व्यवसाय RPA उपकरण क्यों अपना रहे हैं

RPA उपकरण क्या है?

प्रक्रिया का रोबोटिक स्वचालन (RPA) दोहराए जाने वाले और मैन्युअल कार्यों को स्वचालित करने, व्यवसायों के समय को बचाने और सिरदर्द को कम करने के लिए, ग्राफ़िकल यूज़र इंटरफ़ेस (GUI) के भीतर मानव सहभागिता का अनुकरण करने के लिए सॉफ़्टवेयर बोट का उपयोग करता है. RPA उपकरण तार्किक क्रम में निर्दिष्ट कार्यों को करने हेतु कार्यप्रवाहों को परिभाषित करने और बोट को कॉन्फ़िगर करने के लिए एक सॉफ़्टवेयर है. एक रोबोट GUI में होने वाली किसी भी बहु-चरणीय प्रक्रिया को तेज़ी से और त्रुटियों के बिना निष्पादित कर सकता है. इसलिए, प्रक्रिया का रोबोटिक स्वचालन उपकरण मैनुअल, त्रुटि-प्रवृत्त कार्यप्रवाहों को गति देने में आपकी मदद करता है, ताकि कर्मचारी अधिक उच्च-महत्वपूर्ण कार्यों पर काम कर सकें.

उदाहरण के लिए, आपका मानव संसाधन विभाग छुट्टियों के अनुरोधों को संसाधित करने के तरीके को स्वचालित करने के लिए एक RPA उपकरण परिनियोजित कर सकता है. प्रत्येक अनुरोध को संसाधित करने के लिए पांच मिनट खर्च करने वाले एक कर्मचारी के बजाय, एक RPA बॉट कंपनी के उद्यम संसाधन नियोजन प्रणाली से डेटा निकाल सकता है और अनुरोध को बिना किसी गलती के अन्य सिस्टम में तेज़ी से संसाधित कर सकता है—उनमें भी, जिनके पास API नहीं है.

रोबोटिक प्रक्रिया स्वचालन उपकरण द्वारा बनाए गए बॉट, डिजिटल डिस्प्ले (स्क्रीन स्क्रैपिंग) से जानकारी को कॉपी करके या API का उपयोग करके असाइन किए गए कार्यों को निष्पादित और अन्य सिस्टम के साथ सहभागिता कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आपका व्यवसाय ऐसे बॉट को बनाने के लिए RPA उपकरण का उपयोग कर सकता है, जो एप्लिकेशन में साइन इन करते हैं, फ़ाइलों और फ़ोल्डरों में फेर-बदल करते हैं, सामग्री को कॉपी और पेस्ट करते हैं, प्रपत्रों को पूरा करते हैं, संरचित डेटा के साथ काम करते हैं, और यहां तक कि अन्य एप्लिकेशन के साथ सहभागिता भी करते हैं.

RPA उपकरणों को अपनाने के लाभ

कोई भी संगठन जो RPA उपकरण को परिनियोजित करता है, वह निम्नलिखित में से कुछ या सभी लाभों का अनुभव करने की अपेक्षा कर सकता है:

• मानव संसाधनों का बेहतर उपयोग. RPA कर्मचारियों को डेटा प्रविष्टि जैसे दोहराए जाने वाले, कम-महत्वपूर्ण कार्यों से मुक्त करता है, ताकि वे उस काम पर ध्यान केंद्रित कर सकें, जो व्यवसाय को अधिक मूल्य प्रदान करता है.
• बेहतर ग्राहक टचप्वाइंट. जब RPA का उपयोग ग्राहक-संबंधी प्रक्रियाओं में तेज़ी लाने के लिए किया जाता है, तो अतिरिक्त दक्षता ग्राहक अनुभव में सुधार करती है और सहयोग को बढ़ाती है.
• कम लागत. RPA बॉट इंसानों का काम बहुत ही कम लागत में करते हैं.
• आपके कार्यप्रवाह प्रबंधन को समझने के लिए बेहतर विश्लेषण. प्रत्येक बॉट अपनी गतिविधियों की एक लॉग फ़ाइल जनरेट करता है, ताकि आप मॉनीटर कर सकें कि वह अपने कार्यों को कितने प्रभावी ढंग से कर रहा है.
• बेहतर मापनीयता. कर्मचारियों की एक टीम को उस तरह से मापना संभव नहीं है, जिस तरह से आप स्वचालित बॉट के कार्यक्षेत्र और उसके समूह की पहुंच को माप सकते हैं. RPA सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके, बॉट आसानी से डुप्लिकेट किए जा सकते हैं और प्रक्रियाओं के समान लेकिन थोड़े अलग सेट को पूरा करने के लिए प्रोग्राम किए जा सकते हैं.
• बेहतर सुरक्षा. RPA बॉट साइन आउट करना कभी नहीं भूलते. उन्हें "टाइम आउट" पर भी सेट किया जा सकता है, ताकि आपके सिस्टम उस समय पहुंच से बाहर हों जब उन्हें होना चाहिए, जिससे दुर्भावनापूर्ण हैकर्स की भेद्यता कम हो जाती है.

