Előadást tartó személy

Hatékonyabb munka a munkafolyamat automatizálásával

Az ügyfélszolgálati munkatársaktól a vezérigazgatókig szinte minden üzleti szakember a munkanapok túlnyomó részét – akár a felét – olyan nem hatékony, felesleges, manuális folyamatokra fordítja, amelyeket automatizálni lehetne. A rutinszerű, időigényes feladatok minden szinten rontják a munkavállalók hatékonyságát, így kézenfekvő, hogy az intelligens vállalkozások a munkafolyamatok automatizálásával mindenkinek segítenek a hatékonyabb munkavégzésben.

A munkafolyamatok automatizálása a modern vállalatirányítás központi feladata, amelynek motorja a folyamatosan fejlődő technológia és a gyors innováció. Amint egyre több vállalat kezdi beépíteni az automatizálást az üzleti folyamataiba, és felismeri annak előnyeit, a munkafolyamat-automatizálás piaca egyre inkább növekedni fog. Ahogyan a technológia egyre elterjedtebbé és kifinomultabbá válik, egyre több vállalkozás fogja használni a munkafolyamat-automatizálást az optimalizált, hatékony munkamódszerek kialakítására, ami több iparágat is felforgat, és versenyelőnyöket teremt a piacokon.

Mi a munkafolyamat-automatizálás?

A vállalkozásának megfelelő munkafolyamat-automatizálási szoftver használatával a manuális folyamatokat, például az adatbevitelt, a közösségi médiafrissítéseket és az e-mailek megválaszolását olyan optimalizált és automatizált munkafolyamatokkal helyettesítheti, amelyek időt takarítanak meg, miközben csökkentik a hibák számát – így kevesebb időt kell a hibák kijavítására fordítania, a dolgozók pedig a stratégiai fontosságú, hatékonyabb munkára összpontosíthatnak.

A munkafolyamatok automatizálásával még az olyan papíralapú üzleti folyamatok-folyamatokat is digitalizálhatja és optimalizálhatja, amilyen a készlet megrendelése vagy a jóváhagyási kérelmekre adott válaszok folyamata. Bárhol, ahol vállalkozása ismétlődő manuális feladatokkal találkozik, a munkafolyamat-automatizálással segíthet abban, hogy sikeresebbé tegye ezeket az eljárásokat.

Hatékony munkafolyamat-automatizálás öt egyszerű lépésben

A megfelelő szoftverrel a manuális folyamatok automatizálása egyszerű és rendkívül hasznos lehet. A nem hatékony manuális feladatok hatékony kiküszöböléséhez és a vállalkozás működésének átalakításához tudnia kell, hogy mely folyamatok hátráltatják Önt, meg kell ismernie kell az automatizálási lehetőségeket, felügyelnie kell a bevezetést, képzéseket kell biztosítania, és mérnie kell a sikert.

Ezzel az öt egyszerű lépéssel automatizálhatja munkafolyamatait:

  1. Válassza ki a folyamatokat. Azonosítsa azokat az eljárásokat, amelyek nem elég hatékonyak, túl bonyolultak vagy túl költségesek, majd rangsorolja őket, és válassza ki azokat, amelyek a legideálisabbak lehetnek automatizálásra.
  2. Végezzen kutatást. Hogyan automatizáltak más szervezetek hasonló folyamatokat? Gondolja át, hogy milyen választási lehetőségei vannak az automatizált munkafolyamatok kialakítására és megvalósítására – informatikai szakembereket fog igénybe venni, vagy a vállalaton belüli felhasználóiélmény-fejlesztők kevés kódolást igénylő munkahelyi automatizálási eszközt használnak, hogy saját hatékony automatizált munkafolyamatokat hozzanak létre?
  3. A változások kezelése és az elfogadás ösztönzése. Az új munkafolyamatok bevezetése után arról is gondoskodni kell, hogy az egész vállalat elfogadja őket – minél többen használják az automatizált munkafolyamatokat, annál hatékonyabbak lesznek.
  4. Kommunikáljon alkalmazottaival, és képezze őket. Győződjön meg róla, hogy mindenki tudja, hogy új eszközökkel könnyítik meg a munkáját. Biztosítsa a szükséges dokumentációt és képzést, hogy az átmenet egyszerű legyen.
  5. Értékeljen és finomítson. Azonnal kezdje el mérni az új folyamatok sikerét. Az előre meghatározott, kulcsfontosságú teljesítménymutatók nyomon követésével világossá válik az automatizált munkafolyamatok hatékonysága, és Ön képes lesz elvégezni a megfelelő kiigazításokat.

