I sei passaggi della gestione dei processi aziendali

Promuovi un cambiamento dei processi che fornisca valore costante

Non esistono due processi aziendali uguali, ma tutti si trovano in uno stato di flusso quasi costante. A volte i leader e i team apportano piccole modifiche estemporanee ai processi, altre volte li riprogettano completamente. La Gestione dei processi aziendali (BPM) rappresenta il modo in cui le organizzazioni possono assicurarsi che qualsiasi modifica apportata ai processi aziendali sia quella giusta.

Attraverso iniziative BPM efficaci, la tua azienda può implementare processi più efficienti e flessibili, determinare in modo più rapido e preciso dove distribuire l'automazione dei flussi di lavoro e altre tecnologie innovative nonché ottenere il miglioramento continuo dei processi aziendali tramite il monitoraggio e l'analisi.

Le iniziative BPM che favoriscono cambiamenti significativi generalmente comprendono i seguenti passaggi di gestione dei processi aziendali: pianificazione, progettazione, modellazione, implementazione, monitoraggio e ottimizzazione.

Queste sei fasi della gestione dei processi aziendali costituiscono il ciclo di vita BPM. Approccio strutturato e ciclico basato su procedure consigliate, il ciclo di vita BPM fornisce un utile framework per modernizzare i processi operativi, gestionali e di supporto.

Passaggio 1. Pianifica la strategia

In primo luogo, collabora con la direzione per creare una strategia di gestione dei processi aziendali che supporti i principali obiettivi di business dell'organizzazione. Le aziende vogliono investire in progetti ad alto impatto e basso rischio che forniscano risultati misurabili strettamente allineati ai loro indicatori KPI.

Esamina le aree del business in cui si è verificato un rallentamento o un arresto del progresso verso gli obiettivi aziendali. Definisci in generale cosa deve potenzialmente cambiare, e in che modo, classificando le attività aziendali associate in uno dei tre tipi principali di gestione dei processi aziendali:

• BPM incentrata sull'azione umana. In gran parte privo di automazione, un processo incentrato sull'azione umana si basa sulle persone. Determinate decisioni, approvazioni e altre attività del processo sono destinate a essere eseguite esclusivamente da dipendenti, clienti e altre persone. In questi casi, la BPM deve offrire alle persone interfacce applicative ben progettate e funzioni di notifica e tracciamento.
  
  Esempi di BPM incentrata sull'azione umana sono i processi di assunzione, in cui il personale delle risorse umane lavora con i dirigenti per pubblicare offerte di lavoro, selezionare i candidati, chiedere referenze e tenere colloqui. Un altro esempio è rappresentato dai processi di reclamo dei clienti gestiti dai rappresentanti dell'assistenza.
• BPM incentrata sui documenti. I processi che coinvolgono documenti cartacei ed elettronici devono essere gestiti con cura e in conformità ai requisiti aziendali, di settore e normativi. La BPM incentrata sui documenti usa spesso l'automazione dei flussi di lavoro per promuovere efficienza e accuratezza, rispettando al contempo la conformità.
  
  Esempi di BPM ad alto impiego di documenti si trovano nei reparti legale, finanziario, acquisti e in altre funzioni aziendali che inoltrano contratti e accordi a più persone per la revisione e l'approvazione. Un altro esempio sono le organizzazioni mediche che gestiscono cartelle cliniche elettroniche.
• BPM incentrata sull'integrazione. Questa categoria riguarda l'integrazione e l'automazione dei sistemi, come le applicazioni ERP (gestione delle risorse aziendali), CRM (Customer Relationship Management) e HRMS (sistema di gestione delle risorse umane). La BPM incentrata sull'integrazione consente di accedere rapidamente ad app, dati e servizi tramite connettori e API, migliorando la produttività e la soddisfazione degli utenti.
  
  Esempi di BPM incentrata sull'integrazione sono i team di marketing e vendita che utilizzano campagne interconnesse, analisi dei lead e strumenti CRM per condividere informazioni dettagliate sui clienti potenziali ed esistenti.

Passaggio 2. Progetta e mappa i processi ideali

Una volta definiti chiaramente gli obiettivi strategici e ottenuto il supporto dell'azienda, analizza e mappa ogni processo da migliorare. Identifica gli eventi chiave dei processi, le attività manuali e automatizzate richieste per ciascuno, le persone che le eseguono, le tempistiche e le eventuali tecnologie utilizzate. Cerca colli di bottiglia e ritardi, attività non necessarie e aree caratterizzate da costi eccessivi ed errori umani, insoddisfazione dei clienti o mancanza di conformità.

Quindi, compreso appieno lo stato "attuale", utilizza le informazioni dettagliate per stabilire nuovi requisiti aziendali per il processo. A questo punto progetta e mappa uno stato "futuro" ideale. Pensa a vari modi per risolvere i problemi. Inoltre, delinea le metriche per monitorare il miglioramento dei processi aziendali. Chiedi alle parti interessate del processo, la cui partecipazione è fondamentale per il successo del progetto, di aiutare a raccogliere dati di valutazione e di fornire feedback sui progetti.

