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Warum Unternehmen überall RPA-Tools einsetzen

As businesses around the globe invest in digital transformation, many are taking advantage of an emerging technology that reimagines efficiency and helps employees focus on value-added work instead of tedious administrative responsibilities. Called robotic process automation (RPA), this approach uses software bots to emulate human interaction within a graphical user interface (GUI) to automate repetitive and manual tasks, saving businesses time, effort, and headaches.

Was ist ein RPA-Tool?

Ein RPA-Tool ist eine Software, mit der sich Workflows definieren und Bots konfigurieren lassen, um vorgegebene Aufgaben in einer logischen Reihenfolge durchzuführen. Roboter können in einer grafischen Benutzeroberfläche beliebige aus mehreren Schritten bestehende Abläufe schneller und fehlerfrei erledigen. Aus diesem Grund lassen sich mit der robotergesteuerten Prozessautomatisierung händische und fehleranfällige Arbeiten beschleunigen, damit sich die Mitarbeiter Aufgaben mit einem höheren Mehrwert widmen können.

So kann beispielsweise die Personalabteilung mithilfe eines RPA-Tools die Verarbeitung von Urlaubsanträgen automatisieren. Statt eines Mitarbeiters, der die einzelnen Anträge in jeweils fünf Minuten bearbeitet, könnte ein RPA-Bot die Daten aus dem ERP-System des Unternehmens extrahieren und die Anträge schneller und vor allem fehlerfrei in ein anderes System überführen, selbst wenn dieses keine API hat.

Die von einem RPA-Tool erstellten Roboter können vorab festgelegte Handlungen durchführen und durch Kopieren digitaler Informationen von Digitalanzeigen (Auslesen von Texten aus Computerbildschirmen) oder über eine API mit anderen Systemen interagieren. Sie könnten ein RPA-Tool beispielsweise im Unternehmen einsetzen, um Bots zu entwickeln, die sich bei Anmeldungen anmelden, Dateien und Ordner bearbeiten, Inhalte kopieren und einfügen, Formulare ausfüllen, mit strukturierten Daten arbeiten und sogar mit anderen Anwendungen interagieren.

Die Vorteile von RPA-Tools

Unternehmen, die ein RPA-Tool einführen, profitieren von einigen oder allen der nachstehenden Vorteile:

  • Besserer Einsatz von Mitarbeitern: RPA befreit Mitarbeiter von wiederkehrenden Aufgaben ohne großen Mehrwert, wie zum Beispiel Dateneingaben, damit sie sich Tätigkeiten widmen können, die mit einem größeren Mehrwert für das Unternehmen verbunden sind.

  • Bessere Berührungspunkte mit Kunden: Dient RPA für Prozesse mit Kundenkontakt, verbessert sich durch die höhere Effizienz auch die Kundenerfahrung und die Kundenbindung.

  • Weniger Kosten: RPA-Bots erledigen die Arbeit ihrer menschlichen Kollegen zu einem Bruchteil der Kosten.

  • Verbessere Analysen, um Informationen zu Ihrem Workflowmanagement zu gewinnen: Jeder Bot generiert eine Protokolldatei seiner Aktivitäten, damit Sie überprüfen können, ob er effizient funktioniert.

  • Bessere Skalierbarkeit: Es ist schlicht unmöglich, ein Team aus Mitarbeitern so zu skalieren wie Umfang und Reichweite einer Gruppe automatisierter Bots. Mit RPA-Software können Bots spielend leicht dupliziert und dann so programmiert werden, dass sie eine ähnliche, aber geringfügig andere Reihe an Abläufen durchführen.

  • Mehr Sicherheit: RPA-Bots vergessen niemals, sich abzumelden. Sie können mit einem Zeitlimit programmiert werden, damit Ihre Systeme zu einer gewünschten Zeit nicht mehr zugänglich sind. Das verringert die Anfälligkeit für Hackerangriffe.

Wie schneiden RPA-Tools im Vergleich zu anderen Lösungen zur Prozessautomatisierung ab?

To understand the advantage of RPA tools compared with other workflow automation solutions, it’s helpful to understand the difference between automation and RPA. Workflow automation uses technology to reduce the manual steps in a business process, but it still requires a person to complete the process. RPA tools create robots to work through the GUI so that no human intervention is necessary. These can be attended processes in which humans must still initiate the tasks, or they can be unattended processes, which are fully automated.

