Miért veszik át a vállalatok az RPA-eszközök használatát?

Mik az RPA-eszközök?

A robotikus folyamatautomatizálás (RPA) szoftverrobotokat használ, amelyek egy grafikus felhasználói felületen (GUI) belül emulálják az emberi interakciót, hogy automatizálják az ismétlődő és manuális feladatokat, ezzel időt, erőfeszítést és fejfájást takarítva meg a vállalkozásoknak. Az RPA-eszköz olyan szoftvert jelent, amelyik munkafolyamatok meghatározására és robotok konfigurálására szolgál, hogy azok logikai sorrendben elvégezzék a kijelölt feladatokat. Egy robot gyorsabban és hiba nélkül képes elvégezni bármilyen többlépcsős folyamatot, amely egy grafikus felhasználói felületen történik. Ezért a robotikus folyamatautomatizálási eszközök segítenek felgyorsítani a manuális, hibaérzékeny munkafolyamatokat, hogy az alkalmazottak több időt tölthessenek a nagy értékű feladatok elvégzésével.

Például a HR-osztálya egy RPA-eszközt helyezhet üzembe a szabadságkérelmek feldolgozásának automatizálására. Ahelyett, hogy egy alkalmazott öt percet töltene minden egyes kérelem feldolgozásával, egy RPA-robot képes lekérni az adatokat a vállalatirányítási rendszerből, és gyorsabban fel tudja dolgozni a kérelmet egy másik rendszerben – még azokban is, amelyek nem rendelkeznek API-val – hiba nélkül.

A robotikus folyamatautomatizálás eszközével létrehozott robotok képesek a kijelölt műveletek végrehajtására és más rendszerekkel való interakcióra a digitális kijelzőkről történő információmásolás („screen scraping”) vagy az API-k használata révén. Vállalata például egy RPA-eszközzel olyan robotokat hozhat létre, amelyek bejelentkeznek az alkalmazásokba, fájlokat és mappákat kezelnek, tartalmat másolnak és illesztenek be, űrlapokat töltenek ki, strukturált adatokkal dolgoznak, továbbá akár más alkalmazásokkal is interakcióba léphetnek.

Az RPA-eszközök bevezetésének előnyei

Minden olyan szervezet, amely RPA-eszközt alkalmaz, számíthat az alábbi előnyök egy részének vagy mindegyikének megtapasztalására:

• Az emberi erőforrások jobb kihasználása. Az RPA felszabadítja az alkalmazottakat az ismétlődő, alacsony értékű feladatok, például az adatbevitel alól, hogy olyan munkára összpontosíthatnak, amely nagyobb értéket biztosít a vállalkozás számára.
• Továbbfejlesztett ügyfélérintőpontok. Ha az RPA-t az ügyfelekkel kapcsolatos folyamatok felgyorsítására használják, a plusz hatékonyság javítja az ügyfélélményt és ösztönzi a hűséget.
• Alacsonyabb költségek. Az RPA-robotok az emberek munkáját a költségek töredékéért végzik.
• Javított analitikai lehetőségek a munkafolyamatok kezelésének megértéséhez. Minden robot naplófájlt generál a tevékenységeiről, így nyomon követhető, hogy mennyire hatékonyan végzi a feladatait.
• Jobb skálázhatóság. Egyszerűen nem lehet úgy méretezni egy dolgozói csapatot, mint ahogyan egy csoport automatizált robot hatókörét és hatókörét lehetséges. Az RPA-szoftverek használatával a robotok könnyen duplikálhatók és programozhatók hasonló, de kissé eltérő eljárások elvégzésére.
• Nagyobb biztonság. Az RPA-robotok soha nem felejtenek el kijelentkezni. Beállítható náluk az „időtúllépés” is, így a rendszerek elérhetetlenné válnak olyankor, amikor szükséges, csökkentve ezzel a rosszindulatú hackereknek való kitettséget.

Hogyan viszonyulnak az RPA-eszközök más folyamatautomatizálási megoldásokhoz?

Ahhoz, hogy megismerjük az RPA-eszközök előnyeit más munkafolyamat-automatizálási megoldásokkal szemben, hasznos megérteni az automatizálás és az RPA közötti különbséget. A Munkafolyamat-automatizálás a technológia segítségével csökkentik az üzleti folyamatok manuális lépéseinek számát, de a folyamat elvégzéséhez továbbra is szükség van emberre. Az RPA-eszközök olyan robotokat hoznak létre, amelyek a grafikus felhasználói felületen keresztül dolgoznak, így nincs szükség emberi beavatkozásra. Ezek lehetnek felügyelt folyamatok, amelyekben az embernek még mindig kezdeményeznie kell a feladatokat, de lehetnek felügyelet nélküli folyamatok is, amelyek teljesen automatizáltak.

