Laptopon dolgozó ember

Mit jelent az üzleti folyamatok kezelése?

Az üzleti folyamat egy ismétlődő feladatsorozat, ahol a feladatok elvégzése egymás után történik egy rutinszerű cél elérése érdekében. Az üzleti folyamatok elvégzése néhány percig vagy hetikg is eltarthat, tartalmazhatnak olyan egyszerű tevékenységeket, mint az alkalmazottak szabadságkérelmei, vagy olyan bonyolultakat, mint az ellátási láncok logisztikája. A hatékony és hatásos folyamatok hozzájárulnak az alkalmazottak termelékenysége, az ügyfélkapcsolatok és a vállalat más szempontokból történő fejlődéséhez. A nem hatékony és rosszul működő folyamatok frusztrált alkalmazottakat, szükségtelen költségeket, elégedetlen vásárlókat, és végső soron elmaradt bevételt eredményeznek.

Az üzleti folyamatok kezelése (BPM) a vállalat hosszú távú erőfeszítéseit célozza ezeknek a folyamatoknak az elemzéséhez, felgyorsításához és optimalizálásához, gyakran a munkafolyamat-automatizálás alkalmazásával a manuális folyamatok leegyszerűsítéséhez és meghatározott üzleti célok eléréséhez. A bármilyen típusú rendszeres üzleti feladatok automatizálásával – legyen szó fájlok kezeléstől a számolótáblák frissítéséről – javíthatja a hatékonyságot, csökkentheti a kockázatokat, és stratégiailag fókuszáltabbá teheti vállalkozását.

Aknázza ki a BPM előnyeit

A BPM-stratégia kidolgozása előtt fontos átlátni a különböző típusú üzleti folyamatokat, megismerni, hogy kik felelősek a vállalaton belül, és hogy mely problémák megoldásában segíthet a BPM.

Először is az üzleti folyamatok három fő kategóriába oszthatók:

  • A működési folyamatok az alapvető üzleti és konkrét érték-előállítási folyamatokat, például a vevői rendeléseket, a partnerek létrehozást és a gyártásoptimalizálást fedik le.

  • A Felügyeleti folyamatok közé tartozik például a vállalatirányítás, a költségvetések és a HR-munkafolyamatok.

  • A Támogató folyamatok nagyobb folyamatokat támogatnak olyan területeken, mint a könyvelés, a toborzás és a műszaki támogatás.

Állítsa össze BPM-csapatát

Az üzleti folyamatokért felelős alkalmazottakat üzletifolyamat-tulajdonosnak nevezzük. Mivel a teljes folyamatot kezelik, tisztában vannak azzal, hogyan hatnak rá a megelőző és utána következő folyamatok. Ha más részlegekkel együttműködő kulcsfontosságú alkalmazottak gondjaira bízza az egyes üzleti folyamatokat, az hozzájárul az alaposabb megértéshez, és a BPM jobban működhet a szervezet szintjén.

Például egy nagyvállalat sikeres BPM-csapata a következő szerepköröket foglalhatja magában:

  • Üzleti folyamat bajnoka. A bajnok átlátja az átfogó előnyöket, és kommunikálja a BPM előnyeit a szervezetben.

  • Folyamattulajdonos. A legyőzendő üzleti kihívásokkal, optimalizálandó munkafolyamatokkal vagy kihasználható lehetőségekkel rendelkező személy vagy csapat, aki átfogó képet és kulcsfontosságú információkat adhat – kritikus fontosságú a felhasználók megnyerése és a BPM sikere szempontjából.

  • Üzleti folyamatokért felelős igazgató. Az igazgató vezeti a szervezeti szintű BPM-erőfeszítéseket.

  • Üzletifolyamat-tanácsadó. A tanácsadó a műszaki szakértelmére és a BPM-mel kapcsolatos átfogó ismereteire támaszkodva támogatja az üzleti folyamatokért felelős igazgatót.

