Alasan bisnis menerapkan alat RPA

Apa itu alat RPA?

Otomatisasi proses secara robotik (RPA) menggunakan bot perangkat lunak untuk meniru interaksi manusia dalam antarmuka pengguna grafis (GUI) untuk mengotomatiskan tugas manual dan berulang, menghemat waktu, tenaga, dan proses bisnis. Alat RPA adalah perangkat lunak untuk menentukan alur kerja dan mengonfigurasikan bot untuk melakukan tugas yang ditentukan dalam urutan logis. Robot dapat melakukan proses multilangkah yang terjadi di GUI dengan lebih cepat dan tanpa kesalahan. Oleh karena itu, alat otomatisasi proses secara robotik membantu Anda mempercepat alur kerja manual yang rawan kesalahan sehingga karyawan dapat mengerjakan tugas yang lebih bernilai tinggi.

Misalnya, departemen SDM Anda dapat menggunakan alat RPA untuk mengotomatiskan cara memproses permintaan liburan. Alih-alih seorang karyawan menghabiskan lima menit untuk memproses setiap permintaan, bot RPA dapat mengekstrak data dari sistem perencanaan sumber daya perusahaan dan memproses permintaan dengan lebih cepat ke sistem lain—bahkan yang tidak memiliki API—dan tanpa kesalahan.

Bot yang dibuat oleh alat automasi proses robotik dapat melakukan tindakan yang ditetapkan dan berinteraksi dengan sistem lain dengan menyalin informasi dari tampilan digital (screen scraping) atau dengan menggunakan API. Misalnya, bisnis Anda dapat menggunakan alat RPA untuk membuat bot yang masuk ke aplikasi, memanipulasi file dan folder, menyalin dan menempelkan konten, melengkapi formulir, menangani data terstruktur, dan bahkan berinteraksi dengan aplikasi lain.

Manfaat menerapkan alat RPA

Setiap organisasi yang menerapkan alat RPA akan mendapatkan beberapa atau semua manfaat berikut:

• Penggunaan sumber daya manusia yang lebih baik. RPA membebaskan karyawan dari tugas yang berulang dan bernilai rendah, seperti entri data, sehingga mereka dapat fokus pada pekerjaan yang memberikan nilai yang lebih besar bagi bisnis.
• Peningkatan titik kontak pelanggan. Ketika RPA digunakan untuk mempercepat proses yang dihadapi pelanggan, efisiensi tambahan meningkatkan pengalaman pelanggan dan mendorong loyalitas.
• Biaya lebih rendah. Bot RPA melakukan pekerjaan manusia dengan biaya yang sedikit.
• Peningkatan analitik untuk memahami manajemen alur kerja Anda. Setiap bot menghasilkan file log aktivitasnya sehingga Anda dapat memantau seberapa efektif bot tersebut menjalankan fungsinya.
• Peningkatan skalabilitas. Sangat tidak mungkin untuk menskalakan tim karyawan sebagaimana Anda menskalakan cakupan dan jangkauan sekelompok bot otomatis. Dengan menggunakan perangkat lunak RPA, bot dapat dengan mudah diduplikasi dan diprogram untuk menyelesaikan prosedur yang serupa tetapi sedikit berbeda.
• Keamanan yang lebih baik. Bot RPA tidak pernah lupa untuk keluar. Bot juga dapat disetel ke “waktu habis”, jadi sistem Anda tidak dapat diakses pada waktu yang ditentukan, mengurangi kerentanan terhadap peretas jahat.

Apa perbedaan alat RPA dengan solusi automasi proses lainnya?

Untuk memahami keunggulan alat RPA dibandingkan dengan solusi automasi alur kerja lainnya, memahami perbedaan antara automasi dan RPA akan sangat membantu. Automasi alur kerja menggunakan teknologi untuk mengurangi langkah-langkah manual dalam proses bisnis, tetapi masih membutuhkan seseorang untuk menyelesaikan prosesnya. Alat RPA menggunakan robot untuk bekerja melalui GUI sehingga tidak memerlukan campur tangan manusia. Proses dengan pengawasan di mana manusia masih harus memulai tugas, atau bisa juga proses tanpa pengawasan yang sepenuhnya otomatis.

