Enam langkah manajemen proses bisnis

Dorong perubahan proses yang menghasilkan nilai berkelanjutan

Tidak ada dua proses bisnis yang sama, tetapi semuanya hampir terus menerus fluktuatif. Terkadang pemimpin dan tim menyesuaikan proses sambil jalan; terkadang direkayasa ulang secara menyeluruh. Manajemen proses bisnis (BPM) adalah cara organisasi membantu memastikan bahwa setiap perubahan proses adalah hal yang tepat.

Melalui inisiatif BPM yang efektif, perusahaan Anda dapat menerapkan proses yang lebih efisien dan fleksibel, menentukan di mana akan menyebarkan otomatisasi alur kerja dan teknologi inovatif lainnya dengan cepat dan tepat, serta mencapai peningkatan proses bisnis berkelanjutan melalui pemantauan dan analisis.

Inisiatif BPM yang mendorong perubahan bermakna umumnya mencakup langkah-langkah manajemen proses bisnis berikut: perencanaan, perancangan, pembuatan model, implementasi, pemantauan, dan pengoptimalan.

Keenam tahap manajemen proses bisnis tersebut membentuk siklus hidup BPM. Dengan pendekatan bersiklus, terstruktur, dan berdasarkan praktik terbaik, siklus hidup BPM menyediakan kerangka kerja yang berguna untuk memodernisasi proses operasional, manajemen, dan dukungan.

Langkah pertama: Rencanakan strategi Anda

Pertama, berkolaborasi dengan manajemen untuk membuat strategi manajemen proses bisnis yang mendukung tujuan bisnis inti organisasi. Perusahaan ingin berinvestasi dalam proyek berdampak tinggi dan berisiko rendah yang memberikan hasil terukur yang selaras dengan KPI mereka.

Lihat area bisnis mana yang progresnya dalam memenuhi tujuan perusahaan melambat atau terhenti. Definisikan secara luas apa yang perlu diubah—serta caranya—dengan mengategorikan aktivitas bisnis terkait ke dalam salah satu dari tiga jenis proses manajemen bisnis utama:

• BPM yang menitikberatkan pada manusia. Proses penitikberatan pada manusia sebagian besar tidak melibatkan otomatisasi dan berpusat pada manusia. Keputusan, persetujuan, dan tugas proses tertentu lainnya secara unik dimaksudkan untuk dilakukan oleh karyawan, pelanggan, dan individu lain. Dalam kasus-kasus ini, BPM harus memberdayakan individu dengan pemberitahuan dan antarmuka aplikasi serta fungsi pelacakan yang dirancang dengan baik.
  
  Contoh BPM yang menitikberatkan pada manusia mencakup proses perekrutan, dengan personel SDM bekerja bersama manajer untuk memposting lowongan pekerjaan, menyaring kandidat, meminta rujukan, dan mewawancarai kandidat. Contoh lainnya adalah proses pengaduan pelanggan yang ditangani oleh perwakilan layanan.
• BPM yang menitikberatkan pada dokumen. Proses yang melibatkan dokumen berbasis kertas dan elektronik harus ditangani dengan hati-hati dan sesuai dengan persyaratan perusahaan, industri, dan peraturan. BPM yang menitikberatkan pada dokumen sering kali menggunakan otomatisasi alur kerja untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi serta menjaga kepatuhan.
  
  Contoh BPM padat dokumen dapat ditemukan di departemen hukum, keuangan, pembelian, dan departemen lain yang menyalurkan kontrak dan perjanjian ke banyak orang untuk ditinjau dan ditandatangani. Contoh lain adalah organisasi medis yang menangani rekam medis elektronik.
• BPM yang menitikberatkan pada integrasi. Kategori ini berfokus pada integrasi dan otomatisasi sistem, seperti aplikasi manajemen sumber daya perusahaan (ERP), manajemen hubungan pelanggan (CRM), dan sistem manajemen sumber daya manusia (HRMS). BPM yang menitikberatkan pada integrasi memungkinkan orang mengakses aplikasi, data, dan layanan dengan cepat melalui konektor dan API, meningkatkan produktivitas dan kepuasan pelanggan.
  
  Contoh BPM yang menitikberatkan pada integrasi mencakup tim pemasaran dan penjualan yang menggunakan alat-alat kampanye, analitik prospek, dan CRM yang saling berhubungan untuk berbagi informasi mendetail tentang potensi calon pelanggan dan pelanggan yang sudah ada.

Langkah kedua: Rancang dan petakan proses ideal

Setelah Anda menetapkan tujuan strategis dengan jelas dan mendapat dukungan dari perusahaan, analisis dan petakan setiap proses yang ditargetkan untuk ditingkatkan. Identifikasi tahapan proses penting, tugas manual dan otomatis yang diperlukan untuk masing-masing, orang yang melakukannya, garis waktu, dan teknologi yang digunakan. Cari kemacetan dan penundaan; tugas yang berlebihan dan tidak perlu; dan area yang biasanya terdapat biaya yang berlebihan dan kesalahan manusia, ketidakpuasan pelanggan, atau ketidakpatuhan.

Selanjutnya, setelah Anda sepenuhnya memahami situasi “sebagaimana adanya”, gunakan wawasan untuk menetapkan persyaratan bisnis baru untuk proses tersebut. Kemudian, rancang dan petakan keadaan yang “ideal”. Diskusikan berbagai cara untuk memecahkan masalah. Selain itu, jabarkan metrik untuk melacak peningkatan proses bisnis. Minta pemangku kepentingan proses, yang partisipasinya sangat penting untuk keberhasilan proyek, untuk membantu mengumpulkan data penilaian dan memberikan umpan balik tentang desain.

