Telefonáló személy, aki egy laptopot néz

Az üzleti folyamatok automatizálásának 6 előnye

Ahogy a vállalkozása folyamatosan nagy mennyiségű adatot dolgoz fel, és számos feladatot hajt végre mindennap, egyre nehezebbé válhat a hibák, késések és hatékony üzleti rendszerek hátrányainak kiküszöbölése a csapattagjai számára. Ha hozzáad egy könnyen használható szoftvert, mint például az üzleti folyamatok automatizálását, akkor az Ön vállalata is élvezheti az azonnali és hosszútávú előnyöket a napi műveletek automatizálásának köszönhetően, így vállalkozása versenyképes maradhat napjaink kompetitív piacán.

Mit jelent az üzleti folyamatok automatizálása?

Az üzleti folyamatok automatizálása (BPA) az olyan napi, ismétlődő üzleti folyamatok automatizálása, amelyek általában manuális beállításokkal végezhető el. A többszintes munkafolyamatoktól kezdve egészen az egyszerű ügyfélválaszokig, a BPA segítségével ismétlődő munkafolyamatokat végezhet el, valamint gyorsan és hatékonyan átalakíthatja őket papírmentes folyamatokká. Ez az olyan feladatok automatizálását jelenti, amelyek nagy mennyiségű nyers adatot dolgoznak fel, például a termékfejlesztés, az értékesítés, a humánerőforrás-részleg stb. Az üzleti folyamatokat kezelő szoftver (BPMS) hozzáadásával megkönnyítheti az új üzleti folyamatok automatizálása által létrehozott új munkafolyamatok kezelését, amellyel szervezete hatékonyságát fejlesztheti, kezelheti és optimalizálhatja.

A BPA-megoldások bevezetésének előnyei

Miután megértette, mely folyamatokat lehet automatizálni, és melyeket nem, valamint hogy hogyan hozhat létre dinamikus munkafolyamatokat csapata számára, kihasználhatja az automatizálási szoftver minden előnyét. Íme a 6 legfontosabb előny, amelyet szervezete kihasználhat, ha automatizálja üzleti folyamatait:

1. Megnövelt hatékonyság és termelékenység

Új automatizálási megoldás hozzáadásával kiküszöböli a hibalehetőségeket, így vállalkozása azonnal racionalizáltabbá válik, kevesebb hibával. Ha megszabadul a divatjamúlt, idegőrlő manuális folyamatoktól, amivel a csapata napi szinten küszködik, eltávolíthatja a szűk keresztmetszetet jelentő feladatokat, és felgyorsíthatja a magasabb szintű üzleti folyamatokat a részlegek, csapattagok és a szervezet minden tagja között.

2. Csökkentett idő és költségek

Az automatizálással a vállalkozása csökkentheti a költségeit, és növelheti a profitképességét, különösképpen a manuális papíralapú folyamatokhoz kapcsolódó felelősségi körökben. Mivel a folyamatok automatizálása felgyorsítja a belső műveleteket, könnyedén időt és pénzt takaríthat meg azokon az erőforrásokon, amelyek az ilyen folyamatok végrehajtásához szükségesek, és a korábban a manuális feladatokhoz rendelt alkalmazottakat fontosabb feladatokra irányíthatja át.

3. Egyszerű adat- és dokumentumkezelés

A manuális folyamatok használata során könnyű figyelmen kívül hagyni az írásos kommunikációkat, táblázatokat és más dokumentumokat, legyenek nyomtatott formában, vagy e-mailben küldve. Ezenfelül az információk mozgatása vagy számítások elvégzése az egyik adatforrásból a másikba még több emberi hibára ad lehetőséget, valamint több időt is vesz igénybe. A folyamatautomatizálás azt jelenti, hogy az összes dokumentum és adat egy helyen található, leegyszerűsítve a dokumentumkezelést, így a rendszerezés és a lekérés is könnyedén megy.

4. Láthatóság és áttekinthetőség

Ezután nem szükséges további támogatást nyújtania a csapatának, hiszen az automatizálási megoldások garantálják, hogy a bevált gyakorlatot kövessék, és a szabályozást alkalmazzák. Az adatok gyűjtésére, jelentésekbe foglalására és elemzésére vonatkozó funkciók segítségével az adatok irányítópultján látható és átlátható lesz, hogy éppen ki milyen feladaton dolgozik, így Ön tájékozottabb döntéseket hozhat.

5. Folyamatok szabványosítása és megfelelősége

Az automatizálási folyamatok szigorú utasításokat követnek azzal kapcsolatban, hogy ki módosíthatja vagy frissítheti a dokumentumokat, azonban előfordulhat, hogy a csapattagjai nem mindig követik ezeket. Ha BPA-t használ, nem kell aggódnia a kimaradt lépések miatt, mert a folyamat már be van építve a rendszerbe. Kiépíthet egy hatékony digitális munkafolyamat-automatizálási rendszert, amellyel biztosítható, hogy a megfelelő információ a megfelelő személyhez kerüljön, a megfelelő időpontban. Ez azt is jelenti, hogy a vállalkozások nyomon követhetik, hogy ki használja az adatokat – bejelentkezési nevek, dátumok és feladat-hozzárendelések segítségével, nehézségek nélkül. Az ilyen adatok dokumentálásával az auditnaplózás és a megfelelőség bemutatása is egyszerűbb.

6. Jobb alkalmazotti és vevői elégedettség

Mivel az alkalmazottak a napi feladataik nagy részét könnyedén, hibamentesen végre tudják hajtani, a csapata sokkal jobban fog örülni az automatizált megoldás folyamathoz való hozzáadása miatt. Az automatizálás olyan súrlódásmentes környezetet biztosít, amelyben az alkalmazottak a legjobbat nyújthatják. A vezetői jóváhagyások gyorsabbak, így az alkalmazottak a fontosabb projektekre összpontosíthatnak, amelyek elősegítik és innovatívan közelítik meg az üzleti döntéseket. Ezenkívül az ügyfelek is boldogabbak lesznek. Mivel pontosabb és harmonikusabb adatokat kaphatnak, elégedettebbek lesznek a végtermékkel vagy az eredményekkel.

Vágjon bele az egyszerűsítésbe a Microsoft Power Automate szolgáltatással

Új folyamatautomatizálás megvalósításával a munkát költséghatékonnyá, egyszerűsítetté és hibára kevésbé hajlamossá teheti. Míg a BPA holisztikus megoldásként optimalizálja az üzleti folyamatokat, a robotikus folyamatautomatizálási (RPA) eszközhöz hasonló szoftverek beépítésével könnyebben automatizálhatja a szabályokon alapuló folyamatokat, amelyek általában egy folyamat kezdetén szükségesek.

A fenti előnyök egyensúlyban tartása érdekében a BPA és az RPA segítséget nyújt Önnek, a csapatának és a szervezetének abban, hogy találjon egy olyan, könnyen alkalmazható megoldást, amely nem zavarja meg az aktuális üzleti stratégiát. A Power Automate méretezhető, időtakarékos munkafolyamat-automatizálásokat hoz létre, amelyekkel az összes egyéni feladat elvégezhető, és így rövid idő alatt nagy mennyiségű idegőrlő feladattal készülhet el.