अन्य प्रक्रिया स्वचालन समाधानों की तुलना RPA उपकरण कैसे होते हैं?

अन्य कार्यप्रवाह स्वचालन समाधानों की तुलना में RPA उपकरणों के लाभ को समझने के लिए, स्वचालन और RPA के बीच के अंतर को समझना उपयोगी है. कार्यप्रवाह स्वचालन व्यवसाय प्रक्रिया में मैन्युअल चरणों को कम करने के लिए तकनीक का उपयोग करता है, लेकिन फिर भी उसमें प्रक्रिया को पूरा करने हेतु किसी व्यक्ति की आवश्यकता होती है. RPA उपकरण GUI के माध्यम से काम करने के लिए रोबोट बनाते हैं, ताकि किसी मानवीय हस्तक्षेप की आवश्यकता न हो. ये मानव की उपस्थिति वाली प्रक्रियाएँ हो सकती हैं, जिनमें मनुष्यों को कार्य प्रारंभ करने होते हैं या ये बिना मानव की उपस्थिति वाली प्रक्रियाएं हो सकती हैं, जो पूरी तरह से स्वचालित होती हैं.

RPA उपकरणों के लिए बहुत कम या किसी कोडिंग की आवश्यकता नहीं होती है और क्योंकि बॉट उसी मूलभूत संरचना और समाधान का उपयोग करते हैं जिसका कर्मचारी उपयोग करते हैं, इसलिए आपको अपने अंतर्निहित आर्किटेक्चर को बदलने की आवश्यकता नहीं होती है. व्यावसायिक उपयोगकर्ता RPA समाधान चलाते हैं. वास्तव में, कुछ RPA समाधान सिटीज़न डेवलपर के लिए डिज़ाइन किए गए हैं—बिना तकनीकी पृष्ठभूमि वाले कर्मचारी—जो हर दिन काम में आने वाली मैन्युअल प्रक्रियाओं को स्वचालित कर सकते हैं. न्यूनतम या बिना IT भागीदारी के, आप पारंपरिक विकास की लागतों का भुगतान किए बिना संचालन को अनुकूलित कर सकते हैं और कर्मचारियों की संतुष्टि में सुधार कर सकते हैं.

RPA पारंपरिक प्रक्रिया स्वचालन उपकरणों से निम्नलिखित तरीकों से भी भिन्न होता है:

• पारंपरिक स्वचालन प्रक्रियाओं के लिए आंशिक रूप से या संपूर्ण रूप से तकनीकी मूलभूत संरचना को बदलने की आवश्यकता हो सकती है. RPA बॉट GUI में काम करते हैं और इंसानों की तरह ही अन्य प्रणालियों के साथ सहभागिता करते हैं.
• RPA बॉट कई एप्लिकेशन के लिए प्रक्रियाओं को स्वचालित करने हेतु पर्याप्त लचीले होते हैं.
• चूंकि RPA बॉट डेटा इनपुट जैसी दोहराव वाली, जेनरिक प्रक्रियाओं के लिए होते हैं, इसलिए वे स्केलेबल होते हैं और एकल प्रक्रिया के लिए डिज़ाइन किए गए कार्यप्रवाह समाधान की तुलना में अधिक आसानी से अद्यतन किए जाते हैं.

