Cos'è la gestione dei processi aziendali?
La gestione dei processi aziendali (BPM) si riferisce alle attività aziendali eseguite per analizzare, accelerare e ottimizzare i processi, spesso utilizzando l' automazione dei flussi di lavoro per semplificare i processi manuali.
Sblocca i vantaggi della BPM
Prima di iniziare a costruire una strategia BPM, è importante comprendere perché l'efficienza dei processi aziendali è cruciale, i diversi tipi di processi aziendali, chi ne è responsabile all'interno della tua azienda e quali problemi la BPM può aiutarti a risolvere.
Conosci meglio i processi aziendali
Un processo aziendale è una serie di attività ripetibili che vengono eseguite in sequenza per raggiungere un obiettivo di routine. I processi aziendali possono richiedere pochi minuti o intere settimane e includere attività semplici come le richieste di ferie dei dipendenti o complicate come la logistica della catena di approvvigionamento. Processi efficienti ed efficaci possono aiutare a migliorare la produttività dei dipendenti, il coinvolgimento dei clienti e ogni altro aspetto della tua attività. Processi inefficienti e disfunzionali creano dipendenti frustrati, costi inutili, clienti insoddisfatti e, in ultima analisi, perdita di ricavi.
I processi aziendali possono essere suddivisi in tre categorie principali:
- I processi operativi coprono il core business e flussi di valore specifici come gli ordini dei clienti, la creazione di account e l'ottimizzazione della produzione.
- I processi di gestione includono opzioni come la governance aziendale, i budget e i flussi di lavoro delle risorse umane.
- I processi di supporto sostengono i processi più ampi in aree come contabilità, selezione del personale e supporto tecnico.
L'automazione di tutti i tipi di processi aziendali ti consente di migliorare l'efficienza, ridurre i rischi e mantenere la tua attività più strategicamente concentrata.
Crea il team BPM
Il dipendente responsabile del processo aziendale è chiamato proprietario del processo aziendale e poiché gestisce un processo dall'inizio alla fine, capisce come influisce ed è influenzato dai processi che vengono prima e dopo di esso. Dare la proprietà di processi aziendali distinti ai dipendenti chiave che lavorano con altri dipartimenti può favorire una maggiore comprensione e una migliore applicazione della BPM in tutta l'organizzazione.
Ad esempio, un team BPM di successo in una grande azienda potrebbe includere tutti questi ruoli:
- Promotore dei processi aziendali. Il promotore comprende i vantaggi di ampia portata e comunica il valore della BPM all'organizzazione.
- Proprietario del processo. La persona o il team con sfide aziendali da affrontare, flussi di lavoro da ottimizzare oppure opportunità da cogliere possono aprire una prospettiva e un input chiave, fondamentali per il consenso degli utenti e il successo della BPM.
- Direttore dei processi aziendali. Il direttore guida la BPM a livello di organizzazione.
- Consulente di processi aziendali. Il consulente utilizza le competenze tecniche e le conoscenze della BPM per consigliare il direttore dei processi aziendali.
- Responsabile di progetto. Il responsabile di progetto aiuta a costruire e implementare il piano di progetto e gestisce le comunicazioni del team, le tappe fondamentali, i risultati finali e le scadenze.
- Analista aziendale. L'analista individua la necessità dei miglioramenti di processo.
- Architetto di soluzioni. Il solution architect fornisce supporto tecnico, in particolare in merito all'interoperabilità delle applicazioni line-of-business esistenti.
- Influencer. Spesso leader tra i colleghi, gli influencer adottano precocemente e promuovono nuove idee, procedure e strumenti e aiutano a perfezionare i miglioramenti dei processi aziendali sostenendo il cambiamento.
- Gruppo di supporto BPM. Questo gruppo comprende professionisti IT, responsabili della pianificazione aziendale e altri dirigenti che aiutano a istituzionalizzare standard, metodi, governance e tecnologia della BPM.
Non si vive di opportunità perse
Tradizionalmente, la leadership aziendale è proprietaria della BPM: sono processi aziendali, dopotutto. Ma con l'avvento dei software di gestione dei processi aziendali altamente sofisticati, l'IT sta ora giocando un ruolo più rilevante. Potresti trovare un equilibrio produttivo tra la tua tecnologia e i requisiti aziendali se lasci che l'IT distribuisca una piattaforma di automazione del flusso di lavoro self-service e con uso limitato di codice che i dipendenti aziendali possono utilizzare per semplificare i processi e risolvere i problemi che meglio comprendono.
Automatizza, automatizza, automatizza
L'automazione è il cuore della BPM. Con la tecnologia ora disponibile, le aziende di successo devono trovare tutte le opportunità per automatizzare processi manuali ripetitivi e dispendiosi in termini di tempo. Con l'automazione dei flussi di lavoro, puoi semplificare i processi aziendali come l'inserimento dei dati, gli aggiornamenti dei social media, l'inventario, i report e altro ancora. Puoi liberare i tuoi dipendenti da processi ripetitivi e di routine, aumentare la produttività, abbassare i costi e ridurre l'errore umano.
