Mi az az intelligens dokumentumfeldolgozás?
Az adatok mennyisége csúcsra ért. Napjainkban a szervezeteknek gyakran annyi adatuk van, hogy már azt is nehéz feladat meghatározni, hogy az információk közül melyik hasznos, és melyik csak „zaj”. A gigantikus adathalmazokon végzett adatbányászat és a gyakorlatban is használható elemzések kinyerése költséges és időigényes. És itt jön képbe az intelligens dokumentumfeldolgozás, röviden IDP.
Az intelligens dokumentumfeldolgozás (IDP) a munkafolyamat-automatizálás részét képező olyan technológia, amely beszkenneli, beolvassa, kinyeri, kategorizálja és rendszerezi az értelmezhető információkat a nagy adatfolyamokból, majd ezeket az információkat hozzáférhető formátumokra alakítja. A technológiával számos különböző dokumentumtípus dolgozható fel: papíralapú, PDF- és Word-dokumentumok, táblázatok és számos más formátum. Az IDP elsődleges feladata, hogy értékes információkat nyerjen ki a nagy adathalmazokból, emberi beavatkozás nélkül.
A dokumentumfeldolgozás IDP segítségével történő automatizálása számos előnnyel kecsegtet. A mesterséges intelligencia révén az IDP képes kiiktatni a kézi adatbevitelt, így kevesebb alkalmazottat köt le az adatfeldolgozás. Ez nemcsak az adatok feldolgozásának sebességét növeli, hanem csökkenti az ezzel kapcsolatban felmerülő költségeket és az emberi hibák lehetőségét is, így hozzájárul a nagyobb hatékonysághoz.
A modern szervezeteknél jellemzően háromféle adat fordul elő nagy mennyiségben: strukturált, strukturálatlan és félig strukturált adatok. A strukturált adatok rendszerezettek, és az emberi adatfeldolgozók számára könnyebben olvashatók. A strukturálatlan adatok feldolgozása és elemzése azonban időigényes. A félig strukturált adatok a kettő közé esnek. Az intelligens dokumentumfeldolgozó megoldások képesek automatizálni a strukturált, a strukturálatlan és a félig strukturált adatok feldolgozását.
Hogyan működik az intelligens dokumentumfeldolgozás?
Az intelligens dokumentumfeldolgozáshoz szükség van néhány lépésre.
A folyamat az intelligens dokumentumfelismeréssel indul, amelynek során az IDP összetett, mély tanulást végző AI-technológia segítségével olvassa be és osztályozza a dokumentumokat. Ez a technológia akár 190 nyelven is betanítható, és képes beolvasni és értelmezni a dokumentumokat, az adatfeldolgozást végző dolgozókhoz hasonló szinten.
Az adatok osztályozása után az intelligens dokumentumautomatizálási szoftver megkezdi kinyerni a szervezet számára értékes adatokat. A kinyerést olyan kognitív AI-technológiák végzik, amelyek azonosítják az adatok egyes részeit a nagyobb dokumentumban. Az IDP ezután rendszerezi a fontos adatokat, és könnyen hozzáférhető formátumban teszi őket hozzáférhetővé.
Ha a szervezete nagy mennyiségű strukturált, félig strukturált vagy strukturálatlan adattal rendelkezik, akkor az üzletifolyamatkezelő-stratégia részeként érdemes lehet befektetni az intelligens dokumentumfeldolgozásba.
Az intelligens dokumentumfeldolgozás előnyei
Az intelligens dokumentumfeldolgozás bizonyítottan javítja az üzleti folyamatokat és a csapat hatékonyságát. Íme a dokumentumfeldolgozás automatizálásának néhány fontos előnye:
- A feldolgozás pontosságának növelése intelligens dokumentumfeldolgozással. Az emberi adatfeldolgozók az IDP-nél jóval magasabb hibaaránnyal dolgoznak.
- A dokumentumfeldolgozás költségének csökkentése egyes munkafolyamatok automatizálásával. A kézi dokumentumfeldolgozás átlagosan 6–8 dollárba kerül dokumentumonként. Az automatizált dokumentumfeldolgozás dokumentumonkénti költsége ennél lényegesen alacsonyabb.
