Бизнес процестерін басқару дегеніміз не?
Бизнес процестерін басқару (BPM) қолмен реттелетін процестерді жеңілдету үшін жұмыс ағынын автоматтандыру жүйесін жиі пайдалану арқылы компанияңыздың процестерді талдау, жеделдету және оңтайландыру әрекеттерін білдіреді.
BPM артықшылықтарын құлыптан босату
BPM стратегиясын құруды бастамас бұрын тиімді бизнес процестер неге маңызды екенін, әртүрлі бизнес процестер түрлерін, олар үшін компанияңызда кім жауап беретінін және BPM қандай мәселелерді шешуге көмектесетінін түсіну маңызды.
Бизнес процестеріңізбен танысу
Бизнес процесс — күнделікті мақсатты мұрағаттау үшін ретімен орындалатын, қайталанатын тапсырмалар қатары. Бизнес процестер минуттарға немесе апталарға созылуы мүмкін және қызметкерлердің демалыс сұраулары сияқты қарапайым немесе жабдықтау тізбегі логистикасы сияқты күрделі әрекеттерді қамтуы мүмкін. Тиімді, оңтайлы процестер қызметкерлердің өнімділігін, тұтынушылармен өзара әрекеттестігі және бизнесіңіздің басқа жақтарын жақсартуға көмектеседі. Тиімсіз, жұмыс істемейтін процестер қызметкерлер көңілінің қалуына, қажетсіз шығындарға, наразы тұтынушыларға және жоғалған кірістерге әкеледі.
Бизнес процестерін үш негізгі санатқа бөлуге болады:
- Жұмыс процестері тұтынушы тапсырыстары, тіркелгі жасау және өндірісті оңтайландыру сияқты негізгі бизнес және нақты құндылық ағындарын қамтуы керек.
- Процестерді басқару корпоративтік басқару, бюджеттер және кадр бөлімі жұмыс ағындары сияқты заттарды қамтиды.
- Қолдау процестері есеп, жұмысқа қабылдау және техникалық қолдау сияқты салалардағы үлкен процестерге қолдау көрсетеді.
Бизнес процестерінің барлық түрлерін автоматтандыру арқылы тиімділікті арттырып, қауіпті азайтып, бизнесіңізді стратегиялық бағытта ұстай аласыз.
BPM тобыңызды құрыңыз
Кез келген бизнес процеске жауапты қызметкерлерді бизнес процестің иелері деп атайды. Олар процесті басынан аяғына дейін басқаратындықтан, бұған дейін және одан кейінгі процестерге қалай әсер ететінін және оған қалай әсер ететінін түсінеді. Басқа бөлімдермен жұмыс істейтін негізгі қызметкерлерге дискретті бизнес процестерге меншік құқығын беру көп түсіністікке ықпал ете алады және ұйымыңыздағы BPM мәнін жақсартуы мүмкін.
Мысалы, ірі компаниядағы BPM табысты тобы осы рөлдердің барлығын қамтуы мүмкін:
- Бизнес процестің жеңімпазы. Жеңімпаз үлкен артықшылықтарды түсінеді және ұйымға BPM құндылығын жеткізеді.
- Процесс иесі. Сақтайтын іскери талаптары, тасымалдайтын жұмыс ағындары немесе тиімді пайдалану мүмкіндіктері бар тұлға немесе топ негізгі перспективаны және пайдаланушының сатып алуы мен BPM жетістігі үшін маңызды ақпаратты қамтамасыз ете алады.
- Бизнес процестің директоры. Директор ұйым бойынша BPM әрекеттерін басқарады.
- Бизнес процес жөніндегі кеңесші. Кеңесші бизнес процесс директорына кеңес беру үшін техникалық біліктіліктер мен BPM түсінігін қолданады.
- Жоба менеджері. Жоба менеджері жоба жоспарын құруға және жүзеге асыруға көмектеседі және топтың коммуникацияларын, маңызды кезеңдерін, жеткізілімдерін және мерзімдерін басқарады.
- Бизнес талдау. Талдаушы процеске қажетті жақсартулар ендіреді.
- Шешім құрылымы. Шешім құрылымы әсіресе бизнес желісіндегі бағдарламалармен өзара әрекеттескен кезде техникалық қолдауды қамтамасыз етеді.
