एक व्यक्ति टेलीफ़ोन पर बात कर रहा है और लैपटॉप कंप्यूटर पर देख रहा है

व्यवसाय प्रक्रिया स्वचालन के 6 लाभ

चूँकि आपका व्यवसाय बड़ी मात्रा में डेटा संसाधित करता रहता है और प्रतिदिन अनेक कार्यों को संभालता है, अतः आपकी टीम के सदस्यों के लिए त्रुटि, देरी और अक्षम व्यावसायिक प्रणालियों की गुंजाइश को कम करने में मुश्किल आ सकती है. आपकी कंपनी व्यवसाय प्रक्रिया स्वचालन जैसे सहज सॉफ़्टवेयर को शामिल कल दैनिक कार्यों के स्वचालन के माध्यम से अनेक तात्कालिक और दीर्घकालिक लाभ प्राप्त कर सकती है, जिससे आपका व्यवसाय आज के बाज़ार में प्रतिस्पर्धा करने में सक्षम बन जाता है.

व्यवसाय प्रक्रिया स्वचालन क्या है?

Business process automation (BPA) is the automation of daily, repeatable business processes that are normally completed in manual settings. Ranging from multi-level workflows to simple customer responses, BPA offers you the ability to complete repetitive work and convert to paperless processes quickly and efficiently. This means automating jobs that deal with an excessive amount of raw data and documentation like product development, sales, human resources, and more. Adding business process management software (BPMS) helps to manage all of the new workflows created from your new business process automation to build, manage, and optimize your organization’s effectiveness and efficiency.

BPA समाधान लागू करने के लाभ

जब आप समझ जाते हैं कि कौन-कौन सी प्रक्रियाओं को स्वचालित किया जा सकता है और अपनी टीम के लिए एक गतिशील कार्यप्रवाह कैसे बनाया जाए, तो आप स्वचालन सॉफ़्टवेयर की पेशकश का लाभ उठा सकते हैं. आपके संगठन को अपनी व्यवसाय प्रक्रियाएँ स्वचालित करने से जो शीर्ष छह लाभ मिलेंगे वह नीचे दिए गए हैं:

1. बेहतर दक्षता और उत्पादकता

एक नया स्वचालन समाधान को, जो ग़लतियों की संभावनाएँ समाप्त करता है, शामिल करते समय आपका व्यवसाय तुरंत अधिक सुव्यवस्थित हो जाता है और उसमें त्रुटियों में कमी आती है. आपकी टीम रोजाना जिन जटिल और कठिन मैनुअल प्रक्रियाओं को करती है, उन्हें हटाते हुए आप रूकावट उत्पन्न करने वाले कार्य दूर करते हैं और व्यवसाय इकाइयों, टीम के सदस्यों और अपने संगठन की सभी लोगों के बीच अधिक उच्च-स्तरीय व्यवसाय प्रक्रियाओं को तेज़ करते हैं.

2. समय और लागत में कमी

स्वचालन से आपके व्यवसाय को विशेष रूप से मैन्युअल पेपर वाली प्रक्रियाओं से संबंधित जिम्मेदारियों संबंधी लागत को घटाने और लाभप्रदता बढ़ाने में मदद मिलती है. चूँकि प्रक्रियाओं को स्वचालित करने से आपके आंतरिक संचालन में तेजी आती है, अतः उन प्रक्रियाओं को पूर्ण करने वाले संसाधनों पर लगने वाले समय और धन की बचत होती है, और जो कर्मचारी पहले इन कार्यों को मैन्युअल प्रयासों से करते थे, उन्हें आप अधिक महत्वपूर्ण मामले असाइन कर पुनः कार्य पर लगा सकते हैं.

3. डेटा और दस्तावेज़ प्रबंधन में आसानी

मैन्युअल प्रक्रियाओं का उपयोग करते समय, लिखित पत्रव्यवहारों, स्प्रेडशीट और अन्य दस्तावेज़ों का, चाहे वे मुद्रित हों या ईमेल से हस्तांतरित किए जाते हों, विषय से भटक जाना आसान होता है. साथ ही, जानकारी के स्थानांतरण या एक डेटा स्रोत से गणना कर दूसरा डेटा स्रोत बनाने का अर्थ है कि मानवीय त्रुटियों के लिए अवसर बढ़ जाते हैं, साथ ही इनमें समय भी अधिक खर्च होता है. प्रक्रिया स्वचालन का अर्थ है कि आपके सभी दस्तावेज़ और डेटा एक ही स्थान पर रखे जाते हैं, दस्तावेज़ प्रबंधन को सुव्यवस्थित किया जाता है ताकि इन्हें संगठित करना और पुनर्प्राप्ति सरल हो सके.

