Persona che lavora su un computer portatile

Cos'è la gestione dei processi aziendali?

Un processo aziendale è una serie di attività ripetibili che vengono eseguite in sequenza per raggiungere un obiettivo di routine. I processi aziendali possono richiedere pochi minuti o intere settimane e includere attività semplici come le richieste di ferie dei dipendenti o complicate come la logistica della catena di approvvigionamento. Processi efficienti ed efficaci possono aiutare a migliorare la produttività dei dipendenti, il coinvolgimento dei clienti e ogni altro aspetto della tua attività. Processi inefficienti e disfunzionali creano dipendenti frustrati, costi inutili, clienti insoddisfatti e, in ultima analisi, perdita di ricavi.

La gestione dei processi aziendali si riferisce all'impegno a lungo termine della tua azienda per analizzare, accelerare e ottimizzare questi processi, spesso utilizzando l' automazione del flusso di lavoro per snellire i processi manuali e raggiungere obiettivi aziendali specifici. Automatizzando tutti i tipi di attività aziendali di routine, dalla gestione dei file all'aggiornamento dei fogli di calcolo, puoi migliorare l'efficienza, ridurre i rischi e mantenere la tua attività più strategicamente concentrata.

Sblocca i vantaggi della gestione dei processi aziendali

Prima di iniziare a costruire una strategia della gestione dei processi aziendali, è importante comprendere i diversi tipi di processi aziendali, chi ne è responsabile all'interno della tua azienda e quali problemi la gestione dei processi aziendali può aiutarti a risolvere.

Innanzitutto, i processi aziendali possono essere suddivisi in tre categorie principali:

  • I processi operativi coprono il core business e flussi di valore specifici come gli ordini dei clienti, la creazione di account e l'ottimizzazione della produzione.

  • I processi di gestione includono opzioni come la governance aziendale, i budget e i flussi di lavoro delle risorse umane.

  • I processi di supporto sostengono i processi più ampi in aree come contabilità, selezione del personale e supporto tecnico.

Crea il team di gestione dei processi aziendali

Il dipendente responsabile del processo aziendale è chiamato proprietario del processo aziendale e poiché gestisce un processo dall'inizio alla fine, capisce come influisce ed è influenzato dai processi che vengono prima e dopo di esso. Dare la proprietà di processi aziendali distinti ai dipendenti chiave che lavorano con altri dipartimenti può favorire una maggiore comprensione e portare a una migliore gestione dei processi aziendali in tutta l'organizzazione.

Ad esempio, un team di gestione dei processi aziendali di successo in una grande azienda potrebbe includere tutti questi ruoli:

  • Promotore dei processi aziendali. Il promotore comprende i vantaggi di ampia portata e comunica il valore della gestione dei processi aziendali all'organizzazione.

  • Proprietario del processo. La persona o il team con sfide aziendali da affrontare, flussi di lavoro da ottimizzare od opportunità da cogliere possono aprire una prospettiva e un input chiave, fondamentali per il consenso degli utenti e il successo della gestione dei processi aziendali.

  • Direttore dei processi aziendali. Il direttore guida la gestione dei processi aziendali a livello di organizzazione.

  • Consulente di processi aziendali. Il consulente utilizza le competenze tecniche e le conoscenze della gestione dei processi aziendali per consigliare un direttore dei processi aziendali.

  • Responsabile di progetto. Il responsabile di progetto aiuta a costruire e implementare il piano di progetto e gestisce le comunicazioni del team, le tappe fondamentali, i risultati finali e le scadenze.

  • Analista aziendale. L'analista individua la necessità dei miglioramenti di processo.

  • Solution Architect. Il solution architect fornisce supporto tecnico, in particolare in merito all'interoperabilità delle applicazioni line-of-business esistenti.

  • Influencer. Spesso leader tra i colleghi, gli influencer adottano precocemente e promuovono nuove idee, procedure e strumenti e aiutano a perfezionare i miglioramenti dei processi aziendali sostenendo il cambiamento.

  • Gruppo di supporto della gestione dei processi aziendali. Questo gruppo comprende professionisti IT, responsabili della pianificazione aziendale e altri dirigenti che aiutano a istituzionalizzare standard, metodi, governance e tecnologia della gestione dei processi aziendali.

Non si vive di opportunità perse

Traditionally, business leadership has owned BPM; they are business processes, after all. But with the advent of highly sophisticated business process management software, IT is now playing a greater role. You might find a productive balance between your technology and business requirements if you let IT deploy a self-serve, low-code workflow automation platform that business employees can use to streamline processes and solve the issues they best understand.

Automatizza, automatizza, automatizza

L'automazione è il cuore della gestione dei processi aziendali. Con la tecnologia ora disponibile, le aziende di successo devono trovare tutte le opportunità per automatizzare processi manuali ripetitivi e dispendiosi in termini di tempo. Con l'automazione dei flussi di lavoro, puoi semplificare i processi aziendali come l'inserimento dei dati, gli aggiornamenti dei social media, l'inventario, i report e altro ancora. Puoi liberare i tuoi dipendenti da processi ripetitivi e di routine, aumentare la produttività, abbassare i costi e ridurre l'errore umano.