Pada awal inisiatif BPM, perusahaan Anda mungkin ingin mengadopsi metodologi peningkatan proses bisnis untuk menyusun pendekatan lebih lanjut dan menumbuhkan rasa kekompakan. Meskipun semua metodologi peningkatan proses bisnis memiliki prinsip dan teknik yang berbeda, metodologi tersebut bertujuan untuk membantu menghilangkan pemborosan, menyingkirkan hambatan, meningkatkan kolaborasi, dan mendorong perubahan budaya.

Metode peningkatan proses bisnis umum termasuk:

• Manajemen Agile
• Kaizen
• Manajemen Lean
• Six Sigma
• Manajemen kualitas total

Selain itu, manfaatkan penggalian proses, pemetaan proses, dan perangkat lunak manajemen proses bisnis (BPMS) lainnya untuk menganalisis dan memvisualisasikan alur kerja dengan cepat. Demikian pula, solusi BPMS cerdas (iBPMS) dapat membantu meningkatkan alur kerja dengan kemampuan cloud, AI, dan analitik big data.

Langkah ketiga: Buat model dan uji alur proses

Dalam langkah ini, uji desain yang ideal. Bangun model prototipe yang secara digital mewakili semua aktivitas proses, aturan bisnis, dan aliran data. Kemudian, jalankan simulasi model menggunakan gabungan berbagai variabel seperti waktu, biaya, dan sumber daya. Terus sesuaikan dan uji model, modifikasi alur kerja yang ada atau buat yang baru berdasarkan hasil yang ada untuk mendorong hasil bisnis yang optimal.

Pemodelan simulasi menyediakan cara yang hemat biaya untuk menganalisis bagaimana suatu proses bekerja dalam kondisi yang berbeda. Alat BPMS yang mengotomatiskan pemodelan, pengujian, dan analisis dapat secara signifikan menyederhanakan langkah ini. Alat-alat tersebut juga dapat membantu perusahaan Anda lebih cepat menentukan cara meningkatkan desain sebelum meluncurkan perubahan dalam lingkungan kerja.

Langkah keempat: Terapkan peningkatan

Anda siap untuk menggunakan proses Anda yang telah dioptimalkan. Awali dengan solusi pembuktian konsep lewat sebuah grup kecil untuk menguji proses tersebut. Kemudian, gunakan umpan balik mereka untuk mengembangkan proses yang sesuai. Manfaatkan templat dan konektor bawaan BPMS guna mengembangkan antarmuka pengguna yang intuitif untuk proses otomatisasi dan terintegrasi yang baru.

Sebelum Anda secara resmi meluncurkan proses dengan organisasi yang lebih besar, siapkan rencana dan sumber daya untuk manajemen perubahan dan proyek. Transisikan tim dengan tepat agar peluncuran awal bisa berjalan dengan lancar, menghindari hambatan operasional, dan mendorong adopsi. Selain itu, finalisasikan metrik dan gunakan alat inteligensi bisnis (BI) untuk membangun dasbor dan menghasilkan laporan yang menyediakan wawasan real-time atau mendekati real-time.

Perbarui peran dan tanggung jawab pekerjaan dan adakan sesi pelatihan dengan karyawan sebagai bagian rencana perubahan manajemen Anda. Beri tahu pelanggan dan pemasok yang terpengaruh dan tawarkan bantuan.

Langkah kelima: Pantau dan lacak metrik kinerja

Pada fase siklus hidup BPM ini, identifikasi area potensial untuk perubahan lebih lanjut dengan memantau data untuk membuat metrik kinerja. Tergantung tujuan Anda, Anda dapat mengamati berbagai aspek efisiensi proses baru, seperti seberapa baik:

• Alur kerja berfungsi dalam sebuah proses.
• Sebuah proses berfungsi dalam organisasi besar.
• Sebuah proses beroperasi dari perspektif teknis.

Selain itu, bicarakan dengan pemangku kepentingan untuk mempelajari lebih lanjut tentang penghematan waktu dan biaya—baik potensi maupun yang terealisasi—dan menemukan hambatan.

Gunakan alat BI untuk membuat, memvisualisasikan, dan melaporkan metrik, melakukan perbandingan antara statistik dan tolok ukur industri serta mengevaluasinya menurut KPI organisasi Anda. Jadi, manfaatkan solusi BPMS untuk membantu pengumpulan data dan pemodelan simulasi. Pantau kinerja dengan rutin untuk memastikan inisiatif BPM tetap sesuai dengan tujuannya dan mendukung organisasi Anda mencapai tujuan bisnis yang lebih besar.

Langkah keenam: Optimalkan berdasarkan wawasan baru

Upaya pemantauan dan pelacakan Anda telah menghasilkan banyak wawasan yang dapat ditindaklanjuti. Sekarang, gunakan informasi tersebut untuk melipatkan peningkatan proses bisnis. Melalui pengulangan dan inovasi yang berkelanjutan, sempurnakan proses dan alur kerjanya terus-menerus untuk mencapai efisiensi operasional baru. Sering kali, Anda akan menemukan peluang lainnya untuk otomatisasi, standarisasi, dan integrasi.

Upaya menghasilkan nilai bisnis yang lebih besar tidak pernah berakhir, dan begitu pula dengan proses pemantauan dan pengoptimalan aktivitas. Strategi bisnis, kondisi pasar, dan persyaratan peraturan terus berubah, jadi bersiaplah untuk menanggapi perubahan tersebut dengan menyesuaikan proses Anda.

Jika situasi mengharuskan Anda untuk melakukan pembaruan, buat siklus hidup BPM lagi. Pada fase ini, perusahaan Anda telah membuat tahapan manajemen proses bisnisnya sendiri. Para pemimpin dan pemangku kepentingan proses dapat bekerja sama untuk menyusun strategi inisiatif baru.