Perché le aziende stanno adottando gli strumenti RPA

Cos'è uno strumento RPA?

Automazione robotica dei processi (RPA) utilizza bot software per emulare l'interazione umana in un'interfaccia utente grafica (GUI) per automatizzare le attività ripetitive e manuali, risparmiando tempo, fatica e denaro alle aziende. Uno strumento RPA è un software per la definizione dei flussi di lavoro e la configurazione dei bot che eseguono attività specificate in una sequenza logica. Un robot può eseguire qualsiasi processo in più fasi in una GUI più velocemente e senza errori. Pertanto, uno strumento di automazione robotica dei processi ti aiuta a velocizzare i flussi di lavoro manuali soggetti a errori in modo che i dipendenti possano lavorare su attività di valore più elevato.

Il reparto HR può ad esempio implementare uno strumento RPA per automatizzare l'elaborazione delle richieste di ferie. Laddove un dipendente impiega cinque minuti per elaborare ogni richiesta, un bot RPA può estrarre i dati dal sistema di pianificazione delle risorse dell'azienda ed elaborare la richiesta più velocemente in un altro sistema, anche senza API, e senza errori.

I bot creati da uno strumento Robotic Process Automation possono eseguire azioni assegnate e interagire con altri sistemi copiando le informazioni dai display digitali (scraping dello schermo) o utilizzando le API. La tua azienda può ad esempio utilizzare uno strumento RPA per creare bot che accedono alle applicazioni, manipolano file e cartelle, copiano e incollano contenuti, completano moduli, utilizzano dati strutturati e interagiscono addirittura con altre applicazioni.

Vantaggi dell'adozione di strumenti RPA

Qualunque azienda che distribuisce uno strumento RPA può aspettarsi di ottenere alcuni o tutti i seguenti vantaggi:

• Migliore utilizzo delle risorse umane. RPA libera i dipendenti da attività ripetitive e di scarso valore, come l'immissione di dati, consentendo loro di concentrarsi su attività che offrono maggiore valore all'azienda.
• Punti di contatto del cliente migliorati. Quando la tecnologia RPA viene utilizzata per accelerare i processi rivolti ai clienti, l'efficienza aggiunta migliora l'esperienza del cliente e favorisce la fidelizzazione.
• Riduzione dei costi. I bot RPA svolgono il lavoro degli uomini con costi assolutamente ridotti.
• Analisi migliorata per comprendere la gestione del flusso di lavoro. Ogni bot genera un file di log delle relative attività in modo da poter monitorare l'efficacia delle sue funzioni.
• Scalabilità migliorata. Non è possibile ridimensionare un team di dipendenti nel modo in cui ridimensioni l'ambito e la copertura di un gruppo di bot automatizzati. Utilizzando il software RPA, i bot possono essere facilmente duplicati e programmati per eseguire un set di procedure simili, ma con qualche differenza.
• Maggiore sicurezza. I bot RPA non dimenticano di eseguire la disconnessione. Possono anche essere impostati con un "timeout", in modo da rendere inaccessibili i tuoi sistemi quando necessario, così da essere meno vulnerabili agli hacker malintenzionati.

Come sono gli strumenti RPA rispetto ad altre soluzioni di automazione dei processi?

Per comprendere il vantaggio degli strumenti RPA rispetto ad altre soluzioni di automazione del flusso di lavoro, è utile comprendere la differenza tra automazione e RPA. L'automazione del flusso di lavoro utilizza la tecnologia per ridurre i passaggi manuali in un processo aziendale, ma richiede comunque la presenza di una persona per completare il processo. Gli strumenti RPA creano robot che utilizzano la GUI, rendendo pertanto non necessario qualunque intervento umano. Possono essere processi manuali, che richiedono l'intervento umano per avviare le attività, oppure processi completamente automatizzati.

