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業務プロセス管理とは

業務プロセスとは、日常的な目標を達成するために繰り返し実行される、一連の反復可能なタスクです。業務プロセスには数分で済むものもあれば、数週間かかる場合もあります。従業員の休暇申請のように単純な処理から、サプライ チェーンの物流のように複雑な処理まで含まれます。効率的かつ効果的なプロセスによって、従業員の生産性、顧客エンゲージメント、業務のその他すべての側面を向上させることができます。非効率的で機能しないプロセスは、従業員や顧客の不満、不必要なコスト、最終的には売上低下につながります。

業務プロセス管理 (LPM) は、一般的に ワークフローの自動化 を利用して手動プロセスを合理化し、特定のビジネス目標を達成することで、これらのプロセスを分析、迅速化、最適化するための会社の長期的な取り組みを指します。ファイルの管理からスプレッドシートの更新まで、すべてのタイプの日常的な業務タスクを自動化することで、効率を上げて、リスクを削減し、ビジネスの戦略的な焦点を維持できます。

BPM のメリットを得る

BPM 戦略の構築を始める前に、さまざまなタイプの業務プロセス、社内の責任者、BPM でどの問題に対処できるかについて理解することが重要です。

まず始めに、業務プロセスを 3 つの主要カテゴリに分けることができます。

  • 業務プロセスでは、顧客の注文、アカウント作成、製造の最適化など、コアとなる業務や特定のバリュー ストリームを対象としています。

  • 管理プロセスには、コーポレート ガバナンス、予算、人事ワークフローなどの業務が含まれます。

  • サポート プロセスでは、会計、人事採用、技術サポートなどの領域で、より大規模なプロセスをサポートしています。

BPM チームを構築する

業務プロセスを担当する従業員を、業務プロセスの所有者と呼びます。プロセスの最初から最後までを管理するため、前後に行うプロセスによって、それがどのような影響を与え、影響を受けるか把握しています。他の部署で働く主要な従業員に個別の業務プロセスの所有権を与えることによって、より理解が深まり、組織全体の BPM の向上につながる可能性があります。

たとえば、大企業で成功を収める BPM チームには、次のような役割すべてが含まれます。

  • 業務プロセスの推進役。推進役は、BPM の広範囲にわたるメリットを理解し、その価値を組織に向けて伝えます。

  • プロセスの所有者。困難なビジネス上の課題、合理化すべきワークフロー、掴むべきチャンスを持つ担当者またはチームは、重要な視点とアイデアを提供してくれます。これは、ユーザーの協力と BPM の成功にとって重要な要件となります。

  • 業務プロセス ディレクター。 ディレクターが、組織全体の BPM の取り組みを指揮します。

  • 業務プロセス コンサルタント。 コンサルタントは、技術的なスキルと BPM の知識を基に、業務プロセス ディレクターに助言します。

  • プロジェクト マネージャー。 プロジェクト マネージャは、プロジェクト計画の作成と実装をサポートし、チームとのコミュニケーション、マイルストーン、成果物、期限を管理します。

  • ビジネス アナリスト。 アナリストは、必要なプロセスの改善点を特定します。

  • ソリューション アーキテクト。 ソリューション アーキテクトは、特に既存の基幹業務アプリケーションとの相互運用性に関して技術サポートを提供します。

  • インフルエンサー。 一般的に、同僚の間でもリーダーであるインフルエンサーは適応が早く、新しいアイデアや業務、ツールを支援し、業務プロセスの改善や変更を支持する存在となります。

  • BPM サポート グループ。 このグループは、主要な IT プロフェッショナル、企業プランニング担当者、その他の複数のリーダーで構成され、BPM の基準、方法、ガバナンス、テクノロジの制度化をサポートします。

失った機会にとらわれない

Traditionally, business leadership has owned BPM; they are business processes, after all. But with the advent of highly sophisticated business process management software, IT is now playing a greater role. You might find a productive balance between your technology and business requirements if you let IT deploy a self-serve, low-code workflow automation platform that business employees can use to streamline processes and solve the issues they best understand.

