ビジネス プロセスの管理とは

BPM のメリットを獲得する

BPM 戦略の構築を始める前に、ビジネス プロセスの効率化が重要な理由、さまざまな種類のビジネス プロセス、社内の責任者、BPM でどの問題に対処できるかについて理解することが重要です。

ビジネス プロセスについて理解を深める

ビジネス プロセスとは、日常的な目標を達成するために繰り返し実行される、一連の反復可能なタスクです。ビジネス プロセスには数分で済むものもあれば、数週間かかる場合もあります。従業員の休暇申請のように単純な処理から、サプライ チェーンの物流のように複雑な処理まで含まれます。効率的かつ効果的なプロセスによって、従業員の生産性、顧客エンゲージメント、業務のその他すべての側面を向上させることができます。非効率的で機能しないプロセスは、従業員や顧客の不満、不必要なコスト、最終的には売上低下につながります。

ビジネス プロセスは 3 つの主要カテゴリに分類できます。

• ビジネス プロセス の対象は、顧客の注文、アカウント作成、製造の最適化など、コアとなる業務や特定のバリュー ストリームです。
• 管理プロセス は、コーポレート ガバナンス、予算、人事ワークフローなどの業務を含みます。
• サポート プロセス は、会計、人材採用、技術サポートなどの領域で、より大規模なプロセスの基盤になります。

あらゆる種類のビジネス プロセスを自動化することで、効率の改善、リスク軽減、ビジネスのより戦略的な焦点を実現できます。

BPM チームを組織する

業務プロセスを担当する従業員を、業務プロセスの所有者と呼びます。プロセスの最初から最後までを管理するため、前後のプロセスがどのような影響を与え、また受けるか把握しています。他の部署で働く主要な従業員に個別の業務プロセスの所有権を与えることによって、より理解が深まり、組織全体の BPM の向上につながる可能性があります。

たとえば、大企業で成功を収める BPM チームは、次のような役割をすべて含みます。

• ビジネス プロセスの推進役。 推進役は、BPM の広範囲にわたるメリットを理解し、その価値を組織に向けて伝えます。
• プロセスの所有者。 困難なビジネス上の課題、合理化すべきワークフロー、掴むべきチャンスを持つ担当者またはチームは、重要な視点とアイデアを提供します。これはユーザーの協力と BPM の成功にとって不可欠です。
• ビジネス プロセス ディレクター。 ディレクターは組織全体の BPM の取り組みを指揮します。
• ビジネス プロセス コンサルタント。 コンサルタントは、技術的なスキルと BPM の知識を基に、業務プロセス ディレクターに助言します。
• プロジェクト マネージャー。 プロジェクト マネージャーは、プロジェクト計画の作成と実装をサポートし、チームとのコミュニケーション、マイルストーン、成果物、期限を管理します。
• ビジネス アナリスト。 アナリストは必要なプロセスの改善点を特定します。
• ソリューション アーキテクト。 ソリューション アーキテクトは、特に既存の基幹業務アプリケーションとの相互運用性に関して技術サポートを提供します。
• インフルエンサー。 一般的に、同僚の間でもリーダーであるインフルエンサーは適応が早く、新しいアイデアや業務、ツールを支援し、ビジネス プロセスの改善や変更をサポートします。
• BPM サポート グループ。 このグループは、主要な IT プロフェッショナル、企業プランニング担当者、その他の複数のリーダーで構成され、BPM の基準、方法、ガバナンス、テクノロジの制度化をサポートします。

業務プロセス管理戦略を構築する

貴社が、面倒で時間がかかり、コストの高い業務、管理、サポート プロセスでお悩みの場合は、包括的な BPM 戦略の策定が役立ちます。次のベスト プラクティスを活用することで、BPM の取り組みを開始し、成功を評価できます。

• 経営陣のサポートを利用する。 ビジネス プロセス改善計画をサポートするリソースが必要な場合、これが不可欠です。
• 特定のプロセスの分析とマッピングを行う。 フロー チャート、マインド マッピング、またはプロセスマイニング ソフトウェアを使用して、ボトルネック、重複する作業、不必要な遅延を見つけ出す を行います。プロセスに最も関与する人々からフィードバックを受け取り、改善可能な点を把握します。変化への賛同を得るのは、このプロセスから始まります。
• プロセスを再設計する。 関係者の意見を求め、プロセスを合理化する価値をすべての人に理解してもらいましょう。マインド マッピングと分析から得た教訓も含め、重要または複雑なワークフローに対する影響分析を検討します。
• リソースを収集し、変更を実装する。 プロジェクト管理ソフトウェア、ワークフロー自動化ツール、リアルタイムのダッシュボードなど、効果的な BPM プラットフォームの構築に必要なリソースを収集します。作り出したいビジネス バリューに沿ったリソースを選定し、特定の成果物とタイムラインの変更を管理します。小規模なパイロットを先に展開することで、バグを修正し、改善された実務への熱意を沸き立たせ、浸透率を向上させます。
• 追跡して、最適化する。 関係者と確認しながら、新しいプロセスがどのように機能しているか監視します。必要に応じて調整できるように備えます。

BPM の価値を創造する

上記のベスト プラクティスに従って、強固な BPM チームを組織し、プロセスを改善してより多くの価値を生み出す方法を理解すると、業務プロセス管理によって次のような明確なメリットを実感できるでしょう。

• 生産性を改善する。 プロセスの効率が向上するほど、従業員の効率も高まります。パフォーマンス指標は、Workplace Analytics ソフトウェアを使用して評価できます。
• 価値の実現を加速する。 IT プロセスの改善によって、ソフトウェア アプリケーションの迅速な開発と業務への展開を促進できます。
• 品質を向上させる。 開発の加速だけでなく、テストを改善することでパフォーマンスやセキュリティの課題をすばやく解決し、製品やサービスの品質を高めることができます。
• 顧客満足度を改善する。 企業による顧客サービス プロセスの修正は、顧客の獲得とロイヤリティの向上に貢献します。
• 従業員の業務エクスペリエンスを改善する。 効率的な業務プロセスは、職場の満足度の基盤であり、士気を高めることで、離職率を下げられる場合があります。