Az RPA-eszközök kevés kódolást igényelnek, vagy egyáltalán nem igényelnek kódolást, és mivel a robotok ugyanazt az infrastruktúrát és megoldásokat használják, mint a dolgozók, nem kell megváltoztatnia a háttér-architektúrát. Az RPA-megoldásokat az üzleti felhasználók irányítják. Valójában néhány RPA-megoldást a felhasználóiélmény-fejlesztők – a technikai háttérrel nem rendelkező munkatársak – számára terveztek, akik automatizálhatják a kézi folyamatokat, amelyekkel nap mint nap dolgoznak. Minimális vagy semmilyen informatikai közreműködéssel optimalizálhatja a működést és javíthatja az alkalmazottak elégedettségét anélkül, hogy a hagyományos fejlesztés költségeit kellene megfizetnie.

Az RPA a következőkben is különbözik a hagyományos folyamatautomatizálási eszközöktől:

• A hagyományos automatizálási folyamatok megkövetelhetik a technológiai infrastruktúra egy részének vagy egészének megváltoztatását. Az RPA-robotok a grafikus felhasználói felületen dolgoznak, és ugyanúgy lépnek kapcsolatba más rendszerekkel, mint az emberek.
• Az RPA-robotok elég rugalmasak ahhoz, hogy több alkalmazás folyamatát automatizálják.
• Mivel az RPA-robotok ismétlődő, általános folyamatokra, például adatbevitelre szolgálnak, skálázhatók és könnyebben fejleszthetők, mint az olyan munkafolyamat-megoldások, amelyeket egyetlen folyamatra terveztek.

Míg az RPA-szoftverek az ismétlődő, szabályalapú munkafolyamatok hatékonyságának javításával értéket teremtenek, egyes folyamatokat érdemesebb a dolgozókra bíznia. Általánosságban elmondható, hogy a sok strukturálatlan vagy grafikus adatot használó és gyorsan változó paramétereket használó folyamatok kezelését a legjobb, ha kreatív alkalmazottaira bízza.

Az RPA szerepe most és a jövőben

Manapság az RPA-szoftverek egyre nagyobb ismertségre tesznek szert, mivel a vállalatok megtanulják használni, és első kézből tapasztalják az általa kínált előnyöket, például az idő- és költségmegtakarítást. De mint minden technológia, az RPA is egyre kifinomultabbá válik, és az üzleti igények változásával együtt a technológia is módosul. Íme néhány jóslat arra vonatkozóan, hogyan fejlődhetnek az RPA-eszközök:

• Mélyebb integráció az AI-val. Ahogyan az RPA fejlődik, a vállalkozások valószínűleg új módszereket fedeznek fel arra, hogy összekapcsolják az újabb technológiákkal, például az AI-val, a gépi tanulással vagy akár az eszközök internetes hálózatával (IoT) – ezt néhány vállalat már meg is tette. A hiperautomatizálás, vagyis az intelligens automatizálás kibővíti az RPA-eszközök által elvégezhető feladatok körét, és számos összetett feladat automatizálására teszi képessé őket.
• Bonyolultabb automatizálások. A vállalkozások az RPA-t mindenféle hétköznapi feladat automatizálására használják, de a mesterséges intelligenciával és a gépi tanulással való egyesítése az optimalizálható feladatok teljesen új körét fogja felszabadítani. A vállalkozások például jelenleg az RPA-eszközökkel digitalizálhatják a dokumentumokat, de az AI-val kiegészített RPA-eszközök a dokumentumok tartalmát is megérthetik, majd hatékonyan és hibamentesen osztályozhatják őket.
• Olcsóbb és hozzáférhetőbb. Amikor az RPA-eszközök először megjelentek a piacon, nehezebb volt hozzájuk jutni, és sokba kerülhettek. Mivel azonban az RPA-szoftverek iránti kereslet megnőtt, ma már több vállalat kínálja az ilyen megoldásokat. Mivel több lehetőség áll rendelkezésre, az árak valószínűleg csökkenni fognak, és a funkciók versenyképesebbé válnak.