चूंकि RPA सॉफ़्टवेयर दोहराए जाने वाले, नियम-आधारित कार्यप्रवाह की दक्षता में सुधार करके मान बनाता है, इसलिए कुछ प्रक्रियाएँ श्रेष्ठ रूप से कार्य करने हेतु आपके कर्मचारियों पर छोड़ दी जाती हैं. सामान्य तौर पर, ऐसी प्रक्रियाएं जो बहुत अधिक असंरचित डेटा या ग्राफ़िकल जानकारी का उपयोग करती हैं और तेज़ी से बदलते पैरामीटर पर निर्भर करती हैं, उन्हें श्रेष्ठ रूप से प्रबंधित करने के लिए आपके रचनात्मक कर्मचारियों पर छोड़ दिया जाता है.

RPA की भूमिका आज और कल

वर्तमान में, RPA सॉफ़्टवेयर बहुत अधिक दृश्यता अर्जित कर रहा है, क्योंकि कंपनियां इसका उपयोग करना सीख रही हैं और इसके द्वारा प्रदान किए जाने वाले समय और लागत बचत जैसे लाभों को प्रत्यक्ष महसूस करती हैं. लेकिन सभी तकनीकों की तरह, RPA अधिक परिष्कृत हो जाएगा और व्यवसाय की जरूरतों के अनुसार बदल जाएगा. RPA उपकरणों के विकसित होने के तरीकों के यहां कुछ पूर्वानुमान दिए गए हैं:

• AI के साथ गहरा एकीकरण. जैसे-जैसे RPA विकसित होगा, व्यवसाय संभावित रूप से AI, मशीन लर्निंग जैसी अगली-स्तरीय तकनीक या यहां तक कि इंटरनेट ऑफ़ थिंग्स (IoT) के साथ उसे अपनाने के नए तरीके खोजेंगे—और कुछ कंपनियों के पास यह पहले से ही है. हाइपरऑटोमेशन, या इंटेलिजेंट ऑटोमेशन, उन प्रकार के कार्यों का विस्तार करता है, जो RPA उपकरण निष्पादित कर सकते हैं और उन्हें विभिन्न प्रकार के जटिल कर्तव्यों को स्वचालित करने की शक्ति प्रदान करता है.
• अधिक जटिल स्वचालन. व्यवसाय सभी प्रकार के नीरस कार्यों को स्वचालित करने के लिए RPA का उपयोग करते हैं, लेकिन उसे AI और मशीन लर्निंग के साथ मर्ज करने से उन कार्यों की एक पूरी नई श्रृंखला अनलॉक हो जाएगी जिसे वह सुव्यवस्थित कर सकता है. उदाहरण के लिए, व्यवसाय वर्तमान में दस्तावेज़ों को डिजिटाइज़ करने के लिए RPA उपकरणों का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन AI-संचारित RPA उपकरण दस्तावेज़ों की सामग्री को समझ भी सकते हैं और बिना किसी त्रुटि के उसे कुशलतापूर्वक वर्गीकृत कर सकते हैं.
• कम खर्चीले और अधिक पहुँच योग्य. जब RPA उपकरण पहली बार बाजार में आए थे, तो उन्हें पाना कठिन था और वे महंगे लग सकते थे. लेकिन चूंकि RPA सॉफ़्टवेयर की मांग बढ़ गई है, इसलिए अधिक कंपनियां अब इसकी पेशकश कर रही हैं. अधिक विकल्प उपलब्ध होने से, कीमतों में गिरावट की संभावना है और सुविधाएँ अधिक प्रतिस्पर्धी हो जाएंगी.

RPA सॉफ़्टवेयर की मुख्य कार्यक्षमताएँ

कई RPA उपकरण अलग-अलग विशेषताओं के साथ अब मार्केट में उपलब्ध हैं. लेकिन ये वे न्यूनतम मूल कार्यक्षमताएँ हैं जो एक अच्छे RPA सॉफ़्टवेयर को पेश करनी चाहिए:

