Mit jelent az üzleti folyamatok kezelése?
Az üzleti folyamatok kezelése (BPM) a vállalat erőfeszítéseit célozza ezeknek a folyamatoknak az elemzéséhez, felgyorsításához és optimalizálásához, gyakran a munkafolyamat-automatizálás alkalmazásával a manuális folyamatok leegyszerűsítéséhez.
Aknázza ki a BPM előnyeit
A BPM-stratégia kidolgozása előtt fontos megérteni, hogy miért fontosak a hatékony üzleti folyamatok, átlátni a különböző típusú üzleti folyamatokat, megismerni, hogy kik felelősek a vállalaton belül, és hogy mely problémák megoldásában segíthet a BPM.
Üzleti folyamatok megismerése
Az üzleti folyamat egy ismétlődő feladatsorozat, ahol a feladatok elvégzése egymás után történik egy rutinszerű cél elérése érdekében. Az üzleti folyamatok elvégzése néhány percig vagy hetekig is eltarthat, tartalmazhatnak olyan egyszerű tevékenységeket, mint az alkalmazottak szabadságkérelmei, vagy olyan bonyolultakat, mint az ellátási láncok logisztikája. A hatékony és hatásos folyamatok hozzájárulnak az alkalmazottak termelékenysége, az ügyfélkapcsolatok és a vállalat más szempontokból történő fejlődéséhez. A nem hatékony és rosszul működő folyamatok frusztrált alkalmazottakat, szükségtelen költségeket, elégedetlen vásárlókat, és végső soron elmaradt bevételt eredményeznek.
Az üzleti folyamatok három fő kategóriába oszthatók:
- Működési folyamatok: az alapvető üzleti és konkrét érték-előállítási folyamatokat fedik le, például a vevői rendeléseket, a partnerek létrehozását és a gyártásoptimalizálást.
- Felügyeleti folyamatok: ide tartozik például a vállalatirányítás, a költségvetések és a HR-munkafolyamatok.
- Támogató folyamatok: nagyobb folyamatokat támogatnak olyan területeken, mint a könyvelés, a toborzás és a műszaki támogatás.
A bármilyen típusú üzleti feladatok automatizálásával javíthatja a hatékonyságot, csökkentheti a kockázatokat, és stratégiailag fókuszáltabbá teheti vállalkozását.
Állítsa össze BPM-csapatát
Az üzleti folyamatokért felelős alkalmazottakat üzletifolyamat-tulajdonosnak nevezzük. Mivel a teljes folyamatot kezelik, tisztában vannak azzal, hogyan hatnak rá a megelőző és utána következő folyamatok. Ha más részlegekkel együttműködő kulcsfontosságú alkalmazottak gondjaira bízza az egyes üzleti folyamatokat, az hozzájárul az alaposabb megértéshez, és a BPM jobban működhet a szervezet szintjén.
Például egy nagyvállalat sikeres BPM-csapata a következő szerepköröket foglalhatja magában:
- Üzleti folyamat bajnoka. A bajnok átlátja az átfogó előnyöket, és kommunikálja a BPM előnyeit a szervezetben.
- Folyamattulajdonos. A legyőzendő üzleti kihívásokkal, optimalizálandó munkafolyamatokkal vagy kihasználható lehetőségekkel rendelkező személy vagy csapat, aki átfogó képet és kulcsfontosságú információkat adhat – kritikus fontosságú a felhasználók megnyerése és a BPM sikere szempontjából.
- Üzleti folyamatokért felelős igazgató. Az igazgató vezeti a szervezeti szintű BPM-erőfeszítéseket.
- Üzletifolyamat-tanácsadó. A tanácsadó a műszaki szakértelmére és a BPM-mel kapcsolatos átfogó ismereteire támaszkodva támogatja az üzleti folyamatokért felelős igazgatót.
- Projektmenedzser. A projektmenedzser segítséget nyújt a projekttervek kidolgozásához és megvalósításához, valamint felügyeli a csapat kommunikációját, a mérföldköveket, az eredményeket és a határidőket.
- Üzleti elemző. Az elemző felhívja a figyelmet a szükséges folyamatfejlesztésekre.