- Az alkalmazottak termelékenységének növelése azáltal, hogy lehetőséget biztosít számukra, hogy fontosabb munkát végezzenek. Ha nem kell a lélekölő és időrabló dokumentumfeldolgozással bajlódniuk, az alkalmazottaknak máshová összpontosíthatják energiáikat.
Mi a különbség az intelligens dokumentumfeldolgozás és az automatikus dokumentumfeldolgozás között?
Az automatizált dokumentumfeldolgozás az IDP-hez kapcsolódó, de attól teljesen eltérő technológia. Az automatizált dokumentumfeldolgozás elsősorban a papíralapú dokumentumok digitalizálásához használatos. A papíralapú dokumentumokból létrehozott digitális másolatok indexelhetők és adatbázisban kereshetővé tehetők. Ez nagyon fontos szempont az olyan, papíralapú dokumentációt használó, de az adatok digitalizálását igénylő szervezeteknél, mint a közlekedési hatóságok.
Az intelligens dokumentumfeldolgozás olyan üzletifolyamat-kezelő szoftver, amely képes a papíralapú dokumentumok digitalizálására és indexelésére, de ennél több lépéssel továbblépve kiválogatja az értékes információkat, és a papíralapú (vagy bármilyen más típusú) dokumentumokban található adatok alapján készített elemzéseket is biztosít – azaz nem csupán a dokumentumokhoz való számítógépes hozzáférést teszi lehetővé.
Hogyan kell intelligens dokumentumfeldolgozó szoftvert választani?
A szervezet számára legjobb intelligens dokumentumfeldolgozó szoftver kiválasztásához el kell végezni néhány lépést.
- Az IDP kiválasztásának első lépése a szervezet adatfeldolgozási szükségleteinek meghatározása. Strukturáltabb vagy inkább strukturálatlan adatokról van szó? Milyen formátumban van az adatok többsége? Az adatfeldolgozás mekkora részét szeretné automatizálni?
- Ezután fel kell mérni, hogy az adatok közül melyek ideálisak az intelligens dokumentumfeldolgozáshoz. Vegye számításba, hogy mennyire időigényes az egyes adatkészletek feldolgozása, és hogy melyeknek az automatizálása segíteni a legjobban a szervezetet. Azok a dokumentumok lehetnek különösen alkalmasak az IDP-vel való feldolgozásra, amelyeknek a kézi feldolgozása a legtöbb időt veszi igénybe.
- Ha már meghatározta az automatizálni kívánt dokumentumfeldolgozási munkafolyamatokat, ideje eldöntheti, hogy milyen intelligens dokumentumfeldolgozó szoftvert fog használni. A döntést az automatizálási igény és a szervezet automatikus dokumentumfeldolgozással szembeni követelményei alapján kell meghozni. Íme néhány kérdés, amely segít a döntésben:
- Milyen gyorsan vezethető be az intelligens dokumentumautomatizálási megoldás?
- Mennyire könnyű karbantartani a szoftvert?
- Milyen szintű támogatást nyújt a szoftvervállalat az intelligens dokumentumautomatizálási szolgáltatásokhoz?
- Be tud olvasni a szoftverbe beépített intelligens dokumentumfelismerési technológia minden olyan dokumentumot, amelyet a szervezet fel szeretne dolgozni?
- A szoftver pontossága jelentősen csökkenteni fogja a hibaarányt?
Az intelligens dokumentumfeldolgozás használati esetei
Számos ágazatban alkalmaznak IDP-megoldásokat. Íme az intelligens dokumentumfeldolgozás néhány használati esete:
- A pénzügyi részlegek automatizálni tudják a kötelezettségekkel kapcsolatos funkciókat, például a számlák feldolgozását.
- Az HR-részlegek fel tudják dolgozni az önéletrajzokat, szűrni tudják az alkalmazottakat, valamint alkalmazotti felméréseket és más HR-adatokat dolgozhatnak fel az IDP segítségével.
- Az állami szervek kezelhetik az engedélyeket, e-dokumentumok állíthatnak ki és feldolgozhatják az igényléseket az intelligens dokumentumfeldolgozó szoftverekkel.