Alat RPA tidak memerlukan atau hanya memerlukan sedikit pengodean, dan karena bot menggunakan infrastruktur dan solusi yang sama dengan yang digunakan karyawan, Anda tidak perlu mengubah arsitektur yang mendasarinya. Pengguna bisnis mendorong solusi RPA. Faktanya, beberapa solusi RPA dirancang untuk pengembang warga—karyawan tanpa latar belakang teknis—yang dapat mengotomatiskan proses manual yang mereka gunakan setiap hari. Dengan sedikit atau tanpa keterlibatan TI, Anda dapat mengoptimalkan operasi dan meningkatkan kepuasan karyawan tanpa membayar biaya pengembangan tradisional.

Perbedaan antara RPA dan alat automasi proses tradisional juga terlihat dalam beberapa hal berikut:

• Proses otomatisasi tradisional memerlukan perubahan pada sebagian atau seluruh infrastruktur teknologi. Bot RPA bekerja di GUI dan berinteraksi dengan sistem lain dengan cara yang sama seperti manusia.
• Bot RPA cukup fleksibel untuk mengotomatiskan proses pada banyak aplikasi.
• Karena bot RPA ditujukan untuk proses berulang dan umum seperti input data, bot tersebut dapat diskalakan dan lebih mudah ditingkatkan daripada solusi alur kerja yang dirancang untuk satu proses.

Meskipun perangkat lunak RPA menciptakan nilai dengan meningkatkan efisiensi alur kerja berulang berbasis aturan, beberapa proses sebaiknya tetap ditangani karyawan Anda. Secara umum, proses yang menggunakan banyak data tidak terstruktur atau informasi grafis dan bergantung pada parameter yang berubah dengan cepat sebaiknya dikelola oleh karyawan kreatif Anda.

Peran RPA di masa kini dan masa depan

Saat ini, perangkat lunak RPA lebih banyak dilirik seiring perusahaan belajar menggunakannya dan mengamati secara langsung manfaat yang ditawarkannya, seperti penghematan waktu dan biaya. Namun seperti semua teknologi, RPA akan menjadi lebih canggih dan berubah sejalan dengan perubahan kebutuhan bisnis. Berikut adalah beberapa prediksi tentang perkembangan alat RPA:

• Integrasi yang lebih mendalam dengan AI. Seiring kemajuan RPA, bisnis cenderung akan mencari cara baru untuk memadukannya dengan teknologi tingkat berikutnya seperti AI, pembelajaran mesin, atau bahkan Internet of Things (IoT)—dan beberapa perusahaan sudah memilikinya. Hiperautomasi, atau automasi cerdas, memperluas jenis tugas yang dapat dilakukan alat RPA dan memberinya kekuatan untuk mengotomatiskan berbagai tugas kompleks.
• Automasi yang lebih rumit. Bisnis menggunakan RPA untuk mengotomatiskan semua jenis tugas biasa, tetapi menggabungkannya dengan AI dan pembelajaran mesin akan menyederhanakan semakin banyak tugas baru. Misalnya, bisnis saat ini dapat menggunakan alat RPA untuk mendigitalkan dokumen, tetapi alat RPA dengan AI tersemat juga dapat memahami konten dokumen dan mengklasifikasikannya secara efisien tanpa kesalahan.
• Lebih murah dan lebih mudah diakses. Ketika alat RPA pertama kali masuk ke pasar, alat tersebut lebih sulit didapat dan mahal. Namun karena permintaan perangkat lunak RPA meningkat, sekarang makin banyak perusahaan menawarkannya. Dengan lebih banyak pilihan yang ada, harganya cenderung turun dan fiturnya akan menjadi lebih kompetitif.