Az RPA szoftver legfontosabb funkciói

Számos RPA-eszköz van már a piacon, különböző funkciókkal. Ugyanakkor azok a minimumfunkciók, amelyeket a jó RPA-szoftvereknek kínálniuk kell, a következők:

• Átjárhatóság. RPA-szoftverének együtt kell működnie a meglévő asztali alkalmazásokkal, webalkalmazásokkal és más jelentős szoftveralkalmazásokkal. Képesnek kell lennie a rendszer API-jaihoz való csatlakozásra, továbbá az adatbázisok olvasására/írására is.
• Adatkiegészítés. A szoftvernek képesnek kell lennie arra, hogy adatokat nyerjen ki a webhelyekről és a közösségi médiából.
• Különböző adattípusok feldolgozása. Fontos, hogy a szoftver képes legyen adatok kinyerésére és bevitelére, több forrásból származó adatok kombinálására, valamint feltételes utasítások, például „ha/különben” típusú utasítások követésére.
• Programozási felületek. Fontos a programozható felület. Az RPA-szoftverek intelligens vagy kognitív képességeket biztosíthatnak a robotoknak a döntések meghozatalára való konfigurálásához, segítve ezzel az Ön vállalkozásának hatékonyabb működését. A robotok például segíthetnek az informatikai támogatási jegyek megválaszolásában, így az IT-csapat mentesülhet bizonyos adminisztratív terhektől, és így más teendőkre összpontosíthat. Egyes szoftverek akár kódolás nélküli módszereket is biztosítanak a robotok programozásához, de minden RPA-eszköznek képesnek kell lennie arra, hogy interakcióba lépjen a különböző típusú alkalmazásokkal, e-mailekkel, fájlokkal és mappákkal.

Az RPA szoftver kiválasztása és használata

Amikor elkezdi értékelni a rendelkezésre álló RPA-eszközöket, tartsa szem előtt milyen típusú folyamatokat szeretne automatizálni. Minden robotikus folyamatautomatizálási eszközbe különböző vezérlők és parancsok vannak beépítve, amelyek meghatározzák annak képességeit, ezért győződjön meg róla, hogy megfelelnek-e a munkafolyamatok automatizálási céljainak. Emellett próbáljon meg újrafelhasználható komponenseket találni, és győződjön meg arról, hogy a robotok egyszerűen működnek majd a meglévő rendszereiben.

A szervezet számára megfelelő RPA szoftver kiválasztásakor a következő feltételeket vegye figyelembe:

• Könnyen használható. Az RPA-szoftvereknek elég egyszerűnek kell lenniük ahhoz, hogy egy korlátozott programozási ismeretekkel rendelkező személy is fel tudja építeni az automatizálást, majd konfigurálni tudja a munkafolyamatot az RPA-szoftverben. Vannak olyan, kevés kódolással járó RPA-ajánlatok is, amelyeket informatikai ismeretekkel nem rendelkező felhasználóiélmény-fejlesztők is felhasználhatnak a munkafolyamatok automatizálására. Bármilyen szoftvert is választ, annak beépített, bővíthető parancsokat, varázslókat és grafikus felhasználói felületeket kell kínálnia.
• Rugalmas. A szoftvernek lehetővé kell tennie az egyéni funkciók konfigurálását anélkül, hogy a gyártónak külön kellene fizetnie a testreszabásért. Emellett képesnek kell lennie a különböző felhasználási esetek és eltérő adatmennyiségek kezelésére, miközben a teljesítménye konzisztens marad.
• Skálázható. Az RPA-szoftvereknek gyorsan méretezhetőnek kell lenniük, hogy megfeleljenek a vállalkozás működési követelményeinek és a frissítéseknek. A szoftvernek képesnek kell lennie több robot és több munkafolyamat futtatására is.

Hogyan használják az iparágak az RPA szoftvert?

Minden vállalkozástípus megtalálja a módját, hogy kihasználja az RPA-szoftvereket. Például az olyan iparágak, amilyen az egészségügy, az RPA segítségével egyeztethetik az időpontokat, bevihetik a betegadatokat, feldolgozhatják az igényeket és kezelhetik a számlázást. Vessünk egy pillantást arra, hogy más iparágak hogyan használják az RPA-eszközöket folyamataik átalakítására:

• Kiskereskedelem. Megrendelések frissítése, termékek szállítása és a küldemények nyomon követése.
• Távközlés. Ügyféladatok monitorozása, csalárd adatok kezelése és az ügyfelek adatainak frissítése.
• Bankszektor. A munka hatékonyságának fokozása, valamint az adatok pontosságának és biztonságának javítása.
• Biztosítás. Munkafolyamatok kezelése, ügyféladatok bevitele és alkalmazások futtatásának támogatása.
• Gyártás. Segítségnyújtás az ellátási lánc folyamatainál, az anyagok számlázásánál, az ügyfélszolgálat és az ügyféltámogatás feladatainál, valamint az adminisztrációnál.