Crea una cultura dello sviluppo del cittadino

You can also optimize some business processes by building mobile apps that help your employees stay more connected and efficient, transform how they get work done, and generate real-time business insights. With the right app development platform, engineers, IT specialists, and ordinary business users can build a citizen development culture and create their own low-code business solutions—without having to rely on or wait for business leadership and professional developers.

Ottieni il massimo da ogni opportunità

Non devi convivere con processi manuali inefficienti, costi extra e opportunità perse. Con le persone giuste nei ruoli giusti, una solida conoscenza dei processi e buoni strumenti di automazione, la tua azienda può utilizzare la gestione dei processi aziendali per:

  • Mitiga i complicati processi di pagamento online che scoraggiano i clienti e costano in termini di vendite.
  • Automatizza i processi manuali che richiedono troppo tempo, costano molto e sono frustranti per i dipendenti.
  • Elimina gli ostacoli nei processi finanziari che ritardano i pagamenti.
  • Riduci la duplicazione che spreca le risorse.
  • Accorcia o standardizza i processi lunghi o irregolari che influiscono sulle scadenze.
  • Semplifica l'onboarding inefficiente dei clienti che indebolisce le relazioni.

Crea una strategia per la gestione dei processi aziendali

Se la tua azienda ha difficoltà con i processi operativi, di gestione e di supporto che sono complicati, ridondanti, troppo lunghi, troppo lenti o troppo costosi, la creazione di una strategia di gestione dei processi aziendali completa può essere decisiva. Le seguenti procedure migliorate ti aiuteranno a lanciare un'iniziativa di gestione dei processi aziendali e valutare il tuo successo:

  • Ottieni supporto dalla direzione. Questa è un'opportunità fondamentale se hai bisogno di risorse per supportare i tuoi piani di miglioramento dei processi aziendali.

  • Analizza e mappa il processo specifico. Utilizza diagrammi di flusso, mappe mentali o software process mining per trovare colli di bottiglia, sforzi duplicati e ritardi inutili . Ottieni feedback dalle persone più coinvolte nel processo per capire cosa puoi migliorare: il consenso al cambiamento inizia da loro.

  • Riprogetta il processo. Richiedi il contributo delle parti interessate e assicurati che tutti comprendano il valore della razionalizzazione del processo. Includi le lezioni apprese dal mapping mentale e dall'analisi. Considera l'analisi dell'impatto per flussi di lavoro critici o complessi.

  • Raccogli risorse e implementa il cambiamento. Raccogli le risorse necessarie per creare una piattaforma di gestione dei processi aziendali efficace, come software di gestione dei progetti, strumenti di automazione del flusso di lavoro e dashboard in tempo reale. Scegli risorse che siano all'altezza del valore aziendale che desideri creare e gestisci il cambiamento con risultati e scadenze specifici. Implementando prima un piccolo progetto pilota, puoi risolvere i bug, creare entusiasmo per le procedure migliorate e promuovere l'adozione.

  • Traccia e ottimizza. Monitora il funzionamento dei tuoi nuovi processi controllando le parti interessate. Preparati ad aggiungere perfezionamenti se necessario.

Crea il valore della gestione dei processi aziendali

Se segui le procedure migliorate precedenti, crea un solido team di gestione dei processi aziendali e comprendi come puoi migliorare i processi per creare più valore: la gestione dei processi aziendali può produrre vantaggi tangibili, tra cui:

  • Produttività incrementata. Processi più efficienti creano dipendenti più efficienti e puoi valutare le metriche delle prestazioni utilizzando il software di analisi sul posto di lavoro.

  • Accelera il raggiungimento dei benefit. Il miglioramento dei processi IT può influire sulla velocità con cui le applicazioni software vengono sviluppate e distribuite nella tua azienda.

  • Qualità migliorata. Oltre ad accelerare lo sviluppo, i miglioramenti nei test possono risolvere rapidamente eventuali problemi di prestazioni o sicurezza, incrementando la qualità del prodotto o del servizio.

  • Maggiore soddisfazione del cliente. La correzione dei processi del servizio clienti della tua azienda può aiutare a conquistare e fidelizzare clienti.

  • Esperienze lavorative migliorate per i dipendenti. Processi aziendali efficienti sono alla base della soddisfazione sul posto di lavoro, migliorano il morale e potenzialmente riducono il turnover.

Inizia subito a ottimizzare i tuoi processi aziendali

Ogni azienda si impegna a fare le cose al meglio, più velocemente e nel modo più intelligente. La combinazione di una strategia di gestione dei processi aziendali completa con il giusto software di automazione dei flussi di lavoro può aiutare la tua azienda a raggiungere questi obiettivi.

Microsoft Power Automate è una soluzione di facile utilizzo per l'ottimizzazione dei flussi di lavoro che può consentire ai dipendenti di snellire le inefficienze quotidiane per un impatto a livello aziendale.