Cosa sono gli strumenti di automazione del flusso di lavoro?

Definizione di software di automazione del flusso di lavoro

Il software di automazione del flusso di lavoro semplifica noiose attività da sempre gestite manualmente per aiutare le aziende a risparmiare tempo, ridurre il rischio di errore umano e aumentare la produttività sul posto di lavoro. Grazie all'automatizzazione dei processi i team possono concentrarsi su progetti di impatto elevato anziché su attività ripetitive e possono disporre di una visibilità dei flussi di lavoro sufficiente a garantire l'identificazione di aree di opportunità.

Automazione del flusso di lavoro consente alle aziende di perfezionare i propri processi in diversi modi:

• Automatizzando e attivando attività.
• Migliorando l'efficienza e la produttività.
• Identificando le aree di miglioramento dei processi.
• Gestendo i flussi di lavoro e monitorando le prestazioni.
• Configurando promemoria.
• Mantenendo sincronizzati i team.
• Raccogliendo informazioni dettagliate di utilità pratica.
• Ottimizzando l'utilizzo delle risorse.

Il software di automazione del flusso di lavoro esegue origini di dati e un set di regole per modificare tali dati, imitando l'intelligenza umana. Questi strumenti del flusso di lavoro seguono generalmente "istruzioni if/then", attenendosi alla regola del "se si verifica A, fai B". Questo sistema logico basato su regole specifica le azioni che devono seguire un evento. In tal modo permette di risparmiare tempo e denaro e di ridurre il rischio di errori umani.

Tipi di strumenti di automazione del flusso di lavoro

Dall'inserimento dei dati al consolidamento dei lead e alla gestione finanziaria, gli strumenti di automazione del flusso di lavoro sono stati progettati per ridurre il lavoro intenso e ottimizzare i processi. In questo modo è possibile massimizzare tempo e risorse aziendali, consentendo ai dipendenti di concentrarsi su progetti di impatto elevato che spesso richiedono più problem solving e creative thinking, attività che talvolta neanche il miglior software di automazione del flusso di lavoro è in grado di sostituire.

Il software di automazione del flusso di lavoro è un elemento chiave della gestione dei processi aziendali (BPM) ed è possibile disporre di diversi strumenti per l'ottimizzazione delle funzioni fondamentali nell'organizzazione e la semplificazione delle attività manuali. Alcuni tipi di strumenti di automazione del flusso di lavoro includono:

Gestione dei progetti

Le app per la gestione dei progetti, che rappresentano forse lo strumento di automazione del flusso di lavoro più noto, contribuiscono a collegare persone, dati e altre risorse per ottimizzare i processi. Questo tipo di strumento migliora la collaborazione e aiuta a definire, gestire e ottimizzare la distribuzione dei lavori tra i vari team. Mantenendo alta la visibilità del progetto e aperta la comunicazione, i processi possono essere eseguiti con semplicità e in modo efficiente.

Vendite e marketing

Gli strumenti per il flusso di lavoro di vendite e marketing semplificano la gestione dei dati di prospect e clienti. Le app migliori utilizzano l'analisi integrata per agevolare la ricerca di inefficienze e velocizzare processi tra più canali, dalle e-mail e gli SMS ai social media. Questi strumenti di automazione non si limitano semplicemente a ripetere ogni volta la stessa attività; molti infatti creano flussi di lavoro per inviare contenuto di marketing personalizzato basato sul comportamento del cliente.

Servizio clienti

Gli strumenti per il flusso di lavoro del servizio clienti agevolano l'assegnazione automatica dei ticket agli agenti, l'invio di risposte automatiche a domande comuni e l'assegnazione automatica di tag sulla base della domanda inviata. Con l'automazione del flusso di lavoro del servizio clienti, le aziende possono risolvere con maggiore rapidità più problemi dei clienti, liberando gli agenti live affinché possano occuparsi di problematiche più complesse.

Gestione finanziaria

Gli strumenti di automazione del flusso di lavoro della gestione finanziaria aiutano le aziende a mantenere i processi finanziari organizzati, conformi e coerenti. Questi tipi di flussi di lavoro possono rivelarsi utili con le operazioni quotidiane come le approvazioni dei budget, la fatturazione, le richieste di acquisto e di spesa e le registrazioni contabili.

Risorse umane

Gli strumenti del flusso di lavoro per le risorse umane contribuiscono ad automatizzare la documentazione e a ridurre la supervisione amministrativa, a mitigare il rischio di errore e a fornire un supporto migliore ai dipendenti. Questi tipi di strumenti agevolano la gestione delle nuove assunzioni, dei fogli presenze, degli annunci di lavoro e delle richieste di permesso, concedendo ai professionisti delle Risorse umane più tempo da impiegare in attività di valore elevato.