Fungsi utama perangkat lunak RPA

Banyak alat RPA yang ada di pasaran sekarang, semuanya dengan fitur yang berbeda. Namun setidaknya, ini adalah fungsi-fungsi inti yang ditawarkan oleh perangkat lunak RPA yang baik:

• Interoperabilitas. Perangkat lunak RPA Anda akan dapat digunakan dengan aplikasi desktop, aplikasi web, dan aplikasi perangkat lunak utama lain yang Anda miliki. Perangkat lunak RPA juga akan dapat terhubung ke API sistem dan membaca/menulis ke database.
• Augmentasi data. Perangkat lunak Anda akan dapat mengekstrak data dari situs web dan media sosial.
• Pemrosesan berbagai jenis data. Perangkat lunak Anda harus dapat mengekstrak dan meng-input data, menggabungkan data dari berbagai sumber, dan mengikuti pernyataan kondisional seperti if/else.
• Antarmuka pemrograman. Antarmuka yang dapat diprogram itu penting. Perangkat lunak RPA dapat memberikan kemampuan cerdas, atau kognitif, untuk mengonfigurasi bot untuk membuat keputusan, membantu bisnis Anda berjalan dengan lebih efisien. Misalnya, bot dapat membantu menanggapi tiket dukungan TI, membebaskan tim TI dari sejumlah beban administratif sehingga dapat fokus pada inisiatif lain. Beberapa opsi perangkat lunak bahkan menyediakan metode no-code untuk bot pemrograman, tetapi semua alat RPA harus dapat berinteraksi dengan berbagai jenis aplikasi, email, file, dan folder.

Memilih dan menggunakan perangkat lunak RPA

Saat Anda mulai mengevaluasi alat RPA yang tersedia, ingat jenis proses apa yang berencana Anda otomatisasi. Setiap alat automasi proses robotik memiliki kemampuan yang berbeda berdasarkan kontrol dan perintah bawaannya, jadi pastikan semuanya sesuai dengan tujuan automasi alur kerja Anda. Selain itu, coba temukan komponen yang dapat digunakan kembali dan pastikan bot Anda dapat berfungsi dengan mudah di sistem yang ada.

Pertimbangkan kriteria berikut saat memilih perangkat lunak RPA yang tepat untuk organisasi Anda:

• Mudah digunakan. Perangkat lunak RPA harus cukup mudah bagi seseorang dengan keterampilan pemrograman terbatas untuk membangun automasi dan kemudian mengonfigurasi alur kerja dalam perangkat lunak RPA. Bahkan ada beberapa penawaran RPA no-code yang dapat digunakan oleh pengembang warga tanpa keterampilan TI untuk mengotomatiskan alur kerja mereka. Perangkat lunak apa pun yang Anda pilih harus menawarkan perintah, wizard, dan GUI bawaan yang dapat diperpanjang.
• Fleksibel. Perangkat lunak ini memungkinkan Anda untuk mengonfigurasi fitur kustom tanpa harus membayar ekstra kepada vendor untuk penyesuaian. Perangkat lunak juga harus mampu menangani berbagai kasus penggunaan dan jumlah data yang bervariasi sambil mempertahankan konsistensi performa.
• Mudah disakalakan. Perangkat lunak RPA harus mengukur cepat untuk memenuhi persyaratan operasional bisnis Anda dan mengakomodasi pembaruan. Perangkat lunak ini juga harus dapat menjalankan banyak bot dan alur kerja.

Bagaimana industri menggunakan perangkat lunak RPA

Semua jenis bisnis telah memilih memanfaatkan perangkat lunak RPA. Misalnya, industri seperti perawatan kesehatan dapat menggunakan RPA untuk membuat janji temu, melakukan entri data pasien, memproses klaim, dan mengelola penagihan. Inilah cara industri lain menggunakan alat RPA untuk mengubah proses bisnisnya:

• Ritel. Memperbarui pesanan, pengiriman produk, dan melacak pengiriman.
• Telekomunikasi. Pemantauan, pengelolaan data penipuan, dan pemutakhiran data pelanggan.
• Perbankan. Meningkatkan efisiensi kerja, akurasi data, dan keamanan.
• Asuransi. Mengelola proses kerja, memasukkan data pelanggan, dan membantu menjalankan aplikasi.
• Manufaktur. Membantu proses rantai pasokan, penagihan material, layanan dan dukungan pelanggan, dan administrasi.

Keterbatasan alat RPA

Perangkat lunak RPA menawarkan banyak manfaat, tetapi tidak dapat melakukan segalanya. Sementara teknologi berkembang, alat ini masih memiliki fungsi terbaik sebagai bagian dari jaringan teknologi lain; ini belum merupakan solusi menyeluruh yang dapat menyelesaikan setiap tantangan operasional.

