Tentang perangkat lunak manajemen proses bisnis
Perangkat lunak manajemen proses bisnis (BPMS) membantu bisnis menentukan, menyebarkan, dan mengelola proses bisnis otomatis, mengubah proses manual yang menyita waktu menjadi alur kerja yang efisien dalam aplikasi bisnis.
Dengan tambahan kemampuan cloud, AI, dan analitik big data, BPMS bertransformasi menjadi BPMS cerdas (iBPMS), proses automasi yang lebih canggih, mempercepat pengembangan alur kerja, dan meningkatkan orkestrasi proses bisnis.
Bagaimana BPMS membantu bisnis saya?
BPMS memungkinkan Anda menggunakan automasi proses bisnis untuk menyederhanakan berbagai tugas, memastikan bahwa proses telah diikuti untuk aktivitas seperti tinjauan dan persetujuan dokumen, manajemen dokumen, orientasi SDM, dan manajemen permintaan karyawan.
Dengan mengotomatiskan komunikasi terpicu seperti pemberitahuan tugas lewat email, pengingat pembayaran, dan surat terima kasih, BPMS meningkatkan alur kerja di seluruh lini bisnis Anda. BPMS bahkan dapat digunakan untuk menyusun kampanye pemasaran email, membantu Anda menyebarkan pesan atau respons yang tepat pada waktu yang tepat.
Manfaat BPMS
Solusi BPMS dan iBPMS memudahkan pembangunan automasi alur kerja ke dalam berbagai aplikasi bisnis, membuat standardisasi proses, dan menerapkan:
Efisiensi yang lebih besar
Dengan menerapkan perangkat lunak manajemen proses bisnis, semua orang di perusahaan dapat menghemat waktu untuk proses manual yang berulang, mengalihkan fokus untuk menyelesaikan pekerjaan dan mendorong peningkatan produktivitas.
Peningkatan ketangkasan
Dengan memungkinkan perusahaan untuk mendokumentasikan, membuat standardisasi, dan mengotomatiskan proses bisnis, BPMS mempermudah Anda untuk mendorong dan merespons perubahan melalui peluncuran proses baru yang cepat dan konsisten di seluruh organisasi.
Kolaborasi yang efisien
BPMS memungkinkan tim untuk merutekan tugas secara otomatis dan memastikan bahwa proses baru atau yang diperbarui diadopsi secara real time, menjaga keselarasan pemahaman.
Kepatuhan yang lebih terjaga
Dengan menggunakan BPMS untuk membangun aturan ke dalam proses, bisnis dapat memastikan kepatuhan terhadap peraturan yang ada dan dengan cepat beradaptasi terhadap perubahan manajerial dengan disrupsi minimal.
Keterlibatan dan dukungan pelanggan yang lebih baik
Karena BPMS memastikan penerapan proses bisnis yang konsisten, perusahaan dapat menetapkan, menegakkan, dan memantau aspek penting dari interaksi pelanggan. Pelanggan dan perusahaan mendapatkan keuntungan dari personalisasi yang lebih fleksibel, pembuatan tiket otomatis, respons terpicu yang selaras, dan manajemen kasus atau prospek yang konsisten.
Siapa yang dapat menggunakan BPMS?
Hampir semua orang dalam bisnis Anda dapat merancang dan menerapkan automasi yang membantu menyelesaikan lebih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat dengan solusi BPMS modern.
Beberapa tahun yang lalu, otomatisasi proses bisnis adalah proses yang kompleks. Pengembang menghabiskan banyak waktu dengan pemangku kepentingan bisnis untuk memetakan setiap tugas dalam proses sebelum menulis kode untuk setiap proses yang diotomatiskan. Jika terdapat perubahan dalam suatu proses, berarti akan semakin banyak pemetaan, pengodean, dan semakin panjang waktu yang diperlukan untuk pembaruan.
Platform BPMS terbaik saat ini menyederhanakan inisiatif automasi proses dengan mengurangi atau menghilangkan kebutuhan akan dukungan pengembang dan TI. Sistem ini memungkinkan organisasi untuk menerapkan proses yang sangat kompleks, dan memudahkan tim dan individu untuk membuat dan menerapkan proses otomatis secara mandiri.