  • Projektmenedzser. A projektvezető segítséget nyújt a projekttervek kidolgozásához és megvalósításához, valamint felügyeli a csapat kommunikációját, a mérföldköveket, az eredményeket és a határidőket.

  • Üzleti elemző. Az elemző felhívja a figyelmet a szükséges folyamatfejlesztésekre.

  • Megoldásarchitektúra-szakértő. A megoldásarchitektúra-szakértő technikai támogatást nyújt, különösen a meglévő üzletági alkalmazásokkal való együttműködés során.

  • Véleményvezérek. A társaik között gyakran vezető szerepet betöltő véleményvezérek korai adoptálók, akik támogatják az új ötleteket, módszereket és eszközöket, segítik az üzleti folyamatok továbbfejlesztését, és kiállnak a változások mellett.

  • BPM támogatási csoport. Ez a csoport kulcsfontosságú informatikai szakemberekből, a vállalattervezéssel tervezésért felelős tisztségviselőkből és más vezetőkből áll, akik támogatják a BPM-szabványok, módszerek, cégirányítás és technológia intézményesülését.

Ne éljen együtt az elvesztett lehetőségekkel

Traditionally, business leadership has owned BPM; they are business processes, after all. But with the advent of highly sophisticated business process management software, IT is now playing a greater role. You might find a productive balance between your technology and business requirements if you let IT deploy a self-serve, low-code workflow automation platform that business employees can use to streamline processes and solve the issues they best understand.

Automatizálás, automatizálás, automatizálás

Az automatizálás a BPM lelke. A már elérhető technológia segítségével a sikeres vállalkozásoknak minden lehetőséget meg kell ragadniuk, hogy automatizálják az ismétlődő, időigényes, manuális folyamatokat. A munkafolyamat-automatizálással leegyszerűsítheti az üzleti folyamatokat, például az adatbevitelt, a közösségimédia-frissítéseit, a készletkezelést, a jelentéskészítést stb. Alkalmazottakat felszabadíthatja az ismétlődő és rendszeres folyamatoktól terhe alól, növelheti a termelékenységet, csökkentheti a költségeket, és csökkentheti az emberi hibákat.

Hozzon létre civil fejlesztői kultúrát

You can also optimize some business processes by building mobile apps that help your employees stay more connected and efficient, transform how they get work done, and generate real-time business insights. With the right app development platform, engineers, IT specialists, and ordinary business users can build a citizen development culture and create their own low-code business solutions—without having to rely on or wait for business leadership and professional developers.

Minden lehetőségből a legtöbbet hozza ki

Nem kell együtt élnie a nem hatékony manuális folyamatokkal, extra költségekkel és elvesztegetett lehetőségekkel. A megfelelő emberekre a megfelelő szerepkörökben, a folyamatai alapos ismeretére és a helyes automatizálási eszközökre támaszkodva a vállalat a következőre használhatja a BPM-et:

  • Szabaduljon meg a vevőket elriasztó és értékesítések elmaradását okozó, körülményes online pénztári folyamatoktól.
  • Automatizálja a túl hosszú, túl költséges és az alkalmazottakat bosszantó folyamatokat.
  • A pénzügyi folyamatokban megszüntetheti a kifizetéseket késleltető akadályokat.
  • Szorítsa vissza az erőforrásokat pazarló duplikációkat.
  • Lerövidítheti és szabványosíthatja a határidőket befolyásoló hosszú vagy kiszámíthatatlan folyamatokat.
  • Egyszerűsítse le a kapcsolatokat aláásó nem hatékony ügyfélelőkészítést.

Dolgozzon ki üzletifolyamatkezelő-stratégiát

Ha vállalkozása olyan üzemeltetési, menedzsment- és támogatási folyamatokkal küzd, amelyek fáradságosak, feleslegesek, túl hosszúak, túl lassúak vagy túl költségesek, akkor segítséget nyújthat egy átfogó BPM-stratégia létrehozása. A következő gyakorlati tanácsok segítenek a BPM-kezdeményezés elindításában és a sikeres kiértékelésében:

  • Kérjen segítséget a vezetéstől. Ez kritikus fontosságú, ha erőforrásokra van szüksége az üzleti folyamatok fejlesztésére irányuló tervei támogatásához.