Untuk saat ini, RPA adalah teknologi berbasis aturan yang berfungsi paling baik untuk menangani data terstruktur, atau informasi yang mengikuti model data yang telah ditentukan sebelumnya. Agar berhasil, Anda harus memprogram bot untuk melakukan apa yang Anda inginkan, dan bot akan beroperasi hanya dalam parameter tersebut. Kecuali Anda memadukannya dengan AI atau teknologi pembelajaran mesin, solusi RPA Anda hanya mampu mengikuti aturan yang Anda tetapkan, bukan memahami atau menafsirkan konten yang diaksesnya.

Misalnya, agar alat RPA dapat digunakan untuk memproses informasi dari faktur atau dokumen lain, semua dokumen tersebut harus memiliki format yang sama. Alat tersebut tidak dapat memproses file yang tidak sesuai format. Oleh karenanya, alat RPA tidak cocok untuk data yang tidak terstruktur, atau informasi yang tidak mengikuti model data yang telah ditentukan sebelumnya.

Selain itu, alat RPA tidak belajar atau beradaptasi. Jika proses bisnis Anda berubah, bot harus diprogram ulang untuk melakukan proses baru, yang tentunya akan memakan waktu. Dan jika alat RPA Anda tidak kompatibel dengan proses baru, investasi di dalamnya mungkin berumur pendek. Untuk menghindari masalah ini, pertimbangkan seberapa besar kemungkinan proses dan teknologi Anda akan berubah sebelum menerapkan alat RPA.

Cara memastikan kesuksesan dengan alat RPA

Seperti teknologi lainnya, kesuksesan Anda dengan perangkat lunak RPA bergantung pada bagaimana Anda menerapkannya. Bahkan alat terbaik pun tidak dapat memperbaiki proses yang secara fundamental sudah rusak. Jadi, penting untuk menentukan dengan cermat tugas mana yang Anda otomatiskan. Jika diterapkan dalam konteks yang tepat dengan tujuan yang spesifik dan terukur, alat RPA yang tepat dapat mendefinisikan kembali seperti apa efisiensi di perusahaan Anda. Ingat praktik terbaik berikut saat Anda mulai menggunakan teknologi RPA untuk mengotomatiskan proses Anda:

• Ketahui proses yang ingin Anda otomatisasi. Audit semua proses operasional Anda untuk mengetahui tugas mana yang paling sesuai untuk RPA. Ingat, alat RPA umumnya tidak dapat memahami informasi sampai Anda memadukan AI untuk memilih proses yang memiliki parameter yang ditentukan dengan jelas dan tidak memerlukan banyak keterlibatan atau pengawasan manusia, seperti penjadwalan janji temu atau pemrosesan faktur. Beberapa perangkat lunak, seperti Microsoft Power Automate, menawarkan kemampuan untuk membantu Anda mengidentifikasi proses yang tepat untuk diotomatiskan.
• Pilih alat yang tepat. Setelah menentukan proses yang ingin Anda otomatiskan, temukan alat yang paling mendukung jenis pekerjaan tersebut. Semua alat memiliki keunggulan masing-masing, jadi pertimbangkan alat tersebut berdasarkan kemampuan, harga, kemudahan penerapan, dan seberapa baik alat tersebut bekerja dengan perangkat lunak yang sudah Anda miliki.
• Latih karyawan Anda. Melatih staf cara menggunakan—dan pada akhirnya mengubah atau mempertahankan—alat RPA Anda adalah cara yang tepat untuk membantu memastikan nilai berkelanjutan dan untuk meningkatkan penerapan di seluruh perusahaan.
• Ukur hasil Anda. Sebelum dan sesudah implementasi, pantau indikator performa utama (KPI) seperti produktivitas karyawan, akurasi intake data, jumlah janji temu yang dijadwalkan, atau dokumen yang diproses. Jika KPI Anda tidak meningkat setelah implementasi, ini mungkin menandakan bahwa proses yang Anda pilih salah atau parameter yang Anda berikan ke bot salah.