شخص يعمل على جهاز كمبيوتر محمول

ما إدارة العمليات التجارية؟

عملية الأعمال عبارة عن سلسلة من المهام القابلة للتكرار والتي يتم إجراؤها بالتسلسل لتحقيق هدف روتيني. يمكن أن تستغرق العمليات التجارية دقائق أو أسابيع وتتضمن أنشطة بسيطة مثل طلبات إجازة الموظفين أو معقدة مثل لوجستيات سلسلة التوريد. ستساعد العمليات الفعالة والفعالة على تحسين إنتاجية الموظفين ومشاركة العملاء وكل جانب آخر من جوانب عملك. تؤدي العمليات غير الفعالة وغير الفعالة إلى موظفين محبطين، وتكاليف غير ضرورية، وعملاء غير راضين، وفي النهاية خسارة في الإيرادات.

تشير إدارة عمليات الأعمال (BPM) إلى جهود شركتك طويلة المدى لتحليل هذه العمليات وتسريعها وتحسينها، غالبًا باستخدام أتمتة سير العمل تبسيط العمليات اليدوية وتحقيق أهداف عمل محددة. من خلال أتمتة جميع أنواع مهام العمل الروتينية - من إدارة الملفات إلى تحديث جداول البيانات - يمكنك تحسين الكفاءة وتقليل المخاطر والحفاظ على تركيز عملك بشكل أكثر استراتيجيًا.

أطلق العنان لفوائد BPM

قبل أن تبدأ في إنشاء إستراتيجية BPM، من المهم أن تفهم الأنواع المختلفة من العمليات التجارية، ومن المسؤول عنها داخل شركتك، والمشكلات التي يمكن أن تساعدك BPM في معالجتها.

أولاً، يمكن تقسيم العمليات التجارية إلى ثلاث فئات رئيسية:

  • تغطي العمليات التشغيلية الأعمال الأساسية وتدفقات القيمة المحددة مثل طلبات العملاء وإنشاء الحساب وتحسين التصنيع.

  • تشمل عمليات الإدارة أشياء مثل إدارة الشركات والميزانيات وتدفقات عمل الموارد البشرية.

  • تدعم العمليات الداعمة عمليات أكبر في مجالات مثل المحاسبة والتوظيف والدعم الفني.

إنشاء فريق BPM الخاص بك

يُطلق على الموظفين المسؤولين عن أي عملية تجارية اسم مالكي عمليات الأعمال. نظرًا لأنهم يديرون عملية من البداية إلى النهاية، فإنهم يفهمون كيفية تأثيرها وتأثرها بالعمليات التي تسبقها وبعدها. إن منح ملكية العمليات التجارية المنفصلة للموظفين الرئيسيين الذين يعملون مع الإدارات الأخرى يمكن أن يعزز فهمًا أكبر ويؤدي إلى تحسين إدارة الأعمال في مؤسستك.

على سبيل المثال، يمكن لفريق BPM الناجح في شركة كبيرة أن يشمل كل هذه الأدوار:

  • بطل العمليات التجارية. يفهم البطل الفوائد بعيدة المدى وينقل قيمة BPM للمؤسسة.

  • مالك العملية. يمكن لأي شخص أو فريق يواجه تحديات عمل يجب مواجهتها، أو مهام سير العمل لتبسيطها، أو فرص اغتنامها أن توفر منظورًا رئيسيًا ومدخلات - وهو أمر بالغ الأهمية لمشاركة المستخدم ونجاح BPM.

  • مدير عمليات الأعمال. مدير يقود جهود BPM على مستوى المؤسسة.

  • مستشار إجراءات الأعمال. يستخدم المستشار المهارات الفنية وفهم BPM لتقديم المشورة لمدير عمليات الأعمال.

  • مدير المشروع. يساعد مدير المشروع في إنشاء خطة المشروع وتنفيذها وإدارة اتصالات الفريق والمعالم والتسليمات والمواعيد النهائية.

  • محلل الأعمال. المحلل يحدد التحسينات الضرورية للعملية.