- Megoldásarchitektúra-szakértő. A megoldásarchitektúra-szakértő technikai támogatást nyújt, különösen a meglévő üzletági alkalmazásokkal való együttműködés során.
- Véleményvezérek. A társaik között gyakran vezető szerepet betöltő véleményvezérek korai adoptálók, akik támogatják az új ötleteket, módszereket és eszközöket, segítik az üzleti folyamatok továbbfejlesztését, és kiállnak a változások mellett.
- BPM támogatási csoport. Ez a csoport kulcsfontosságú informatikai szakemberekből, a vállalattervezésért felelős tisztségviselőkből és más vezetőkből áll, akik támogatják a BPM-szabványok, módszerek, cégirányítás és technológia intézményesülését.
Ne éljen együtt az elvesztett lehetőségekkel
Hagyományosan az üzleti vezetés volt a BPM felelőse; végül is ezek üzleti folyamatok. De a kifejezetten bonyolult üzletifolyamat-kezelő szoftverek megjelenésével az IT immár nagyobb szerepet tölt be. A termelékenységet támogató egyensúlyt teremthet a technológia és az üzleti követelmények között, ha lehetővé teszi az IT-nek egy önkiszolgáló, kevés kódolást igénylő munkafolyamat-automatizálási platform üzembe helyezését, amellyel az üzleti alkalmazottak leegyszerűsíthetik a folyamatokat, és megoldhatják azokat a problémákat, amelyekhez ők értenek igazán.
Automatizálás, automatizálás, automatizálás
Az automatizálás a BPM lelke. A már elérhető technológia segítségével a sikeres vállalkozásoknak minden lehetőséget meg kell ragadniuk, hogy automatizálják az ismétlődő, időigényes, manuális folyamatokat. A munkafolyamat-automatizálással leegyszerűsítheti az üzleti folyamatokat, például az adatbevitelt, a közösségimédia-frissítéseit, a készletkezelést, a jelentéskészítést stb. Az alkalmazottakat felszabadíthatja az ismétlődő és rendszeres folyamatok terhe alól, növelheti a termelékenységet, csökkentheti a költségeket, és csökkentheti az emberi hibákat.
Hozzon létre civil fejlesztői kultúrát
A mobilalkalmazások létrehozása használatával optimalizálhat egyes üzleti folyamatokat, ezzel segítheti az alkalmazottak együttműködését és hatékonyságát, átalakíthatja munkamódszereiket, és valós idejű üzleti információkat hozhat létre. A megfelelő alkalmazásfejlesztés platformmal a fejlesztők, IT-szakemberek és az átlagos üzleti felhasználók civil fejlesztési kultúrát alakíthatnak ki, és létrehozhatják saját, kevés kódolást igénylő üzleti megoldásukat – anélkül, hogy az üzleti vezetéstől és a szakmai fejlesztőktől függenének, és rájuk kellene várniuk.
Minden lehetőségből a legtöbbet hozza ki
Nem kell együtt élnie a nem hatékony manuális folyamatokkal, extra költségekkel és elvesztegetett lehetőségekkel. A megfelelő emberekre a megfelelő szerepkörökben, a folyamatai alapos ismeretére és a helyes automatizálási eszközökre támaszkodva a vállalat a következőre használhatja a BPM-et:
- Szabaduljon meg a vevőket elriasztó és értékesítések elmaradását okozó, körülményes online pénztári folyamatoktól.
- Automatizálja a túl hosszú, túl költséges és az alkalmazottakat bosszantó folyamatokat.
- A pénzügyi folyamatokban megszüntetheti a kifizetéseket késleltető akadályokat.
- Szorítsa vissza az erőforrásokat pazarló duplikációkat.
- Lerövidítheti és szabványosíthatja a határidőket befolyásoló hosszú vagy kiszámíthatatlan folyamatokat.
- Egyszerűsítse le a kapcsolatokat aláásó nem hatékony ügyfélelőkészítést.