Crea una cultura dello sviluppo del cittadino
Puoi anche ottimizzare alcuni processi aziendali tramite la creazione di app per dispositivi mobili che aiutano i tuoi dipendenti a rimanere più connessi ed efficienti, a trasformare il modo in cui lavorano e a generare informazioni aziendali in tempo reale. Con la giusta piattaforma di sviluppo di app, tecnici, specialisti IT e utenti aziendali ordinari possono creare una cultura di sviluppo del cittadino e creare le proprie soluzioni aziendali con uso limitato di codice, senza dover implicare o attendere la leadership aziendale e gli sviluppatori professionisti.
Ottieni il massimo da ogni opportunità
Non devi convivere con processi manuali inefficienti, costi extra e opportunità perse. Con le persone giuste nei ruoli giusti, una solida conoscenza dei processi e buoni strumenti di automazione, la tua azienda può utilizzare la gestione dei processi aziendali per:
- Mitiga i complicati processi di pagamento online che scoraggiano i clienti e costano in termini di vendite.
- Automatizza i processi manuali che richiedono troppo tempo, costano molto e sono frustranti per i dipendenti.
- Elimina gli ostacoli nei processi finanziari che ritardano i pagamenti.
- Riduci la duplicazione che spreca le risorse.
- Accorcia o standardizza i processi lunghi o irregolari che influiscono sulle scadenze.
- Semplifica l'onboarding inefficiente dei clienti che indebolisce le relazioni.
Crea una strategia per la gestione dei processi aziendali
Se la tua azienda ha difficoltà con i processi operativi, di gestione e di supporto che sono complicati, ridondanti, troppo lunghi, troppo lenti o troppo costosi, la creazione di una strategia BPM completa può essere decisiva. Le seguenti procedure migliorate ti aiuteranno a lanciare un'iniziativa BPM e valutare il tuo successo:
- Ottieni supporto dalla direzione. Questa è un'opportunità fondamentale se hai bisogno di risorse per supportare i tuoi piani di miglioramento dei processi aziendali.
- Analizza e mappa il processo specifico. Utilizza diagrammi di flusso, mappe mentali o software process mining per trovare colli di bottiglia, sforzi duplicati e ritardi inutili. Ottieni il feedback dalle persone più coinvolte nel processo per capire cosa puoi migliorare: il consenso al cambiamento inizia da loro.
- Riprogetta il processo. Richiedi il contributo delle parti interessate e assicurati che tutti comprendano il valore della razionalizzazione del processo. Includi le lezioni apprese dal mapping mentale e dall'analisi. Considera l'analisi dell'impatto per flussi di lavoro critici o complessi.
- Raccogli risorse e implementa il cambiamento. Raccogli le risorse necessarie per creare una piattaforma BPM efficace, come software di gestione dei progetti, strumenti di automazione del flusso di lavoro e dashboard in tempo reale. Scegli risorse che siano all'altezza del valore aziendale che desideri creare e gestisci il cambiamento con risultati e scadenze specifici. Implementando prima un piccolo progetto pilota, puoi risolvere i bug, creare entusiasmo per le procedure migliorate e promuovere l'adozione.
- Traccia e ottimizza. Monitora il funzionamento dei tuoi nuovi processi controllando le parti interessate. Preparati ad aggiungere perfezionamenti se necessario.
Crea il valore della BPM
Se segui le procedure migliorate precedenti, crea un solido team BPM e comprendi come puoi migliorare i processi per creare più valore: la gestione dei processi aziendali può produrre vantaggi tangibili, tra cui:
- Produttività incrementata. Processi più efficienti creano dipendenti più efficienti e puoi valutare le metriche delle prestazioni utilizzando il software di analisi sul posto di lavoro.
- Accelera il raggiungimento dei benefit. Il miglioramento dei processi IT può influire sulla velocità con cui le applicazioni software vengono sviluppate e distribuite nella tua azienda.
- Qualità migliorata. Oltre ad accelerare lo sviluppo, i miglioramenti nei test possono risolvere rapidamente eventuali problemi di prestazioni o sicurezza, incrementando la qualità del prodotto o del servizio.
- Maggiore soddisfazione del cliente. La correzione dei processi del servizio clienti della tua azienda può aiutare a conquistare e fidelizzare clienti.
- Esperienze lavorative migliorate per i dipendenti. Processi aziendali efficienti sono alla base della soddisfazione sul posto di lavoro, migliorano il morale e potenzialmente riducono il turnover.
Inizia subito a ottimizzare i tuoi processi aziendali
Ogni azienda si impegna a fare le cose al meglio, più velocemente e nel modo più intelligente. La combinazione di una strategia BPM completa con il giusto software di automazione dei flussi di lavoro può aiutare la tua azienda a raggiungere questi obiettivi.
Microsoft Power Automate è una soluzione di facile utilizzo per l'ottimizzazione dei flussi di lavoro che può consentire ai dipendenti di snellire le inefficienze quotidiane per un impatto a livello aziendale.