Gli strumenti RPA richiedono poca o nessuna attività di codifica. Poiché inoltre i bot sfruttano la stessa infrastruttura e le stesse soluzioni utilizzate dai dipendenti, non dovrai modificare la tua architettura sottostante. Gli utenti aziendali promuovono le soluzioni RPA. Alcune soluzioni RPA sono infatti progettate per i citizen developer, dipendenti senza esperienza tecnica, consentendo loro di automatizzare i processi manuali che utilizzano quotidianamente. Con un coinvolgimento minino o inesistente del personale IT, potrai ottimizzare le operazioni e migliorare la soddisfazione dei dipendenti senza incorrere nei costi dello sviluppo tradizionale.

RPA si differenzia dai tradizionali strumenti di automazione dei processi anche per i seguenti aspetti:

• I processi di automazione tradizionali possono richiedere la sostituzione dell'intera infrastruttura tecnologica o di una parte di essa. I bot RPA agiscono nella GUI e interagiscono con altri sistemi allo stesso modo degli umani.
• I bot RPA sono abbastanza flessibili da automatizzare i processi per più applicazioni.
• Poiché i bot RPA sono adatti a processi generici e ripetitivi, ad esempio l'immissione di dati, sono scalabili e più facilmente aggiornabili rispetto a una soluzione di flusso di lavoro progettata per un singolo processo.

Il software RPA crea valore migliorando l'efficienza dei flussi di lavoro ripetitivi e basati su regole, ma è meglio lasciare alcuni processi ai dipendenti. È preferibile in generale lasciare che i tuoi dipendenti gestiscano i processi che utilizzano molti dati non strutturati o informazioni grafiche e che si basano su parametri che cambiano rapidamente.

Il ruolo di RPA oggi e domani

Attualmente, il software RPA sta guadagnando molta visibilità man mano che le aziende imparano a utilizzarlo e osservano in prima persona i vantaggi che offre, ad esempio il risparmio in termini di tempo e costi. Ma come tutte le tecnologie, anche RPA diventerà più sofisticata e cambierà in base alle esigenze aziendali. Ecco alcune previsioni sulla possibile evoluzione degli strumenti RPA:

• Maggiore integrazione con l'IA. Man mano che la tecnologia RPA si sviluppa, è probabile che le aziende scoprano nuovi modi per combinarla a tecnologie di livello superiore, come l'intelligenza artificiale, l'apprendimento automatico o persino l'Internet delle Cose (Internet of Things - IoT), cosa già avvenuta in alcune aziende. L'iperautomazione o automazione intelligente espande i tipi di attività che gli strumenti RPA possono eseguire e fornisce loro la capacità di automatizzare una vasta gamma di compiti complessi.
• Automazioni più complesse. Le aziende utilizzano RPA per automatizzare ogni tipo di attività banale. La combinazione di questa tecnologia con l'intelligenza artificiale e l'apprendimento automatico consentirà tuttavia di semplificare una gamma completamente nuova di attività. Attualmente le aziende possono ad esempio utilizzare gli strumenti RPA per digitalizzare i documenti. Se combinati con l'IA, gli strumenti RPA potrebbero tuttavia anche essere in grado di comprendere il contenuto dei documenti e classificarlo in modo efficiente senza errori.
• Più economico e accessibile. Quando gli strumenti RPA sono stati introdotti per la prima volta sul mercato, erano più difficili da reperire e potevano essere costosi. Poiché tuttavia la domanda di software RPA è aumentata, tali strumenti vengono ora offerti da un numero sempre maggiore di aziende. Grazie alla disponibilità di più opzioni, è probabile che i prezzi scendano e le funzionalità diventino più competitive.

