لماذا تتبنى الشركات أدوات تقنية RPA

ما أداة RPA؟

يستخدم التشغيل التلقائي للعمليات (RPA) الروبوتات البرمجية لمحاكاة التفاعل البشري داخل واجهة المستخدم الرسومية (GUI) لأتمتة المهام المتكررة واليدوية، ما يوفر وقت الأعمال والجهد والصداع. أداة RPA هي برنامج لتعريف سير العمل وتكوين الروبوتات لأداء المهام المحددة في تسلسل منطقي. يمكن للروبوت أن يقوم بأي عملية متعددة الخطوات تحدث في واجهة المستخدم الرسومية بشكل أسرع وبدون أخطاء. لذلك، يساعدك التشغيل التلقائي للعمليات على تسريع تدفقات العمل اليدوية المعرضة للأخطاء حتى يتمكن الموظفون من العمل في المزيد من المهام عالية القيمة.

على سبيل المثال، يمكن لقسم الموارد البشرية لديك نشر أداة RPA لأتمتة كيفية معالجة طلبات الإجازة. بدلاً من قضاء الموظف خمس دقائق لمعالجة كل طلب، يمكن لروبوت RPA استخراج البيانات من نظام تخطيط موارد المؤسسة للشركة ومعالجة الطلب بشكل أسرع في نظام آخر - حتى أولئك الذين ليس لديهم واجهات برمجة تطبيقات - وبدون أخطاء.

يمكن للروبوتات التي تنشئها أداة التشغيل التلقائي للعمليات تنفيذ الإجراءات المعينة والتفاعل مع الأنظمة الأخرى من خلال نسخ المعلومات من شاشات العرض الرقمية (كشط الشاشة) أو باستخدام واجهات برمجة التطبيقات. على سبيل المثال، يمكن لشركتك استخدام أداة RPA لإنشاء روبوتات تقوم بتسجيل الدخول إلى التطبيقات، ومعالجة الملفات والمجلدات، ونسخ المحتوى ولصقه، واستكمال النماذج، والعمل مع البيانات المؤسسة، وحتى التفاعل مع التطبيقات الأخرى.

فوائد اعتماد أدوات RPA

يمكن لأي مؤسسة تنشر أداة RPA أن تتوقع تجربة بعض الفوائد التالية أو جميعها:

• استخدام أفضل للموارد البشرية. يحرر RPA الموظفين من المهام المتكررة منخفضة القيمة، مثل إدخال البيانات، حتى يتمكنوا من التركيز على العمل الذي يقدم قيمة أكبر للأعمال.
• تحسين نقاط الاتصال بالعملاء. عند استخدام تقنية RPA لتسريع العمليات التي تواجه العملاء، تعمل الكفاءة المضافة على تحسين تجربة العميل وزيادة الولاء.
• انخفاض التكاليف. تؤدي روبوتات RPA عمل البشر بجزء بسيط من التكلفة.
• تحليلات محسنة لفهم إدارة سير العمل الخاص بك. يقوم كل روبوت بإنشاء ملف سجل لأنشطته حتى تتمكن من مراقبة مدى فاعلية أداء وظائفه.
• تحسين قابلية التوسع. ببساطة، ليس من الممكن توسيع نطاق فريق من الموظفين بالطريقة التي يمكنك بها توسيع نطاق ومدى مجموعة من الروبوتات الآلية. باستخدام برنامج RPA، يمكن بسهولة نسخ برامج الروبوت وبرمجتها لإنجاز مجموعة إجراءات متشابهة ولكنها مختلفة قليلاً.
• أمان أفضل. لا تنسى روبوتات RPA تسجيل الخروج أبدًا.يمكن أيضًا تعيينها على "انتهاء المهلة" بحيث يتعذر الوصول إلى أنظمتك في الوقت المناسب، مما يقلل من نقاط الضعف التي يتعرض لها المتسللون الضارون.

كيف تقارن أدوات RPA مع حلول أتمتة العمليات الأخرى؟

لفهم ميزة أدوات RPA مقارنةً بحلول أتمتة سير العمل الأخرى، من المفيد فهم الفرق بين التشغيل الآلي وRPA. يستخدم أتمتة سير العمل التكنولوجيا لتقليل الخطوات اليدوية في عملية الأعمال، لكنها لا تزال تتطلب من الشخص إكمال العملية. تعمل أدوات التشغيل التلقائي للعمليات على إنشاء روبوتات للعمل من خلال واجهة المستخدم الرسومية بحيث لا يكون التدخل البشري ضروريًا. يمكن أن تكون هذه عمليات خاضعة للإشراف حيث لا يزال يتعين على البشر بدء المهام، أو يمكن أن تكون عمليات غير خاضعة للرقابة، والتي تعد مؤتمتة الكامل.