A kiválóság támogatása a munkafolyamatok automatizálására szolgáló szoftverrel

Most, hogy már tudja, mi a munkafolyamatok automatizálása, gondolja át, hogyan valósíthatja meg, és milyen értéket hozhat létre vele. A munkafolyamat-automatizálás legegyszerűbb módja a munkafolyamat-automatizálási szoftver vagy egy felhőalapú munkafolyamat-automatizálási szolgáltatás alkalmazása.

Erő a megfelelő személyeknél

Ezek a technológiák az innovatív munkafolyamatok fejlesztésének lehetőségét azok kezébe adják, akik a legjobban ismerik az Ön vállalkozását: ezek az Ön alkalmazottai, akik első kézből tapasztalják meg, hogy milyen folyamatok gyorsíthatók és javíthatók az automatizálással. Nem kell, hogy bonyolult legyen. A legtöbb vállalkozásban szinte minden dolgozóból lehet felhasználóiélmény-fejlesztő, aki kevés kódolást igénylő vagy kódolást egyáltalán nem igénylő automatizálási technológiát használva hatékony munkafolyamatokat hozhat létre.

Fontos, hogy olyan munkafolyamat-automatizálási megoldás szolgáltatást keressen, amelyik intuitív, könnyen használható és rugalmas. Ideális esetben olyan technológiát szeretne, amelyik előre beépített csatlakozókkal rendelkezik, továbbá lehetővé teszi, hogy számos alkalmazást beépítsen a munkafolyamatokba.

Az üzleti folyamatok optimalizálásának másik módja a kevés kódolással járó alkalmazásfejlesztési technológia használata, melynek révén a mérnökök, a hétköznapi üzleti felhasználóknak vagy a vállalat vezetői a szükséges mobilalkalmazások fejlesztése kapcsolatban maradhatnak, hatékonyan dolgozhatnak és élhetnek a lehetőségekkel – anélkül, hogy professzionális fejlesztőkre kellene támaszkodniuk.

Munkafolyamatok a felhőben

Ne feledje, hogy a felhőalapú automatizálási eszközök előnyöket nyújtanak a helyszíni eszközökkel szemben, beleértve a jobb skálázhatóságot és a magasabb fokú biztonságot. Emellett a munkafolyamat-automatizálási szoftvereknek együtt kell működniük a vállalatnál már meglévő üzleti elemző eszközökkel, megkönnyítve az automatizált munkafolyamatok teljesítményének nyomon követését.

Végül pedig a mobilfunkciókkal rendelkező munkafolyamat-automatizálási szoftverek lehetővé teszik a dolgozók számára, hogy bárhonnan és bármikor biztonságosan automatizálják a munkafolyamatokat.

A működés leírása

A munkafolyamat-automatizálás során a felhasználók beállítanak egy eseményindítót egy műveletsorhoz. Például egy új munkavállaló felvételekor létrehozható egy automatizált munkafolyamat, amelyik azonnal elküldi a munkavállalónak az üdvözlő e-mailt, és végigvezeti őt az újonnan felvett dolgozóknál szokásos papírmunka kitöltésének folyamatán.

A felhasználók határozzák meg a közös üzleti folyamatok végrehajtásához szükséges feladatok sorozatát. A meghatározást követően az automatizált munkafolyamat végrehajtja a hozzárendelt műveleteket, amikor a megadott eseményindító bekövetkezik.

Intelligensebb munkamódszerek felfedezése

Tegye lehetővé a Microsoft Power Automate segítségével mindenki számára az automatizált megoldások létrehozását, hogy a lehető legtöbbet hozhassák ki a munkanapjukból. Alkalmazzon a Power Automate által munkafolyamat-automatizálásnak hívott folyamatokat, és segítsen a munkavállalóknak megszabadulni az ismétlődő, időigényes feladatoktól, hogy egy stratégián alapuló, dinamikusabb munkahelyet hozhasson létre.