Apa itu RPA?
Perampingan proses bisnis dengan otomatisasi proses secara robotik
Di pabrik dan organisasi produksi, robot bukanlah hal baru. Selama beberapa dekade, robot telah meningkatkan produktivitas dan mengalihkan pekerja untuk fokus pada tugas tingkat tinggi lainnya. Kini, peningkatan produktivitas yang sama akan hadir ke perusahaan yang karyawannya melakukan proses bisnis, dukungan TI, dan proses alur kerja bervolume tinggi—berkat RPA.
Dengan menggunakan Alat RPA sebagai bagian strategi otomatisasi proses bisnis yang lebih besar, "robot” perangkat lunak dapat dengan mudah dikonfigurasi untuk memicu respons, memanipulasi data, dan berkomunikasi dengan sistem digital lainnya. Contohnya berkisar dari hal yang sederhana seperti membuat pesan balasan otomatis hingga email yang menyebarkan ribuan bot, yang masing-masing telah diprogram sebelumnya untuk mengotomatisasi tugas ERP.
Dua jenis RPA: Berpengawas dan tanpa pengawas
Saat menjelajahi RPA sebagai solusi otomatisasi alur kerja, pertimbangkan dua kategori yang berbeda—otomatisasi berpengawas dan tanpa pengawas—sebelum memutuskan mana yang tepat untuk organisasi Anda.
Otomatisasi berpengawas
Otomatisasi berpengawas memungkinkan Anda untuk lebih fokus pada pekerjaan yang bernilai lebih tinggi di organisasi Anda, dengan cara mengotomatisasi aktivitas front-office manual yang berulang dan meniru tindakan yang Anda lakukan di desktop atau browser Anda, seperti mengeklik mouse, dengan merekam dan mengulang tindakan tersebut secara real time.
Otomatisasi tanpa pengawas
Sebaliknya, otomatisasi tanpa pengawas, seperti namanya, tidak perlu diawasi. Sebagai gantinya, bot tanpa pengawas melakukan pekerjaan secara mandiri dengan merekam dan mengulang berbagai tindakan. Karena dapat menggunakan pemicu dan menjadwalkan aktivitas otomatis, bot ini ideal untuk mempercepat otomatisasi tugas bervolume tinggi di organisasi Anda.
Keuntungan menggunakan RPA
Siapa pun yang pernah ditugaskan untuk memotong dan menempelkan isi dari satu spreadsheet besar ke yang lain pasti sepakat: tugas yang berulang dan monoton bukanlah cara terbaik untuk memanfaatkan kemampuan kognitif manusia. Bukan hanya monoton bagi orang yang melakukan tugas tersebut, hasil akhirnya pun lebih berisiko berisi kesalahan. Selain itu, waktu penyelesaian tugas kemungkinan juga akan lebih lama daripada jika dilakukan oleh bot.
Di sinilah letak dua keuntungan terbesar menggunakan RPA: peningkatan produktivitas dan akurasi. Pekerja dapat dialihkan ke tugas bernilai lebih tinggi, yang meningkatkan sifat pekerjaan yang mereka lakukan. Sekali diprogram, robot akan mengikuti aturan setiap saat. Robot tidak pernah lelah atau bosan, dan tidak melakukan kesalahan; hasilnya konsisten dan dapat diandalkan.
Bot juga memudahkan organisasi untuk menaikkan atau menurunkan skala dengan cepat, sehingga alur kerja musiman dan/atau lonjakan dalam unit bisnis, lokasi, termasuk dari desktop ke cloud, dapat dengan mudah diakomodasi.
Mengapa menggunakan RPA?
- Pekerja dapat dialihkan untuk melakukan tugas yang bernilai lebih tinggi
- Peningkatan produktivitas
- Peningkatan akurasi
- Lebih cepat dan mudah untuk meningkatkan atau menurunkan skala sesuai kebutuhan
ROI yang lebih cepat dan kepatuhan yang lebih baik
Bot tidak memerlukan kode khusus dari tim pengembang, yang menjadikannya sebagai solusi dengan biaya yang sangat murah. Bot juga mudah diterapkan dengan cepat. Hasilnya, ROI dari penerapan solusi RPA biasanya tercapai dalam beberapa minggu.