Funzionalità chiave del software RPA

Sul mercato sono ora disponibili molti strumenti RPA, tutti con funzionalità differenti. Un buon software RPA deve tuttavia offrire come minimo le seguenti funzionalità di base:

• Interoperabilità. È necessario che il software RPA in uso sia in grado di interagire con le applicazioni desktop, le applicazioni Web e altre principali applicazioni software esistenti, nonché supportare la connessione alle API di sistema e le attività di lettura/scrittura su database.
• Aumento dei dati. Il software in uso deve essere in grado di estrarre i dati da siti Web e social media.
• Elaborazione di diversi tipi di dati. È importante che il software in uso possa estrarre e inserire dati, combinare dati da più origini e seguire istruzioni condizionali come if/else.
• Interfacce di programmazione. Un'interfaccia programmabile è importante. Il software RPA può fornire funzionalità intelligenti o cognitive per configurare i bot in modo che possano prendere decisioni, consentendo una gestione più efficiente della tua azienda. I bot possono ad esempio aiutare a rispondere ai ticket di supporto IT, evitando che il team IT debba svolgere alcune attività amministrative, in modo da potersi concentrare su altre iniziative. Alcune opzioni software forniscono anche metodi di programmazione dei bot no-code. Tutti gli strumenti RPA devono tuttavia essere in grado di interagire con diversi tipi di applicazioni, e-mail, file e cartelle.

Scelta e utilizzo del software RPA

Quando inizi a valutare gli strumenti RPA disponibili, tieni presente i tipi di processi che intendi automatizzare. Poiché ogni strumento Robotic Process Automation offre controlli e comandi differenti che ne determinano le funzionalità, dovrai assicurarti che la tua scelta sia appropriata per i tuoi obiettivi di automazione del flusso di lavoro. Cerca inoltre di trovare componenti riutilizzabili e assicurati che i tuoi bot possano funzionare con facilità nei sistemi esistenti.

Prendi in considerazione i seguenti criteri quando selezioni il software RPA giusto per la tua azienda:

• Facilità di utilizzo. Il software RPA deve essere abbastanza facile da utilizzare, in modo da permettere a utenti con limitate competenze di programmazione di servirsene per creare automazione e configurare un flusso di lavoro. Esistono anche alcune offerte RPA low-code utilizzabili da citizen developer senza alcuna competenza IT per automatizzare i loro flussi di lavoro. Qualunque sia la tua scelta, il software dovrebbe offrire GUI, procedure guidate e comandi incorporati ed estendibili.
• Flessibilità. Il software deve consentirti di configurare funzionalità personalizzate senza la necessità di pagare costi extra al fornitore. Deve inoltre essere in grado di gestire diversi casi d'uso e quantità variabili di dati pur mantenendo costanti le prestazioni.
• Scalabilità. È necessario poter scalare rapidamente il software RPA al fine di soddisfare i requisiti operativi della tua azienda e supportare gli aggiornamenti. Il software deve anche essere in grado di eseguire più bot e più flussi di lavoro.

Modalità di utilizzo del software RPA in base al settore

Tutti i tipi di aziende hanno trovato un modo per trarre vantaggio dal software RPA. Settori come quello dell'assistenza sanitaria possono ad esempio utilizzare RPA per prendere appuntamenti, immettere i dati dei pazienti, elaborare reclami e gestire la fatturazione. Ecco come altri settori utilizzano gli strumenti RPA per trasformare i loro processi:

• Vendita al dettaglio. Aggiornamento degli ordini, spedizione dei prodotti e monitoraggio delle spedizioni.
• Telecomunicazioni. Monitoraggio, gestione dei dati sulle frodi e aggiornamento dei dati dei clienti.
• Banche. Miglioramento di efficienza del lavoro, accuratezza dei dati e sicurezza.
• Assicurazioni. Gestione dei processi di lavoro, inserimento dei dati dei clienti e supporto nell'esecuzione delle applicazioni.
• Produzione. Aiuto con i processi della supply chain, fatturazione di materiali, assistenza e servizio clienti e amministrazione.

