Asmuo, vienoje rankoje laikantis dokumentus ir žiūrinti į planšetinį kompiuterį

6 verslo procesų automatizavimo privalumai

Verslo procesų automatizavimo (BPA) metu jūsų įmonė gali gauti daug tiesioginių ir ilgalaikių pranašumų, nes automatizavus kasdienes operacijas padidindamas bendras konkurentiškumas.

Kas yra verslo procesų automatizavimas?

Kadangi jūsų įmonė toliau apdoroja didelius duomenų kiekius ir kiekvieną dieną atlieka daug užduočių, komandos nariams gali būti sunku sumažinti paklaidas ir vėlavimus bei pagerinti neefektyvias sistemas. Verslo procesų automatizavimas leidžia kurti, valdyti ir optimizuoti darbo eigas, kurios padidina organizacijos efektyvumą ir produktyvumą.

Verslo procesų automatizavimas yra kasdienių, pasikartojančių verslo procesų, paprastai užbaigiamų rankiniu būdu, automatizavimas. Pradedant nuo kelių lygių darbo eigų iki paprastų klientų atsakymų, BPA suteikia jums galimybę atlikti pasikartojantį darbą ir greitai bei efektyviai konvertuoti į procesus, kuriuose nenaudojami popieriniai dokumentai. Tai reiškia užduočių, kurias vykdant naudojami dideli neapdorotų duomenų ir dokumentų kiekiai, pvz., produktų vystymas, pardavimas, žmogiškieji ištekliai ir kt., automatizavimą. verslo procesų valdymo programinės įrangos (BPMS) įtraukimas padeda jums valdyti visas naujas darbo eigas, sukurtas naudojant naują verslo procesų automatizavimą.

BPA sprendimo diegimo privalumai

Kai suprasite, kurie procesai gali būti automatizuoti, o kurie – ne, taip pat, kai suprasite, kaip kurti dinaminę savo komandos darbo eigą, galėsite pasinaudoti verslo procesų automatizavimo programinės įrangos teikiamais privalumais. Tai yra šeši pagrindiniai privalumai, kuriais jūsų organizacija gali pasinaudoti automatizuodama verslo procesus:

  1. Didesnis efektyvumas ir produktyvumas. Įtraukiant naują automatizavimo sprendimą, pašalinantį klaidų galimybes, jūsų verslas iš karto tampa geriau organizuotas ir daroma mažiau klaidų. Pašalinę varginančius rankinius procesus, kuriuos jūsų komanda atlieka kasdien, pašalinate užduotis, kurios yra jūsų silpnoji vieta, ir paspartinate daugiau aukšto lygio verslo procesų, vykdomų tarp verslo vienetų, komandos narių ir kitų asmenų jūsų organizacijoje.
  2. Sugaištama mažiau laiko ir sumažinamos išlaidos. Automatizavimas padeda jūsų verslui sumažinti išlaidas ir padidinti pelningumą, ypač komandų, atliekančių neautomatinius procesus, kuriuose naudojami popieriniai dokumentai. Kadangi automatizavus procesus paspartinamos jūsų vidinės operacijos, yra lengviau sutaupyti laiko ir pinigų, reikalingų tiems procesams užbaigti, ir darbuotojams, kuriems anksčiau buvo priskirtos rankiniu būdu atliekamos užduotis, galite paskirti svarbesnes užduotis.
  3. Paprastas duomenų ir dokumentų valdymas. Naudojant rankiniu būdu atliekamus procesus, darbuotojai gali prarasti rašytinius pranešimus, skaičiuokles ir kitus dokumentus, spausdinamus arba persiunčiamus el. paštu. Be to, jeigu informaciją reikia perkelti arba skaičiuoti iš vieno duomenų šaltinio į kitą, tai reiškia, kad yra didesnė tikimybė padaryti klaidą ir sugaištama daugiau laiko. Procesų automatizavimas reiškia, kad visi jūsų dokumentai ir duomenys yra vienoje vietoje, supaprastinant dokumentų valdymą, kad būtų paprasta juos tvarkyti ir gauti.
  4. Matomumas ir skaidrumas. Jums nereikės teikti papildomos pagalbos komandai, nes automatizavimo sprendimai padeda užtikrinti, kad bus laikomasi geriausios praktikos, o vykdymas taikomas. Rinkdami duomenis, pateikdami ataskaitas ir atlikdami analizę, galite peržiūrėti duomenų ataskaitų sritis, kuriose pateikiama išsami informacija, kokie darbai yra atliekami, kad galėtumėte priimti sprendimus, pagrįstus didesniu informacijos kiekiu.
  5. Proceso standartizavimas ir atitiktis. Automatizavimo procesai turi griežtas gaires, kas gali atlikti keitimus ar naujinti dokumentus, tačiau jūsų komandos nariai ne visada gali jų laikytis. Kai BPA yra įdiegtas, jums nereikia jaudintis apie praleistus veiksmus, nes procesas jau sukurtas sistemoje. Galite sukurti efektyvų skaitmeninį darbo eigos automatizavimas , kuris užtikrina, kad tinkama informacija būtų nukreipiama tinkamam asmeniui tinkamu laiku. Tai taip pat reiškia, kad įmonės galės sekti, kas kokius duomenis naudoja, naudodamos registravimo pavadinimus, datas ir priskyrimo informaciją be rūpesčių. Tos informacijos dokumentavimas taip pat padeda jums kurti įrašo sekimus ir demonstruoti atitiktį.
  6. Pagerintas darbuotojų ir klientų pasitenkinimas. Įtraukus automatizuotą sprendimą į procesą padeda darbuotojams padaryti daug kasdienių darbų be klaidų, todėl jūsų komandos nariai tampa daug laimingesni. Automatizavimas užtikrina aplinką, kurioje darbuotojai gali dirbti produktyviau. Vadybininkas greičiau patvirtina užduotis ir tai reiškia, kad jūsų darbuotojai gali sutelkti dėmesį į svarbesnius projektus, kurie motyvuoja verslo sprendimus ir kuriais įvedamos naujovės. Be to, ir jūsų klientai tampa laimingesni. Kadangi jūsų klientai gaus tikslesnius ir nuoseklius duomenis, jie bus patenkinti galutiniu produktu arba rezultatais.

Pradėkite paprastinti procesus naudodami „Microsoft Power Automate“

Pritaikydami naują procesų automatizavimą, galėsite padaryti savo darbą efektyvesnį, paprastesnį ir darysite mažiau klaidų. Kadangi BPA naudojamas holistinis metodas siekiant optimizuoti jūsų verslo procesus, įtraukiant programinę įrangą, pavyzdžiui, robotinis procesų automatizavimas įrankį, padedama automatizuoti taisyklėmis pagrįstas taisykles, kurios dažniausiai yra reikalingos proceso pradžioje.

Svarbiausias dalykas, padedantis balansuoti BPA su RPA, yra tas, kad jūs, jūsų komanda ir organizacija gali rasti vieną sprendimą, prie kurio jūs galėtumėte lengvai prisitaikyti, tačiau kuris netrukdys jūsų dabartinėms verslo strategijoms. „Power Automate“ kuria keičiamo mastelio ir laiko taupantį darbo eigos automatizavimą, kuris gali atlikti visas jūsų atskiras užduotis. Taip pat per trumpą laiką galėsite atlikti daug varginančių užduočių.