- Ықпал жасаушылар. Көбінесе өз қатарластары, ықпал етушілер арасында көшбасшылар жаңа идеяларды, тәжірибелерді және құралдарды ерте қабылдап, қолдайды және оларға бизнес процестерін жақсартуға көмектеседі және өзгерісті қолдайды.
- BPM қолдау тобы. Бұл топқа BPM стандарттарын, әдістерін, басқаруды және технологияны орнатуға көмектесетін негізгі АТ мамандары, корпоративті жоспарлау жөніндегі қызметкерлер және басқа көшбасшылық кіреді.
Жоғалған мүмкіндіктермен өмір сүрмеңіз
Дәстүр бойынша бизнес көшбасшылығы BPM-ге ие; олар — бизнес процестер. Өте күрделі бизнес процесті басқаруға арналған бағдарламалық жасақтама бағдарламалық жасақтамасының пайда болуымен, қазіргі кезде АТ үлкен рөл атқарады. АТ тобына бизнес қызметкерлер процестерді тасымалдау және жақсы түсінетін мәселелерді шешу үшін қолдана алатын өзін-өзі қызмет ететін, төмен кодты жұмыс ағынын автоматтандыру платформасын орналастыруға мүмкіндік берсеңіз, технологияңыз бен бизнес талаптарыңыз арасындағы тиімді теңгерімді таба аласыз.
Автоматтандыру, автоматтандыру, автоматтандыру
Автоматтандыру — BPM жүрегі. Қазір қолжетімді технологиямен табысты бизнестер қайталанатын, уақытты қажет ететін, қолмен жүретін процестерді автоматтандыруға әрбір мүмкіндікті табуы қажет. Жұмыс процесін автоматтандыру арқылы бизнес процестерін оңтайландыруға болады, мысалы, деректерді енгізу, әлеуметтік желіні жаңарту, қор, есеп беру және т.б. Қызметкерлеріңізді қайталанатын және күнделікті процестерден босата аласыз, өнімділікті жоғарылатасыз, шығындарды төмендетесіз және адамдардың қателіктерін азайтасыз.
Азаматтарды дамыту мәдениетін жасау
Сонымен қатар қызметкерлеріңізге неғұрлым байланысты және тиімді болуға, олардың қалай жұмыс істейтінін өзгертуге және нақты уақыттағы іскери түсініктер қалыптастыруға көмектесетін мобильді құрылғы бағдарламаларды құрастыру арқылы кейбір бизнес процестерін оңтайландыруға болады. Дұрыс бағдарламаны әзірлеу платформасының көмегімен инженерлер, АТ мамандары және қарапайым бизнес пайдаланушылар азаматтарды дамыту мәдениетін қалыптастыра алады және бизнес көшбасшылық пен кәсіби әзірлеушілерге үміттенбестен немесе күте тұрмай жеке төменгі коды бар бизнес шешімдерін жасай алады.
Барлық мүмкіндікті тиімді пайдалану
Тиімсіз қолмен жүретін процестермен, қосымша шығынмен және жоғалған мүмкіндіктермен өмір сүрудің қажеті жоқ. Қажетті адамдарда дұрыс рөлдер, процестеріңізді жақсы түсіну және автоматтандырудың жақсы құралдары болса, бизнесіңіз BPM-ді келесі мақсаттарда қолдана алады:
- Тұтынушыларға кедергі келтіретін және сатылымға шығын келтіретін онлайн кассалық процестерді азайтыңыз.
- Тым ұзаққа созылатын, шығын көп болатын және қызметкерлердің көңілін қалдыратын қолмен жүретін процестерді автоматтандырыңыз.
- Төлемдерді кешіктіретін қаржылық процестердегі кедергілерді жойыңыз.
- Ресурстарды ысырап ететін қайталануды азайтыңыз.
- Мерзімдерге әсер ететін ұзақ немесе тұрақсыз процестерді қысқартыңыз немесе стандарттаңыз.
- Қарым-қатынастарға нұқсан келтіретін тиімсіз клиентті бейімдеуді тасымалдаңыз.
