Seseorang sedang menggunakan laptop

Apa itu manajemen proses bisnis?

Proses bisnis adalah serangkaian tugas berulang yang dilakukan secara berurutan untuk mencapai tujuan rutin. Proses bisnis dapat berlangsung selama beberapa menit atau minggu dan mencakup aktivitas yang sederhana seperti permintaan liburan karyawan, atau aktivitas rumit seperti logistik rantai pasokan. Proses yang efisien dan efektif akan membantu meningkatkan produktivitas karyawan, keterlibatan pelanggan, dan setiap aspek lainnya dalam bisnis Anda. Proses yang tidak efisien dan tidak fungsional membuat karyawan frustrasi, biaya yang tidak perlu, pelanggan yang tidak puas, dan akhirnya, kehilangan pendapatan.

Manajemen proses bisnis (BPM) mengacu pada upaya jangka panjang perusahaan Anda untuk menganalisis, mempercepat, dan mengoptimalkan proses ini, sering kali dengan menggunakan automasi alur kerja untuk menyederhanakan proses manual dan mencapai tujuan bisnis tertentu. Dengan mengotomatiskan semua jenis tugas bisnis rutin—dari mengelola file hingga memperbarui spreadsheet—Anda dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi risiko, dan menjaga bisnis Anda lebih fokus secara strategis.

Ungkap berbagai manfaat BPM

Sebelum Anda mulai membangun strategi BPM, penting untuk memahami berbagai jenis proses bisnis, siapa yang bertanggung jawab atas hal tersebut di dalam perusahaan Anda, dan masalah apa yang dapat dibantu BPM untuk Anda atasi.

Pertama, proses bisnis dapat dibagi menjadi tiga kategori utama:

  • Proses operasional mencakup bisnis inti dan aliran nilai tertentu seperti pesanan pelanggan, pembuatan akun, dan pengoptimalan manufaktur.

  • Proses manajemen termasuk hal-hal seperti tata kelola perusahaan, anggaran, dan alur kerja SDM.

  • Proses pendukung mendukung proses yang lebih besar di berbagai bidang seperti akuntansi, rekrutmen, dan dukungan teknis.

Bangun tim BPM Anda

Karyawan yang bertanggung jawab atas proses bisnis apa pun disebut sebagai pemilik proses bisnis. Karena mereka mengelola proses secara menyeluruh, mereka memahami bagaimana hal proses tersebut memengaruhi dan dipengaruhi oleh proses sebelum dan sesudahnya. Memberikan kepemilikan proses bisnis diskrit kepada karyawan kunci yang bekerja dengan departemen lain dapat memupuk pemahaman lebih besar dan berujung pada BPM yang lebih baik dalam organisasi Anda secara keseluruhan.

Misalnya, tim BPM yang berhasil di perusahaan besar dapat mencakup semua peran berikut:

  • Champion proses bisnis. Seorang champion memahami manfaat yang luas dan mengomunikasikan nilai BPM ke organisasi.

  • Pemilik proses. Seseorang atau tim dengan tantangan bisnis yang harus dihadapi, alur kerja yang harus disederhanakan, atau peluang yang harus dimanfaatkan dapat memberikan perspektif dan masukan utama—yang penting bagi dukungan pengguna dan keberhasilan BPM.

  • Direktur proses bisnis. Seorang direktur memimpin upaya BPM di seluruh organisasi.

  • Konsultan proses bisnis. Seorang konsultan menggunakan keterampilan teknis dan pemahaman BPM untuk membimbing direktur proses bisnis.

  • Manajer proyek. Seorang manajer proyek membantu membangun dan menerapkan rencana proyek dan mengelola komunikasi tim, pencapaian, kiriman, dan tenggat waktu.

  • Analis bisnis. Seorang analis menentukan peningkatan proses yang diperlukan.

  • Arsitek solusi. Seorang arsitek solusi memberikan dukungan teknis, terutama dalam hal interoperabilitas dengan aplikasi lini bisnis yang ada.

  • Pembuat pengaruh. Pemberi pengaruh sering kali merupakan pemimpin di antara rekan-rekannya, mengadopsi lebih awal serta memimpin ide, praktik, dan alat baru. Mereka juga membantu menyempurnakan peningkatan proses bisnis dan memberi saran perubahan.

  • Grup pendukung BPM. Grup ini terdiri dari para profesional TI utama, pejabat perencanaan perusahaan, dan kepemimpinan lainnya yang membantu melembagakan standar, metode, tata kelola, dan teknologi BPM.

Jangan kehilangan peluang dengan sia-sia

Secara tradisional, kepemimpinan bisnis telah memiliki BPM; semua itu adalah proses bisnis. Namun dengan munculnya perangkat lunak manajemen proses bisnis yang sangat canggih, kini TI memainkan peran yang lebih besar. Anda mungkin menemukan keseimbangan produktif antara teknologi dan persyaratan bisnis jika Anda membiarkan TI menyebarkan platform automasi alur kerja low-code mandiri yang dapat digunakan karyawan bisnis untuk menyederhanakan proses dan menyelesaikan masalah yang paling mereka pahami.

Otomatiskan berbagai elemen

Automasi adalah jantung BPM. Kini dengan teknologi yang tersedia, bisnis yang sukses harus menemukan setiap peluang untuk mengotomatiskan proses manual yang berulang dan memakan waktu. Dengan automasi alur kerja, Anda dapat menyederhanakan proses bisnis seperti entri data, pembaruan media sosial, inventaris, laporan, dan lainnya. Anda dapat membebaskan karyawan Anda dari proses berulang dan rutin, meningkatkan produktivitas, menghemat biaya, dan mengurangi kesalahan manusia.

