En person, der holder foredrag

Sådan får du mere fra hånden med automatisering af arbejdsprocesser

Lige fra kundeservicemedarbejdere til administrerende direktører bruger næsten alle virksomhedens medarbejdere for meget af deres arbejdsdage – op til halvdelen af dagen – på uproduktive og overflødige manuelle processer, der kan automatiseres. Rutinemæssige tidskrævende opgaver gør medarbejdere på alle niveauer mindre effektive, men intelligente virksomheder bruger automatisering af arbejdsprocesser til at gøre arbejdet mere effektivt.

Automatisering af arbejdsprocesser er den centrale del af moderne virksomhedsstyring, og den drives af fortløbende forbedringer af teknologi og hurtig innovation. I takt med at flere virksomheder begynder at indføre automatisering i forretningsprocesserne og høster fordelene, vil markedet for automatisering af arbejdsprocesser kun vokse. Efterhånden som teknologien bliver mere udbredt og avanceret, vil flere virksomheder bruge automatisering af arbejdsprocesser til at opbygge strømlinede og effektive arbejdsmåder, der kan føre til ændring i flere brancher og skabe konkurrencemæssige fordele på deres markeder.

Hvad er automatisering af arbejdsprocesser?

Hvis du bruger den software til automatisering af arbejdsprocesser, der passer til din virksomhed, kan du erstatte manuelle processer, f.eks. dataindtastning, opdateringer af sociale medier og mailsvar, med strømlinede automatiserede arbejdsgange, der sparer tid, reducerer antallet af fejl, så du bruger mindre tid på at rette fejl og hjælper medarbejderne med at fokusere på mere strategisk og virkningsfuldt arbejde.

Med automatisering af arbejdsprocesser kan du digitalisere og optimere papirbaserede forretningsprocesser, f.eks. bestilling fra lager eller besvarelse af anmodninger om godkendelse. Overalt, hvor din virksomhed har gentagne manuelle opgaver, kan du bruge automatisering af arbejdsprocesser som en hjælp til at gøre disse processer mere effektive.

Effektiv automatisering af arbejdsprocesser i fem lette trin

Med den rette software kan det være enkelt og meget fordelagtigt at automatisere manuelle processer. Hvis du effektivt vil eliminere ineffektive manuelle opgaver og ændre den måde, virksomheden fungerer på, skal du vide, hvilke processer der holder dig tilbage, forstå dine automatiseringsmuligheder, administrere implementeringen, sørge for undervisning og måle, om du har succes.

Brug disse fem lette trin til at automatisere arbejdsprocesserne:

  1. Vælg processerne. Identificer de procedurer, der er ineffektive, for komplicerede eller for dyre, og ranger dem derefter, og vælg dine bedste kandidater til automatisering.
  2. Gør dit forarbejde. Hvordan har andre organisationer automatiseret lignende processer? Overvej dine valg til opbygning og implementering af automatiserede arbejdsgange – vil du ringe til it-specialister, eller kan selvlærte udviklere i virksomheden bruge et værktøj med kun lidt kode til automatisering af arbejdspladser, så de kan opbygge deres egne effektive automatiserede arbejdsprocesser?
  3. Administrer ændring, og styr implementering. Når du har startet de nye arbejdsprocesser, er det vigtigt at sikre, at de bliver indført i hele firmaet – jo flere personer, der bruger automatiserede arbejdsprocesser, jo mere effektive bliver de.
  4. Kommuniker med og uddan dine medarbejdere. Sørg for, at alle er klar over, at der nu findes nye værktøjer, der gør deres arbejdsliv nemmere. Tilbyd dem den dokumentation og undervisning, de skal bruge for at gøre implementeringen let.
  5. Evaluer og forfin. Start med det samme med at måle, om de nye processer er vellykkede. Hvis du holder styr på foruddefinerede nøgletal, bliver effektiviteten af automatiserede arbejdsgange klar, og du kan foretage de relevante justeringer.

Gør virksomheden mere overlegen med software til automatisering af arbejdsprocesser

Nu, hvor du ved, hvad automatisering af arbejdsprocesser er, skal du overveje, hvordan du kan indføre det, og den værdi, det kan hjælpe dig med at generere. Du indfører lettest automatisering af arbejdsprocesser i din virksomhed ved hjælp af software til automatisering af arbejdsprocesser eller en skybaseret tjeneste til automatisering af arbejdsprocesser.

Giv muligheder til de rette mennesker

Ved hjælp af disse teknologier kan du lægge udviklingen af innovative arbejdsprocesser i hænderne på de medarbejdere, der kender din virksomhed bedst: Dine medarbejdere, som har et førstehåndskendskab til de processer, der kan blive hurtigere og forbedret med automatisering. Det behøver ikke at være vanskeligt. I de fleste virksomheder kan næsten alle medarbejdere være selvlærte udviklingsmedarbejdere, der udvikler effektive arbejdsprocesser ved hjælp af teknologi til automatisering med lavt kodeindhold eller ingen kode.

Det er vigtigt at søge efter en løsning til automatisering af arbejdsprocesser, der er intuitiv, nem at bruge og fleksibel. Ideelt set ønsker du en teknologi med færdigbyggede connectorer, der giver dig mulighed for at indarbejde en række applikationer i dine arbejdsprocesser.

En anden måde at optimere forretningsprocesser på er at bruge en appudviklingsteknologi med lavt kodeindhold, som kan hjælpe teknikere, almindelige forretningsbrugere eller virksomhedsledere med at opbygge de mobilapps, de har brug for, for at holde forbindelsen, arbejde produktivt og udnytte mulighederne – uden at være afhængige af professionelle udviklere.

Arbejdsprocesser i skyen

Husk, at skybaserede automatiseringsværktøjer giver fordele i forhold til deres modparter i det lokale miljø, herunder forbedret skalerbarhed og høj grad af sikkerhed. Softwaren til automatisering af arbejdsprocesser skal også fungere sammen med de eksisterende virksomhedsanalyseværktøjer, så det er let at overvåge performance i de automatiserede arbejdsprocesser.

Endelig giver software til automatisering af arbejdsprocesser, der har mobilfunktioner, medarbejderne mulighed for at automatisere arbejdsprocesser på en sikker måde hvor som helst og når som helst.

Sådan virker det

Med automatisering af arbejdsprocesser angiver brugerne en udløser for en række handlinger. Når der f.eks. ansættes en ny medarbejder, kan der oprettes en automatiseret arbejdsproces, som med det samme kan sende medarbejderen en velkomstmail og føre vedkommende gennem processen med udfyldelse af de korrekte nye ansættelsespapirer.

Brugerne definerer den række opgaver, der er nødvendige for at udføre de almindelige forretningsprocesser. Når definitionen er afsluttet, udfører den automatiserede arbejdsproces de tildelte handlinger, hver gang den angivne udløser forekommer.

Oplev bedre måder at arbejde på

Gør alle i stand til at oprette automatiserede løsninger, så de kan få det meste ud af arbejdsdagen, med Microsoft Power Automate. Brug flow – der kaldes automatisering af arbejdsprocesser i Power Automate – til at begynde at hjælpe hver medarbejder med at frigøre sig fra gentagne, tidskrævende opgaver og skabe en mere strategisk og dynamisk arbejdsplads.