Für RPA-Tools ist wenig bzw. gar kein Code erforderlich, und weil die Bots dieselbe Infrastruktur und dieselben Lösungen nutzen, die auch die Mitarbeiter verwenden, muss die zugrundeliegende Architektur nicht verändert werden. Bei RPA-Lösungen sind Geschäftsanwender der Antriebsfaktor. Tatsächlich richten sich manche RPA-Lösungen an Citizen Developer, das heißt, Mitarbeiter ohne technologisches Fachwissen. Diese automatisieren die händischen Tätigkeiten aus ihrem Arbeitsalltag. Mit wenig oder sogar ohne jedweden IT-Aufwand können Sie Vorgänge optimieren und die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern, ohne die Kosten einer traditionellen Entwicklung tragen zu müssen.

RPA unterscheidet sich von herkömmlichen Tools zur Prozessautomatisierung außerdem wie folgt:

  • Bei herkömmlichen Automatisierungsprozessen kann es erforderlich sein, die technologische Infrastruktur ganz oder teilweise zu verändern. RPA-Bots funktionieren und interagieren in der grafischen Benutzeroberfläche mit anderen Systemen genauso wie ihre menschlichen Kollegen.

  • RPA-Bots sind flexibel genug, Prozesse für mehrere Anwendungen zu automatisieren.

  • Weil sich RPA-Bots für wiederkehrende allgemeine Tätigkeiten wie Dateneingaben eignen, lassen sie sich einfacher skalieren und aktualisieren als eine Workflowlösung, die für einen einzelnen Prozess entwickelt wurde.

Zwar liefert RPA-Software einen Mehrwert, indem sie die Effizienz wiederkehrender regelbasierter Abläufe verbessert, dennoch sollten Sie manche Prozesse Ihren Mitarbeitern überlassen. Das sind in der Regel Prozesse mit vielen unstrukturierten Daten oder grafischen Informationen sowie Abläufe, die von sich schnell verändernden Parametern abhängen. Um diese kümmern sich am besten Ihre kreativ veranlagten Mitarbeiter.

RPA heute und in Zukunft

Weil Unternehmen momentan erste Erfahrungen mit RPA-Software sammeln und direkt von den damit verbundenen Vorteilen profitieren, ist RPA derzeit in aller Munde. Aber wie andere Technologien auch, ist RPA aufgrund der wechselhaften Unternehmensanforderungen Anpassungen und Veränderungen unterworfen. So könnten sich RPA-Tools mitunter weiterentwickeln:

  • Engere Einbindung in KI: Im Zuge der Weiterentwicklung von RPA finden Unternehmen sehr wahrscheinlich neue Möglichkeiten, RPA mit modernen Technologien wie KI, maschinellem Lernen oder gar dem Internet der Dinge (Internet of things, IoT), zu kombinieren. Manche Unternehmen tun dies bereits. Bei der Hyperautomatisierung, die auch als intelligente Automatisierung bezeichnet wird, wird die Art von Tätigkeiten erweitert, die RPA-Tools durchführen können, und es lassen sich zahlreiche komplexe Aufgaben automatisieren.

  • Komplexere Automatisierungen: Unternehmen automatisieren mit RPA allerlei täglich anfallende Arbeiten. Durch die Kombination mit KI und maschinellem Lernen aber entstehen vollkommen neue Strukturierungsmöglichkeiten. So verwenden Unternehmen RPA-Tools derzeit beispielsweise zur Digitalisierung von Dokumenten. RPA-Tools, die zudem KI nutzen, könnten hingegen auch die Inhalte dieser Dokumente verstehen und diese effizient und fehlerfrei klassifizieren.

  • Günstiger und besser zugänglich: Als RPA-Tools erstmalig am Markt aufkamen, waren sie schwer zu bekommen und mitunter sehr teuer. Nachdem die Nachfrage danach aber gestiegen ist, bieten nun mehrere Unternehmen RPA-Software an. Je mehr Optionen erhältlich sind, desto wahrscheinlicher werden die Preise fallen und die Wettbewerbsfähigkeit der Funktionen zunehmen.

Hauptfunktionen von RPA-Software

Auf dem Markt sind inzwischen viele RPA-Tools mit ganz unterschiedlichen Funktionen erhältlich. Ein gutes RPA-Tool sollte zumindest folgende Grundeigenschaften und -funktionen haben:

  • Interoperabilität: Die RPA-Software muss mit Ihren vorhandenen Desktop- und Webanwendungen und anderen Softwareprogrammen funktionieren. Sie muss sich außerdem mit System-APIs verbinden lassen und muss in Datenbanken schreiben bzw. daraus lesen können.

  • Datenzuwachs: Die Software muss Daten aus Websites und sozialen Netzwerken extrahieren können.

  • Verschiedene Datentypen verarbeiten: Entscheidend ist, dass die Software Daten extrahieren, eingeben und aus mehreren Quellen kombinieren sowie bedingte Anweisungen wie „as if“ und „else if“ befolgen kann.

