RPA के लाभों के बारे में आपको क्या पता होना चाहिए

प्रक्रिया का रोबोटिक स्वचालन के लाभ

RPA के जरिए, आपका व्यवसाय समय बचाने और सामान्य मानवीय त्रुटियों से बचने के लिए प्रक्रियाओं और कार्यों को स्वचालित कर सकता है. RPA सॉफ़्टवेयर बॉट्स को उन कार्यों को करने के लिए कॉन्फ़िगर करके काम करता है जो सामान्य रूप से मनुष्यों द्वारा किए जाते हैं. बॉट्स को एप्लिकेशन पर क्लिक करना और टाइप करना सिखाया जा सकता है, साथ ही मानवीय हस्तक्षेप की आवश्यकता के बिना अधिक जटिल कार्यों को करने के लिए कॉन्फ़िगर किया जा सकता है. RPA डेटा स्थानांतरित करने, ग्राहक प्रोफ़ाइल अपडेट करने, डेटा प्रविष्टि करने, इन्वेंट्री प्रबंधित करने और अन्य अधिक जटिल कार्यों को करने सहित विभिन्न गतिविधियों को स्वचालित करके आपके व्यवसाय को लाभ पहुंचाता है.

यहाँ प्रक्रिया का रोबोटिक स्वचालन के सात प्रमुख लाभ दिए गए हैं:

1. समय बचाएँ

   दोहराए जाने वाले प्रशासनिक कार्य कई व्यावसायिक प्रक्रियाओं का एक सामान्य हिस्सा हैं. RPA की मदद से आपका व्यवसाय स्वचालित रूप से कार्य कर पाता है और दोहराए जाने वाले कार्यों को त्वरित, रोबोटिक गति से करता है. साथ ही, आपकी कंपनी और कर्मचारियों को RPA से लाभ होता है और वे संवेदनशील और जटिल कार्यों पर अधिक समय बिता पाते हैं.

2. ROI बढ़ाएँ

   RPA टूल्स मनुष्यों की तुलना में दोहराए जाने वाले कार्यों को प्रबंधित करने में अधिक कुशल हैं और वे कार्य उत्पादकता में सुधार करने में आपके व्यवसाय की मदद करते हैं. इसलिए RPA के सबसे बड़े लाभों में से इसका एक लाभ ROI पर इसका सकारात्मक प्रभाव है. प्रक्रिया का रोबोटिक स्वचालन की मदद से, आपका व्यवसाय कई प्रक्रियाओं में सुधार कर सकता है और समय के साथ महत्वपूर्ण मात्रा में गुणात्मक और मात्रात्मक डेटा एकत्र कर सकता है, जो लागतों के बारे में अधिक कुशलता से जानकारी प्रदान करने और उन्हें प्रबंधित करने में मदद करता है.

3. मानवीय त्रुटि को दूर करें

   वास्तविक रूप से, कोई भी व्यक्ति अपनी भूमिका में कितना भी कुशल क्यों न हो, मानवीय त्रुटि और थकान हमेशा ऐसे कारक होते हैं जिन पर विचार किया जाना चाहिए. RPA के साथ, स्वचालित बॉट कभी थकते नहीं हैं, इसलिए हर बार कार्यों को सटीक रूप से किया जाता है, जिसके लिए उन्हें बनाया गया है.

4. सुरक्षा बढ़ाएँ

   साइबर सुरक्षा आपके व्यवसाय के लिए अत्यंत महत्वपूर्ण है और RPA समाधान सुरक्षा खतरों से बचाव में मदद करते हैं. RPA संवेदनशील डेटा और जानकारी के साथ मानवीय हस्तक्षेप की संख्या को कम करके सुरक्षा को बढ़ाता है, जिससे महत्वपूर्ण डेटा लीक और उल्लंघनों को रोकने में मदद मिलती है. RPA टूल्स आपके व्यवसाय को सुरक्षित रखने में मदद करते हैं, चाहे अनधिकृत उपयोगकर्ताओं द्वारा पहुंच से बचाव करना हो या ट्रिगर किए गए खाते को लॉगआउट करना हो.

5. अनुपालन बढ़ाएँ

   आपके व्यवसाय की विश्वसनीयता और स्थिरता के लिए अनुपालन महत्वपूर्ण है, और RPA समाधान बड़ी सटीकता और निरंतरता के साथ निर्धारित नियमों और दिशानिर्देशों का पालन करते हैं. आमतौर पर अधिकांश संगठन, विभिन्न उद्योग और सरकारी नियमों का पालन करते हैं और ये संगठन स्वचालित, सुसंगत अनुपालन के साथ RPA का लाभ उठाते हैं. इसके अतिरिक्त, RPA को कई एप्लिकेशन ऑडिट करने के बजाय एक ही स्थान से ऑडिट किया जा सकता है—जो अनुपालन जोखिमों को कम करता है. प्रक्रिया का रोबोटिक स्वचालन को अनुबंध कार्यप्रवाह और सबमिशन, फ़ॉर्म अपडेट, साथ ही अनुपालन-संबंधी सूचनाओं और अलर्ट पर लागू किया जा सकता है.

