So erreichen Sie mehr mit der Workflow-Automatisierung

Was ist Workflowautomatisierung?

Überall dort, wo Ihr Unternehmen auf sich wiederholende, manuelle Aufgaben trifft, können Sie die Workflowautomatisierung nutzen. Bei der Workflowautomatisierung wird regelbasierte Logik verwendet, um alle manuellen Prozesse zu eliminieren, die zum Abschließen einer Aufgabe erforderlich sind. Neben der Digitalisierung und Optimierung papierbasierter Geschäftsprozesse kann die Optimierung Ihrer Workflows Zeit bei der Erledigung von Aufgaben sparen, Fehler reduzieren und Mitarbeitern helfen, sich auf strategischere, wirkungsvollere Aufgaben zu konzentrieren.

Die Automatisierung von Workflows ist das Herzstück des modernen Unternehmensmanagements. Je mehr Unternehmen Automatisierung in ihre Geschäftsprozesse einfließen lassen und den damit verbundenen Nutzen erfahren, desto stärker wächst der Markt für Workflowautomatisierung. Das Aufkommen einer immer ausgefeilteren Technologie bedeutet, dass Unternehmen mit der Automatisierung von Arbeitsabläufen für eine strukturierte und effiziente Arbeitsweise sorgen. Damit versetzen sie die Branche in Unruhe und verschaffen sich auf ihrem Markt einen Wettbewerbsvorteil.

In fünf Schritten zu einer effektiven Workflowautomatisierung

Mit der richtigen Software verläuft die Automatisierung manueller Tätigkeiten problemlos und ist mit einem großen Nutzen verbunden. Damit Sie ineffiziente händische Arbeiten abschaffen und die Arbeitsweise im Unternehmen verändern können, müssen Sie zuerst herausfinden, welche Arbeiten zulasten der Effizienz gehen.

Automatisieren Sie Ihre Workflows in diesen fünf Schritten:

1. Prozesse auswählen: Identifizieren Sie ineffiziente, übermäßig komplizierte oder zu teure Prozesse. Erstellen Sie davon eine Rangliste, und wählen Sie die Prozesse aus, die am ehesten automatisiert werden sollten.
2. Sich informieren Wie haben andere Unternehmen ähnliche Abläufe automatisiert? Überlegen Sie, welche Möglichkeiten Sie haben, um automatisierte Workflows zu entwickeln und umzusetzen. Sind dafür IT-Experten erforderlich oder können auch allgemeine Entwickler aus dem Unternehmen mit einem codearmen Automatisierungstool eigene leistungsstarke automatisierte Workflows entwickeln?
3. Veränderungen und Akzeptanz fördern: Nach Einführung der neuen Workflows müssen diese im gesamten Unternehmen angewendet werden. Je mehr Mitarbeiter automatisierte Workflows einsetzen, desto höher ist die Effektivität.
4. Mit Mitarbeitern kommunizieren und diese schulen: Sorgen Sie dafür, dass im Unternehmen bekannt ist, dass neue Tools zur Erleichterung der Arbeit eingeführt werden. Schulen Sie die Mitarbeiter in der Anwendung der Tools, und stellen Sie die zugehörige Dokumentation zur Verfügung.
5. Beurteilen und optimieren: Messen Sie umgehend den Erfolg der neuen Prozesse. Indem Sie vorab festgelegte Leistungskennzahlen nachverfolgen, wird die Wirkung automatisierter Workflows klar, und Sie können geeignete Feinabstimmungen vornehmen.

Bestleistungen durch Software zur Workflowautomatisierung ermöglichen

Nachdem Sie jetzt wissen, was Workflowautomatisierung ist, überlegen Sie, wie Sie das Prinzip umsetzen können und welchen Nutzen Sie davon haben. Die einfachste Möglichkeit, Workflows im Unternehmen zu automatisieren, ist eine entsprechende Software oder einen entsprechenden cloudbasierten Dienst einzuführen.

Die richtigen Mitarbeiter fördern

Bei diesen Technologien obliegt die Entwicklung innovativer Workflows den Menschen, die sich mit Ihrem Unternehmen am besten auskennen, das heißt, Ihren Mitarbeitern. Diese wissen aus erster Hand, welche Abläufe durch eine Automatisierung beschleunigt und verbessert werden können. Das muss nicht schwer sein. In den meisten Unternehmen kann jeder Mitarbeiter mit codearmer oder codefreier Automatisierungstechnologie leistungsstarke Workflows schaffen.

Wichtig ist eine Lösung zur Workflowautomatisierung , die intuitiv, einfach und vielseitig in der Anwendung ist. Im Idealfall entscheiden Sie sich für eine Technologie mit voreingestellten Konnektoren, mit denen sich diverse Anwendungen in Ihre Workflows einbinden lassen. Eine andere Möglichkeit zur Optimierung von Geschäftsprozessen ist die Verwendung einer codearmen App-Entwicklungstechnologie, mit der Entwickler, normale Geschäftsanwender und Führungskräfte die mobilen Apps entwickeln, auf die es ankommt , um ohne Abhängigkeit von professionellen Entwicklern in Verbindung zu bleiben, produktiv zu arbeiten und Geschäftschancen nutzen zu können.

Workflows in der Cloud

Vergessen Sie nicht, dass cloudbasierte Automatisierungstools lokalen Bereitstellungen im Hinblick auf Skalierbarkeit und Sicherheit überlegen sind. Auch sollte Software zur Workflowautomatisierung mit den vorhandenen Geschäftsanalysetools kompatibel sein, damit sich die Leistung der automatisierten Workflows überwachen lässt.

Und schließlich können Ihre Mitarbeiter mit einer Software zur Automatisierung, die mit mobilen Funktionen ausgestattet ist, Workflows von überall aus und jederzeit sicher automatisieren.

So funktioniert es

Bei der Automatisierung von Abläufen legen Benutzer einen Auslöser für eine Reihe von Handlungen fest. Wird beispielsweise ein neuer Mitarbeiter eingestellt, kann ein automatisierter Workflow erstellt werden, mit dem diesem neuen Mitarbeiter umgehend eine E-Mail zur Begrüßung gesendet wird und er in der Ausfüllung der richtigen Einstellungsunterlagen angeleitet wird.

Die Reihe der Tätigkeiten, die zur Erfüllung gängiger Geschäftsprozesse erforderlich sind, wird von den Benutzern festgelegt. Anschließend führt der automatisierte Workflow die zugewiesenen Handlungen dann aus, wenn der Auslöser erfolgt.