En person, der arbejder på en bærbar computer

Hvad er virksomhedsprocesstyring (BPM – Business Process Management)?

En virksomhedsproces er en serie gentagne opgaver, der udføres i rækkefølge for at opnå en rutinemæssig målsætning. Virksomhedsprocesser kan tage minutter eller uger og inkludere aktiviteter, der er så simple som ferieanmodninger fra medarbejdere eller så komplicerede som forsyningskædelogistik. Effektive processer hjælper med at forbedre medarbejderproduktiviteten, kundeengagement og alle andre facetter af din virksomhed. Ineffektive processer skaber frustrerede medarbejdere, unødvendige omkostninger, utilfredse kunder og, i sidste ende, tabt omsætning.

Virksomhedsprocesstyring eller BPM (Business Process Management) henviser til firmaets langsigtede indsats for at analysere, sætte fart i og optimere disse processer ved hjælp af automatisering af arbejdsproces til at strømline manuelle processer og nå specifikke virksomhedsmål. Ved at automatisere alle typer rutinemæssige virksomhedsopgaver – fra administration af filer til opdatering af regneark – kan du forbedre effektiviteten, reducere risikoen og holde dit firma mere strategisk fokuseret.

Lås op for fordelene ved BPM

Før du begynder at opbygge en BPM-strategi, er det vigtigt at forstå de forskellige typer virksomhedsprocesser, hvem der er ansvarlig for dem i firmaet, og hvilke problemer BPM kan hjælpe dig med at løse.

For det første kan virksomhedsprocesserne opdeles i tre hovedkategorier:

  • Driftsprocesser dækker kerneforretningen og specifikke værdistrømme, f.eks. kundeordrer, kontooprettelse og produktionsoptimering.

  • Ledelsesprocesser omfatter f.eks. virksomhedsledelse, budgetter og HR-arbejdsprocesser.

  • Support af processer understøtter større processer inden for områder som regnskab, rekruttering og teknisk support.

Opbyg dit BPM-team

Medarbejdere, der er ansvarlige for en virksomhedsproces, kaldes virksomhedsprocesejere. Da de administrerer en proces fra start til slut, forstår de, hvordan den påvirker og påvirkes af de processer, der kommer før og efter den. Hvis du giver ejerskabet til dedikerede virksomhedsprocesser til nøglemedarbejdere, der arbejder med andre afdelinger, kan det give større forståelse og føre til en bedre BPM i hele organisationen.

Et vellykket BPM-team i et stort firma kan f.eks. indeholde alle disse roller:

  • Virksomhedsproces-champion. En "champion" forstår de omfattende fordele og kommunikerer værdien af BPM til organisationen.

  • Procesejer. En person eller et team med forretningsmæssige udfordringer, der skal klares, arbejdsgange, der skal strømlines, eller muligheder, der skal udnyttes, kan give afgørende perspektiver og input, som er vigtig for brugernes opbakning og BPM-succes.

  • Direktøren for virksomhedsproces. En direktør leder BPM-indsatsen for hele organisationen.

  • Konsulent for virksomhedsproces. En konsulent bruger tekniske færdigheder og forståelse for BPM til at rådgive en leder i virksomhedsprocessen.

  • Projektleder. En projektleder hjælper med at opbygge og implementere projektplanen og administrere teamkommunikation, milepæle, leveringer og frister.

  • Forretningsanalytiker. En analytiker præciserer de nødvendige procesforbedringer.

  • Løsningsarkitekt. En løsningsarkitekt yder teknisk support, specielt når det drejer sig om samkørsel med eksisterende line of business-applikationer.

  • Influencere. De er ofte foran og hurtigere til at spotte og kæmpe for nye ideer, fremgangsmåder og værktøjer, og de er med til at forbedre virksomhedsprocessen og advokere for ændringer.

  • BPM-supportgruppe. Denne gruppe omfatter nøglemedarbejdere inden for it, virksomhedsplanlægning og andre ledere, der er med til at indføre og udbrede BPM-standarder, metoder, virksomhedsledelse og teknologi.

Acceptér ikke tabte salgsmuligheder

Traditionally, business leadership has owned BPM; they are business processes, after all. But with the advent of highly sophisticated business process management software, IT is now playing a greater role. You might find a productive balance between your technology and business requirements if you let IT deploy a self-serve, low-code workflow automation platform that business employees can use to streamline processes and solve the issues they best understand.

Automatisere, automatisere, automatisere

Automatisering er selve kernen i BPM. Med den teknologi, der nu er tilgængelig, skal virksomheder finde alle muligheder for at automatisere gentagne, tidskrævende, manuelle processer. Med automatisering af arbejdsgange kan du strømline virksomhedsprocesser, f.eks. dataindtastning, opdateringer af social medie, lager, rapporter med mere. Du kan frigøre dine medarbejdere fra rutineprocesser og rutinemæssige opgaver, øge produktivitet, reducere omkostninger og reducere antallet af medarbejderfejl.

