Hvad er intelligent dokumentbehandling?
Data har nået et mætningspunkt. Organisationer har i dag ofte så mange data, at det er svært at afkode, hvad der er værdifulde oplysninger og hvad der bare er støj. Det kan være både omkostnings- og tidskrævende at bruge mining på data for at opnå handlingsrettet indsigt. Det er her, intelligent dokumentbehandling – eller IDP – kommer ind i billedet.
Intelligent dokumentbehandling (IDP) er en automatisering af arbejdsprocesser-teknologi, der scanner, læser, udtrækker, kategoriserer og organiserer værdifulde oplysninger i tilgængelige formater fra store datastrømme. Teknologien kan behandle mange forskellige typer dokumenter: dokumenter, PDP'er, Word-dokumenter, regneark og mange andre formater. IDP's primære funktion er at udtrække værdifulde oplysninger i store datasæt uden menneskeligt input.
Der er flere fordele ved at automatisere en del af din dokumentbehandling med IDP. Ved hjælp af kunstig intelligens kan IDP fjerne behovet for manuel dataindtastning og -behandling. Dette øger ikke kun den hastighed, som data kan behandles med, men reducerer også omkostningerne ved det – samtidig med at antallet af menneskelige fejl reduceres, så behandlingen bliver mere effektiv.
I internationale organisationer findes der typisk store mængder af tre datatyper: strukturerede, ustrukturerede og halvstrukturerede. Strukturerede data er organiseret og kan nemmere læses af databehandlere. Ustrukturerede data er derimod tidskrævende at behandle og analysere. Halvstrukturerede data ligger midtimellem. Løsninger med intelligent dokumentbehandling kan automatisere behandlingen af både strukturerede, ustrukturerede og halvstrukturerede data.
Hvordan fungerer intelligent dokumentbehandling?
Intelligent dokumentbehandling omfatter nogle få trin.
Det starter med intelligent dokumentgenkendelse, når der bruges IDP med kompleks avanceret AI-teknologi til scanning og klassificering af dokumenter. Denne teknologi kan trænes på op til 190 sprog og kan bruges til at læse og tolke dokumenter på samme måde som en databehandlingsmedarbejder.
Når dataene er klassificeret, begynder den intelligente software til dokumentautomatisering at udtrække de brugbare data til din organisation. Udtrækning opnås via de forskellige AI-teknologier, der identificerer bestemte data fra det store dokument. Derefter organiserer IDP de relevante data og viser dem i et lettilgængeligt format.
Hvis din organisation har store mængder strukturerede, halvstrukturerede eller ustrukturerede data, er intelligent dokumentbehandling en investering, som det er en god ide at overveje som en del af din strategi for styring af forretningsprocesser.
Fordele ved intelligent dokumentbehandling
Det har vist sig, at intelligent dokumentbehandling forbedrer forretningsprocesser og øger teameffektiviteten. Her er nogle af de vigtigste fordele ved automatisering af din dokumentbehandling:
- Øg nøjagtigheden af behandlingen med intelligent dokumentbehandling. Fejlfrekvensen for menneskelige databehandlere er meget højere end ved IDP.
- Reducer omkostningerne for dokumentbehandling ved at automatisere nogle af arbejdsprocesserne. Manuel dokumentbehandling koster i gennemsnit 6 til 8 dollar pr. dokument. Omkostningerne for pr. dokument for automatiseret dokumentbehandling er betydeligt lavere end det.
- Forøg medarbejdernes produktivitet ved at tilbyde dem mulighed for at udføre mere effektivr arbejde. Uden behovet for behandling af unødvendigt tidskrævende dokumenter kan medarbejderne bruge deres kræfter på andre ting.
Hvad er forskellen mellem intelligent dokumentbehandling og automatiseret dokumentbehandling?
Automatiseret dokumentbehandling er teknologi, der er relateret til IDP, men meget anderledes. Automatiseret dokumentbehandling bruges primært til digitalisering af papirdokumenter. Når du opretter digitale kopier af papirdokumenter kan de indekseres, og der kan søges i dem i en database. Dette er vigtigt for organisationer som f.eks. DMV, der er afhængige af papirdokumentation, men som har brug for, at deres data er digitaliserede.
Intelligent dokumentbehandling er software til styring af forretningsprocesser, der kan bruges til digitalisering og indeksering af papirdokumenter, men som også kan udskille brugbare oplysninger og give indsigt på basis af dataene i papirdokumenter (eller en anden type) og ikke blot give computeriseret adgang til dem.
Sådan vælger du intelligent software til dokumentbehandling
Valget af den bedste software til intelligente dokumentbehandling til din organisation omfatter nogle få trin.
- Når du vælger en IDP, skal du først identificere organisationens databehandlingsbehov. Er der flest strukturerede eller ikke-strukturerede data? Hvilket format findes de fleste af dataene i? Hvor meget af databehandlingen skal automatiseres?
