شخص يعطي عرضًا

كيفية إنجاز المزيد باستخدام أتمتة سير العمل

من موظفي دعم العملاء إلى الرؤساء التنفيذيين، يقضي جميع محترفي الأعمال تقريبًا الكثير من أيام عملهم - ما يصل إلى نصفها - في عمليات يدوية غير منتجة وفائضة عن الحاجة يمكن أتمتتها. تجعل المهام الروتينية التي تستغرق وقتًا طويلاً الموظفين في كل مستوى أقل كفاءة، ولكن الشركات الذكية تستخدم أتمتة سير العمل لمساعدة الجميع على العمل بشكل أكثر فاعلية.

تعد أتمتة سير العمل جوهر إدارة الأعمال الحديثة، وهي مدفوعة بالتحسين المستمر للتكنولوجيا والابتكار السريع. مع بدء المزيد من الشركات في غرس الأتمتة في عمليات أعمالها وإدراك فوائدها، فإن سوق أتمتة سير العمل سوف ينمو فقط. نظرًا لأن التكنولوجيا أصبحت أكثر انتشارًا وتعقيدًا، فإن المزيد من الشركات ستستخدم أتمتة سير العمل لإنشاء طرق مبسطة وفعالة للعمل وتعطيل صناعات متعددة وإنشاء مزايا تنافسية في أسواقها.

ما المقصود بأتمتة سير العمل؟

باستخدام برنامج أتمتة سير العمل المناسب لعملك، يمكنك استبدال العمليات اليدوية مثل إدخال البيانات وتحديثات وسائل التواصل الاجتماعي وردود البريد الإلكتروني بسير عمل مؤتمت ومبسط يوفر الوقت ويقلل من الأخطاء بحيث تقضي وقتًا أقل في تصحيح الأخطاء، ومساعدة الموظفين على التركيز على عمل أكثر إستراتيجية وتأثيرًا.

باستخدام أتمتة سير العمل، ستتمكن من رقمنة وتحسين المستندات الورقية العمليات التجارية مثل طلب المخزون أو الاستجابة لطلبات الموافقات. في أي مكان يواجه فيه عملك مهام يدوية متكررة، يمكنك استخدام أتمتة سير العمل للمساعدة في جعل هذه العمليات أكثر نجاحًا.

أتمتة سير العمل الفعالة في خمس خطوات سهلة

باستخدام البرنامج المناسب، يمكن أن تكون أتمتة العمليات اليدوية بسيطة ومفيدة للغاية. للتخلص بشكل فعال من المهام اليدوية غير الفعالة وتحويل كيفية عمل عملك، تحتاج إلى معرفة العمليات التي تعيقك، وفهم خيارات الأتمتة الخاصة بك، وإدارة التبني، وتوفير التدريب، وقياس نجاحك.

استخدم هذه الخطوات الخمس السهلة لأتمتة عمليات سير العمل الخاصة بك:

  1. اختر عملياتك. حدد الإجراءات غير الفعالة أو المعقدة للغاية أو المكلفة للغاية، ثم رتبها واختر أفضل المرشحين للأتمتة.
  2. قم بأبحاثك. كيف قامت المؤسسات الأخرى بأتمتة عمليات مماثلة؟ ضع في اعتبارك اختياراتك لإنشاء وتنفيذ مهام سير عمل مؤتمتة - هل ستتصل بمتخصصي تكنولوجيا المعلومات، أم هل يمكن للمطورين المواطنين في شركتك استخدام أداة أتمتة مكان العمل منخفضة التعليمات البرمجية لإنشاء مهام سير عمل مؤتمتة قوية خاصة بهم؟
  3. إدارة التغيير وتحفيز التبني. بعد إطلاق مهام سير العمل الجديدة، من المهم التأكد من تبنيها عبر الشركة - فكلما زاد عدد الأشخاص الذين يستخدمون مهام سير العمل المؤتمتة، زادت فاعليتهم.
  4. تواصل مع موظفيك وقم بتدريبهم. تأكد من أن الجميع يعرف أن الأدوات الجديدة موجودة للمساعدة في تسهيل حياتهم العملية. قدم الوثائق والتدريب الذي يحتاجون إليه لجعل التبني أمرًا سهلاً.
  5. قم بالتقييم والتحسين. ابدأ فورًا في قياس نجاح عملياتك الجديدة. من خلال تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية المحددة مسبقًا، ستصبح فعالية تدفقات العمل المؤتمتة واضحة، وستكون قادرًا على إجراء التعديلات المناسبة.