• अंतरसंचालनीयता. आपका RPA सॉफ़्टवेयर आपके मौजूदा डेस्कटॉप एप्लिकेशन, वेब एप्लिकेशन और अन्य प्रमुख सॉफ़्टवेयर एप्लिकेशन के साथ काम करना चाहिए. वह सिस्टम API से कनेक्ट होने और डेटाबेस को पढ़ने/लिखने में भी सक्षम होना चाहिए.
• डेटा संवर्धन. आपका सॉफ़्टवेयर वेबसाइटों और सोशल मीडिया से डेटा निकालने में सक्षम होना चाहिए.
• विभिन्न डेटा प्रकारों का संसाधन. यह महत्वपूर्ण है कि आपका सॉफ़्टवेयर डेटा निकाल सकता हो और इनपुट कर सकता हो, कई स्रोतों से डेटा को संयोजित कर सकता हो, और सशर्त कथनों का पालन कर सकता हो जैसे कि if/else.
• प्रोग्रामिंग इंटरफ़ेस. प्रोग्राम करने योग्य इंटरफ़ेस महत्वपूर्ण होता है. RPA सॉफ़्टवेयर आपके व्यवसाय को अधिक कुशलता से चलाने में मदद करने हेतु, निर्णय लेने के लिए बॉट को कॉन्फ़िगर करने हेतु इंटेलिजेंट, या कॉग्निटिव क्षमताएं प्रदान कर सकता है. उदाहरण के लिए, बॉट IT समर्थन टिकटों पर प्रतिक्रिया देने में मदद कर सकते हैं, जिससे IT टीम को कुछ प्रशासनिक बोझ से राहत मिलती है, ताकि वह अन्य पहलों पर ध्यान केंद्रित कर सके. कुछ सॉफ़्टवेयर विकल्प बॉट को प्रोग्राम करने के लिए नो-कोड विधियाँ भी प्रदान करते हैं, लेकिन सभी RPA उपकरणों को विभिन्न प्रकार के एप्लिकेशन, ईमेल, फ़ाइलों और फ़ोल्डरों के साथ सहभागिता करने में सक्षम होना चाहिए.

RPA सॉफ़्टवेयर को चुनना और उसके साथ काम करना

जब आप उपलब्ध RPA उपकरणों का मूल्यांकन करना शुरू करें, तो ध्यान रखें कि आप आप किस प्रकार की प्रक्रियाओं को स्वचालित करने की योजना बना रहे हैं. प्रत्येक रोबोटिक प्रक्रिया स्वचालन उपकरण में अलग-अलग नियंत्रण और आदेश अंतर्निमित हैं, जो उसकी क्षमताओं को निर्धारित करते हैं, इसलिए सुनिश्चित करें कि वे आपके कार्यप्रवाह स्वचालन लक्ष्यों से मेल खाते हो. इसके अलावा, पुनः उपयोग योग्‍य घटकों को खोजने का प्रयास करें और सुनिश्चित करें कि आपके बॉट आपके मौजूदा सिस्टम में आसानी से कार्य कर सकते हैं.

अपने संगठन के लिए सही RPA सॉफ़्टवेयर का चयन करते समय निम्नलिखित मानदंडों पर विचार करें:

• उपयोग करने में आसान. RPA सॉफ़्टवेयर सीमित प्रोग्रामिंग कौशल वाले व्यक्ति के लिए स्वचालन बनाने और उसके बाद RPA सॉफ़्टवेयर में कार्यप्रवाह को कॉन्फ़िगर करने के लिए पर्याप्त रूप से आसान होना चाहिए. यहां तक कि कुछ लो-कोड RPA प्रस्ताव भी हैं, जिनका उपयोग बिना IT स्किल वाले सिटीज़न डेवलपर अपने कार्यप्रवाहों को स्वचालित करने के लिए कर सकते हैं. आप जो भी सॉफ़्टवेयर चुनें, उसे बिल्ट-इन, विस्तार करने योग्य कमांड, विज़ार्ड और GUI की पेशकश करनी चाहिए.
• लचीला. सॉफ़्टवेयर के चलते आप अनुकूलन के लिए विक्रेता को अतिरिक्त भुगतान किए बिना कस्टम सुविधाओं को कॉन्फ़िगर करने में सक्षम होने चाहिए. वह लगातार अच्छे प्रदर्शन को बनाए रखते हुए विभिन्न उपयोग मामलों और अलग-अलग मात्रा में डेटा को संभालने में भी सक्षम होना चाहिए.
• मापनीय. आपके व्यवसाय की परिचालन आवश्यकताओं को पूरा करने और अद्यतनों को समायोजित करने के लिए RPA सॉफ़्टवेयर को तेज़ी से मापन क्रिया करनी चाहिए. सॉफ़्टवेयर कई बॉट और कई कार्यप्रवाह चलाने में भी सक्षम होना चाहिए.

