą, jūsų įmonė gali pasinaudoti daug tiesioginių ir ilgalaikių privalumų, automatizuodama kasdienes operacijas ir įgalindama jūsų verslą varžytis šiandienos konkurencingoje rinkoje.

Kas yra verslo procesų automatizavimas?

Verslo procesų automatizavimas (BPA) yra kasdienių, pasikartojančių verslo procesų, paprastai užbaigiamu rankiniu būdu, automatizavimas. Pradedant nuo kelių lygių darbo eigų iki paprastų klientų atsakymų, BPA suteikia jums galimybę atlikti pasikartojantį darbą ir greitai bei efektyviai konvertuoti į procesus, kuriuose nenaudojami popieriniai dokumentai. Tai reiškia užduočių, kurias vykdant naudojami dideli neapdorotų duomenų ir dokumentų kiekiai, pvz., produktų vystymas, pardavimas, žmogiškieji ištekliai ir kt., automatizavimą. verslo procesų valdymo programinės įrangos (BPMS) įtraukimas padeda valdyti visas naujas darbo eigas, sukurtas iš naujo verslo procesų automatizavimo, kad galėtumėte sukurti, valdyti ir optimizuoti savo organizacijos veiksmingumą ir efektyvumą.

BPA sprendimo diegimo privalumai

Kai suprasite, kurie procesai gali būti automatizuoti, o kurie – ne, taip pat, kai suprasite, kaip kurti dinaminę savo komandos darbo eigą, galėsite pasinaudoti automatizavimo programinės įrangos teikiamais privalumais. Tai yra šeši pagrindiniai privalumai, kuriais jūsų organizacija galės pasinaudoti automatizuodama verslo procesus:

1. Didesnis efektyvumas ir produktyvumas

Įtraukiant naują automatizavimo sprendimą, pašalinantį klaidų galimybes, jūsų verslas iš karto tampa geriau organizuotas ir daroma mažiau klaidų. Pašalinę varginančius rankinius procesus, kuriuos jūsų komanda atlieka kasdien, pašalinate užduotis, kurios yra jūsų silpnoji vieta, ir paspartinate daugiau aukšto lygio verslo procesų, vykdomų tarp verslo vienetų, komandos narių ir kitų asmenų jūsų organizacijoje.

2. Sugaištama mažiau laiko ir sumažinamos išlaidos

Automatizavimas padeda jūsų verslui sumažinti išlaidas ir padidinti pelningumą, ypač atliekant neautomatinius procesus, kuriuose naudojami popieriniai dokumentai. Kadangi automatizavus procesus paspartinamos jūsų vidinės operacijos, yra lengviau sutaupyti laiko ir pinigų, reikalingų tiems procesams užbaigti, ir darbuotojams, kuriems anksčiau buvo priskirtos rankiniu būdu atliekamos užduotis, galite paskirti svarbesnes užduotis.

3. Paprastas duomenų ir dokumentų valdymas

Naudojant rankiniu būdu atliekamus procesus, yra paprasta prarasti rašytinius pranešimus, skaičiuokles ir kitus dokumentus, spausdinamus arba persiunčiamus el. paštu. Be to, jeigu informaciją reikia perkelti arba skaičiuoti iš vieno duomenų šaltinio į kitą, tai reiškia, kad yra didesnė tikimybė padaryti klaidą ir sugaištama daugiau laiko. Procesų automatizavimas reiškia, kad visi jūsų dokumentai ir duomenys yra vienoje vietoje, supaprastinant dokumentų valdymą, kad būtų paprasta juos tvarkyti ir gauti.

4. Matomumas ir skaidrumas

Jums nereikės teikti papildomos pagalbos komandai, nes automatizavimo sprendimai užtikrina, kad bus laikomasi geriausios praktikos, o vykdymas taikomas. Rinkdami duomenis, pateikdami ataskaitas ir atlikdami analizę, galėsite peržiūrėti duomenų ataskaitų sritis, kuriose pateikiama informacija, kokie darbai yra atliekami, kad galėtumėte priimti sprendimus, pagrįstus daugiau informacijos.

5. Proceso standartizavimas ir atitiktis

Automatizavimo procesai turi griežtas gaires, kas gali atlikti keitimus ar naujinti dokumentus, tačiau jūsų komandos nariai ne visada gali jų laikytis. Kai BPA yra įdiegtas, jums nereikia jaudintis apie praleistus veiksmus, nes procesas jau sukurtas sistemoje. Galite sukurti efektyvų skaitmenį darbo eigos automatizavimas , kuris užtikrina, kad tinkama informacija būtų nukreipiama tinkamam asmeniui tinkamu laiku. Tai taip pat reiškia, kad įmonės galės sekti, kas kokius duomenis naudoja, naudodamos registravimo pavadinimus, datas ir priskyrimo informaciją be rūpesčių. Tos informacijos dokumentavimas taip pat padeda jums per tikrinimo sekas ir atitikties demonstravimą.

6. Pagerintas darbuotojų ir klientų pasitenkinimas

Kadangi jūsų darbuotojai gali lengvai atlikti daugiau kasdienių darbų be klaidų, jūsų komanda bus daug laimingesnė, kai į procesą įtrauksite automatizuotą sprendimą. Automatizavimas užtikrina aplinką, kurioje darbuotojai gali dirbti produktyviau. Vadybininkas greičiau patvirtina užduotis ir tai reiškia, kad jūsų darbuotojai gali sutelkti dėmesį į svarbesnius projektus, kurie motyvuoja verslo sprendimus ir kuriais įvedamos naujovės. Be to, ir jūsų klientas tampa laimingesnis. Kadangi jūsų klientai gaus tikslesnius ir nuoseklius duomenis, jie bus patenkinti galutiniu produktu arba rezultatais.

Pradėkite paprastinti procesus naudodami „Microsoft Power Automate“

Pritaikydami naują procesų automatizavimą, galėsite padaryti savo darbą efektyvesnį, paprastesnį ir darysite mažiau klaidų. Kadangi BPA naudojamas holistinis metodas siekiant optimizuoti jūsų verslo procesus, įtraukiant programinę įrangą, pavyzdžiui, robotinis procesų automatizavimas (RPA) įrankį, padedama automatizuoti taisyklėmis pagrįstus procesus, kurie dažniausiai yra reikalingi proceso pradžioje.

Svarbiausias dalykas, padedantis balansuoti aukščiau pateiktus privalumus su BPA ir RPA, yra tas, kad jie padeda jums, jūsų komandai ir organizacijai rasti vieną sprendimą, prie kurio jūs visi galėtumėte lengvai prisitaikyti, tačiau kuris netrukdys jokioms iš jūsų dabartinių verslo strategijų. „Power Automate“ kuria keičiamo mastelio ir laiko taupantį darbo eigos automatizavimą, kuris gali atlikti visas jūsų atskiras užduotis. Taip pat per trumpą laiką galėsite atlikti daug varginančių užduočių.