  • Programmierschnittstellen: Wichtig ist eine Programmierschnittstelle. RPA-Software kann intelligente oder kognitive Funktionen zur Konfiguration von Bots bereitstellen, um Entscheidungen zu treffen und den Unternehmensbetrieb effizienter zu gestalten. Beispielsweise können Bots IT-Supporttickets abarbeiten und den IT-Mitarbeitern dadurch Verwaltungsaufgaben abnehmen, damit diese sich mit anderen Vorhaben beschäftigen können. Einige Software-Optionen umfassen auch codefreie Verfahren zur Bot-Konfiguration, allerdings sollten alle RPA-Tools mit verschiedenen Arten von Anwendungen, E-Mails, Dateien und Ordnern zurechtkommen.

Eine RPA-Software auswählen und damit arbeiten

When you begin evaluating the available RPA tools, keep in mind what kinds of processes you plan to automate. Different controls and commands are built into each robotic process automation tool that dictate its capabilities, so make sure they match your workflow automation goals. Also, try to find reusable components and make sure that your bots can easily function in your existing systems.

Beachten Sie bei der Auswahl einer geeigneten RPA-Software für Ihr Unternehmen folgende Kriterien:

  • Anwenderfreundlich: RPA-Software muss so einfach in der Anwendung sein, dass auch jemand mit nur geringen Programmierkenntnissen die Automatisierung erstellen und dann einen Workflow in der Software konfigurieren kann. Es gibt auch codearme RPA-Angebote, mit denen Citizen Developer ohne IT-Fachwissen ihre Abläufe automatisieren können. Für welche Software Sie sich auch immer entscheiden – sie sollte mit erweiterbaren Befehlen, Assistenten und grafischen Benutzeroberflächen ausgestattet sein.

  • Vielseitig: Sie sollten mit der Software benutzerdefinierte Funktionen konfigurieren können, ohne dass der Anbieter dafür zusätzliche Gebühren verlangt. Außerdem sollte die Software bei gleichbleibender Leistung verschiedene Anwendungsfälle handhaben können und mit verschieden großen Datenmengen zurechtkommen.

  • Skalierbar: RPA-Software muss schnell skaliert werden können, um den betrieblichen Anforderungen und Aktualisierungen des Unternehmens gerecht zu werden. Ferner müssen mit der Software mehrere Bots und Workflows ausgeführt werden können.

RPA in verschiedenen Branchen

Alle Arten von Unternehmen profitieren in irgendeiner Art und Weise von RPA-Software. Im Gesundheitswesen beispielsweise können mit RPA Termine vereinbart, Patientendaten eingegeben, Reklamationen abgewickelt und Abrechnungen verarbeitet werden. Auch andere Branchen verändern mit RPA ihre Prozesse zum Positiven:

  • Einzelhandel: Bestellungen aktualisieren, Produkte verschicken und Lieferungen verfolgen

  • Telekommunikation: Überwachen, Betrugsdaten verwalten, Kundendaten aktualisieren

  • Bankwesen: Arbeitseffizienz, Datengenauigkeit und Sicherheit verbessern

  • Versicherungen: Arbeitsvorgänge verwalten, Kundendaten eingeben, Anwendungsausführung unterstützen

  • Fertigung: Lieferkettenprozesse unterstützen, Material abrechnen, Kundendienst und -support sowie Verwaltung

Die Grenzen von RPA-Tools

RPA-Software ist eindeutig mit vielerlei Vorteilen verbunden, hat aber auch ihre Grenzen. Obwohl die Technologie zunehmend erweitert wird, funktioniert sie nach wie vor am besten zusammen mit anderen Technologien. Bisher ist RPA keine allumfassende Lösung, mit der alle betrieblichen Probleme gelöst werden können.

Momentan ist RPA eine regelbasierte Technologie, die sich am besten für strukturierte Daten oder Informationen eignet, die einem vorab festgelegten Datenmodell folgen. Damit RPA erfolgreich angewendet werden kann, müssen die Bots entsprechend der von ihnen erwarteten Tätigkeit programmiert werden. Sie funktionieren dann nur im Rahmen dieser Parameter. Sofern Sie die RPA-Lösung nicht mit KI oder maschinellem Lernen kombinieren, kann sie nur die Regeln befolgen, die Sie zuweisen, nicht aber die Inhalte verstehen oder auslegen, auf die sie zugreift.

Damit ein RPA-Tool Informationen aus Rechnungen oder anderen Papierdokumenten verarbeiten kann, müssen diese Dokumente alle das gleiche Format haben. Das Tool kann keine Dateien verarbeiten, die von diesem Format abweichen. Daher eignen sich RPA-Tools nicht für unstrukturierte Daten oder Informationen, die keinem vorab festgelegten Datenmodell folgen.