Dolgozzon ki üzletifolyamatkezelő-stratégiát
Ha vállalkozása olyan üzemeltetési, menedzsment- és támogatási folyamatokkal küzd, amelyek fáradságosak, feleslegesek, túl hosszúak, túl lassúak vagy túl költségesek, akkor segítséget nyújthat egy átfogó BPM-stratégia létrehozása. A következő gyakorlati tanácsok segítenek a BPM-kezdeményezés elindításában és a siker kiértékelésében:
- Kérjen segítséget a vezetéstől. Ez kritikus fontosságú, ha erőforrásokra van szüksége az üzleti folyamatok fejlesztésére irányuló tervei támogatásához.
- Elemezze és térképezze fel az egyes folyamatokat. Használjon folyamatábrákat, gondolattérképet vagy folyamatbányászati szoftvert a szűk keresztmetszetek, ismétlődő munkák és szükségtelen késések megtalálásához. Kérjen visszajelzést a folyamatban leginkább érintett személyektől, hogy jobban megérthesse, hol lehet javítani – a változás elfogadása velük kezdődik.
- Tervezze újra a folyamatot. Kérjen visszajelzést a résztvevőktől, és bizonyosodjon meg arról, hogy mindenki tisztában van a folyamat egyszerűsítésének értékével. Alkalmazza a gondolattérkép használata és az elemzés során tanultakat. Fontolja meg a kritikus vagy összetett munkafolyamatok hatáselemzésének lehetőségét.
- Gyűjtsön erőforrásokat és vezesse be a változásokat. Gyűjtse össze az erőforrásokat, amelyekre szükség van egy hatékony BPM-platform építéséhez, például projektmenedzsment-szoftvert, munkafolyamatautomatizálási-eszközöket és valós idejű irányítópultokat. A létrehozni kívánt üzleti értéknek megfelelő erőforrásokat válasszon, és pontos eredmények és időtervek használatával menedzselje a változásokat. Először egy kis próbaverzió bevezetésével ki lehet gyomlálni a hibákat, népszerűsíteni lehet a jobb folyamatokat, javítható a hatékonyság, és elősegíthető az elfogadás.
- Figyeljen a nyomon követésre és optimalizálásra. Kövesse nyomon az új folyamatokat – kérje ki az érintettek véleményét. Szükség esetén álljon készen a finomításokra.
Hozzon létre BPM-értéket
Ha a fenti gyakorlati tanácsok szerint jár el, egy megbízható BPM-csapatot hozhat létre, és megértheti, hogyan javíthatja a folyamatokat, hogy több értéket teremthessenek. Az üzleti folyamatok kezelése kézzel fogható előnyöket biztosíthat, többek között:
- Megnövelt termelékenység. A hatékonyabb folyamatok hatékonyabb alkalmazottakat teremtenek, és a teljesítménymutatókat kiértékelheti munkahelyi elemzési szoftverekkel.
- Gyorsabb megtérülés. Az IT-folyamatok fejlesztésével befolyásolhatja a vállalati szoftveralkalmazások fejlesztésének és telepítésének sebességét.
- Jobb minőség. A fejlesztés felgyorsítása mellett a tesztelés javításával gyors megoldásokat találhatnak a teljesítmény- és a biztonsági problémákra, így javítva a termék vagy a szolgáltatás minőségét.
- Megnövekedett vevői elégedettség. A vállalat ügyfélszolgálati folyamatainak javítása segítséget nyújt a vevők megnyerésében, és hozzájárul a hűséghez.
- Jobb alkalmazotti munkatapasztalatok. A hatékony üzleti folyamatok az elégedettség alapját jelentik a munkahelyen, javítják a hangulatot és potenciálisan csökkentik a fluktuációt.
Kezdje meg azonnal az üzleti folyamatok optimalizálását
Minden vállalkozás célja, hogy a jobban, gyorsabban és okosabban oldja meg a feladatokat. Egy teljes körű BPM-stratégia és a megfelelő munkafolyamat-automatizálási szoftver kombinálásával vállalata teljesíteni tudja ezeket a célokat.
A Microsoft Power Automate egy egyszerűen használható munkafolyamatoptimalizálási-megoldás, amelynek segítségével az alkalmazottak egyszerűbbé tehetik a nem hatékony mindennapi feladatokat, és ennek hatása az egész vállalkozás szintjén érezhető lesz.