ワークフローの自動化で効率を高める方法

ワークフローの自動化とは

業務上、繰り返し発生する手作業のタスクが発生する場所ならどこでも、ワークフローの自動化を利用できます。ワークフローの自動化とは、ルール ベースのロジックを使用して、タスクを完了するために必要な手動のプロセスを排除するプロセスです。紙ベースのビジネス プロセスをデジタル化して最適化するだけでなく、ワークフローを合理化することにより、タスクの実行時間を節約し、ミスを減らすことができ、従業員は戦略的で効果の高い作業に集中できるようになります。

ワークフローの自動化は、最新のビジネス管理の核心となる機能です。ビジネス プロセスに自動化を取り入れ、そのメリットを実現する企業が増えるに従い、ワークフロー自動化の市場は拡大の一途をたどっています。テクノロジーの高度化が進めば、より多くの企業がワークフローの自動化を利用して、合理化された効率的な作業方法を構築するようになり、複数の業界で破壊的イノベーションを起こして、自身の市場で競争優位性を確立するでしょう。

効果的なワークフローの自動化を 5 つの簡単なステップで実現する

適切なソフトウェアを使用すれば、手作業のプロセスを簡単かつ非常に効果的に自動化できます。非効率な手作業のタスクを効果的に解消し、業務機能のあり方を転換するには、どのプロセスが妨げになっているのかを把握する必要があります。

ワークフローの自動化では、次の 5 つの簡単な手順を用います。

1. プロセスの選択。 非効率的、複雑すぎる、またはコストの高い手順を特定します。それらに順位を付けて、自動化の上位候補を選択します。
2. 調査の実行。 似たようなプロセスを他組織ではどのように自動化しているでしょうか。自動ワークフローを作成して実装するための選択肢を考えます。ITプロフェッショナルを呼ぶのか、社内の市民開発者でもローコードの職場自動化ツールで独自の強力な自動ワークフローを構築できるのか。
3. 変更の管理と導入の促進。 新しいワークフローを開始した後は、自動ワークフローを会社全体に導入することが重要です。自動ワークフローを利用するユーザーが増えれば、それだけ効率性も高まります。
4. 従業員とのコミュニケーションとトレーニング。 仕事時間をより快適にできる新しいツールが利用できることをすべての人に周知します。簡単に導入できるように、ドキュメントやトレーニングを提供します。
5. 評価と調整。 新しいプロセスの成功をすぐに測定し始めましょう。事前に決めておいた主要業績評価指標 (KPI) を追跡して新しい自動ワークフローの効果を明らかにすることで、適切な調整を行うことができるようになります。

ワークフロー自動化ソフトウェアによる能力の強化

これでワークフローの自動化がどのようなものかが分かりました。ここではその実現方法と、そこから生み出される価値について検討します。ワークフローの自動化を業務に導入する最も簡単な方法は、ワークフロー自動化ソフトウェアまたはクラウドベースのワークフロー自動化サービスを使うことです。

適切な人材を支援する

これらのテクノロジによって、業務を最もよく理解している人々、すなわち自動化によって加速・改善されるプロセスを直接体験している従業員に革新的なワークフローを提供できるようになります。難しく考える必要はありません。ほとんどの企業では、ほぼすべての従業員がローコードまたはノーコードの自動化テクノロジを使って強力なワークフローを構築することができます。

直感的で使いやすく、柔軟な ワークフロー自動化ソリューション を探すことが重要です。理想的なのは、広範なアプリケーションをワークフローに組み込むことができる、事前構築済みのコネクタを備えたテクノロジです。 ビジネス プロセスを最適化するもう 1 つの方法は、プロの開発者に頼らず、ローコードのアプリ開発テクノロジを利用することで、エンジニアや一般のビジネス ユーザー、あるいは会社のリーダーが、自分たちがつながりを維持し、生産的に仕事を行い、チャンスをつかむために 必要なモバイル アプリを構築 できるようにすることです。

クラウドでのワークフロー

クラウドベースの自動化ツールの場合、オンプレミスのツールと比較して、スケーラビリティの向上、セキュリティ レベルの高さなどの利点があります。また、ワークフロー自動化ソフトウェアは社内の既存のビジネス分析ツールと連動するため、自動化されたワークフローのパフォーマンスを監視しやすくなります。

最後に、モバイル機能を備えたワークフロー自動化ソフトウェアでは、従業員がいつでもどこからでもワークフローを安全に自動化できるようになります。

使用方法

ワークフロー自動化では、ユーザーが一連のアクションのトリガーを設定します。たとえば、新しい従業員を採用する場合、すぐにその従業員に歓迎のメールを送信して新規採用の書類を記入する手順を案内する自動ワークフローを作成できます。

一般的なビジネス プロセスを実行するために必要な一連のタスクをユーザーが定義します。定義された自動ワークフローは、指定されたトリガーが発生するたびに、割り当てられたアクションを実行します。