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ワークフローの自動化で効率を高める方法

顧客サポート スタッフから CEO まで、ほぼすべてのビジネス関係者は、自動化が可能で非生産的な手作業のプロセスに就業日の多くの時間を費やしており、中には半日を費やしている場合さえあります。時間のかかるルーチン作業によって、あらゆるレベルの従業員の効率性が低下しますが、スマート ビジネスではワークフロー オートメーションを活用して、すべての社員の作業効率を向上させます。

ワークフロー オートメーションは、最新のビジネス管理の核心となる機能であり、技術の継続的な改善と迅速な変革によって推進されています。業務プロセスにオートメーションを取り入れ、そのメリットを実現する企業が増えるに従い、ワークフロー オートメーション市場は拡大の一途をたどっています。この技術の普及と高度化が進行する中、より多くの企業がワークフロー オートメーションを使用して、合理化された効率的な作業方法を構築し、複数の業界で破壊的イノベーションを起こして、自身の市場で競争優位性を確立しています。

ワークフロー オートメーションとは

業務に適したワークフロー オートメーション ソフトウェアを使用すると、データ入力、ソーシャル メディアの更新、メールの返信などの手作業のプロセスを、合理化された自動ワークフローに置き換えることができます。このワークフローにより、時間が節約されるだけでなく、誤りが削減されるので修正に要する時間も削減でき、社員は戦略的でインパクトのある業務に集中できるようになります。

ワークフロー オートメーションにより、在庫の注文や承認要求への対応など、紙ベースの 業務プロセス のデジタル化と最適化ができるようになります。業務で手作業の反復タスクが発生した場合、ワークフロー オートメーションを使用してこうしたプロセスを処理できます。

効果的なワークフロー オートメーションを 5 つの簡単なステップで実現する

適切なソフトウェアを使えば、手作業のプロセスを簡単かつ非常に効果的に自動化できます。効果的に非効率な手作業のタスクを解消し、業務機能のあり方を転換するには、妨げになっているプロセスの把握、オートメーションのオプションの理解、導入の管理、トレーニングの提供、成果を測定が必要となります。

ワークフローの自動化では、次の 5 つの簡単な手順を用います。

  1. プロセスを選択する。効率が低い、複雑すぎる、またはコストの高い手順を特定し、それらをランク付けをして、オートメーションの上位候補を選択します。
  2. 調査を行う。類似したプロセスが、他の組織ではどのように自動化されているでしょうか。自動化ワークフローを構築して実装するための選択肢を検討します。IT プロフェッショナルに依頼できますか? または社内の市民開発者が、ローコードのワークプレイス オートメーション ツールを使用して、独自の強力な自動化ワークフローを構築できますか?
  3. 変更を管理し、変更を促進する。新しいワークフローを立ち上げたら、それを会社全体で採用されるようにすることが重要です。自動化ワークフローを使う社員が増えるほど、社員の効率性は向上します。
  4. 社員に情報を伝え、トレーニングを行う。業務をより簡単にするため、新しいツールが稼働していることをすべての社員に周知します。社員が導入を円滑に進めるために必要なドキュメントやトレーニングを提供します。
  5. 評価と調整を行う。新しいプロセスの成果の測定をすぐに開始しましょう。あらかじめ定義された主要業績評価指標を常にトラッキングすることで、自動化されたワークフローの効果が明確になり、適切な調整を行うことができるようになります。

ワークフロー オートメーション ソフトウェアによる能力の強化

これでワークフロー オートメーションがどのようなものかが分かりました。ここではその実現方法と、そこから生み出される価値について検討します。ワークフロー オートメーションを業務に導入する最も簡単な方法は、ワークフロー オートメーション ソフトウェアまたはクラウドベースのワークフロー オートメーション サービスを使うことです。

適切な人材を支援する

これらのテクノロジによって、業務を最も知っている社員 (自動化によって迅速化や改善ができるプロセスに関する経験を持つ社員) に、革新的なワークフローを開発する能力がもたらされます。必ずしも困難であるとは限りません。ほとんどの企業で、ほぼすべての社員が、ローコードまたはノーコードのオートメーション技術を使用して、強力なワークフローを構築する市民開発者になることができます。

直感的で使い易く、柔軟な ワークフロー オートメーション ソリューション を探すことが重要です。多岐にわたるアプリケーションをワークフローに取り込むことのできる、事前構築済みのコネクターを搭載したテクノロジであればなお理想的です。

業務プロセスを最適化するもう 1 つの方法は、ローコード アプリ開発テクノロジを使用して、エンジニア、通常のビジネス ユーザー、または会社のリーダー 必要なモバイル アプリの構築 が、専門知識を持つ開発者に依存することなく接続を維持し、生産的に作業して、機会を満たせるようにすることです。

クラウドでのワークフロー

クラウドベースのオートメーション ツールには、強化されたスケーラビリティや高度なセキュリティなど、オンプレミス型を凌ぐメリットがあります。またワークフロー オートメーション ソフトウェアには、会社の既存のビジネス分析ツールと組み合わせて機能し、自動化されたワークフローのパフォーマンスを容易にモニタリングできることが求められます。

最期に、モバイル機能を備えたワークフロー オートメーション ソフトウェアを使用すると、社員はいつでも、どこからでもワークフローを安全に自動化できます。

動作の仕組み

ワークフローの自動化機能を使用して、ユーザーは一連のアクションのトリガーを設定します。たとえば、新しい社員を採用する場合、自動化されたワークフローを作成して、その社員にウェルカム メールをすぐに送信し、正しい新規雇用書類に入力するプロセスを通じて侵入社員を案内できます。

ユーザーは、一般的な業務プロセスを完了するために必要な一連のタスクを定義します。定義後は、指定したトリガーが発生するたびに、自動化されたワークフローが割り当てられたアクションを実行します。

より優れた作業方法の特定

すべての社員が Microsoft Power Automate で自身の就業日を最大限に活用できるように、自動化ソリューションの構築を支援しましょう。Power Automate ではワークフロー オートメーションと呼んでいるフローを採用して、すべての社員を時間のかかる繰り返し作業から解放する取り組みを開始し、より戦略的でダイナミックな職場を構築しましょう。