تتطلب أدوات RPA القليل من الترميز أو لا تتطلب أي تعليمات برمجية، ولأن الروبوتات تستخدم نفس البنية التحتية والحلول التي يستخدمها الموظفون، فلن تضطر إلى تغيير البنية الأساسية الخاصة بك. يستخدم مستخدمو الأعمال حلول RPA. في الواقع، تم تصميم بعض حلول التشغيل التلقائي للعمليات للمطورين المواطنين - وهم الموظفون الذين ليس لديهم خلفيات تقنية - الذين يمكنهم أتمتة العمليات اليدوية التي يعملون بها كل يوم. مع الحد الأدنى من مشاركة تكنولوجيا المعلومات أو بدونها، يمكنك تحسين العمليات وتحسين رضا الموظفين دون دفع تكاليف التطوير التقليدي.

تختلف تقنية RPA أيضًا عن أدوات أتمتة العمليات التقليدية بالطرق التالية:

• يمكن أن تتطلب عمليات الأتمتة التقليدية تغيير جزء من البنية التحتية التكنولوجية أو كلها. تعمل روبوتات RPA في واجهة المستخدم الرسومية وتتفاعل مع الأنظمة الأخرى بنفس الطرق التي يعمل بها البشر.
• تتميز روبوتات RPA بالمرونة الكافية لأتمتة العمليات لتطبيقات متعددة.
• نظرًا لأن روبوتات RPA مخصصة للعمليات العامة المتكررة مثل إدخال البيانات، فهي قابلة للتطوير ويمكن ترقيتها بسهولة أكبر من حل سير العمل المصمم لعملية واحدة.

بينما ينشئ برنامج RPA قيمة من خلال تحسين كفاءة عمليات سير العمل المتكررة والقائمة على القواعد، فمن الأفضل ترك بعض العمليات لموظفيك. بشكل عام، من الأفضل ترك العمليات التي تستخدم الكثير من البيانات غير المهيكلة أو المعلومات الرسومية والمتعلقة بالمعلمات المتغيرة بل يقوم موظفوك المبدعون بإدارتها بسرعة.

دور RPA اليوم وغدًا

حاليًا، يكتسب برنامج RPA الكثير من الوضوح حيث تتعلم الشركات كيفية استخدامه وتراقب عن كثب الفوائد التي يقدمها، مثل توفير الوقت والتكلفة. ولكن مثل جميع التقنيات، ستصبح تقنية RPA أكثر تعقيدًا وتتغير مع تغير احتياجات العمل. فيما يلي بعض التوقعات حول الطرق التي قد تتطور بها أدوات RPA:

• تكامل أعمق مع الذكاء الاصطناعي. مع تقدم تقنية RPA، من المرجح أن تكتشف الشركات طرقًا جديدة لمزجها مع تكنولوجيا المستوى التالي مثل الذكاء الاصطناعي، أو التعلم الآلي، أو حتى إنترنت الأشياء (IoT) - وبعض الشركات لديها بالفعل.تعمل الأتمتة المفرطة، أو الأتمتة الذكية، على توسيع أنواع المهام التي يمكن أن تؤديها أدوات التشغيل التلقائي للعمليات وتمنحها القدرة على أتمتة مجموعة متنوعة من المهام المعقدة.
• أتمتة أكثر تعقيدًا. تستخدم الشركات تقنية RPA لأتمتة جميع أنواع المهام العادية، ولكن دمجها مع الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي سيفتح لك مجموعة جديدة كاملة من المهام التي يمكن تبسيطها. على سبيل المثال، يمكن للشركات حاليًا استخدام أدوات RPA لرقمنة المستندات، ولكن يمكن أيضًا لأدوات RPA المليئة بالذكاء الاصطناعي فهم محتوى المستندات وتصنيفه بكفاءة بدون أخطاء.
• أقل تكلفة وأكثر سهولة. عندما ظهرت أدوات RPA في السوق لأول مرة، كان من الصعب الحصول عليها وقد تكون باهظة الثمن. ولكن نظرًا لزيادة الطلب على برامج RPA، فإن المزيد من الشركات تقدمه الآن.مع توفر المزيد من الخيارات، من المرجح أن تنخفض الأسعار وستصبح الميزات أكثر تنافسية.