  • Elemezze és térképezze fel az egyes folyamatokat. Használjon folyamatábrákat, gondolattérképet vagy folyamatbányászati szoftvert a keressen szűk keresztmetszeteket, ismétlődő munkát és szükségtelen késéseket használatához. Kérjen visszajelzést a folyamatban leginkább érintett személyektől, hogy jobban megérthesse, hol lehet javítani – a változás elfogadása velük kezdődik.

  • Tervezze újra a folyamatot. Kérjen visszajelzést a résztvevőktől, és bizonyosodjon meg arról, hogy mindenki tisztában van a folyamat egyszerűsítésének értékével. Alkalmazza a gondolattérkép használata és az elemzés során tanultakat. Fontolja meg a kritikus vagy összetett munkafolyamatok hatáselemzésének lehetőségét.

  • Gyűjtsön erőforrásokat és vezesse be a változásokat. Gyűjtse össze az erőforrásokat, amelyekre szükség van egy hatékony BPM-platform építéséhez, például projektmenedzsment-szoftvert, munkafolyamatautomatizálási-eszközöket és valós idejű irányítópultokat. A létrehozni kívánt üzleti értéknek megfelelő erőforrásokat válasszon, és pontos eredmények és időtervek használatával menedzselje a változásokat. Először egy kis próbaverzió bevezetésével ki lehet gyomlálni a hibákat, népszerűsíteni lehet a jobb folyamatokat, javítható a hatékonyság, és elősegíthető az elfogadás.

  • Figyeljen a nyomon követésre és optimalizálásra. Kövesse nyomon az új folyamatokat – kérje ki az érintettek véleményét. Szükség esetén álljon készen a finomításokra.

Hozzon létre BPM-értéket

Ha a fenti gyakorlati tanácsok szerint jár el, egy megbízható BPM-csapatot hozhat létre, és megértheti, hogyan javíthatja a folyamatokat, hogy több értéket teremthessenek. Az üzleti folyamatok kezelése kézzel fogható előnyöket biztosíthat, többek között:

  • Megnövelt termelékenység. A hatékonyabb folyamatok hatékonyabb alkalmazottakat teremtenek, és a teljesítménymutatókat kiértékelheti munkahelyi elemzési szoftverekkel.

  • Gyorsabb megtérülés. Az IT-folyamatok fejlesztésével befolyásolhatja a vállalati szoftveralkalmazások fejlesztésének és telepítésének sebességét.

  • Jobb minőség. A fejlesztés felgyorsítása mellett a tesztelés javításával gyors megoldásokat találhatnak a teljesítmény- és a biztonsági problémákra, így javítva a termék vagy a szolgáltatás minőségét.

  • Megnövekedett vevői elégedettség. A vállalat ügyfélszolgálati folyamatainak javítása segítséget nyújt a vevők megnyerésében, és hozzájárul a hűséghez.

  • Jobb alkalmazotti munkatapasztalatok. A hatékony üzleti folyamatok az elégedettség alapját jelentik a munkahelyen, javítják az hangulatot és potenciálisan csökkentik a fluktuációt.

Kezdje meg azonnal az üzleti folyamatok optimalizálását

Minden vállalkozás célja, hogy a jobban, gyorsabb és okosabban oldja meg a feladatokat. Egy teljes körű BPM-stratégia és a megfelelő munkafolyamat-automatizálási szoftver kombinálásával vállalata teljesíteni tudja ezeket a célokat.

A Microsoft Power Automate egy egyszerűen használható munkafolyamatoptimalizálási-megoldás, amelynek segítségével az alkalmazottak egyszerűbbé tehetik a nem hatékony mindennapi feladatokat, és ennek hatása az egész vállalkozás szintjén érezhető lesz.