- Derefter skal du vurdere, hvilke af dine data der vil egne sig til intelligent dokumentbehandling. Overvej, hvor lang tid det tager at behandle de enkelte datasæt i organisationen, og hvilke af dem der med størst fordel ville kunne automatiseres. De dokumenter, der tager længst tid at behandle manuelt, kan være gode kandidater til IDP.
- Når du har identificeret de arbejdsprocesser for dokumentbehandling, du vil automatisere, er du klar til at vælge software til intelligent dokumentbehandling. Du skal træffe din beslutning ud fra behovet for automatisering og de krav, organisationen har til automatisk dokumentbehandling. Her er nogle spørgsmål, du kan stille for at træffe dit valg på et informeret grundlag:
- Hvor hurtigt kan den intelligente løsning til dokumentautomatisering implementeres?
- Hvor nemt er det at vedligeholde softwaren?
- Hvilket supportniveau tilbyder softwarefirmaet til deres intelligente dokumentautomatiseringstjenester?
- Kan den intelligente teknologi til dokumentgenkendelse i softwaren læse alle de dokumenter, din organisation skal behandle?
- Forbedrer softwarens nøjagtighed fejlraten væsentligt?
Eksempler på brug af intelligent dokumentbehandling
IDP bruges i mange brancher. Her er nogle eksempler på brug af intelligent dokumentbehandling:
- Økonomi- afdelinger kan automatisere kreditorfunktioner, f.eks. behandling af fakturaer.
- HR- afdelinger kan behandle CV'er, screene medarbejdere og behandle medarbejderundersøgelser og andre HR-data med IDP.
- Offentlige myndigheder administrerer tilladelser, udsteder e-dokumenter og behandler ansøgninger med software til intelligent dokumentbehandling.
- Forsikringsselskaber bruger automatisk dokumentbehandling til at behandle krav, registrere snyd, prioritere forsikringspolitikker og fremskynde organisationens dokumentbehandling.
- Advokatfirmaer kan behandle, arkivere og administrere juridiske data med større nøjagtighed end ved manuel dokumentbehandling ved hjælp af IDP.
Dette er blot nogle få af de brancher, hvor intelligent dokumentbehandling bruges til at fremskynde og forbedre arbejdsprocesserne ved databehandling. Hvis du arbejder med den rigtige software, omfatter IDP en lang række anvendelsesområder og fordele for de fleste organisationer.
Gør dokumentbehandling mere enkel med Microsoft Power Automate
Hvis du bruger intelligent dokumentbehandling i din organisation, kan du indsamle nyttige data fra dokumenterne med færre menneskelige fejl og lavere omkostninger. Samtidig med at IDP hjælper med at frigøre dine medarbejdere fra store mængder af besværlig databehandling, udtrækker løsningen nyttig dataindsigt i brugervenlige, tilgængelige formater.
IDP er blot en af de automatiseringer af arbejdsprocesser, der drives af Power Automate, som eliminerer gentagne opgaver og gør arbejdet mere effektivt. Power Automate kan hjælpe dig med at oprette nye måder at få opgaverne udført på med træk og anbring-værktøjer.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er intelligent dokumentbehandling?
Intelligent dokumentbehandling (IDP) er en teknologi til automatisering af arbejdsprocessen, der scanner, læser, udtrækker og organiserer brugbare oplysninger fra store datastrømme.
Hvordan fungerer intelligent behandling?
Intelligent dokumentbehandling bruger intelligent teknologi til dokumentgenkendelse til at klassificere dokumenter og behandler derefter dataene med teknologi til mønstergenkendelse. Når dokumentet er behandlet, udtrækker IDP-softwaren brugbare data og samler dem i et tilgængeligt format.
Hvad er fordelene ved intelligent dokumentbehandling?
Intelligent dokumentbehandling er kendt for at øge databehandlings præcision, effektivitet og hastighed for organisationer i alle brancher.
Hvad er forskellen mellem intelligent dokumentbehandling og automatiseret dokumentbehandling?
Automatiseret dokumentbehandling bruges primært til at digitalisere papirdokumenter. Ved intelligent dokumentbehandling udføres der en komplet behandling af mange forskellige dokumenttyper, og de relevante data organiseres, hvilket overflødiggør behovet for menneskelige databehandlere.
Hvordan implementerer jeg software til intelligent dokumentbehandling?
Implementeringen af intelligent dokumentsoftware begynder med en vurdering af dokumentbehandlingens arbejdsprocesser for at bestemme, hvilke der kan automatiseres. Når du ved, hvilke dokumenter du vil automatisere, skal du identificere de arbejdsprocesser, der kræver det højeste niveau af nøjagtighed, og automatisere dem først.
Er der nogle eksempler på intelligent dokumentbehandling?
Intelligent dokumentbehandling kan bruges på tværs af brancher, lige fra forsikringsfirmaer til offentlige myndigheder, til at fremskynde og afgrænse behandlingen af mange forskellige datatyper.