الوظائف الرئيسية لبرنامج RPA

تتوفر العديد من أدوات RPA في السوق الآن، ولكل منها ميزات مختلفة. ولكن على الأقل، هذه هي الوظائف الأساسية التي يجب أن يقدمها برنامج RPA الجيد:

• التوافقية. يجب أن يعمل برنامج RPA الخاص بك مع تطبيقات سطح المكتب الحالية وتطبيقات الويب وتطبيقات البرامج الرئيسية الأخرى. يجب أن يكون قادرًا أيضًا على الاتصال بواجهات برمجة تطبيقات النظام والقراءة / الكتابة إلى قواعد البيانات.
• زيادة البيانات. يجب أن يكون برنامجك قادرًا على استخراج البيانات من مواقع الويب ووسائل التواصل الاجتماعي.
• معالجة أنواع البيانات المختلفة. من المهم أن يتمكن برنامجك من استخراج البيانات وإدخالها، ودمج البيانات من مصادر متعددة، واتباع العبارات الشرطية مثل if / else.
• واجهات البرمجة. يمكن أن يوفر برنامج RPA إمكانات ذكية أو معرفية لتكوين الروبوتات لاتخاذ القرارات، مما يساعد عملك على العمل بكفاءة أكبر. على سبيل المثال، يمكن أن تساعد الروبوتات في الاستجابة لتذاكر دعم تكنولوجيا المعلومات، مما يخفف من بعض العبء الإداري لفريق تكنولوجيا المعلومات حتى يتمكن من التركيز على مبادرات أخرى. توفر بعض خيارات البرامج طرقًا بدون تعليمات برمجية لبرامج الروبوت، ولكن يجب أن تكون جميع أدوات RPA قادرة على التفاعل مع أنواع مختلفة من التطبيقات ورسائل البريد الإلكتروني والملفات والمجلدات.

اختيار برنامج RPA والعمل معه

عندما تبدأ في تقييم أدوات RPA المتاحة، ضع في اعتبارك ما أنواع العمليات التي تخطط لأتمتتها. تم تضمين عناصر تحكم وأوامر مختلفة في كل أداة "التشغيل التلقائي للعمليات" لتحدد إمكانياتها، لذا تأكد من مطابقتها لأهداف أتمتة سير العمل. حاول أيضًا العثور على مكونات قابلة لإعادة الاستخدام وتأكد من أن برامج الروبوت الخاصة بك يمكن أن تعمل بسهولة في أنظمتك الحالية.

ضع في اعتبارك المعايير التالية عند تحديد برنامج RPA المناسب لمؤسستك:

• سهل الاستخدام. يجب أن يكون برنامج RPA سهلاً بدرجة كافية لشخص لديه مهارات برمجة محدودة لإنشاء الأتمتة ثم تكوين سير العمل في برنامج RPA. حتى إن هناك بعض عروض RPA منخفضة التعليمات البرمجية التي يمكن للمطورين المواطنين الذين ليس لديهم مهارات في تكنولوجيا المعلومات استخدامها لأتمتة عمليات سير العمل الخاصة بهم. أيًا كان البرنامج الذي تختاره، يجب أن يقدم أوامر ومعالجات وواجهات المستخدم الرسومية مضمنة وقابلة للتمديد.
• مرن. يجب أن يسمح لك البرنامج بتكوين ميزات مخصصة دون الحاجة إلى دفع البائع إضافيًا مقابل التخصيص. يجب أن تكون أيضًا قادرة على التعامل مع حالات الاستخدام المختلفة وكميات متفاوتة من البيانات مع الحفاظ على أداء ثابت.
• قابل للتطوير. يجب أن يتوسع برنامج RPA بسرعة لتلبية المتطلبات التشغيلية لشركتك واستيعاب التحديثات.يجب أن يكون البرنامج أيضًا قادرًا على تشغيل روبوتات متعددة ومهام متعددة لسير العمل.

كيف تستخدم الصناعات برامج RPA

لقد وجدت جميع أنواع الشركات طريقة للاستفادة من برنامج RPA. على سبيل المثال، يمكن للصناعات مثل الرعاية الصحية استخدام تقنية RPA لتحديد المواعيد وإدخال بيانات المرضى ومعالجة المطالبات وإدارة الفواتير. إليك كيفية استخدام الصناعات الأخرى لأدوات RPA لتحويل عملياتها:

• البيع بالتجزئة. تحديث الطلبات وشحن المنتجات وتتبع الشحنات.
• الاتصالات. المراقبة وإدارة بيانات الاحتيال وتحديث بيانات العملاء.
• الخدمات المصرفية. تحسين كفاءات العمل ودقة البيانات والأمان.
• التأمين. إدارة عمليات العمل وإدخال بيانات العميل والمساعدة في تشغيل التطبيقات.
• التصنيع. المساعدة في عمليات سلسلة التوريد، والفوترة للمواد، وخدمة العملاء والدعم، والإدارة.