قم بتمكين التألق باستخدام برنامج التشغيل الآلي لسير العمل

الآن بعد أن عرفت ما أتمتة سير العمل، ضع في اعتبارك كيف يمكنك تحقيقها والقيمة التي ستساعدك على توليدها. أسهل طريقة لتحقيق أتمتة سير العمل في عملك هي من خلال برنامج أتمتة سير العمل أو خدمة أتمتة سير العمل المستندة إلى السحابة.

القوة للأشخاص المناسبين

تضع هذه التقنيات إمكانية تطوير تدفقات عمل مبتكرة في أيدي الأشخاص الذين يعرفون عملك بشكل أفضل: موظفوك، الذين يختبرون مباشرة العمليات التي يمكن تسريعها وتحسينها باستخدام الأتمتة. لا يجب أن يكون الأمر صعبًا. في معظم الشركات، يمكن أن يكون كل موظف تقريبًا مطورًا مواطنًا باستخدام تقنية أتمتة منخفضة التعليمات البرمجية أو بدون تعليمات برمجية لإنشاء أحداث سير عمل قوية.

من المهم أن تبحث عن حل أتمتة سير العمل وهو جهاز بديهي وسهل الاستخدام ومرن. من الناحية المثالية، تريد تقنية ذات موصلات مسبقة الصنع تسمح لك بدمج مجموعة من التطبيقات في مهام سير عملك.

هناك طريقة أخرى لتحسين العمليات التجارية تتمثل في استخدام تقنية تطوير التطبيقات ذات التعليمات البرمجية المنخفضة لمساعدة المهندسين أو مستخدمي الأعمال العاديين أو قادة إنشاء تطبيقات الجوال التي يحتاجون إليها الشركة على البقاء على اتصال والعمل بشكل منتج وتلبية الفرص - دون الحاجة إلى الاعتماد على مطورين محترفين.

أحداث سير العمل داخل السحابة

ضع في اعتبارك أن أدوات التشغيل الآلي المستندة إلى السحابة تقدم مزايا على نظرائها في أماكن العمل، بما في ذلك قابلية التوسع المحسنة ودرجة عالية من الأمان. أيضًا، يجب أن يعمل برنامج أتمتة سير العمل جنبًا إلى جنب مع أدوات تحليلات الأعمال الحالية في شركتك، مما يسهل مراقبة أداء عمليات سير العمل الآلية.

أخيرًا، سيسمح برنامج أتمتة سير العمل المزود بإمكانيات متنقلة للموظفين بأتمتة عمليات سير العمل من أي مكان وفي أي وقت.

كيفية العمل

باستخدام أتمتة سير العمل، قام المستخدمون بتعيين مشغل لسلسلة من الإجراءات. على سبيل المثال، عندما يتم تعيين موظف جديد، يمكن إنشاء سير عمل آلي لإرسال بريد إلكتروني ترحيبي لهذا الموظف على الفور وإرشادهم خلال عملية ملء أوراق التوظيف الجديدة الصحيحة.

يحدد المستخدمون سلسلة المهام الضرورية لإكمال العمليات التجارية الشائعة. بعد التعريف، سيقوم سير العمل الآلي بتنفيذ الإجراءات المعينة كلما حدث المشغل المحدد.

اكتشف طرق أفضل للعمل

قم بتمكين الجميع من إنشاء حلول آلية حتى يتمكنوا من تحقيق أقصى استفادة من يوم عملهم مع Microsoft Power Automate. قم بتوظيف أحداث سير العمل - ما يطلق عليه Power Automate أتمتة سير العمل - لبدء مساعدة كل موظف على تحرير نفسه من المهام المتكررة التي تستغرق وقتًا طويلاً وإنشاء مكان عمل أكثر إستراتيجية وديناميكية.