Cos'è BPMS?

Guida per principianti al software di gestione dei processi aziendali

Introduzione

Il software di gestione dei processi aziendali (BPMS, Business Process Management Software) consente a un'azienda di definire, distribuire e gestire processi aziendali automatizzati, trasformando i processi manuali che richiedono tempo in flussi di lavoro semplificati nelle applicazioni aziendali.

Grazie all'aggiunta delle funzionalità cloud, dell'intelligenza artificiale e dell'analisi dei Big Data, BPMS si trasforma in BPMS intelligente (iBPMS, intelligent BPMS), automatizzando ulteriormente i processi, accelerando lo sviluppo del flusso di lavoro e migliorando l'orchestrazione dei processi aziendali.

In che modo BPMS aiuta
la mia azienda?

BPMS consente di sfruttare l'automazione dei processi aziendali per semplificare una serie di attività, garantendo che i processi vengano utilizzati per attività quali la revisione, l'approvazione e la gestione dei documenti, l'integrazione delle risorse umane e la gestione delle richieste dei dipendenti.

Grazie all'automazione delle comunicazioni attivate come avvisi di attività tramite e-mail, solleciti di pagamento e lettere di ringraziamento, BPMS migliora il flusso di lavoro in tutta l'azienda. Tale software può anche essere utilizzato per orchestrare campagne di marketing tramite e-mail, contribuendo a distribuire la risposta o il messaggio appropriato al momento giusto.

Vantaggi del BPMS

Le soluzioni BPMS e iBPMS facilitano la creazione dell'automazione del flusso di lavoro in un'ampia gamma di applicazioni aziendali, grazie alla standardizzazione dei processi e all'offerta di:)

Maggiore efficienza

L'implementazione del software di gestione dei processi aziendali consente alle persone in tutta l'azienda di spendere meno tempo nell'esecuzione di processi manuali ripetitivi, lasciando loro la possibilità di concentrarsi sulla realizzazione delle attività e favorendo l'aumento della produttività.

Maggiore agilità

Consentendo alle aziende di documentare, standardizzare e automatizzare i processi aziendali, BPMS semplifica la promozione e la risposta al cambiamento tramite l'implementazione rapida e coerente di nuovi processi in tutta l'azienda.

Collaborazione semplificata

BPMS consente ai team di indirizzare automaticamente le attività e le assegnazioni e di garantire che i processi nuovi o aggiornati vengano adottati in tempo reale, mantenendo tutti aggiornati in ogni momento.

Adeguamento avanzato

L'utilizzo del BPMS per creare regole nei processi consente alle aziende di garantire l'adeguamento alle normative esistenti e di adattarsi rapidamente alle modifiche legislative con interruzioni minime.

Coinvolgimento e supporto clienti migliori

Poiché BPMS garantisce l'applicazione coerente dei processi, le aziende possono stabilire, applicare e monitorare gli aspetti chiave delle interazioni con i clienti. I clienti e le aziende traggono vantaggio da una maggiore personalizzazione, dalla creazione automatica dei ticket, dall'attivazione di risposte uniformi attivate e dalla gestione coerente di casi o lead.

Chi utilizza BPMS?

Chiunque nella tua azienda può progettare e distribuire automazioni che gli consenta di aumentare la produttività con una soluzione BPMS moderna.

Solo alcuni anni fa l'automazione dei processi aziendali era una procedura complessa. Gli sviluppatori hanno trascorso un periodo di tempo significativo con le parti interessate dell'azienda per mappare ogni attività di un processo prima di assegnare al team IT la scrittura di codice per ogni processo automatico partendo da zero. Le modifiche successive a un processo significavano una quantità di mapping maggiore, più codifica e più tempo speso per gli aggiornamenti.

Le migliori piattaforme BPMS di oggi semplificano le iniziative di automazione del processo riducendo o eliminando la necessità di sviluppatori e supporto IT. Questi sistemi consentono alle aziende di implementare processi altamente complessi e consentono a team e utenti di creare e implementare facilmente processi automatizzati in modo autonomo.

In breve, la risposta alla domanda "Chi utilizza BPMS?" è chiunque ne abbia bisogno.

Creazione di automazioni
con BPMS

Una soluzione BPMS di qualità elimina le congetture dalla progettazione e della distribuzione dei processi automatizzati, consentendo di seguire un approccio graduale utilizzando i modelli per guidarti nella procedura. Le soluzioni BPM migliori forniscono un modo efficiente e integrato di:

  1. Identifica e progetta il processo da automatizzare.

    Comprendi la motivazione aziendale per il processo ed esamina tutti i modelli di processo o la documentazione di uscita che la definiscono.

  2. Modella la logica o i passaggi nel flusso di processo aziendale.

    Definisci le fasi e i passaggi del processo aziendale nel BPMS e testa diversi scenari aziendali nella piattaforma tramite strumenti di modellazione incorporati.

  3. Crea le tue funzioni di automazione tramite strumenti di progettazione estremamente semplici anziché scrivere codice.

    Crea i flussi di processo e le interfacce utente per il processo aziendale tramite la libreria della soluzione BPMS che contiene modelli e connettori predefiniti.

  4. Avvia e condividi l'automazione con il team oppure a livello aziendale.

Scelta di una soluzione BPMS

Se il tuo obiettivo è quello di semplificare la gestione dei processi aziendali, è consigliabile creare una rosa di soluzioni BPMS che semplifichino veramente l'apprendimento e l'uso dell'automazione da parte delle persone. Le migliori piattaforme di automazione odierne rispettano questo requisito e molto altro. Prima di iniziare la ricerca, rispondi alle domande seguenti:)

Su quali processi ti concentrerai?

Decidi se è necessaria una soluzione per automatizzare più attività di routine, ad esempio l'elaborazione delle fatture, o per supportare l'automazione di processi complessi con esecuzione prolungata, ad esempio la gestione del budget o il monitoraggio delle performance.

Chi dovrebbe utilizzare la soluzione?

Come componente chiave di una trasformazione digitale efficace, la soluzione BPMS scelta deve essere orientata verso l'usabilità per tutti i componenti della società. Le migliori soluzioni BPMS con poco codice di oggi dispongono di funzionalità RPA (Robotic Process Automation) che ne semplificano l'adozione in tutta l'azienda.)

Come distribuirai BPMS?

Una decisione importante da prendere riguarda la distribuzione di una soluzione BPMS basata sul cloud o locale.

I vantaggi principali di una piattaforma BPMS di software come un servizio (SaaS) includono un'implementazione semplificata, poiché l'applicazione può essere eseguita fin dal primo giorno, la scalabilità, perché cresce la copertura della tua sottoscrizione e non l'infrastruttura, e un costo prevedibile con pagamento in base al consumo.

I vantaggi di una piattaforma BPMS locale sono in gran parte il controllo (che risiede nell'infrastruttura) e la sicurezza, perché i dati rimangono nei sistemi con esposizione limitata.

Chi sosterrà la soluzione BPMS?

L'implementazione e la gestione di una soluzione BPMS locale richiede un investimento significativo nell'infrastruttura IT e nel personale. Con una piattaforma BPM SaaS con poco codice, le richieste inviate al team IT sono drasticamente ridotte.

Cosa puoi permetterti?

Il costo è sempre importante, ma è necessario anche considerare il ritorno sugli investimenti previsto. Maggiore è la capacità dello strumento, maggiore è il valore restituito all'azienda.

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