Az RPA-eszközök korlátai

Az RPA-szoftver számos előnnyel jár, de nem mindentudó. Bár a technológia fejlődik, még mindig más technológiák hálózatának részeként működik a legjobban; még nem egy mindenre kiterjedő megoldás, amelyik minden kihívással meg tud birkózni a működés során.

Az RPA egyelőre szabályalapú technológia, amely leginkább strukturált adatokkal, valamint előre meghatározott adatmodellt alkalmazó információkkal működik. Ahhoz, hogy sikeresen működjön, a robotokat úgy kell programoznia, hogy azt tegyék, amit Ön szeretne – és a robotok csak ezeken a paramétereken belül fognak működni. Hacsak nem épít rá AI-megoldást vagy gépi tanulási technológiát, az RPA-megoldás csak az Ön által kijelölt szabályok követésére képes, arra nem, hogy megértse vagy értelmezze az általa elért tartalmat.

Például ahhoz, hogy egy RPA-eszköz feldolgozza a számlákból vagy más dokumentumokból származó információkat, a dokumentumoknak ugyanazt a formátumot kell használniuk. Az eszköz nem tud feldolgozni olyan fájlokat, amelyek eltérnek a formátumtól. Emiatt az RPA-eszközök nem alkalmasak strukturálatlan adatok vagy olyan információk feldolgozására, amelyek nem egy előre meghatározott adatmodellbe illeszkednek.

Emellett az RPA-eszközök nem tanulnak vagy alkalmazkodnak. Ha az üzleti folyamatok megváltoznak, a robotokat újra kell programozni, hogy működjenek az új folyamatokkal is, és ez időigényes lehet. És ha az RPA-eszköz nem kompatibilis az új folyamatokkal, a beruházás rövid életű lehet. A probléma elkerülése érdekében mérlegelje, hogy mennyire valószínű, hogy a folyamatai és technológiái változni fognak, mielőtt RPA-eszközt alkalmazna.

Hogyan segítheti elő a siker garantálását az RPA-eszközökkel?

Mint minden más technológia, az RPA-szoftverek sikere is attól függ, hogy Ön hogyan alkalmazza őket. Még a legjobb eszközök sem tudnak kijavítani egy alapvetően hibás folyamatot, ezért fontos, hogy átgondoltan döntse el, hogy mely feladatokat automatizálja. A megfelelő környezetben, konkrét, mérhető célt szem előtt tartva a megfelelő RPA-eszköz újradefiniálhatja a hatékonyságot a vállalatánál. Tartsa szem előtt a következő bevált eljárásokat, amikor elkezdi használni az RPA-technológiát folyamatainak automatizálására:

• Ismerje az automatizálni kívánt folyamatot. Vizsgálja meg az összes működési folyamatát, hogy kiderítse, mely feladatok illenek leginkább az RPA-hoz. Ne feledje, hogy az RPA-eszközök általában nem képesek megérteni az információkat, ezért hacsak nem tervezi a mesterséges intelligencia beépítését, válasszon olyan folyamatot, amely egyértelműen meghatározott paraméterekkel rendelkezik, és nem igényel sok emberi beavatkozást vagy felügyeletet, mint például a találkozók ütemezése vagy a számlák feldolgozása. Egyes szoftverek, mint például a Microsoft Power Automate, a következőt is kínálják: lehetőségek, amelyek segítenek az automatizálandó folyamatok azonosításában.
• Válassza ki a megfelelő eszközt. Miután meghatározta az automatizálni kívánt folyamatokat, keresse meg azokat az eszközöket, amelyek a legjobban támogatják ezt a fajta munkát. Minden eszköznek különböző erősségei vannak, így érdemes értékelnie őket a képességek, az ár, a könnyű bevezethetőség és az alapján, hogy mennyire működnek együtt a meglévő szoftvereivel.
• Képezze dolgozóit. Ha megtanítja munkatársainak, hogyan használják – és végül hogyan változtassák meg vagy tartsák karban – az RPA-eszközt, azzal nagyszerűen garantálhatja az eszköz folyamatos értékét, és felgyorsíthatja a befogadását az egész vállalaton belül.
• Mérje az eredményeket. A megvalósítás előtt és után ellenőrizze a fő teljesítménymutatókat (KPI-k), például a dolgozók hatékonyságát, az adatfelvétel pontosságát, a tervezett találkozók számát vagy a feldolgozott dokumentumok számát. Ha a KPI-k nem javulnak a megvalósítást követően, az annak lehet a jele, hogy nem megfelelő folyamatokat választott, vagy rossz paramétereket adott meg a robotoknak.