In che modo l'automazione del flusso di lavoro avvantaggia la tua organizzazione?

Indipendentemente dal fatto che si stia cercando di automatizzare i processi contabili, di marketing o IT, il software di automazione del flusso di lavoro allevia il peso delle attività manuali e consente alle aziende di risparmiare molto tempo, risorse e denaro. Questi strumenti per il flusso di lavoro non solo velocizzano i processi del team, ma consentono di dedicare più tempo ad attività più importanti e guidano il processo decisionale futuro nell'ambito di una soluzione software di gestione dei processi aziendali più grande.

Vantaggi degli strumenti di automazione del flusso di lavoro

1. Riduzione degli errori

   L'inserimento manuale dei dati è un'attività noiosa e lascia spazio a piccoli errori umani che possono avere un notevole impatto sulla tua organizzazione, da inaccuratezze contabili a errori nella fatturazione. Il software del flusso di lavoro, d'altro canto, utilizza dati centralizzati in tempo reale per eseguire attività amministrative, riducendo il rischio di errori costosi.

2. Processi semplificati

   Gli strumenti di automazione del flusso di lavoro migliorano la visibilità dei processi, riducono i colli di bottiglia e agevolano la corretta evoluzione dei progetti. Poiché le assegnazioni e le attività di follow-up possono essere assegnate automaticamente, il tracciamento e la gestione delle prestazioni risultano semplificati, riducendo al minimo i ritardi nel processo.

3. Produttività migliorata

   Una volta automatizzate le noiose attività manuali, i team disporranno di più tempo e risorse per concentrarsi su progetti con un maggiore impatto. Molte app per l'automazione del flusso di lavoro migliorano anche la collaborazione generale, riducendo il tempo destinato al monitoraggio delle informazioni, alla ricerca di approvazioni o al follow-up con un regolare scambio di comunicazioni.

4. Comunicazione migliore

   Notifiche automatizzate e flussi di lavoro chiaramente definiti consentono ai dipendenti di essere sempre in sintonia e di avere la piena consapevolezza del proprio ruolo nell'ambito di un progetto. Inoltre semplificano la collaborazione interfunzionale e stimolano una maggiore responsabilizzazione verso le attività, garantendo il raggiungimento di un unico obiettivo attraverso uno sforzo comune.

5. Informazioni più approfondite

   La creazione di report in tempo reale con una migliore visualizzazione è un vantaggio straordinario dell'automazione del flusso di lavoro. L'utilizzo dell'analisi dei dati per i processi offre alle organizzazioni la possibilità di acquisire metriche delle prestazioni, identificare aree di opportunità e prendere decisioni più consapevoli in merito alle operazioni.

Come scegliere i migliori strumenti di automazione del flusso di lavoro in base alle esigenze aziendali

Quando scegli lo strumento di automazione del flusso di lavoro più adatto alla tua organizzazione, devi innanzitutto analizzare i processi attuali, individuare i colli di bottiglia e determinare quali team useranno gli strumenti. Una volta comprese perfettamente le tue esigenze aziendali, prendi in considerazione le seguenti funzionalità e confronta le diverse soluzioni:

• Un'interfaccia semplice da usare e una facile navigazione.
• IA e apprendimento automatico per l'elaborazione intelligente dei documenti (IDP).
• Integrazioni perfette con strumenti e app di terze parti e con le app utilizzate giornalmente.
• Flussi di lavoro personalizzabili.
• Operabilità basata sul cloud.
• Analisi dei dati e creazione di report in tempo reale.
• Sicurezza e protezione dei dati personali ottimizzate.
• Scalabilità per esigenze aziendali in evoluzione.

Esempi di strumenti di automazione del flusso di lavoro in uso

Il tempo dedicato a processi semplici come rispondere alle e-mail, creare attività o copiare dati da un'origine a un'altra può diventare rapidamente eccessivo. Ma grazie alla definizione di flussi di lavoro automatizzati, le aziende possono migliorare drasticamente la propria efficienza e aggiungere nuovamente valore alle operazioni fondamentali, dal marketing alla gestione finanziaria e alle risorse umane.

Alcuni esempi di automazione del flusso di lavoro in azione includono:

• Invio di follow-up e risposte automatizzati dopo la compilazione, da parte del cliente, di un modulo di contatto.
• Invio di sequenze di e-mail per il consolidamento dei lead dopo un evento attivato.
• Fatturazione automatica ai clienti per pagamenti mensili.
• Creazione di contratti di servizio per garantire risposte tempestive a problematiche urgenti.
• Rimborso spese per i dipendenti.
• Invio di promemoria in merito a scadenze e approvazioni.
• Assegnazione automatica di attività e progetti ai membri del team.
• Onboarding di nuovi dipendenti.
• Approvazione di richieste di ferie.