  • Solution architect. يوفر مهندس الحلول الدعم الفني، لا سيما عندما يتعلق الأمر بإمكانية التشغيل البيني مع تطبيقات خط الأعمال الحالية.

  • المؤثرون. غالبًا ما يتبنى القادة من بين أقرانهم والمؤثرين أفكارًا وممارسات وأدوات جديدة في وقت مبكر ويؤيدون الأفكار والممارسات والأدوات الجديدة، ويساعدون في تحسين تحسينات إجراءات العمل والدعوة للتغيير.

  • مجموعة دعم BPM. تتألف هذه المجموعة من متخصصي تكنولوجيا المعلومات الرئيسيين وموظفي تخطيط الشركات وغيرهم من القادة الذين يساعدون في إضفاء الطابع المؤسسي على معايير BPM والأساليب والإدارة والتكنولوجيا.

لا تتأقلم مع الفرص الضائعة

تقليديًا، تمتلك قيادة الأعمال BPM؛ إنها عمليات تجارية، بعد كل شيء. ولكن مع ظهور التكنولوجيا المتطورة للغاية، برنامج إدارة عمليات الأعمالتلعب تكنولوجيا المعلومات الآن دورًا أكبر. قد تجد توازنًا مثمرًا بين التكنولوجيا ومتطلبات العمل إذا سمحت لتكنولوجيا المعلومات بنشر نظام أساسي لأتمتة سير العمل للخدمة الذاتية منخفض التعليمات البرمجية يمكن لموظفي الأعمال استخدامه لتبسيط العمليات وحل المشكلات التي يفهمونها بشكل أفضل.

الأتمتة، الأتمتة، الأتمتة

الأتمتة هي قلب BPM. مع توفر التكنولوجيا الآن، يجب أن تجد الشركات الناجحة كل فرصة لأتمتة العمليات اليدوية المتكررة والمستهلكة للوقت. باستخدام أتمتة سير العمل، يمكنك تبسيط العمليات التجارية مثل إدخال البيانات وتحديثات وسائل التواصل الاجتماعي والمخزون والتقارير والمزيد. يمكنك تحرير موظفيك من العمليات المتكررة والروتينية وزيادة الإنتاجية وخفض التكاليف وتقليل الخطأ البشري.

إرساء ثقافة تنمية المواطن

يمكنك أيضًا تحسين بعض العمليات التجارية من خلال إنشاء تطبيقات الهاتف المحمول الذي يساعد موظفيك على البقاء أكثر ارتباطًا وكفاءة، وتحويل كيفية إنجاز العمل، وإنشاء رؤى تجارية في الوقت الفعلي. باستخدام النظام الأساسي المناسب لتطوير التطبيقات، يمكن للمهندسين ومتخصصي تكنولوجيا المعلومات ومستخدمي الأعمال العاديين إنشاء ثقافة تنمية للمواطنين وإنشاء حلول أعمالهم منخفضة التعليمات البرمجية - دون الحاجة إلى الاعتماد على قيادة الأعمال والمطورين المحترفين أو انتظارهم.

حقق أقصى استفادة من كل فرصة

لا يتعين عليك التعايش مع العمليات اليدوية غير الفعالة والتكاليف الإضافية والفرص الضائعة. مع وجود الأشخاص المناسبين في الأدوار المناسبة، وفهم قوي لعملياتك، وأدوات أتمتة جيدة، يمكن لشركتك استخدام BPM من أجل:

  • التخفيف من عمليات السداد المرهقة عبر الإنترنت التي تثبط عزيمة العملاء وتكلف المبيعات.
  • أتمتة العمليات اليدوية التي تستغرق وقتًا طويلاً وتكلف الكثير وتؤدي إلى إحباط الموظفين.
  • إزالة معوقات العمليات المالية التي تؤخر المدفوعات.
  • تقليل الازدواجية التي تهدر الموارد.
  • تقصير العمليات الطويلة أو غير المنتظمة التي تؤثر على المواعيد النهائية أو توحيدها.
  • تبسيط الإعداد غير الفعال للعملاء الذي يقوض العلاقات.

