Hatékonyabb munka a munkafolyamat-automatizálással

Mi a munkafolyamat-automatizálás?

Bárhol is ütközzön vállalata ismétlődő, manuális feladatokba, használhatja a munkafolyamat-automatizálást. A munkafolyamat-automatizálás egy olyan folyamat, amely szabályalapú logikát használ, hogy megszabadítsa a feladat elvégzéséhez szükséges manuális folyamatoktól. Azon túl, hogy digitalizálja és optimalizálja a papíralapú üzleti folyamatokat, a munkafolyamatok racionalizálásával időt takaríthat meg a feladatok elvégzése során, csökkentheti a hibák számát, és segítheti az alkalmazottakat, hogy a stratégia jelentőségű, nagyobb hatást gyakorló feladatokra koncentrálhassanak.

A munkafolyamatok automatizálása a modern vállalatirányítás központi feladata. Ahogy egyre több vállalat kezdi beépíteni az automatizálást az üzleti folyamataiba, és felismeri annak előnyeit, a munkafolyamat-automatizálás piaca egyre inkább növekedni fog. Ahogy az egyre kifinomultabb technológia elterjed, egyre több vállalkozás fogja használni a munkafolyamat-automatizálást optimalizált, hatékony munkamódszerek kialakítására, ami több iparágat is felforgat, és versenyelőnyöket teremt a piacokon.

Hatékony munkafolyamat-automatizálás öt egyszerű lépésben

A megfelelő szoftverrel a manuális folyamatok automatizálása egyszerű és rendkívül hasznos lehet. A nem hatékony manuális feladatok eredményes kiküszöböléséhez és a vállalkozás működésének átalakításához tudnia kell, hogy mely folyamatok hátráltatják Önt.

Ezzel az öt egyszerű lépéssel automatizálhatja munkafolyamatait:

1. Válassza ki a folyamatokat. Azonosítsa a nem hatékony, túl bonyolult vagy túl drága eljárásokat. Rangsorolja őket, és válassza ki melyeket lenne a legfontosabb automatizálni.
2. Végezzen kutatást. Hogyan automatizálják más szervezetek a hasonló folyamatokat? Fontolja meg, hogyan dolgozza ki és vezeti be az automatizált munkafolyamatokat – informatikai szakembereket von be, vagy a vállalat felhasználóiélmény-fejlesztőire támaszkodik, akik egy kevés kódolást használó automatizálási eszközre támaszkodva fejlesztik ki a saját automatizált munkafolyamataikat?
3. Felügyelje a változás és segítse elő az elfogadást Az új munkafolyamatok bevezetése után fontos gondoskodni arról, hogy az egész vállalat szintjén alkalmazzák azokat – minél többen használják az automatizált munkafolyamatokat, annál hatékonyabbak lesznek.
4. Kommunikáljon az alkalmazottakkal, és biztosítson képzést számukra. Győződjön meg róla, hogy mindenki tudja, hogy rendelkezésre állnak olyan új eszközök, amelyek egyszerűbbé teszik munkanapjaikat. Biztosítsa szükséges dokumentációt és a képzéseket, hogy gördülékeny lehessen a bevezetés.
5. Kiértékelés és finomítás. Azonnal kezdje el az új folyamatok sikerességének mérését. Az előre meghatározott fő teljesítménymutatók (KPI) nyomon követésével egyértelműen láthatóvá válik az új automatizált munkafolyamatok hatékonysága, és elvégezhetik a szükséges korrekciókat.

A kiválóság támogatása a munkafolyamatok automatizálására szolgáló szoftverrel

Most, hogy már tudja, mi a munkafolyamatok automatizálása, gondolja át, hogyan valósíthatja meg, és milyen értéket hozhat létre vele. A munkafolyamat-automatizálás legegyszerűbb módja a munkafolyamat-automatizálási szoftver vagy egy felhőalapú munkafolyamat-automatizálási szolgáltatás alkalmazása.

Erő a megfelelő személyeknél

Ezek a technológiák az innovatív munkafolyamatok fejlesztésének lehetőségét azok kezébe adják, akik a legjobban ismerik az Ön vállalkozását: ezek az Ön alkalmazottai, akik első kézből tapasztalják meg, hogy milyen folyamatok gyorsíthatók és javíthatók az automatizálással. Nem kell, hogy bonyolult legyen. A legtöbb vállalkozásban szinte minden dolgozóból lehet felhasználóiélmény-fejlesztő, aki kevés kódolást igénylő vagy kódolást egyáltalán nem igénylő automatizálási technológiát használva hatékony munkafolyamatokat hozhat létre.

Fontos, hogy olyan munkafolyamat-automatizálási megoldást keressen, amelyik intuitív, könnyen használható és rugalmas. Ideális esetben olyan technológiát szeretne, amelyik beépített összekötőkkel rendelkezik, továbbá lehetővé teszi, hogy számos alkalmazást beépítsen a munkafolyamatokba. Az üzleti folyamatok optimalizálásának másik módja a kevés kódolással járó alkalmazásfejlesztési technológia használata, melynek révén a mérnökök, a hétköznapi üzleti felhasználók vagy a vállalat vezetői számára kifejleszthessék a szükséges mobilalkalmazásokat , amelyekkel kapcsolatban maradhatnak, hatékonyan dolgozhatnak és élhetnek a lehetőségekkel – anélkül, hogy professzionális fejlesztőkre kellene támaszkodniuk.

Munkafolyamatok a felhőben

Ne feledje, hogy a felhőalapú automatizálási eszközök előnyöket nyújtanak a helyszíni eszközökkel szemben, beleértve a jobb skálázhatóságot és a magasabb fokú biztonságot. Emellett a munkafolyamat-automatizálási szoftvereknek együtt kell működniük a vállalatnál már meglévő üzleti elemző eszközökkel, megkönnyítve az automatizált munkafolyamatok teljesítményének nyomon követését.

Végül pedig a mobilfunkciókkal rendelkező munkafolyamat-automatizálási szoftverek lehetővé teszik a dolgozók számára, hogy bárhonnan és bármikor biztonságosan automatizálják a munkafolyamatokat.

Hogyan működik

A munkafolyamat-automatizálás során a felhasználók beállítanak egy eseményindítót egy műveletsorhoz. Például egy új munkavállaló felvételekor létrehozható egy automatizált munkafolyamat, amelyik azonnal elküldi a munkavállalónak az üdvözlő e-mailt, és végigvezeti őt az újonnan felvett dolgozóknál szokásos papírmunka kitöltésének folyamatán.

A felhasználók határozzák meg a közös üzleti folyamatok végrehajtásához szükséges feladatok sorozatát. A meghatározást követően az automatizált munkafolyamat végrehajtja a hozzárendelt műveleteket, amikor a megadott eseményindító bekövetkezik.