قيود أدوات RPA

يقدم برنامج RPA العديد من الفوائد، لكنه لا يمكنه فعل كل شيء. أثناء نمو التكنولوجيا، لا تزال تعمل بشكل أفضل كجزء من شبكة من التقنيات الأخرى؛ إنه ليس حلاً شاملاً حتى الآن يمكنه حل كل تحد تشغيلي.

في الوقت الحالي، تقنية RPA هي تقنية قائمة على القواعد تعمل بشكل أفضل مع البيانات المؤسسة، أو المعلومات التي تتبع نموذج بيانات محدد مسبقًا. لكي تعمل بنجاح، يجب عليك برمجة الروبوتات للقيام بما تريد منهم القيام به، وسوف تعمل ضمن هذه المعلمات فقط. ما لم تقم بوضعها في طبقات باستخدام تقنيات الذكاء الاصطناعي أو تقنيات التعلم الآلي، فإن حل RPA الخاص بك قادر فقط على اتباع القواعد التي تحددها، وليس فهم أو تفسير المحتوى الذي يصل إليه.

على سبيل المثال، بالنسبة لأداة RPA لمعالجة المعلومات من الفواتير أو غيرها من الأعمال الورقية، يجب أن تتبع هذه الأوراق جميعها نفس التنسيق. لا تستطيع الأداة معالجة أي ملفات تختلف عن التنسيق. لهذا السبب، أدوات RPA ليست مناسبة تمامًا للبيانات غير المهيكلة، أو المعلومات التي لا تتبع نموذج بيانات محدد مسبقًا.

بالإضافة إلى ذلك، لا تتعلم أدوات RPA ولا تتكيف. إذا تغيرت عمليات عملك، فستحتاج إلى إعادة برمجة برامج الروبوت الخاصة بك للعمل مع العمليات الجديدة، والتي قد تستغرق وقتًا طويلاً. وإذا كانت أداة RPA الخاصة بك غير متوافقة مع عملياتك الجديدة، فقد يكون استثمارك فيها قصير الأجل. لتجنب هذه المشكلة، ضع في اعتبارك مدى احتمالية تغيير عملياتك وتقنياتك قبل اعتماد أداة RPA.

كيفية المساعدة في ضمان النجاح باستخدام أدوات RPA

كشأن أي تقنية أخرى، يعتمد نجاحك مع برنامج RPA على طريقة تطبيقك له. حتى أفضل الأدوات لا يمكنها إصلاح أي عملية معطلة بشكل أساسي، لذا من المهم أن تفكر مليًا في المهام التي تقوم بأتمتتها. فعند تطبيقها في السياق الصحيح مع وضع هدف محدد وقابل للقياس في الاعتبار، يمكن لأداة RPA الصحيحة إعادة تعريف شكل الكفاءة في شركتك. ضع في اعتبارك أفضل الممارسات التالية عندما تبدأ في استخدام تقنية RPA لأتمتة عملياتك:

• تعرف على العملية التي تريد أتمتتها. قم بتدقيق جميع عملياتك التشغيلية لمعرفة المهام الأكثر ملاءمة لتقنية RPA. تذكر أن أدوات RPA لا يمكنها فهم المعلومات بشكل عام، لذلك ما لم تخطط أيضًا لدمج الذكاء الاصطناعي، اختر عملية لها معلمات محددة بوضوح ولا تحتاج إلى الكثير من المشاركة البشرية أو الإشراف، مثل جدولة المواعيد أو معالجة الفواتير. بعض البرامج مثل Microsoft Power Automate، والعروض إمكانيات لمساعدتك في تحديد العمليات الصحيحة للأتمتة.
• اختر الأداة الصحيحة. بعد تحديد العمليات التي تريد أتمتتها، ابحث عن الأدوات التي تدعم هذا النوع من العمل بشكل أفضل. تتمتع جميع الأدوات بنقاط قوة مختلفة، لذا قم بتقييمها بناءً على الإمكانات والسعر وسهولة التنفيذ ومدى نجاحها في العمل مع برنامجك الحالي.
• تدريب موظفيك. يُعد تعليم موظفيك كيفية استخدام أداة RPA الخاصة بك - ثم تغييرها أو صيانتها - طريقة رائعة للمساعدة في ضمان استمرار قيمتها وزيادة اعتمادها على مستوى الشركة.
• قس نتائجك. قبل التنفيذ وبعده، راقب مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) مثل إنتاجية الموظف أو دقة استيعاب البيانات أو عدد المواعيد المجدولة أو المستندات التي تمت معالجتها. إذا لم تتحسن مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك بعد التنفيذ، فقد تكون علامة على أنك اخترت العمليات الخاطئة أو أعطيت الروبوتات المعلمات الخاطئة.