उद्योग RPA सॉफ़्टवेयर का उपयोग कैसे करते हैं

सभी प्रकार के व्यवसायों ने RPA सॉफ़्टवेयर से लाभ प्राप्त करने का एक तरीका खोज लिया है. उदाहरण के लिए, स्वास्थ्य सेवा जैसे उद्योग RPA का उपयोग अपॉइंटमेंट लेने, रोगी डेटा प्रविष्टि करने, दावे संसाधित करने और बिलिंग का प्रबंधन करने के लिए कर सकते हैं. यहां बताया गया है कि अन्य उद्योग अपनी प्रक्रियाओं को बदलने के लिए RPA उपकरणों का उपयोग कैसे कर रहे हैं:

• रीटेल. ऑर्डर अद्यतन करना, उत्पाद शिप करना और शिपमेंट ट्रैक करना.
• दूरसंचार. मॉनीटर करना, धोखाधड़ी डेटा प्रबंधन और ग्राहक डेटा अद्यतन करना.
• बैंकिंग. कार्य क्षमताओं, डेटा सटीकता और सुरक्षा में सुधार करना.
• बीमा. कार्य प्रक्रियाओं का प्रबंधन करना, ग्राहक डेटा दर्ज करना और एप्लिकेशन चलाने में मदद करना.
• निर्माण. आपूर्ति श्रृंखला प्रक्रियाओं में मदद करना, सामग्री की बिलिंग करना, ग्राहक सेवा और सहायता, और व्यवस्थापन.

RPA उपकरणों की सीमाएं

RPA सॉफ़्टवेयर कई लाभ प्रदान करता है, लेकिन यह सब कुछ नहीं कर सकता है. हालांकि तकनीक विकसित हो रही है, लेकिन फिर भी यह अन्य तकनीकों के नेटवर्क के हिस्से के रूप में सर्वोत्तम कार्य करता है; यह अभी तक एक ऐसे व्यापक समाधान नहीं है, जो हर परिचालन चुनौती को हल कर सकता हो.

अभी के लिए, RPA एक नियम-आधारित तकनीक है, जो संरचित डेटा या पूर्व निर्धारित डेटा मॉडल का पालन करने वाली जानकारी के साथ सबसे अच्छा काम करता है. इसके सफलतापूर्वक काम करने के लिए, आपको बॉट को वह करने के लिए प्रोग्राम करना होगा जो आप उनसे करवाना चाहते हैं, और वे केवल उन पैरामीटर के भीतर काम करेंगे. जब तक आप RPA समाधान को AI या मशीन लर्निंग तकनीकों के साथ संयोजित नहीं करते हैं, तब तक आपका RPA समाधान केवल आपके द्वारा असाइन किए गए नियमों का पालन करने में सक्षम होगा, न कि उस सामग्री को समझने या उसकी व्याख्या करने में जिस तक वह पहुँच बनाता है.

उदाहरण के लिए, इनवॉइस या अन्य कागजी कार्रवाई से जानकारी संसाधित करने के लिए RPA उपकरण हेतु, उस कागजी कार्रवाई को सभी समान स्वरूप का पालन करना चाहिए. यह उपकरण किसी भी ऐसी फ़ाइल को संसाधित नहीं कर सकता जो स्वरूप से अलग होती है. इस कारण से, RPA उपकरण असंरचित डेटा या ऐसी जानकारी के लिए उपयुक्त नहीं हैं, जो पूर्व निर्धारित डेटा मॉडल का पालन नहीं करती है.

