Apa itu manajemen proses bisnis?

Dapatkan berbagai manfaat BPM

Sebelum membuat strategi BPM, Anda perlu memahami pentingnya proses bisnis yang efisien, jenis-jenis proses bisnis, penanggung jawab proses tersebut dalam perusahaan Anda, serta masalah yang dapat diatasi dengan BPM.

Pahami proses bisnis Anda

Proses bisnis adalah serangkaian tugas berulang yang dilakukan secara berurutan untuk mencapai tujuan rutin. Proses bisnis dapat berlangsung selama beberapa menit atau minggu dan mencakup aktivitas sederhana seperti permintaan liburan karyawan, atau aktivitas rumit seperti rantai pasokan logistik. Proses yang efisien dan efektif akan membantu meningkatkan produktivitas karyawan, customer engagement, serta aspek lainnya dalam bisnis Anda. Proses yang tidak efisien dan tidak fungsional membuat karyawan frustrasi, adanya biaya yang tidak perlu, pelanggan tidak puas, dan akhirnya, penurunan pendapatan.

Proses bisnis dapat dibagi menjadi tiga kategori utama:

• Proses operasional mencakup bisnis inti dan aliran nilai tertentu seperti pesanan pelanggan, pembuatan akun, dan pengoptimalan produksi.
• Proses manajemen meliputi hal-hal seperti tata kelola perusahaan, anggaran, dan alur kerja SDM.
• Proses pendukung terdiri dari proses yang lebih besar di berbagai bidang seperti akuntansi, rekrutmen, dan dukungan teknis.

Dengan mengotomatiskan semua jenis proses bisnis, Anda dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi risiko, dan membuat bisnis Anda lebih fokus pada strategi.

Buat tim BPM Anda

Karyawan yang bertanggung jawab terhadap proses bisnis apa pun disebut pemilik proses bisnis. Karena mereka yang mengelola proses bisnis secara menyeluruh, mereka memahami bagaimana proses tersebut memengaruhi dan dipengaruhi oleh proses sebelum dan sesudahnya. Memberikan kepemilikan proses bisnis diskrit kepada karyawan kunci yang bekerja dengan departemen lain dapat meningkatkan pemahaman dan membuat BPM yang lebih baik di organisasi Anda.

Misalnya, tim BPM yang berhasil di perusahaan besar dapat terdiri dari semua peran berikut:

• Pemimpin proses bisnis. Seorang pemimpin memahami manfaat secara luas dan menyampaikan nilai BPM kepada organisasi.
• Pemilik proses. Seseorang atau tim yang harus menghadapi tantangan bisnis, merampingkan alur kerja, atau memanfaatkan peluang, dapat memberikan perspektif dan masukan utama. Hal ini penting untuk dukungan pengguna dan keberhasilan BPM.
• Direktur proses bisnis. Seorang direktur memimpin upaya BPM di seluruh organisasi.
• Konsultan proses bisnis. Seorang konsultan menggunakan kemampuan dan pemahaman teknis BPM untuk memberi masukan kepada direktur proses bisnis.
• Manajer proyek. Seorang manajer proyek membantu pembuatan dan penerapan rencana proyek serta mengatur komunikasi, tahapan, hasil kerja, dan tenggat waktu tim.
• Analisis bisnis. Seorang analis menunjukkan peningkatan proses yang diperlukan.
• Arsitek solusi. Seorang arsitek solusi memberikan dukungan teknis, terutama dalam hal interoperabilitas dengan aplikasi lini bisnis yang ada.
• Influencer. Sering kali merupakan pemimpin di antara rekan-rekannya, para influencer mengadopsi lebih awal serta memimpin ide, praktik, dan alat baru. Mereka juga membantu menyempurnakan peningkatan proses bisnis dan memberikan saran perubahan.
• Grup dukungan BPM. Grup ini terdiri dari tenaga profesional TI, pejabat perencana perusahaan, dan pemimpin utama lainnya yang membantu melembagakan standar, metode, tata kelola, dan teknologi BPM.

Membuat strategi manajemen proses bisnis

Jika bisnis Anda terkendala dengan proses dukungan, manajemen, dan operasional yang rumit, berlebihan, terlalu panjang, lambat, serta mahal, membuat strategi BPM yang menyeluruh akan membantu mengatasinya. Praktik terbaik berikut akan membantu Anda meluncurkan inisiatif BPM dan mengevaluasi pencapaian Anda:

• Dapatkan dukungan dari manajemen. Ini adalah hal penting jika Anda membutuhkan sumber daya untuk mendukung rencana peningkatan proses bisnis Anda.
• Menganalisis dan memetakan proses tertentu. Gunakan diagram alur, pemetaan pikiran, atau perangkat lunak penggalian proses untuk menemukan hambatan, upaya yang berulang, dan penundaan yang tidak perlu. Minta masukan dari orang yang memiliki keterlibatan besar dalam proses untuk mengetahui hal yang dapat Anda tingkatkan—dukungan untuk perubahan dimulai dari mereka.
• Mendesain ulang proses. Kumpulkan masukan dari pemangku kepentingan dan pastikan bahwa setiap orang memahami nilai dalam perampingan proses. Manfaatkan hal-hal yang Anda pelajari dari pemetaan pikiran dan analisis. Pertimbangkan analisis dampak untuk alur kerja yang penting atau kompleks.
• Mengumpulkan sumber daya dan menerapkan perubahan. Kumpulkan sumber daya yang Anda butuhkan untuk membuat platform BPM yang efektif, seperti perangkat lunak manajemen proyek, alat otomatisasi alur kerja, dan dasbor real-time. Tentukan sumber daya yang selaras dengan nilai bisnis yang ingin Anda buat dan kelola perubahannya dengan target dan jadwal yang spesifik. Melalui uji coba kecil terlebih dahulu, Anda dapat mengatasi bug, membangun antusiasme untuk praktik yang lebih baik, dan mendorong penerapan.
• Melacak dan mengoptimalkan. Pantau kinerja proses baru Anda dengan mendiskusikannya bersama pemangku kepentingan. Bersiaplah untuk menambahkan penyesuaian yang diperlukan.

Menciptakan nilai BPM

Dengan mengikuti praktik terbaik di atas, membuat tim BPM yang solid, dan memahami cara meningkatkan proses untuk menghasilkan nilai lebih, manajemen proses bisnis dapat menghasilkan manfaat nyata, termasuk:

• Peningkatan produktivitas. Proses yang lebih efisien menghasilkan karyawan yang lebih efisien, dan Anda dapat mengevaluasi metrik performa menggunakan perangkat lunak analisis di tempat kerja.
• Perolehan manfaat lebih cepat. Meningkatkan proses TI Anda dapat memengaruhi kecepatan pembangunan dan penyebaran aplikasi perangkat lunak di bisnis Anda.
• Peningkatan kualitas. Selain mempercepat pengembangan, peningkatan dalam pengujian dapat mempercepat penanganan masalah performa atau keamanan yang dapat meningkatkan kualitas produk atau layanan Anda.
• Peningkatan kepuasan pelanggan. Memperbaiki proses layanan pelanggan bisnis Anda dapat membantu menarik pelanggan dan menumbuhkan loyalitas.
• Peningkatan pengalaman kerja karyawan. Proses bisnis yang efisien adalah dasar kepuasan di tempat kerja, meningkatkan semangat dan berpotensi mengurangi tingkat turnover karyawan.