Zudem lernen RPS-Tools weder dazu noch passen sie sich an. Wenn sich Ihre Geschäftsabläufe ändern, müssen die Bots neu programmiert werden, damit sie mit den neuen Prozessen funktionieren. Das kann zeitaufwändig sein. Ist das RPA-Tool nicht kompatibel mit den neuen Abläufen, waren die Investitionen diesbezüglich eventuell nur von geringem Nutzen. Um dieses Problem zu vermeiden, überlegen Sie vor der Einführung eines RPA-Tools, wie wahrscheinlich es ist, dass sich Ihre Prozesse und Technologien ändern.

Mehr Erfolg mit RPA-Tools

Wie bei allen Technologien hängt der Erfolg der RPA-Software davon ab, wie sie eingesetzt wird. Ein im Prinzip dysfunktionaler Ablauf lässt sich auch mit den besten Tools nicht reparieren. Suchen Sie die zu automatisierenden Tätigkeiten daher sorgfältig aus. An geeigneter Stelle mit einem klaren und messbaren Ziel angewandt, kann ein geeignetes RPA-Tool neue Maßstäbe in Sachen Effizienz in Ihrem Unternehmen setzen. Beachten Sie bei der Nutzung von RPA-Technologien zur Automatisierung von Abläufen die folgenden bewährten Vorgehensweisen:

  • Den zu automatisierenden Prozess prüfen: Überprüfen Sie alle Betriebsabläufe, um herauszufinden, welche Tätigkeiten für RPA am besten geeignet sind. Denken Sie daran, dass RPA-Tools Informationen im Allgemeinen nicht verstehen. Sofern Sie also keine KI einbinden möchten, entscheiden Sie sich für einen Ablauf mit klar definierten Parametern und bei dem nur wenig Eingriffe oder die Kontrolle durch einen Anwender erforderlich sind, wie zum Beispiel Terminplanung oder Rechnungsverarbeitung. Manche Software, wie beispielsweise Microsoft Power Automate, bietet Möglichkeiten, um geeignete Prozesse für eine Automatisierung zu ermitteln an.

  • Das richtige Tool aussuchen: Nachdem Sie entschieden haben, welche Prozesse automatisiert werden sollen, suchen Sie die Tools heraus, die sich für diese Art von Arbeit am besten eignen. Alle Tools haben ihre Vor- und Nachteile. Bedenken Sie bei Ihrer Auswahl daher Funktionsspektrum, Preis, Anwenderfreundlichkeit und wie gut sie zusammen mit der vorhandenen Software funktionieren.

  • Mitarbeiter schulen: Indem Sie die Mitarbeiter in der Anwendung des RPA-Tools – und schließlich auch in seiner Änderung oder Pflege – schulen, sorgen Sie dafür, dass das Tool seinen Mehrwert behält und schnell im gesamten Unternehmen Verwendung findet.

  • Ergebnisse messen: Überwachen Sie vor und nach der Implementierung wichtige Leistungsindikatoren (KPIs), wie die Mitarbeiterproduktivität, die Genauigkeit der Datenerfassung und die Anzahl der vereinbarten Termine oder verarbeiteten Dokumente. Verbessern sich die KPIs nach der Implementierung nicht, kann dies darauf hindeuten, dass Sie die falschen Abläufe ausgewählt oder den Bots die falschen Parameter zugewiesen haben.

Damit Ihre Mitarbeiter automatisiert arbeiten können

Die Zukunft von RPA sieht vielversprechend aus, wobei der Schnittpunkt von RPA-Software und KI zunehmend in den Vordergrund rückt. Durch die Einbindung von RPA-Software in Ihre Architektur schaffen Sie nicht nur neue Effizienz im Unternehmen, sondern geben den Mitarbeitern auch die Möglichkeit, sich anstelle administrativer Tätigkeiten auf wichtige Vorhaben und Aufgaben mit Mehrwert zu konzentrieren. Das bedeutet letztendlich auch, wertvolle Zeit zurückzugewinnen.

Wenn Sie auf der Suche nach einem verlässlichen RPA-Tool sind, für das keine Programmierkenntnisse benötigt werden und mit dem Mitarbeiter ihre Effizienz verbessern können, ist Power Automate die ideale Anwendung zum Automatisieren sämtlicher Tätigkeiten – von einfachen Datenübertragungen bis hin zu komplexen Geschäftsabläufen. Dank der anwenderfreundlichen Drag-and-Drop-Oberfläche und den Tools zum Aufzeichnen von Tastaturanschlägen und Mausbewegungen ist Power Automate für Benutzer aller Anwendungsniveaus und vielerlei Aufgaben eine intuitive and einfach zu handhabende Lösung.