Az üzleti folyamatokat kezelő szoftverekről
Az üzletifolyamat-kezelési szoftver (BPMS) segítésével a vállalkozások meghatározhatják, üzembe helyezhetik és kezelhetik az automatizált üzleti folyamataikat, amellyel az időigényes manuális folyamatokat leegyszerűsített munkafolyamatokká alakíthatja az üzleti alkalmazásokban.
A felhőbeli, mesterséges intelligencián alapuló és big data-elemzési funkciók segítségével a BPMS intelligens BPMS-sé (iBPMS) alakítható, amellyel tovább automatizálhatók a folyamatok, felgyorsítható a munkafolyamatok fejlesztése, és javítható az üzleti folyamatok vezénylésének hatékonysága.
Hogyan támogatja a BPMS a vállalkozásomat?
A BPMS segítségével a üzletifolyamat-automatizálás keresztül számos feladatot leegyszerűsíthet, és biztosíthatja, hogy a folyamatokat mindig követik az olyan tevékenységek esetén, mint például a dokumentumok áttekintése és jóváhagyása, a dokumentumkezelés, a HR-beléptetés, valamint az alkalmazotti kérelmek kezelése.
A triggerelt kommunikációs folyamatok automatizálása által (pl. e-mailes feladatértesítők, fizetési emlékeztetők és köszönőlevelek) a BPMS a teljes vállalkozásban javíthatja munkafolyamatok hatékonyságát. A BPMS még e-mailes marketingkampányok levezénylésére és alkalmas, a megfelelő üzenet vagy válasz megfelelő időpontban történő elküldésével.
A BPMS előnyei
A BPMS és iBPMS megoldásoknak köszönhetően a munkafolyamat-automatizálás egyszerűen beépítheti számos üzleti alkalmazásba, szabványosítási folyamatba és a teljesítésbe:
Nagyobb hatékonyság
Az üzletifolyamat-kezelési szoftver alkalmazásával a vállalatban dolgozó alkalmazottak kevesebb időt töltenek az ismétlődő, manuális folyamatokkal, így hatékonyabban összpontosíthatnak a munkavégzésre, és növelhető a vállalat termelékenysége.
Nagyobb rugalmasság
Mivel lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy dokumentálják, szabványosítsák és automatizálják üzleti folyamataikat, a BPMS segítségével elősegíthető a változás, és javítható a változásokra való reagálás az új folyamatok gyors és folyamatos bevezetése során is, a teljes szervezetben.
Hatékonyabb együttműködés
A BPMS segítségével a csapatok automatikusan átirányíthatnak feladatokat és hozzárendeléseket, és a megoldás hozzájárul ahhoz, hogy az új vagy frissített folyamatokat valós időben elfogadják, így mindenki minden pillanatban naprakész maradhat.
Javított megfelelőség
A BPMS használatával a vállalatok szabályokat építhetnek be a folyamataikba, így biztosíthatják a meglévő szabályoknak való megfelelést, és gyorsan, minimális hatással alkalmazkodhatnak a jogszabályok változásához.
Hatékonyabb ügyfelekkel való kapcsolattartás és támogatás
Mivel a BPMS biztosítja az üzleti folyamatok konzisztens alkalmazását, a vállalatok kialakíthatják, kikényszeríthetik és nyomon követhetik az ügyfél-interakciók legfontosabb aspektusait. Az ügyfelek és vállalatok számára előnyös lehet a nagyobb személyre szabottság, a jegyek automatikus létrehozása, az aktivált egyenválaszok és a konzisztens érdeklődő- vagy esetkezelés.
Ki használ BPMS-t?
A modern BPMS megoldás segítségével vállalatában szinte bárki képes lehet olyan automatizálások megtervezésére és alkalmazására, amellyel rövidebb idő alatt több feladatot végezhet el.
Még néhány évvel ezelőtt is az üzleti folyamatok automatizálása önmagában is összetett folyamat volt. A fejlesztők jelentős mennyiségű időt töltöttek az üzleti oldal résztvevőivel, hogy beazonosítsák a folyamat minden egyes feladatát, mielőtt az informatikai részleg teljesen alapjaitól megírhatta a kódot az egyes automatizálási folyamatokhoz. A folyamat ezt követő módosításaihoz még több beazonosításra, még több kódolásra és a frissítésekkel eltöltött még több időre volt szükség.