Limiti degli strumenti RPA

Il software RPA offre molti vantaggi, ma non può fare tutto. È una tecnologia in via di sviluppo, ma funziona ancora al meglio se integrata in una rete di altre tecnologie. Non può ancora essere considerata una soluzione completa, in grado di risolvere qualunque sfida operativa.

La tecnologia RPA è per ora basata su regole e funziona in modo ottimale con dati strutturati o informazioni che seguono un modello di dati predeterminato. Per un utilizzo corretto, dovrai programmare i bot in modo che eseguano le attività che desideri. I bot funzioneranno pertanto solo all'interno di tali parametri. A meno che non aggiunga tecnologie di IA o apprendimento automatico, la tua soluzione RPA sarà solo in grado di seguire le regole da te assegnate, senza poter comprendere né interpretare il contenuto a cui accede.

Affinché uno strumento RPA elabori le informazioni relative a fatture o altri documenti cartacei, è ad esempio necessario che tali documenti abbiano lo stesso formato. Lo strumento non è in grado di elaborare file il cui formato non corrisponde. Per questo motivo, gli strumenti RPA non sono adatti ai dati non strutturati o a informazioni che non seguono un modello di dati predeterminato.

Inoltre, gli strumenti RPA non apprendono né si adattano. Se i tuoi processi aziendali cambiano, dovrai riprogrammare i tuoi bot per l'utilizzo dei nuovi processi, attività che può richiedere molto tempo. Se il tuo strumento RPA non è inoltre compatibile con i tuoi nuovi processi, il tuo investimento potrebbe essere di breve durata. Per evitare questo problema, considera con quale probabilità i tuoi processi e le tue tecnologie potrebbero cambiare, prima di adottare uno strumento RPA.

Come garantire il successo con gli strumenti RPA

Come avviene per qualsiasi altra tecnologia, il modo in cui utilizzi il software RPA ne determina l'eventuale successo. Neanche gli strumenti migliori sono in grado di correggere un processo con problemi di funzionamento di base, è pertanto fondamentale valutare attentamente le attività da automatizzare. Applicato nel contesto giusto, con un obiettivo specifico e misurabile in mente, lo strumento RPA appropriato può ridefinire l'efficienza della tua azienda. Prendi in considerazione le seguenti best practice quando inizi a utilizzare la tecnologia RPA per automatizzare i tuoi processi:

• Individua il processo che vuoi automatizzare. Analizza tutti i tuoi processi operativi per individuare le attività più adatte per RPA. Ricorda che gli strumenti RPA generalmente non sono in grado di comprendere le informazioni. A meno che non intenda incorporare anche l'IA, scegli pertanto un processo con parametri chiaramente definiti, che non richieda un'eccessiva interazione o supervisione dell'uomo, come la programmazione degli appuntamenti o l'elaborazione delle fatture. Alcuni software, come Microsoft Power Automate, offrono funzionalità utili per identificare i processi giusti da automatizzare.
• Scegli lo strumento giusto. Dopo aver determinato i processi che desideri automatizzare, trova gli strumenti in grado di supportare al meglio le attività necessarie. Tutti gli strumenti hanno punti di forza specifici. Valuta pertanto ciascuno di essi in base alle funzionalità, al prezzo, alla semplicità di implementazione e al modo in cui interagisce con il tuo software esistente.
• Forma i tuoi dipendenti. Insegnare al tuo personale come utilizzare e, se necessario, modificare o gestire lo strumento RPA è un ottimo modo per garantirne un valore costante e aumentarne l'adozione in tutta l'azienda.
• Misura i tuoi risultati. Prima e dopo l'implementazione, monitora gli indicatori di prestazioni chiave (KPI), ad esempio la produttività dei dipendenti, l'accuratezza con cui vengono acquisiti i dati, il numero di appuntamenti programmati o i documenti elaborati. Se i tuoi indicatori KPI non migliorano dopo l'implementazione, è possibile che non abbia scelto i processi giusti o che abbia fornito parametri non corretti ai tuoi bot.