4. दृश्यता और पारदर्शिता

आपको अपनी टीम को अतिरिक्त सहायता प्रदान करने की आवश्यकता नहीं होगी, क्योंकि स्वचालन समाधान गारंटी देते हैं कि सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन किया जाएगा और शासन लागू होगा. डेटा एकत्र करने, रिपोर्टिंग और इसकी विश्लेषण क्षमताओं के जरिए, आप वह डेटा डैशबोर्ड देख पाएंगे जिसमें आपको दृश्यता और पारदर्शिता मिलती है कि प्रत्येक व्यक्ति किस पर कार्य कर रहे हैं, ताकि आप अधिक सूचित निर्णय ले सकें.

5. प्रक्रिया मानकीकरण और अनुपालन

स्वचालन प्रक्रियाओं में सख्त दिशानिर्देश होते हैं कि दस्तावेज़ों में परिवर्तन या अद्यतन करने के लिए कौन सक्षम है, परंतु हो सकता है कि आपकी टीम के सदस्य हमेशा उनका पालन न करें. BPA लागू करने पर, आपको छूटे हुए चरणों के बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं है क्योंकि सिस्टम में प्रक्रिया पहले से ही अंतर्निहित है. आप एक कुशल डिजिटल कार्यप्रवाह स्वचालन का निर्माण कर सकते हैं जो सुनिश्चित करता है कि सही जानकारी, सही समय पर, सही व्यक्ति तक पहुंचे. इसका अर्थ यह भी है कि व्यवसाय उन लॉगिंग नाम, दिनांक और असाइनमेंट विवरण के माध्यम से बिना किसी परेशानी के यह ट्रैक कर सकेंगे कि कौन सा व्यक्ति किस डेटा का उपयोग कर रहा है. इस जानकारी को दर्ज रखने से आपको ऑडिट ट्रेल और अनुपालन प्रदर्शित करने में भी मदद मिलती है.

6. बेहतर कर्मचारी और ग्राहक संतुष्टि

चूँकि आपके कर्मचारी बिना किसी त्रुटि के अपनी दिन-प्रतिदिन की बहुत सारी जिम्मेदारियों को आसानी से पूरा कर सकते हैं, अतः आपकी प्रक्रिया में एक स्वचालित समाधान शामिल करने पर आपकी टीम को अत्यधिक खुशी होगी. स्वचालन एक संघर्ष-रहित परिवेश प्रदान करता है जिसमें कर्मचारियों को पनपने का अवसर मिलता है. प्रबंधकीय अनुमोदन तेज़ी से होते हैं जिसका अर्थ है कि आपके कर्मचारी अधिक महत्वपूर्ण परियोजनाओं पर ध्यान केंद्रित कर सकेंगे जिनसे व्यावसायिक निर्णयों के लिए प्रेरणा और नवप्रवर्तन मिलेगा. और एक बोनस के रूप में, आपको खुश ग्राहक भी मिलेंगे. चूँकि आपके ग्राहकों को अधिक सटीक और सुसंगत डेटा मिलेगा, अतः वे अंतिम उत्पाद या परिणामों से अधिक संतुष्ट होंगे.

Microsoft Power Automate के साथ सुव्यवस्थित करना शुरू करें

एक नई प्रक्रिया स्वचालन को अपनाने से, आप अपने कार्य को किफ़ायती, सुव्यवस्थित और न्यून त्रुटि संभावित बनाने में सक्षम होंगे. यद्यपि BPA आपकी व्यवसाय प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने के लिए एक समग्र तरीके से कार्य करता है, तथापि एक रोबोटिक प्रक्रिया स्वचालन (RPA) जैसे उपकरण शामिल करने से नियम-संचालित प्रक्रियाओं के स्वचालन में मदद मिलती है जो आमतौर पर किसी प्रक्रिया की शुरुआत में आवश्यक होते हैं.

BPA और RPA के द्वारा उपरोक्त लाभों को संतुलित बनाने की कुंजी से आप, आपकी टीम और संगठन एक ऐसा समाधान खोज सकते हैं जिसे आप सभी आसानी से अपना सकते हैं, और इससे आपकी कोई भी मौजूदा व्यवसाय रणनीति बाधित नहीं होती. Power Automate स्केलेबल, समय बचाने वाले कार्यप्रवाह स्वचालन बनाता है, जो आपके सभी व्यक्तिगत कार्यों को संभाल सकते हैं, जिससे आप कम समय में अधिक संख्या में उबाऊ कार्यों को पूरा कर सकते हैं.