كيفية إنجاز المزيد باستخدام أتمتة سير العمل
غالبًا ما يقضي محترفو الأعمال الكثير من الوقت في العمليات اليدوية. يمكن أن تساعد أتمتة هذه العمليات في تعزيز الإنتاجية والقضاء على التكرار وزيادة الكفاءات.
ما المقصود بأتمتة سير العمل؟
في أي مكان يواجه فيه عملك مهام يدوية متكررة، يمكنك استخدام أتمتة سير العمل. أتمتة سير العمل هي عملية استخدام المنطق القائم على القواعد للتخلص من أي عمليات يدوية لازمة لإكمال مهمة ما. بالإضافة إلى رقمنة العمليات التجارية المستندة إلى الورق وتحسينها، يمكن أن يؤدي تبسيط سير العمل إلى توفير الوقت في إكمال المهام وتقليل الأخطاء ومساعدة الموظفين على التركيز على عمل أكثر إستراتيجية وتأثيرًا.
أتمتة سير العمل هي قلب إدارة الأعمال الحديثة. مع بدء المزيد من الشركات في غرس الأتمتة في عملياتها التجارية وإدراك فوائدها، فإن سوق أتمتة سير العمل سينمو فقط. يعني ظهور التكنولوجيا المتطورة بشكل متزايد أن المزيد من الشركات ستستخدم أتمتة سير العمل لبناء طرق مبسطة وفعالة للعمل وتعطيل صناعات متعددة وخلق مزايا تنافسية في أسواقها.
أتمتة سير العمل الفعالة في خمس خطوات سهلة
باستخدام البرنامج المناسب، يمكن أن تكون أتمتة العمليات اليدوية بسيطة ومفيدة للغاية. للتخلص بشكل فعال من المهام اليدوية غير الفعالة وتحويل كيفية عمل عملك، تحتاج إلى معرفة العمليات التي تعيقك.
استخدم هذه الخطوات الخمس السهلة لأتمتة عمليات سير العمل الخاصة بك:
- اختر عملياتك. حدد الإجراءات غير الفعالة أو المعقدة للغاية أو المكلفة للغاية. قم بترتيبها واختر أفضل المرشحين للتشغيل الآلي.
- قم بأبحاثك. كيف قامت المؤسسات الأخرى بأتمتة عمليات مماثلة؟ ضع في اعتبارك اختياراتك لبناء مهام سير عمل مؤتمتة وتنفيذها - هل ستتصل بمتخصصي تكنولوجيا المعلومات، أم هل يمكن للمطورين المواطنين في شركتك استخدام أداة أتمتة مكان العمل منخفضة التعليمات البرمجية لإنشاء مهام سير عمل مؤتمتة قوية خاصة بهم؟
- إدارة التغيير وتحفيز التبني. بعد إطلاق مهام سير العمل الجديدة، من المهم التأكد من اعتمادها عبر الشركة - فكلما زاد عدد الأشخاص الذين يستخدمون تدفقات العمل المؤتمتة، زادت فعاليتهم.
- تواصل مع موظفيك وقم بتدريبهم. تأكد من أن الجميع يعرف أن الأدوات الجديدة موجودة للمساعدة في تسهيل حياتهم العملية. قم بتقديم الوثائق والتدريب الذي سيحتاجون إليها لتسهيل التبني.
- التقييم والتحسين. ابدأ فورًا في قياس نجاح عملياتك الجديدة. من خلال تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية المحددة مسبقًا (KPIs)، ستصبح فعالية تدفقات العمل المؤتمتة الجديدة واضحة، وستكون قادرًا على إجراء التعديلات المناسبة.
قم بتمكين التألق باستخدام برنامج التشغيل الآلي لسير العمل
الآن بعد أن عرفت ما أتمتة سير العمل، ضع في اعتبارك كيف يمكنك تحقيقها والقيمة التي ستساعدك على توليدها. أسهل طريقة لتحقيق أتمتة سير العمل في عملك هي من خلال برنامج أتمتة سير العمل أو خدمة أتمتة سير العمل المستندة إلى السحابة.
القوة للأشخاص المناسبين
تضع هذه التقنيات القدرة على تطوير تدفقات عمل مبتكرة في أيدي الأشخاص الذين يعرفون شركتك بشكل أفضل: موظفوك، الذين يختبرون مباشرة العمليات التي يمكن تسريعها وتحسينها باستخدام الأتمتة. لا يجب أن يكون الأمر صعبًا. في معظم الشركات، يمكن لكل موظف تقريبًا استخدام تقنية أتمتة منخفضة التعليمات البرمجية أو بدون تعليمات برمجية لإنشاء مهام سير عمل قوية.
من المهم أن تبحث عن حل أتمتة سير العمل بديهي وسهل الاستخدام ومرن. من الناحية المثالية، تريد تقنية ذات موصلات مسبقة الصنع تسمح لك بدمج مجموعة من التطبيقات في مهام سير عملك. هناك طريقة أخرى لتحسين العمليات التجارية تتمثل في استخدام تقنية تطوير التطبيقات منخفضة التعليمات البرمجية لمساعدة المهندسين أو مستخدمي الأعمال العاديين أو قادة الشركة على إنشاء تطبيقات الجوال التي يحتاجون إليها للبقاء على اتصال والعمل بشكل منتج وتلبية الفرص - دون الحاجة إلى الاعتماد على مطورين محترفين.
أحداث سير العمل داخل السحابة
ضع في اعتبارك أن أدوات التشغيل الآلي المستندة إلى السحابة توفر مزايا على نظرائها في أماكن العمل، بما في ذلك قابلية التوسع المحسنة ودرجة عالية من الأمان. أيضًا، يجب أن يعمل برنامج أتمتة سير العمل جنبًا إلى جنب مع أدوات تحليل الأعمال الحالية في شركتك، ما يسهّل مراقبة أداء عمليات سير العمل الآلية.
أخيرًا، سيسمح برنامج أتمتة سير العمل المزود بإمكانيات متنقلة للموظفين بأتمتة عمليات سير العمل من أي مكان وفي أي وقت.
كيفية العمل
باستخدام أتمتة سير العمل، قام المستخدمون بتعيين مشغل لسلسلة من الإجراءات. على سبيل المثال، عندما يتم تعيين موظف جديد، يمكن إنشاء سير عمل آلي لإرسال بريد إلكتروني ترحيبي لهذا الموظف على الفور وإرشادهم خلال عملية ملء أوراق التوظيف الجديدة.
يحدد المستخدمون سلسلة المهام الضرورية لإكمال العمليات التجارية الشائعة. بعد التعريف، سيقوم سير العمل الآلي بتنفيذ الإجراءات المعينة كلما حدث المشغّل المحدد.
اكتشف طرقًا أفضل للعمل
قم بتمكين الجميع من إنشاء حلول آلية لتحقيق أقصى استفادة من يوم عملهم باستخدام Microsoft Power Automate. قم بتقييم سير العمل الحالي الخاص بك مجانًا واطلع على الكيفية التي يمكن أن تساعد بها الأتمتة في تبسيط عمليات عملك وإنشاء مكان عمل أكثر إستراتيجية وديناميكية.