비즈니스 프로세스 자동화의 6가지 이점
비즈니스 프로세스 자동화(BPA)를 사용하면 회사는 일상적인 작업 자동화의 이점을 즉각적이며 장기적으로 얻을 수 있어 비즈니스 전반의 경쟁력을 강화할 수 있습니다.
비즈니스 프로세스 자동화란 무엇인가요?
비즈니스가 매일같이 많은 양의 데이터를 처리하고 많은 작업을 처리함에 따라 팀원들은 오류 및 지연의 한계를 줄이고 비효율적인 시스템을 개선하는 것이 점차 어려워질 수 있습니다. 비즈니스 프로세스 자동화를 통해 조직은 효율성과 생산성을 높이는 워크플로를 구축하고 관리하고 최적화할 수 있습니다.
비즈니스 프로세스 자동화는 일반적으로 수동 설정으로 완료하는 반복 가능한 비즈니스 프로세스를 자동화하는 것입니다. 다중 레벨 워크플로에서 간단한 고객 응답까지 BPA는 반복적인 작업을 완료하고 종이 없는 프로세스로 빠르고 효율적으로 변환할 수 있는 기능을 제공합니다. 즉, 제품 개발, 영업, 인사관리 등에서 과도한 양의 원시 데이터 및 문서를 처리하는 작업을 자동화합니다. 비즈니스 프로세스 관리 소프트웨어(BPMS) 를 추가하면 새로운 비즈니스 프로세스 자동화로 생성된 모든 새로운 워크플로를 관리할 수 있습니다.
BPA 솔루션 구현의 이점
자동화가 가능한 프로세스와 자동화가 불가한 프로세스를 파악하고 팀을 위한 동적 워크플로를 구축하는 방법을 이해하면 비즈니스 프로세스 자동화 소프트웨어가 제공하는 이점을 얻을 수 있습니다. 다음은 비즈니스 프로세스 자동화를 통해 얻을 수 있는 6가지 주요 이점입니다.
- 효율성과 생산성 증가. 실수 가능성을 없애는 새로운 자동화 솔루션을 추가하면 즉각적으로 비즈니스가 간소화되고 오류가 덜 발생합니다. 팀이 매일 수행하는 거칠고 힘든 수동 프로세스를 제거함으로써 병목현상이 없어지고 조직 내 사업부, 팀 구성원과 모든 직원 간의 더 높은 수준의 비즈니스 프로세스를 가속화할 수 있습니다.
- 시간 및 비용 감소. 자동화는 비즈니스 비용을 절감하고 수익성을 향상시킵니다. 특히 종이 관련한 수동 프로세스로 진행하는 담당 업무에 많은 도움이 됩니다. 프로세스 자동화는 내부 운영을 가속화하기 때문에 이러한 프로세스 완료에 필요한 리소스의 시간과 비용을 쉽게 절약할 수 있으며 이전에 수동 작업을 담당한 직원은 더 중요한 업무를 수행하도록 재배치할 수 있습니다.
- 단순한 데이터 및 문서 관리. 수동 프로세스를 사용하면 관련 문서의 인쇄 여부 또는 이메일로 전달 여부와 관계없이 직원들이 작성된 내용과 스프레드시트, 기타 문서를 추적하기 어려울 수 있습니다. 게다가 한 데이터 원본에서 정보를 옮겨 계산하게 되면 인적 오류가 발생할 가능성이 높고 시간도 더 많이 소요됩니다. 프로세스 자동화는 모든 문서와 데이터를 단일 위치에 보관하고 문서 관리를 간소화하므로 데이터 체계화와 검색이 간편합니다.
- 가시성 및 투명성. 자동화 솔루션은 모범 사례를 따르고 거버넌스 시행을 보장하므로 팀에 추가 지원을 제공할 필요가 없습니다. 데이터 수집, 보고, 분석 기능을 통해 데이터 대시보드를 볼 수 있고 모든 사람이 현재 진행 중인 작업에 대한 가시성과 투명성을 제공하고 정보에 입각한 의사결정을 내릴 수 있습니다.
- 프로세스 표준화 및 규정 준수. 자동화 프로세스에는 누가 문서를 변경하고 업데이트할 수 있는지에 대한 엄격한 가이드가 있지만 팀 구성원이 항상 이 가이드를 따르는 것은 아닙니다. BPA를 사용하면 프로세스가 이미 시스템에 내장되어 있으므로 단계가 누락되는 일이 없습니다. 적절한 정보가 적시에 적임자에게 전달되도록 보장하는 효율적인 디지털 워크플로 자동화 를 구축하는 것이 가능합니다. 즉, 번거로움 없이 기업에서 로깅 이름, 날짜, 할당 세부 정보를 통해 누가 어떤 데이터를 사용하고 있는지 추적할 수 있습니다. 해당 정보를 문서화하면 감사 추적 및 규정 준수를 입증하는 데 도움이 됩니다.
- 직원 및 고객의 만족도 향상. 자동화된 솔루션을 프로세스에 추가하면 직원들이 일상적인 담당 업무를 오류 없이 쉽게 완료할 수 있으므로 팀의 만족도가 높아집니다. 자동화는 직원들이 발전할 수 있는 원활한 환경을 제공합니다. 관리자 승인이 더욱 빨라져 직원들은 비즈니스 의사 결정에 동기를 부여하고 혁신하며 더 중요한 프로젝트에 집중할 수 있습니다. 게다가 고객 만족도도 더욱 높아집니다. 고객이 정확하고 일관된 데이터를 받게 되므로 최종 제품 또는 결과에 더 만족하게 됩니다.
Microsoft Power Automate로 간소화 시작하기
새로운 프로세스 자동화를 도입하면 작업을 비용 효율적으로 간소화할 수 있고 오류가 발생할 가능성도 낮아집니다. BPA는 비즈니스 프로세스를 최적화하기 위한 총체적 접근 방식으로, 로봇 프로세스 자동화 도구와 같은 소프트웨어를 추가하여 일반적으로 프로세스 초기에 필요한 규칙 기반 작업을 자동화하세요.
RPA로 BPA 균형을 이루는 주요 방법은 조직과 팀 구성원이 쉽게 적응할 수 있고 현재의 비즈니스 전략에 방해되지 않는 하나의 솔루션을 찾는 것입니다. Power Automate는 모든 개별 작업을 처리하고 시간을 단축하는 확장형 워크플로 자동화를 구축하므로 수많은 단순 반복 작업을 빠르게 완료할 수 있습니다.