Бизнес процестерін басқару стратегиясын құрастыру
Бизнесіңіз күрделі, артық, тым ұзақ, тым баяу немесе көп шығынды жұмыс, басқару және қолдау процестерімен күресетін болса, кешенді BPM стратегиясын құру көмектесуі мүмкін. Келесі озық тәжірибелер BPM бастамасын көтеруге және жетістігіңізді бағалауға көмектеседі:
- Басқару қолдауын алыңыз. Бизнес процестерін жақсарту жоспарларына қолдау көрсету үшін ресурстар қажет болса, бұл өте маңызды.
- Белгілі бір процесті талдап, салыстырыңыз. Кедергілерді, қайталанатын күш-жігерді және қажетсіз кідірістерді табу үшін диаграммаларға, ақыл-ой картасына немесе тау-кен өндірісіне арналған бағдарламалық жасақтаманы пайдаланыңыз. Нені жақсартуға болатындығын түсіну үшін процеске көп қатысатын адамдардан кері байланыс алыңыз, өзгеріс басталуы үшін сатып алыңыз.
- Процесті қайта жобалаңыз. Пай иесінің мәлімдемесін сұраңыз және барлық адамдар процесті оңтайландырудың мәнін түсінетініне сенімді болыңыз. Ақыл-ойды бейнелеу мен талдаудан алған сабақтарыңызды қосыңыз. Маңызды немесе күрделі жұмыс ағындарына әсер ету талдауын қарастырыңыз.
- Ресурстарды жинап, өзгерісті жүзеге асырыңыз. Жобаларды басқару бағдарламалық жасақтамасы, жұмыс ағынын автоматтандыру құралдары және нақты уақыттағы бақылау тақталары сияқты тиімді BPM платформасын құру үшін қажет ресурстарды жинаңыз. Белгілі бір жеткізілімдермен және уақыт кестесімен өзгеріс құрғыңыз келетін және басқарғыңыз келетін іскери мәнге сәйкес келетін ресурстарды таңдаңыз. Алдымен кішкентай пилоттық жобаны іске қосу арқылы қателіктермен жұмыс істей аласыз, жақсартылған тәжірибелерге деген құлшынысты дамыта аласыз және ендіруін басқара аласыз.
- Бақылаңыз және оңтайландырыңыз. Пай иелерімен тексеру арқылы жаңа процестердің қалай жұмыс істейтінін бақылаңыз. Қажет болған жағдайда нақтылауларды енгізуге дайын болыңыз.
BPM құндылығын жасау
Жоғарыдағы тәжірибелерді ұстанатын болсаңыз, BPM тобын құрсаңыз, одан да көп құндылық жасау процестерін қалай жақсартуға болатындығын түсінсеңіз, бизнес процестерін басқару айтарлықтай пайда әкелуі мүмкін, оның ішінде:
- Өнімділіктің артуы. Тиімдірек процестер тиімдірек қызметкерлерді тудырады және өнімділік көрсеткіштерін жұмыс орнын талдау бағдарламалық жасақтамасын пайдалана отырып бағалай аласыз.
- Пайда табу үшін тезірек уақыт. АТ процестеріңізді жақсарту бағдарламалық жасақтама бағдарламаларының бизнесіңізде әзірлену және орналастыру жолына әсер етуі мүмкін.
- Жақсартылған сапа. Дамуды жеделдетуге қоса, сынаудағы жақсартулар кез келген өнімділікті немесе қауіпсіздік мәселелерін тез шешіп, өнім немесе қызмет сапасын арттырады.
- Тұтынушының қанағаттануын арттыру. Бизнесіңіздің тұтынушыларға қызмет көрсету процестерін түзету тұтынушыларды жеңуге және адалдықты арттыруға көмектесуі мүмкін.
- Қызметкерлердің жұмыс тәжірибесі жақсарды. Тиімді бизнес процестер — жұмыс орнында қанағаттану, ақылақтық рухын жақсарту және тауар айналымын төмендету негізі.
Бизнес процестеріңізді оңтайландыруды қазірден бастау
Кез келген бизнес заттарды жақсырақ, тезірек және зерделірек етуге тырысады. Кешенді BPM стратегиясын дұрыс жұмыс ағынын автоматтандыру бағдарламалық жасақтамасымен біріктіру бизнесіңізге осы мақсаттарға жетуге көмектеседі.
Microsoft Power Automate — қызметкерлеріңізге компаниядағы ауқымды әсер ету үшін күнделікті тиімсіздікті оңтайландыруға мүмкіндік беретін жұмыс ағынын оңтайландыру шешімі.