Selain itu, memenuhi dan mendokumentasikan persyaratan kepatuhan menjadi jauh lebih sederhana karena bot RPA menjalankan tugasnya secara konsisten dan andal. Hal ini mengurangi risiko, menghilangkan faktor kesalahan manusia, dan mempercepat pelaporan karena semuanya mudah dipantau dan diukur.
Menentukan apakah perusahaan Anda dapat memperoleh manfaat dari RPA
Organisasi di berbagai industri yang berbeda dapat diuntungkan dengan penerapan solusi RPA. Saat mengevaluasi tepat atau tidaknya solusi ini untuk perusahaan Anda, pertimbangkan dulu apakah Anda memiliki tugas “back-office” yang akan diuntungkan dengan otomatisasi proses. Proses non-subjektif berbasis aturan ini biasanya ada di bagian keuangan, pengadaan, manajemen rantai pasokan, perawatan kesehatan, akuntansi, layanan pelanggan, dan sumber daya manusia.
Perusahaan yang menyediakan dukungan dan manajemen TI juga merupakan kandidat utama untuk RPA karena solusi ini meningkatkan operasi staf layanan dan pemantauan perangkat jaringan. Dengan mengotomatisasi proses, infrastruktur TI dapat menyelidiki dan memecahkan masalah dengan lebih cepat.
Selain itu, industri yang mengandalkan pengenalan suara atau asisten online otomatis sering kali menganggap RPA menguntungkan karena perkembangan terkini memungkinkan bot untuk memberikan jawaban dalam bahasa percakapan, bukan dalam kode. Hal ini adalah keuntungan besar bagi pusat panggilan besar dan organisasi lain yang banyak berinteraksi dengan pelanggan karena membantu menghemat sumber daya.
Siapa yang dapat memanfaatkan RPA?
- Organisasi dengan tugas “back office” yang akan memperoleh manfaat dari otomatisasi proses
- Perusahaan yang menyediakan dukungan dan manajemen TI
- Perusahaan apa pun yang mengandalkan pengenalan suara atau asisten online otomatis
Fitur yang harus dicari saat memilih perangkat lunak RPA
Ada banyak pilihan dalam menemukan solusi RPA yang tepat untuk perusahaan Anda. Seperti keputusan lainnya dalam bisnis, sangat penting menemukan pilihan yang cocok, jadi carilah yang:
- Mudah digunakan: Siapa pun dalam organisasi Anda akan dapat membangun dan menggunakan bot. Mereka juga semestinya mampu mengumpulkan data yang dapat dijadikan landasan bagi pemimpin untuk mengambil keputusan bisnis.
- Dapat diskalakan: Pilih platform RPA yang dapat dikelola secara terpusat dan diskalakan ke banyak lokasi yang berbeda sesuai keperluan.
- Dapat diandalkan: Karena Anda akan mengotomatisasi ratusan atau ribuan tugas, keandalan dan pemantauan bawaan dengan analitik adalah hal yang sangat penting.
- Cepat: Solusi terbaik akan memungkinkan Anda merancang dan menguji proses robotik baru dalam hitungan jam dan mengoptimalkan bot dengan cepat.
- Pintar: Alat terbaik dapat melakukan aktivitas sederhana berbasis tugas, membaca dan menulis ke sumber data apa pun, serta memanfaatkan pembelajaran lanjutan untuk meningkatkan otomatisasi ke depannya.
Mempertimbangkan solusi full-stack yang mencakup hiperotomatisasi
Seperti teknologi pada umumnya, kemampuan RPA terus berkembang dengan sangat cepat. Memiliki solusi yang kuat, primer, dan menyeluruh harus menjadi prioritas pertama organisasi mana pun. Namun, menambahkan fungsi tambahan juga merupakan hal penting. Di sinilah peran hiperotomatisasi.
Dengan memastikan Anda memilih solusi full-stack yang mencakup hiperotomatisasi, bisnis Anda akan mendapat manfaat dari teknologi yang menyatukan beberapa komponen otomatisasi proses untuk mengintegrasikan alat dan teknologi yang semakin memperluas kemampuan Anda untuk mengotomatisasi tugas melalui API, AI, penggalian proses, analitik, dan alat lainnya.
Mulai menggunakan RPA
Temukan alat yang merampingkan tugas berulang dan proses tanpa kertas, sehingga Anda dapat memusatkan perhatian pada hal yang lebih penting. Dengan Microsoft Power Automate, Anda menghemat waktu sekaligus tenaga dalam satu solusi RPA.