Oprette en udviklingskultur for selvlærte udviklere

You can also optimize some business processes by building mobile apps that help your employees stay more connected and efficient, transform how they get work done, and generate real-time business insights. With the right app development platform, engineers, IT specialists, and ordinary business users can build a citizen development culture and create their own low-code business solutions—without having to rely on or wait for business leadership and professional developers.

Udnytte enhver mulighed

Du behøver ikke leve med ineffektive, manuelle processer, ekstra omkostninger og tabte muligheder. Hvis de rigtige personer er i de rigtige roller og har en god forståelse for dine processer og gode automatiseringsværktøjer, kan virksomheden bruge BPM til at:

  • Reducer besværlige processer ved onlinebetaling, der irriterer kunderne og giver mindre salg.
  • Automatiser manuelle processer, der tager for lang tid, har for store omkostninger og frustrerer medarbejdere.
  • Eliminer overflødige transaktioner i økonomiske processer, som forsinker betalinger.
  • Reducer dobbeltarbejde, der spilder ressourcer.
  • Afkort eller standardiser lange eller uregelmæssige processer, der påvirker deadlines.
  • Strømlin upraktisk onboarding af kunder, som kan påvirke relationerne negativt.

Opbygge en strategi for virksomhedsprocesstyring (BPM)

Hvis din forretning kæmper med driftsprocesser, administration og supportprocesser, der er besværlige, overflødige, for lange, for langsomme eller for omkostningskrævende, kan det være en hjælp at oprette en omfattende BPM-strategi. Følgende bedste fremgangsmåder kan hjælpe dig med at starte et BPM-initiativ og evaluere, om det lykkes:

  • Få support fra ledelsen. Dette er vigtigt, hvis du har brug for ressourcer, der understøtter dine planer til forbedring af virksomhedsprocessen.

  • Analysér og tilknyt den specifikke proces. Brug flowdiagrammer, mind-mapping eller process-mining-software til at finde flaskehalse, dobbeltarbejde og unødvendige forsinkelser . Få feedback fra de personer, der er mest involveret i processen, for at forstå, hvad du kan forbedre – accepten af ændringer starter hos dem.

  • Redesign processen. Vær opmærksom på input fra interessenterne, og vær sikker på, at alle forstår værdien af at strømline processen. Medtag din egen viden fra mind-mapping og analyse. Overvej en effektanalyse til kritiske eller komplekse arbejdsgange.

  • Indsaml ressourcer, og implementer ændringer. Saml de ressourcer, du skal bruge for at opbygge en effektiv BPM-platform, f.eks. projektstyringssoftware, automatiseringsværktøjer til arbejdsgange og dashboards i realtid. Udvælg de ressourcer, der passer til den virksomhedsværdi, du vil skabe, og administrer ændringen med specifikke leveringer og tidslinjer. Hvis du starter med et lille projekt, kan du finde eventuelle fejl og derefter fortsætte med større og forbedrede fremgangsmåder for at fremme implementeringen.

  • Spor og optimer. Overvåg, hvordan de nye processer fungerer, ved at tjekke det hos dine interessenter. Vær forberedt på at foretage finjusteringer efter behov.

Opret BPM-værdi

Hvis du følger de bedste fremgangsmåder ovenfor, opbygger et godt BPM-team og forstår, hvordan du kan forbedre processer for at skaber mere værdi, så kan virksomhedsprocesstyringen give håndgribelige fordele, herunder:

  • Øget produktivitet. Mere effektive processer giver mere effektive medarbejdere, og du kan evaluere deres performance ved hjælp af software til arbejdspladsanalyse.

  • Kortere vej til fordele. Hvis du forbedrer it-processerne, kan det påvirke, hvor hurtigt softwareapplikationer udvikles og implementeres i virksomheden.

  • Forbedret kvalitet. Ud over at fremskynde udviklingsprocessen kan forbedringer af testene hurtigt løse eventuelle problemer med ydeevne eller sikkerhed, hvilket forbedrer produkt- eller servicekvaliteten.

  • Øget kundetilfredshed. Optimering af virksomhedens kundeserviceprocesser kan være med til at vinde kunder og øge loyaliteten.

  • Forbedrede arbejdserfaringer for medarbejdere. Effektive virksomhedsprocesser er grundlaget for tilfredshed på arbejdspladsen, hvilket forbedrer og potentielt reducerer medarbejderudskiftningen.

Start optimering af virksomhedsprocesser nu

Alle virksomheder stræber efter at gøre det hele bedre, hurtigere og smartere. Hvis du kombinerer en omfattende BPM-strategi med den korrekte software til automatisering af arbejdsgangen, kan det hjælpe dit firma med at nå disse mål.

Microsoft Power Automate er en løsning til optimering af arbejdsgange, der er nem at bruge, og som kan sætte dine medarbejdere i stand til at strømline hverdagens ineffektive processer, hvilket påvirker hele virksomheden.