6. प्रक्रिया का रोबोटिक स्वचालन को स्केल करें

   जब आपकी कंपनी अधिक व्यावसायिक गतिविधियों पर RPA टूल को लागू करती है, तो आपके पूरे संगठन में प्रक्रियाओं और कार्यों के स्वचालन का विस्तार होता है. प्रक्रिया का रोबोटिक स्वचालन की मदद से आपका व्यवसाय मांग में मौसमी वृद्धि और अनुमानित लक्ष्यों को पूरा करने के लिए अधिक आत्मविश्वास से अपनी क्षमता में फेर-बदल कर सकता है, फिर वह चाहे ऑर्डर, इनवॉइस को संसाधित करना हो, इन्वेंट्री को प्रबंधित करना हो या उत्पादन और सेवा के अन्य रूप हों.

7. कर्मचारी संतुष्टि

   जब उबाऊ प्रक्रियाओं को स्वचालित किया जाता है, तो कर्मचारियों के पास आपके व्यवसाय की अधिक महत्वपूर्ण आवश्यकताओं पर ध्यान केंद्रित करने के लिए समय बच जाता है. जैसा कि RPA आम तौर पर मनुष्यों द्वारा किए जाने वाले दोहराए जाने वाले कार्यों को कम करता है, जिससे कर्मचारी संतुष्टि बढ़ती है. कर्मचारी तब अपने कौशल को उन कार्यों पर लगा सकते हैं जिनके लिए रणनीतिक सोच की आवश्यकता होती है, जैसे व्यवसाय योजना, जनसंपर्क और विचार-मंथन.

कार्यप्रवाह स्वचालन आपके संगठन को कैसे लाभान्वित करता है?

कार्यप्रवाह स्वचालन एक सुव्यवस्थित कार्यप्रवाह बनाने के लिए व्यावसायिक प्रक्रियाओं को स्वचालित और कनेक्ट करने हेतु स्वचालन तकनीक के उपयोग को संदर्भित करता है. हालांकि कार्यप्रवाह स्वचालन कार्यप्रवाह के भीतर अलग-अलग कार्यों को करने के लिए RPA का उपयोग करता है, लेकिन यह RPA से भिन्न होता है, क्योंकि यह शुरू से लेकर पूर्ण होने तक संपूर्ण प्रक्रियाओं को स्वचालित और एक साथ कनेक्ट करता है—जो एक पूर्ण कार्यप्रवाह बनाता है.

यहां वे चार तरीके दिए गए हैं जिनके जरिए कार्यप्रवाह स्वचालन आपके संगठन को लाभ पहुंचा सकता है:

1. प्रक्रियाओं को सरल बनाना

   कार्यप्रवाह स्वचालन मनुष्यों की तुलना में कार्यों को अधिक तेज़ी से और अधिक सटीक रूप से पूरा करते हुए विभिन्न कार्य-संबंधी गतिविधियों को जोड़ता है और स्वचालित करता है, जो आपके संगठन के लिए प्रक्रियाओं को आसान बनाता है.

2. उत्पादकता बढ़ाना

   कभी-कभी, कंपनियों को औसत से अधिक मांग को पूरा करने के लिए प्रक्रियाओं को तेज़ी से करने की क्षमता की आवश्यकता होती है. कार्यप्रवाह स्वचालन सॉफ़्टवेयर आपकी व्यावसायिक प्रक्रियाओं की गति और सटीकता को बढ़ाकर और आपके संगठन के भीतर स्वचालित प्रक्रियाओं को स्केल करके उत्पादकता में वृद्धि करता है. उत्पादकता में वृद्धि का अर्थ है आपके संगठन और ग्राहक आधार को बढ़ाने की अधिक क्षमता.

3. विश्वसनीयता बढ़ाना

   चूंकि स्वचालित प्रक्रियाएं कार्यप्रवाह के नियमों का सटीक रूप से पालन करती हैं, इसलिए वे ऐसे परिणाम प्रदान करती हैं जिनमें त्रुटियों की संभावना बहुत कम होती है. इसलिए, आपका संगठन आत्मविश्वास प्राप्त करता है, क्योंकि स्वचालन टूल्स हर बार विश्वसनीय, भरोसेमंद परिणाम प्रदान करते हैं.

4. लागत नियंत्रित करना

   हर व्यवसाय अपनी लागत और खर्च को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करना चाहता है. हालांकि, व्यावसायिक प्रक्रियाएं अक्सर मांग और परिवर्तनशील मानव उत्पादन जैसे कई कारणों से प्रभावित होती हैं, जिससे लागत में उतार-चढ़ाव हो सकता है. कार्यप्रवाह स्वचालन की मदद से आपका संगठन मानकीकृत प्रक्रियाओं को स्वचालित करके अधिक अनुमानित परिणाम और लागत प्राप्त कर सकता है. कार्यप्रवाह स्वचालन का उपयोग करते हुए, आपका संगठन अतिरिक्त संसाधनों की आवश्यकता को कम करता है और इसके परिणामस्वरूप, यह लागतों का प्रबंधन करने और अलग-अलग मांगों को अधिक अनुरूपता से पूरा करने के लिए बेहतर ढंग से सुसज्जित है.