- Az biztosítótársaságok az automatizált dokumentumfeldolgozási megoldással feldolgozhatják a kárigényeket, felderíthetik a csalásokat, osztályozhatják a biztosítási kötvényeket és felgyorsíthatják az egész szervezet dokumentumfeldolgozását.
- A jogi cégek az IDP segítségével a kézi feldolgozásnál nagyobb pontossággal dolgozhatják fel, archiválhatják és kezelhetik a jogi adatokat.
Ez csak néhány olyan ágazat, ahol az intelligens dokumentumfeldolgozást használják az adatfeldolgozási munkafolyamatok gyorsításához és javításához. Ha a megfelelő szoftvert alkalmazza, akkor az IDP széles körűen alkalmazható, és számos előnyt kínál a szervezetek számára.
A dokumentumfeldolgozás egyszerűsítése a Microsoft Power Automate segítségével
A szervezeten belül intelligens dokumentumfeldolgozást használva hasznos adatokat gyűjthet a dokumentumokból – kevesebb emberi hibával és alacsonyabb áron. Miközben az IDP felszabadítja az alkalmazottakat a nagy mennyiségű, fáradságos adatfeldolgozás alól, értelmezhető adatelemzéseket is készít, amelyeket könnyen használható, hozzáférhető formátumokban tesz elérhetővé.
Az IDP csupán egy a Power Automate által lehetővé tett munkafolyamat-automatizálási lehetőségek közül, amelyekkel kiküszöbölhetők az ismétlődő feladatok, és hatékonyabbá tehető a munka. Kevés kódolást igénylő, egérrel használható eszközeivel a Power Automate lehetővé teszi olyan innovatív módszerek kidolgozását, amelyek megkönnyítik a munka elvégzését.
Gyakori kérdések
Mi az az intelligens dokumentumfeldolgozás?
Az intelligens dokumentumfeldolgozás (IDP) olyan munkafolyamat-automatizálási technológia, amely beszkenneli, olvassa, kinyeri és rendszerezi a hasznos információkat a nagy méretű adatfolyamokból.
Hogyan működik az intelligens dokumentumfeldolgozás?
Az intelligens dokumentumfeldolgozás intelligens dokumentumfelismerési technológia segítségével osztályozza a dokumentumokat, majd mintafelismerési technológia segítségével dolgozza fel a bennük található adatokat. A dokumentum feldolgozása után az IDP-szoftver kibontja a fontos adatokat és hozzáférhető formátumba rendezi őket.
Milyen előnyei vannak az intelligens dokumentumfeldolgozásnak?
Az intelligens dokumentumfeldolgozás már több ágazat számos vállalatánál növelte az adatfeldolgozás pontosságát, hatékonyságát és sebességét.
Mi a különbség az intelligens dokumentumfeldolgozás és az automatikus dokumentumfeldolgozás között?
Az automatikus dokumentumfeldolgozást elsősorban a papíralapú dokumentumok digitalizálásához használják. Az intelligens dokumentumfeldolgozás teljesen feldolgoz számos különféle dokumentumtípust, és rendszerezi a bennük található releváns adatokat, így szükségtelenné teszi az emberi adatfeldolgozók alkalmazását.
Hogyan vezethetek be intelligens dokumentumfeldolgozó szoftvert?
Az intelligens dokumentumfeldolgozó szoftver bevezetése a dokumentumfeldolgozási munkafolyamatok kiértékelésével kezdődik, amelynek során meghatározza, hogy mely folyamatok automatizálhatók. Ha már tudja, hogy milyen dokumentumok feldolgozását szeretné automatizálni, meg kell határoznia azokat a munkafolyamatokat, amelyeknél a legnagyobb pontosságra van szükség, és ezekkel kell kezdenie az automatizálást.
Milyen esetekben lehet hasznos az intelligens dokumentumfeldolgozás?
Az intelligens dokumentumfeldolgozás több iparágban jól használható – a biztosítóktól az állami szektorig – számos különböző adattípus feldolgozásának felgyorsításához és finomításához.