Az üzleti folyamatok automatizálásának 6 előnye

Mit jelent az üzleti folyamatok automatizálása?

Ahogy a vállalkozása folyamatosan nagy mennyiségű adatot dolgoz fel, és számos feladatot hajt végre mindennap, egyre nehezebbé válhat a hibák, késések és hatékony üzleti rendszerek hátrányainak kiküszöbölése a csapattagjai számára. Az üzleti folyamatok automatizálása lehetővé teszi Önnek, hogy olyan munkafolyamatokat hozzon létre, kezeljen és optimalizáljon, amelyek javítják szervezete hatékonyságát és termelékenységét.

Az üzleti folyamatok automatizálása az olyan napi, ismétlődő üzleti folyamatok automatizálása, amelyek általában manuális beállításokkal végezhetők el. A többszintes munkafolyamatoktól kezdve egészen az egyszerű ügyfélválaszokig, a BPA segítségével ismétlődő munkafolyamatokat végezhet el, valamint gyorsan és hatékonyan átalakíthatja őket papírmentes folyamatokká. Ez az olyan feladatok automatizálását jelenti, amelyek nagy mennyiségű nyers adatot dolgoznak fel, például a termékfejlesztés, az értékesítés, a humánerőforrás-részleg stb. Az üzleti folyamatokat kezelő szoftver (BPMS) hozzáadásával megkönnyítheti az üzleti folyamatok automatizálása által létrehozott új munkafolyamatok kezelését.

A BPA-megoldások bevezetésének előnyei

Miután megértette, mely folyamatokat lehet automatizálni, és melyeket nem, valamint hogy hogyan hozhat létre dinamikus munkafolyamatokat csapata számára, kihasználhatja az üzletifolyamat-automatizálási szoftver nyújtotta előnyöket. Íme a 6 legfontosabb előny, amelyet szervezete kihasználhat, ha automatizálja üzleti folyamatait:

1. Megnövelt hatékonyság és termelékenység. Új automatizálási megoldás hozzáadásával kiküszöböli a hibalehetőségeket, így vállalkozása azonnal racionalizáltabbá válik, kevesebb hibával. Ha megszabadul a divatjamúlt, idegőrlő manuális folyamatoktól, amivel a csapata naponta küszködik, eltávolíthatja a szűk keresztmetszetet jelentő feladatokat, és felgyorsíthatja a magasabb szintű üzleti folyamatokat a részlegek, csapattagok és a szervezet minden tagja között.
2. Csökkentett idő és költségek. Az automatizálással a vállalkozása csökkentheti a költségeit, és növelheti a profitképességét, különösképpen azon csapatok esetében, amelyek manuális papíralapú folyamatok által tesznek eleget felelősségi köreiknek. Mivel a folyamatok automatizálása felgyorsítja a belső műveleteket, könnyedén időt és pénzt takaríthat meg azokon az erőforrásokon, amelyek az ilyen folyamatok végrehajtásához szükségesek, és a korábban a manuális feladatokhoz rendelt alkalmazottakat fontosabb feladatokra irányíthatja át.
3. Egyszerű adat- és dokumentumkezelés. A manuális folyamatok használata során az alkalmazottak figyelmen kívül hagyhatják az írásos kommunikációkat, táblázatokat és más dokumentumokat, legyenek nyomtatott formában, vagy e-mailben küldve. Ezenfelül az információk mozgatása vagy számítások elvégzése az egyik adatforrásból a másikba még több emberi hibára ad lehetőséget, valamint több időt is vesz igénybe. A folyamatautomatizálás azt jelenti, hogy az összes dokumentum és adat egy helyen található, leegyszerűsítve a dokumentumkezelést, így a rendszerezés és a lekérés is könnyedén megy.
4. Láthatóság és áttekinthetőség. Ezután nem szükséges további támogatást nyújtania a csapatának, hiszen az automatizálási megoldások segítenek biztosítani, hogy a bevált gyakorlatot kövessék, és a szabályozást alkalmazzák. Az adatok gyűjtésére, jelentésekbe foglalására és elemzésére vonatkozó funkciók segítségével az adatok irányítópultján látható és átlátható lesz, hogy éppen ki milyen feladaton dolgozik, így Ön tájékozottabb döntéseket hozhat.
5. Folyamatok szabványosítása és megfelelősége. Az automatizálási folyamatok szigorú utasításokat követnek azzal kapcsolatban, hogy ki módosíthatja vagy frissítheti a dokumentumokat, azonban előfordulhat, hogy a csapattagjai nem mindig követik ezeket. Ha BPA-t használ, nem kell aggódnia a kimaradt lépések miatt, mert a folyamat már be van építve a rendszerbe. Kiépíthet egy hatékony digitális munkafolyamat-automatizálási rendszert, amellyel biztosítható, hogy a megfelelő információ a megfelelő személyhez kerüljön, a megfelelő időpontban. Ez azt is jelenti, hogy a vállalkozások nyomon követhetik, hogy ki használja az adatokat – bejelentkezési nevek, dátumok és feladat-hozzárendelések segítségével, nehézségek nélkül. Az ilyen adatok dokumentálásával az auditnaplók létrehozása és a megfelelőség bemutatása is egyszerűbb.
6. Jobb alkalmazotti és vevői elégedettség. Az automatizált megoldás folyamathoz való hozzáadása miatt az alkalmazottak a napi feladataik nagy részét könnyedén, hibamentesen végre tudják hajtani, és ezáltal a csapata is sokkal boldogabb lesz. Az automatizálás olyan súrlódásmentes környezetet biztosít, amelyben az alkalmazottak a legjobbat nyújthatják. A vezetői jóváhagyások gyorsabbak, így az alkalmazottak a fontosabb projektekre összpontosíthatnak, amelyek elősegítik és innovatívan közelítik meg az üzleti döntéseket. Ezenkívül az ügyfelek is boldogabbak lesznek. Mivel pontosabb és harmonikusabb adatokat kaphatnak, elégedettebbek lesznek a végtermékkel vagy az eredményekkel.