इसके अतिरिक्त, RPA उपकरण सीखते नहीं हैं या अनुकूलित नहीं होते हैं. यदि आपकी व्यावसायिक प्रक्रियाएं बदलती हैं, तो आपको नई प्रक्रियाओं के साथ काम करने के लिए अपने बोट को फिर से प्रोग्राम करना होगा, जिसमें समय लग सकता है. और यदि आपके RPA उपकरण आपकी नई प्रक्रियाओं के अनुकूल नहीं हैं, तो उनमें आपका निवेश अल्पकालिक हो सकता है. इस समस्या से बचने के लिए, किसी RPA उपकरण को अपनाने से पहले इस बात पर विचार करें कि आपकी प्रक्रियाओं और तकनीकों के बदलने की कितनी संभावना है.

RPA उपकरणों के साथ सफलता सुनिश्चित करने में कैसे मदद करें

किसी भी अन्य तकनीक की तरह, RPA सॉफ़्टवेयर के साथ आपकी सफलता इस बात पर निर्भर करती है कि आप उसे कैसे लागू करते हैं. यहां तक कि सबसे अच्छे उपकरण भी मूलभूत रूप से टूटी हुई प्रक्रिया को ठीक नहीं कर सकते हैं, इसलिए यह विचार करना महत्वपूर्ण है कि आप किन कार्यों को स्वचालित करते हैं. एक विशिष्ट, मापने योग्य लक्ष्य को ध्यान में रखते हुए सही संदर्भ में लागू किया गया सही RPA उपकरण आपकी कंपनी की दक्षता को फिर से परिभाषित कर सकता है. अपनी प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के लिए RPA तकनीक का उपयोग शुरू करते समय निम्नलिखित सर्वोत्तम प्रथाओं को ध्यान में रखें:

• उस प्रक्रिया को जानें जिसे आप स्वचालित करना चाहते हैं. RPA के लिए कौन से कार्य सबसे उपयुक्त हैं, यह जानने के लिए अपनी सभी परिचालन प्रक्रियाओं का ऑडिट करें. याद रखें कि RPA उपकरण आम तौर पर जानकारी को नहीं समझ सकते हैं, इसलिए जब तक आप AI को शामिल करने की योजना नहीं बनाते हैं, तब तक एक ऐसी प्रक्रिया चुनें जिसमें स्पष्ट रूप से परिभाषित पैरामीटर हों और जिसमें बहुत अधिक मानवीय भागीदारी या निरीक्षण की आवश्यकता न हो, जैसे अपॉइंटमेंट शेड्यूल करना या इनवॉइस संसाधित करना. कुछ सॉफ़्टवेयर, जैसे Microsoft Power Automate, वे क्षमताएँ, जो स्वचालित की जाने वाली सही प्रक्रियाओं की पहचान करने में आपकी मदद करती हैं की पेशकश करते हैं.
• सही उपकरण चुनें. उन प्रक्रियाओं को निर्धारित करने के बाद जिन्हें आप स्वचालित करना चाहते हैं, उन उपकरणों को खोजें जो उस तरह के काम का सबसे अच्छा समर्थन करते हैं. सभी उपकरण की अलग-अलग क्षमताएँ होती हैं, इसलिए क्षमताओं, कीमत, कार्यान्वयन में आसानी और वे आपके मौजूदा सॉफ़्टवेयर के साथ कितनी अच्छी तरह काम करते हैं, इसके आधार पर उनका मूल्यांकन करें.
• अपने कर्मचारियों को प्रशिक्षित करें. अपने कर्मचारियों को सिखाना कि कैसे RPA उपकरण का उपयोग करना है—और अंततः कैसे उसे बदलना या बनाए रखना है—उसके सतत मूल्य को सुनिश्चित करने में मदद करने का और कंपनी-व्यापी उसको अपनाने का एक शानदार तरीका है.
• अपने परिणामों को मापें. कार्यान्वयन से पहले और बाद में, प्रमुख प्रदर्शन संकेतक (KPI) जैसे कर्मचारी उत्पादकता, डेटा इनटेक की सटीकता, शेड्यूल किए गए अपॉइंटमेंट की संख्या, या संसाधित किए गए दस्तावेज़ों को मॉनीटर करें. यदि आपके KPI निम्न कार्यान्वयन में सुधार नहीं करते हैं, तो यह इस बात का संकेत हो सकता है कि आपने गलत प्रक्रियाओं को चुना है या अपने बॉट को गलत पैरामीटर दिए हैं.