Napjaink legjobb BPMS platformjai leegyszerűsítik a folyamatautomatizálási kezdeményezéseket, mivel lecsökkentik vagy kiküszöbölik a fejlesztői és informatikai támogatás szükségességét. Ezekkel a rendszerekkel a szervezetek rendkívül összetett folyamatokat valósíthatnak meg, és így lehetővé válik, hogy a csapatok és egyének saját maguk egyszerűen hozhassanak létre és alkalmazhassanak automatizált folyamatokat.
Tehát a „Ki használ BPMS-t?” kérdésre adott válasz röviden: bárki, akinek szüksége van rá.
Automatizálások létrehozása BPMS-sel
Minőségi BPMS szoftvermegoldás esetén az automatizált folyamatok tervezése és üzembe helyezése során magabiztos maradhat, mivel lépésenkénti útmutatást követhet a sablonoknak köszönhetően. A legjobb BPMS megoldások hatékony, integrált lehetőséget nyújtanak a következőkre:
- Meghatározhatja és megtervezheti az automatizálni kívánt folyamatot.
Megértheti a folyamat üzleti logikáját, és felülvizsgálhatjaz ezt meghatározó meglévő dokumentációt vagy folyamatmodelleket.
- Modellezheti az üzleti folyamat logikáját vagy lépéseit.
Meghatározhatja az üzleti folyamat fázisait és lépéseit a BPMS-ben, majd különböző forgatókönyveket tesztelhet a platformon a beépített modellezési eszközök használatával.
- Az automatizálást egyszerű, pár kattintást igénylő tervezési eszközök segítségével kód írása nélkül alakíthatja ki.
Az üzleti folyamat folyamatait és felhasználói felületeit létrehozhatja BPMS megoldás előre létrehozott sablonokat és összekötőket tartalmazó tárából.
- Az automatizálást elindíthatja, és megoszthatja csapatával vagy akár az egész vállalattal.
Megválaszthatja, hogyan terjeszti automatizálását, és kinek a számára, és megnézheti, hogyan működik élesben.
BPMS megoldás kiválasztása
Ha az Ön célja a üzletifolyamat-kezelés leegyszerűsítése, érdemes lehet összeállítania egy listát az olyan BPMS megoldásokról, amelyekkel ténylegesen leegyszerűsíthető az automatizálások megértése és használata. Napjaink legkorszerűbb automatizálási platformjai képesek erre, és még sok minden másra is. A keresés megkezdése előtt mindenképpen gondolja át az alábbi kérdésekre adott válaszait:
Milyen folyamatokra szeretne összpontosítani?
Döntse el, hogy olyan megoldásra van-e szüksége, amellyel inkább a rutinfeladatokat automatizálhatja (pl. számlák feldolgozása), vagy olyanra, amely összetett, hosszan tartó folyamatok automatizálását támogatja (pl. a költségvetés kezelése vagy a teljesítmény monitorozása).
Ki fogja használni?
A hatékony digitális átalakulás egyik legfontosabb összetevőjeként a kiválasztott BPMS megoldás törekedjen arra, hogy a vállalat minden alkalmazottja általi használhatóságot biztosítsa. Napjaink legjobb alacsony kódigényű BPMS megoldásaiban olyan robotikus folyamatautomatizálás (RPA) képességek is találhatók, amelyek megkönnyítik az elfogadást a teljes szervezetben.
Hogyan helyezi üzembe a BPMS rendszert?
Az egyik fontos döntés annak meghatározása, hogy felhőalapú vagy helyszíni BPMS megoldást szeretne-e alkalmazni.
A felhőalapú szolgáltatott szoftver (SaaS) típusú BPMS platform elsődleges előnyei közé tartozik az egyszerű bevezetés, hiszen az alkalmazás már az első napon használatra kész; de ide sorolhatjuk a méretezhetőségét (hiszen az előfizetést kell bővítenie, és nem az infrastruktúrát), valamint a kiszámítható, használatalapú díjfizetés.
A helyszíni BPMS platform előnyei főképp a szabályozhatóság (mivel saját infrastruktúráján belül található) és a biztonság, mivel adatai saját rendszereiben maradnak, így a nyilvánosságra kerülés kockázata csökken.
Ki nyújt támogatást a BPMS megoldáshoz?
A helyszíni BPMS megoldás megvalósításához és karbantartásához jelentős befektetések szükségesek az informatikai infrastruktúra és a személyzet tekintetében. Az alacsony kódigényű SaaS BPMS platformok esetén az informatikai szükségletek jelentősen csökkennek.
Mi fér bele a költségvetésbe?
Bár a költség mindig fontos szempont, ne feledje átgondolni a befektetés várható megtérülését. Minél több mindenre képes az eszköz, annál több értéket teremthet a vállalkozásában.