उद्योगों और विभागों के लिए RPA

RPA को विभिन्न उद्योगों और विभागों के कार्यों के प्रबंधन के लिए अनुकूलित किया जा सकता है. यहां बताया गया है कि निम्नलिखित छह उद्योग और विभाग प्रक्रिया का रोबोटिक स्वचालन का उपयोग कैसे कर सकते हैं:

1. सूचना प्रौद्योगिकी

   सूचना प्रौद्योगिकी (IT) विभाग RPA टूल्स के जरिए बढ़े हुए अनुपालन, कार्यभार में कमी और कम सुरक्षा जोखिम को प्राप्त करके इससे लाभान्वित होते हैं. ये विभाग नियमित रूप से सवालों, टिकटों और सुरक्षा संबंधी कार्यों से भरे रहते हैं. RPA को ट्राइएजिंग टिकट, और सॉफ़्टवेयर अपडेट रिमाइंडर जैसे ऐसे कार्यों को संभालने के लिए कार्यान्वित किए जाने पर जिनमें विशेषज्ञ हस्तक्षेप की आवश्यकता नहीं होती है, यह IT विभागों द्वारा अनुभव किए गए कार्यभार को कम करता है. हालांकि, RPA एप्लिकेशन में अनुपालन जांच, और मूलभूत संरचना सेट अप और प्रबंधन जैसे विशेषज्ञ कार्यों का प्रबंधन भी कर सकता है.

2. मानव संसाधन

   कर्मचारी अधिग्रहण और ऑनबोर्डिंग जैसी गतिविधियों से जुड़े दोहराए जाने वाले कार्यों पर लगने वाले समय को कम करें. मानव संसाधन अत्यधिक कुशल, प्रासंगिक कर्मचारियों को खोजने के लिए उनके आवेदनों को त्वरित रूप से संसाधित करने हेतु RPA सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं. RPA को नियमित ऑनबोर्डिंग कार्यों को करने के लिए भी अनुकूलित किया जा सकता है, जैसे नए कर्मचारियों को उनके क्रेडेंशियल, जैसे ईमेल और पासवर्ड, साथ ही साथ आवश्यक ऑनबोर्डिंग दस्तावेज़ प्रदान करना.

3. वित्त

   वित्त टीमों के लिए, डेटा सटीकता और रिकॉर्ड की देख-रेख करना आवश्यक होता है. RPA टूल्स बहीखाता और डेटा प्रबंधन की सटीकता और विश्वसनीयता को बढ़ाते हैं. RPA सॉफ़्टवेयर सरल या जटिल वित्तीय गणना करके, प्राप्तियों, स्वचालित समेकन और रिपोर्टिंग के लिए संचार को स्वचालित करके और भुगतानों को सत्यापित करके वित्त विभागों की सहायता कर सकता है.

4. विक्रय

   RPA समाधान के जरिए विक्रय प्रक्रियाओं को आसान बना दिया गया है. स्वचालन का उपयोग करके, विक्रय टीम ऑटोमेटेड आउटरीच, प्रोफ़ाइल अपडेट्स और नए लीड्स के अधिग्रहण के माध्यम से संभावित व्यवसाय की मात्रा को बढ़ाती हैं. RPA टूल नियमित, क्रॉस-विभागीय कार्यों में विशेषज्ञता की आवश्यकता को भी कम करता है, जिससे विक्रय टीमों और अन्य विभागों के बीच बेहतर सहयोग होता है.

5. मार्केटिंग

   मार्केटिंग टीमें अपने फायदे के लिए कई तरह से प्रक्रिया का रोबोटिक स्वचालन का इस्तेमाल करती हैं. उदाहरण के लिए, मार्केटिंग विभाग विज्ञापन खरीदारी, ट्रिगर गाइड, कार्यप्रवाह प्रबंधन और विश्लेषण के लिए RPA का उपयोग करते हैं. RPA सॉफ़्टवेयर की मदद से मार्केटिंग टीम रचनात्मकता में कमी से बचती हैं और सामग्री निर्माण और डिलीवरी पर ध्यान केंद्रित करती हैं.

6. कार्रवाइयां

   RPA विभिन्न परिचालन प्रक्रियाओं की लागत को सुव्यवस्थित और कम कर सकता है. उदाहरण के लिए, RPA का उपयोग अधिप्राप्ति प्रक्रियाओं के एक भाग के रूप में पूछताछ तक त्वरित रूप से पहुँचने और अनुरोधों को पूरा करने के लिए किया जा सकता है. और आपूर्ति श्रृंखलाओं के लिए, RPA ऑर्डर प्लेसमेंट, ऑर्डर संचार और पूर्ति और भुगतान संसाधन का प्रबंधन करता है.