Jadi, jawaban untuk “Siapa yang dapat menggunakan BPMS?” adalah siapa pun yang memerlukannya.
Membangun otomatisasi dengan BPMS
Solusi perangkat lunak BPMS yang berkualitas membuat Anda tidak perlu menerka-nerka saat mendesain dan menerapkan proses otomatis, memudahkan Anda untuk mengikuti pendekatan langkah demi langkah menggunakan template panduan. Solusi BPMS terbaik akan memberikan Anda cara yang efisien dan terintegrasi untuk:
- Identifikasi dan rancang proses yang ingin Anda automasi.
Pahami dasar pemikiran bisnis untuk proses tersebut dan telisik dokumentasi yang ada atau model proses yang menjelaskannya.
- Membuat model logika atau langkah-langkah dalam alur proses bisnis.
Menentukan tahapan dan langkah dalam proses bisnis di BPMS, serta menguji berbagai skenario bisnis di platform tersebut menggunakan alat pemodelan bawaan.
- Bangun automasi Anda menggunakan alat desain arahkan-dan-klik, bukan menulis kode.
Buat alur proses dan antarmuka pengguna untuk proses bisnis menggunakan pustaka template dan konektor bawaan pada solusi BPMS.
- Luncurkan dan bagikan otomatisasi untuk tim Anda atau di seluruh perusahaan Anda.
Tentukan bagaimana dan kepada siapa otomatisasi Anda dibagikan, lalu lihat bagaimana otomatisasi tersebut bekerja.
Memilih solusi BPMS
Jika tujuan Anda adalah menyederhanakan manajemen proses bisnis, sebaiknya buatlah daftar singkat solusi BPMS yang memudahkan orang-orang mempelajari dan menggunakan automasi. Itu semua, serta banyak hal lainnya, ada di platform automasi terbaik saat ini. Pastikan Anda dapat menjawab pertanyaan berikut sebelum memulai pencarian Anda:
Proses apa yang akan Anda fokuskan?
Tentukan apakah Anda memerlukan solusi untuk mengotomatiskan lebih banyak tugas rutin seperti pemrosesan faktur, atau solusi yang dapat mendukung automasi proses jangka panjang dan kompleks seperti pengelolaan anggaran atau pemantauan kinerja.
Siapa yang akan menggunakannya?
Sebagai komponen utama transformasi digital yang efektif, solusi BPMS yang Anda pilih harus disesuaikan dengan kegunaannya bagi semua orang di perusahaan. Solusi BPMS low-code terbaik saat ini memberikan kemampuan automasi proses robotik (RPA) yang memudahkan adopsi dalam organisasi.
Bagaimana Anda akan menyebarkan BPMS?
Keputusan penting yang harus Anda buat adalah apakah akan menerapkan solusi BPMS berbasis cloud atau lokal.
Manfaat utama dari platform BPMS perangkat lunak sebagai layanan (SaaS) cloud mencakup peluncuran yang sederhana, karena aplikasi sudah aktif dan berjalan sejak hari pertama; skalabilitas, karena Anda mengembangkan langganan, bukan infrastruktur; dan biaya paket prabayar yang dapat diprediksi.
Manfaat terbesar dari platform BPMS lokal adalah kontrol dan keamanan (karena berada dalam infrastruktur Anda), membatasi eksposur karena data Anda tetap berada dalam sistem Anda.
Siapa yang akan mendukung solusi BPMS Anda?
Menerapkan dan memelihara solusi BPMS lokal membutuhkan investasi yang signifikan dalam hal infrastruktur dan staf TI. Dengan platform BPMS SaaS berkode rendah, tuntutan untuk TI berkurang secara signifikan.
Apa yang bisa Anda beli?
Meskipun biaya adalah hal yang sangat penting, jangan lupa pertimbangkan laba atas investasi yang diharapkan. Semakin mumpuni alat tersebut, semakin besar kemungkinan nilai yang diberikannya untuk bisnis Anda.