Ciptakan budaya pengembangan warga

Anda juga dapat mengoptimalkan beberapa proses bisnis dengan membangun aplikasi ponsel yang membantu karyawan Anda tetap lebih terhubung dan efisien, mengubah cara mereka menyelesaikan pekerjaan, dan menghasilkan wawasan bisnis real-time. Dengan platform pengembangan aplikasi yang tepat, teknisi, spesialis TI, dan pengguna bisnis biasa dapat membangun budaya pengembangan warga dan membuat solusi bisnis low-code mereka sendiri—tanpa harus bergantung atau menunggu kepemimpinan bisnis dan pengembang profesional.

Manfaatkan setiap peluang dengan baik

Anda tidak perlu berurusan dengan proses manual yang tidak efisien, biaya tambahan, dan peluang yang hilang. Dengan orang yang tepat pada peran yang tepat, pemahaman yang kuat tentang proses Anda, dan alat automasi yang baik, bisnis Anda dapat menggunakan BPM untuk:

  • Mitigasikan proses pembayaran online rumit yang menghambat pelanggan dan biaya penjualan.
  • Otomatiskan proses manual yang memakan waktu terlalu lama, menghabiskan biaya terlalu banyak, dan membuat karyawan frustrasi.
  • Hilangkan hambatan dalam proses keuangan yang membuat pembayaran tertunda.
  • Kurangi duplikasi yang menghabiskan sumber daya.
  • Persingkat atau buat standar untuk proses yang panjang atau tidak menentu yang memengaruhi tenggat waktu.
  • Sederhanakan orientasi klien yang tidak efisien yang merusak relasi.

Bangun strategi manajemen proses bisnis

Jika bisnis Anda terhambat dengan proses operasional, manajemen, dan dukungan yang rumit, berlebihan, terlalu lama, terlalu lambat, atau terlalu mahal, Anda dapat membuat strategi BPM yang komprehensif. Praktik terbaik berikut akan membantu Anda meluncurkan inisiatif BPM dan mengevaluasi keberhasilan Anda:

  • Dapatkan dukungan dari manajemen. Hal ini penting jika Anda membutuhkan sumber daya untuk mendukung rencana peningkatan proses bisnis Anda.

  • Analisis dan petakan proses tertentu. Gunakan diagram alur, pemetaan pikiran, atau perangkat lunak penggalian proses untuk temukan hambatan, upaya duplikat, dan penundaan yang tidak perlu . Dapatkan umpan balik dari orang-orang yang paling terlibat dalam proses untuk memahami apa yang dapat ditingkatkan—dukungan untuk perubahan dimulai dari mereka.

  • Desain ulang prosesnya. Kumpulkan masukan dari pemangku kepentingan dan pastikan bahwa setiap orang memahami nilai dalam penyederhanaan proses. Manfaatkan hal yang Anda pelajari dari pemetaan pikiran dan analisis. Pertimbangkan analisis dampak untuk alur kerja yang penting atau kompleks.

  • Kumpulkan sumber daya dan terapkan perubahan. Kumpulkan sumber daya yang Anda perlukan untuk membangun platform BPM yang efektif, seperti perangkat lunak manajemen proyek, alat automasi alur kerja, dan dasbor real-time. Pilih sumber daya yang selaras dengan nilai bisnis yang ingin Anda buat dan kelola perubahan dengan kiriman dan garis waktu tertentu. Dengan meluncurkan uji coba kecil terlebih dahulu, Anda dapat mengatasi bug, membangun antusiasme untuk praktik yang lebih baik, dan mendorong penerapan.

  • Lacak dan optimalkan. Pantau bagaimana proses baru Anda bekerja dengan mendiskusikannya kepada pemangku kepentingan. Bersiaplah untuk menambahkan penyesuaian jika perlu.

Ciptakan nilai BPM

Jika Anda mengikuti praktik terbaik di atas, membangun tim BPM yang solid, dan memahami bagaimana Anda dapat meningkatkan proses untuk menciptakan nilai lebih, manajemen proses bisnis dapat menghasilkan manfaat yang nyata, termasuk:

  • Produktivitas meningkat. Proses yang lebih efisien menciptakan karyawan yang lebih efisien, dan Anda dapat mengevaluasi metrik performa dengan menggunakan perangkat lunak analisis tempat kerja.

  • Waktu lebih singkat untuk meraih manfaat. Meningkatkan proses TI Anda dapat memengaruhi seberapa cepat aplikasi perangkat lunak yang dikembangkan dan digunakan dalam bisnis Anda.

  • Peningkatan kualitas. Selain mempercepat pengembangan, peningkatan dalam pengujian dapat dengan cepat menyelesaikan masalah performa atau keamanan apa pun, meningkatkan kualitas produk atau layanan Anda.

  • Kepuasan pelanggan meningkat. Memperbaiki proses layanan pelanggan bisnis Anda dapat membantu memenangkan pelanggan dan memupuk loyalitas.

  • Pengalaman kerja karyawan yang lebih baik. Proses bisnis yang efisien adalah dasar kepuasan di tempat kerja, meningkatkan semangat dan berpotensi mengurangi tingkat turnover karyawan.

Mulailah mengoptimalkan proses bisnis Anda sekarang

Setiap bisnis berupaya untuk melakukan hal dengan lebih baik, lebih cepat, dan lebih cerdas. Menggabungkan strategi BPM yang komprehensif dengan perangkat lunak automasi alur kerja yang tepat dapat membantu bisnis Anda mencapai tujuan ini.

Microsoft Power Automate adalah solusi pengoptimalan alur kerja yang mudah digunakan, yang dapat memberdayakan karyawan Anda untuk menyederhanakan hal sehari-hari yang tidak efisien yang dapat berdampak kepada perusahaan secara keseluruhan.