È possibile che, nelle prime fasi delle iniziative BPM, la tua azienda voglia adottare una metodologia di miglioramento dei processi aziendali per strutturare ulteriormente il tuo approccio e promuovere un senso di scopo condiviso. Sebbene le metodologie di miglioramento dei processi aziendali abbiano principi e tecniche diversi, mirano tutte a eliminare gli sprechi, rimuovere gli ostacoli, migliorare la collaborazione e promuovere il cambiamento culturale.

Metodi comuni di miglioramento dei processi aziendali includono:

• Gestione Agile
• Kaizen
• Gestione snella
• Six Sigma
• Gestione totale della qualità

Inoltre, sfrutta le tecnologie di mapping e mining dei processi e altro software di gestione dei processi aziendali (BPMS) per analizzare e visualizzare rapidamente i flussi di lavoro. In modo analogo, soluzioni BPMS intelligenti (iBPMS) possono contribuire a migliorare i flussi di lavoro con funzionalità cloud, IA e di analisi dei Big Data.

Passaggio 3. Modella e testa i flussi di processo

Questo passaggio serve a mettere alla prova la progettazione ideale. Crea un prototipo di modello che rappresenti digitalmente tutte le attività, le regole di business e i flussi di dati del processo. Quindi, esegui simulazioni sul modello utilizzando diverse combinazioni di variabili, come tempo, costi e risorse. Sulla base dei risultati, continua ad adattare e testare il modello, modificando i flussi di lavoro esistenti o creandone di nuovi per favorire risultati aziendali ottimali.

La modellazione di simulazione rappresenta un modo conveniente per analizzare le prestazioni di un processo in condizioni diverse. Gli strumenti BPMS che automatizzano la modellazione, il test e l'analisi possono semplificare notevolmente questo passaggio, oltre ad aiutare la tua azienda a determinare più rapidamente come migliorare la progettazione prima di implementare le modifiche nell'ambiente di lavoro.

Passaggio 4. Implementa i miglioramenti

È il momento del go live del processo ottimizzato. Inizia con una soluzione modello di verifica in cui il processo viene testato da un piccolo gruppo. Quindi, usa il feedback ottenuto per elaborare ulteriormente il processo. Sfrutta i modelli e i connettori BPMS predefiniti per sviluppare interfacce utente intuitive per i processi appena automatizzati e integrati.

Prima del lancio formale del processo nell'organizzazione più ampia, predisponi piani e risorse per la gestione del progetto e del cambiamento. Prepara i team al passaggio in modo appropriato, così da appianare le difficoltà iniziali, evitare interruzioni operative e promuovere l'adozione. Inoltre, finalizza le metriche e utilizza gli strumenti di business intelligence (BI) per creare dashboard e generare report che forniscano informazioni dettagliate in tempo reale o near real-time.

Nell'ambito del piano di gestione del cambiamento, aggiorna i ruoli e le responsabilità lavorative e tieni sessioni di formazione per i dipendenti. Avvisa clienti e fornitori interessati e offri supporto.

Passaggio 5. Monitora e traccia le metriche delle prestazioni

In questa fase del ciclo di vita BPM, identifica le potenziali aree di ulteriore cambiamento monitorando i dati per generare metriche delle prestazioni. A seconda dei tuoi obiettivi, puoi approfondire diversi aspetti delle nuove efficienze del processo, ad esempio con quanta efficacia:

• Un flusso di lavoro funziona all'interno di un processo.
• Un processo funziona all'interno di una più ampia organizzazione.
• Un processo opera da un punto di vista tecnico.

Inoltre, informati presso le parti interessate per conoscere i risparmi di tempo e di costi, sia realizzati che potenziali, e rileva i colli di bottiglia.

Utilizza gli strumenti di BI per generare, visualizzare e creare report sulle metriche, confrontando le statistiche con i benchmark di settore e valutando quanto sono allineati agli indicatori KPI della tua organizzazione. Anche in questo caso, sfrutta le soluzioni BPMS per facilitare la raccolta dei dati e la modellazione di simulazione. Monitora le prestazioni il più regolarmente possibile per garantire che l'iniziativa BPM continui a raggiungere i suoi obiettivi e a supportare i più ampi obiettivi di business dell'organizzazione.

Passaggio 6. Ottimizza in base alle informazioni dettagliate più recenti

Le attività di monitoraggio e traccia hanno generato una miriade di informazioni utili. Ora è il momento di utilizzarle per raddoppiare il miglioramento dei processi aziendali. Iterando e innovando senza interruzione, continua a perfezionare il processo e i relativi flussi di lavoro per ottenere nuove efficienze operative. Spesso scoprirai ulteriori opportunità di automazione, standardizzazione e integrazione.

La ricerca per generare maggiore valore aziendale non finisce mai, come non finiscono le attività di monitoraggio e ottimizzazione dei processi. Le strategie aziendali, le condizioni di mercato e i requisiti normativi continuano a cambiare, quindi occorre essere pronti ad adattare i processi di conseguenza.

Se le circostanze richiedono aggiornamenti significativi, avvia nuovamente il ciclo di vita BPM. A questo punto la tua azienda avrà fatto proprie le fasi della gestione dei processi aziendali. I leader e le parti interessate dei processi potranno elaborare insieme strategie per nuove iniziative.