自動化

自動化は、BPM の核となります。ビジネスで成功する企業は、利用できるテクノロジを駆使して、あらゆる機会を利用して反復的な時間のかかる手動プロセスを自動化する必要があります。ワークフローの自動化を行うことで、データ入力、ソーシャル メディアの更新、在庫、レポートなどの業務プロセスを合理化できます。反復的な定型的なプロセスから従業員を解放することで、生産性を高め、コストを削減し、人的エラーを減らすことが可能です。

市民開発の文化を生み出す

You can also optimize some business processes by building mobile apps that help your employees stay more connected and efficient, transform how they get work done, and generate real-time business insights. With the right app development platform, engineers, IT specialists, and ordinary business users can build a citizen development culture and create their own low-code business solutions—without having to rely on or wait for business leadership and professional developers.

あらゆる機会を最大限に活用する

非効率的な手動プロセス、追加コスト、失った機会にとらわれる必要はありません。適切な役割を持つ適切なユーザー、プロセスに関する確実な理解、優れた自動化ツールを利用すると、BPM で以下のような業務を実現できます。

  • 顧客の購買意欲を削ぎ、売上を減少させる、面倒なオンライン チェックアウト プロセスを緩和します。
  • 時間とコストがかかり、従業員の不満につながる手動プロセスを自動化します。
  • 支払いに遅れが生じる財務プロセスの問題を解消します。
  • リソースを浪費する重複を削減します。
  • 期限の遵守に影響する、長いまたは不規則なプロセスの短縮または標準化を行います。
  • 関係を弱体化させる、非効率的なクライアントのオンボーディングを合理化します。

業務プロセス管理戦略を構築する

貴社が、面倒で時間がかかり、コストの高い業務、管理、サポート プロセスでお悩みの場合は、包括的な BPM 戦略の策定が役立ちます。次のベスト プラクティスを活用することで、BPM の取り組みを開始し、成功を評価できます。

  • 経営陣のサポートを利用する。 これは、業務プロセス改善計画をサポートするリソースが必要な場合に不可欠です。

  • 特定のプロセスの分析とマッピングを行う。 フロー チャート、マインド マッピング、またはプロセスマイニング ソフトウェアを使用して、 ボトルネック、重複する作業、不必要な遅延を見つけ出す を行います。プロセスに最も関与する人々からフィードバックを受け取り、改善可能な点を把握します。変化への賛同を得るのは、このプロセスから始まります。

  • プロセスを再設計する。 関係者の意見を求め、プロセスを合理化する価値をすべての人に理解してもらってください。マインド マッピングと分析から得た教訓も含め、重要または複雑なワークフローに対する影響分析を検討します。

  • リソースを収集し、変更を実装する。 プロジェクト管理ソフトウェア、ワークフロー自動化ツール、リアルタイムのダッシュボードなど、効果的な BPM プラットフォームの構築に必要なリソースを収集します。作り出したいビジネス バリューに沿ったリソースを選定し、特定の成果物とタイムラインの変更を管理します。小規模なパイロットを先に展開することで、バグを修正し、改善された実務への熱意を沸き立たせ、浸透率を向上させます。

  • 追跡して、最適化する。 関係者と確認しながら、新しいプロセスがどのように機能しているか監視します。必要に応じて調整できるように備えます。

BPM の価値を創造する

上記のベスト プラクティスに従って、強固な BPM チームを構築し、プロセスを改善してより多くの価値を生み出す方法を理解すると、業務プロセス管理によって次のような明確なメリットを実感できる可能性があります。

  • 生産性の向上。 プロセスの効率が向上すると、従業員の効率が向上しますので、Workplace Analytics のソフトウェアを使用してパフォーマンス指標を評価できます。

  • メリットを感じるまでの時間を短縮。 IT プロセスが改善されると、ソフトウェア アプリケーションの迅速な開発と業務への展開に影響を与えることがあります。

  • 品質の向上。 開発が迅速化するだけでなく、テストの改善によってパフォーマンスやセキュリティの問題をすばやく解決し、製品やサービスの品質を向上することができます。

  • 顧客満足の向上。 業務のカスタマー サービス プロセスを修正すると、顧客の獲得とロイヤリティの向上に役立ちます。

  • 従業員の業務エクスペリエンスの向上。 効率的な業務プロセスは、職場への満足度の基本であり、士気を高め、離職率の低下につながります。

今すぐ業務プロセスを最適化する

あらゆる企業が、より優れた、迅速でスマートなビジネスを行うことを目指しています。適切なワークフロー自動化ソフトウェアと包括的な BPM 戦略を組み合わせることにより、これらの目標を達成することができます。

Microsoft Power Automateは、使いやすいワークフロー最適化ソリューションです。これにより、従業員が非効率的な日常業務を合理化できるよう支援し、会社全体に影響をもたらすことができます。