إنشاء استراتيجية إدارة عمليات الأعمال

إذا كان عملك يعاني من العمليات التشغيلية والإدارية والدعم التي تكون مرهقة أو زائدة عن الحاجة أو طويلة جدًا أو بطيئة جدًا أو مكلفة للغاية، فإن إنشاء استراتيجية شاملة لإدارة العمليات التجارية يمكن أن يساعدك. ستساعدك أفضل الممارسات التالية على إطلاق مبادرة BPM وتقييم نجاحك:

  • احصل على الدعم من الإدارة. هذا أمر بالغ الأهمية إذا كنت بحاجة إلى موارد لدعم خطط تحسين عمليات الأعمال الخاصة بك.

  • تحليل خريطة ورسمها للعملية المحددة. استخدم المخططات الانسيابية أو الخرائط الذهنية أو برامج التنقيب عن العمليات لـ العثور على حالات التباطؤ والجهود المكررة والتأخيرات غير الضرورية . احصل على ملاحظات من الأشخاص الأكثر مشاركة في العملية لفهم ما يمكنك تحسينه - يبدأ الاشتراك من أجل التغيير معهم.

  • إعادة تصميم العملية. اطلب مدخلات أصحاب المصلحة وتأكد من أن الجميع يفهم القيمة في تبسيط العملية. قم بتضمين الدروس المستفادة من رسم الخرائط والتحليل الذهني. ضع في اعتبارك تحليل التأثير لعمليات سير العمل الحرجة أو المعقّدة.

  • جمع الموارد وتنفيذ التغيير. اجمع الموارد التي تحتاجها لإنشاء نظام أساسي فعّال لـ BPM، مثل برنامج إدارة المشروعات وأدوات أتمتة سير العمل ولوحات المعلومات في الوقت الفعلي. اختر الموارد التي تتماشى مع قيمة العمل التي تريد إنشاء التغيير وإدارتها مع التسليمات والجداول الزمنية المحددة. من خلال طرح برنامج تجريبي صغير أولاً، يمكنك اكتشاف الأخطاء وإنشاء الحماس للممارسات المحسّنة وزيادة التبني.

  • التتبع والتحسين. راقب كيف تعمل عملياتك الجديدة عن طريق التحقق من أصحاب المصلحة. كن مستعدًا لإضافة التحسينات حسب الضرورة.

إنشاء قيمة BPM

إذا اتبعت أفضل الممارسات المذكورة أعلاه، وقم بإنشاء فريق قوي من BPM، وفهمت كيف يمكنك تحسين العمليات لإنشاء المزيد من القيمة، يمكن لإدارة عمليات الأعمال أن تحقق فوائد ملموسة، بما في ذلك:

  • زيادة الإنتاجية. تؤدي العمليات الأكثر كفاءة إلى إنشاء موظفين أكثر كفاءة، ويمكنك تقييم مقاييس الأداء باستخدام برنامج تحليلات مكان العمل.

  • وقت أسرع للاستفادة. يمكن أن يؤثر تحسين عمليات تكنولوجيا المعلومات على سرعة تطوير تطبيقات البرامج ونشرها في عملك.

  • تحسين نوعية. بالإضافة إلى تسريع التطوير، يمكن أن تؤدي التحسينات في الاختبار إلى حل أي مشكلات متعلقة بالأداء أو الأمان بسرعة، مما يؤدي إلى تحسين جودة المنتج أو الخدمة.

  • زيادة رضا العملاء. يمكن أن يساعد إصلاح عمليات خدمة العملاء في عملك على كسب العملاء وزيادة الولاء.

  • تحسين خبرات عمل الموظفين. تعتبر العمليات التجارية الفعالة أساس الرضا في مكان العمل، مما يؤدي إلى تحسين الروح المعنوية ويقلل من معدل دوران الموظفين.

ابدأ في تحسين عمليات عملك الآن

تسعى كل شركة جاهدة للقيام بالأشياء بشكل أفضل وأسرع وأكثر ذكاءً. يمكن أن يساعد الجمع بين إستراتيجية BPM الشاملة مع برنامج أتمتة سير العمل المناسب عملك على تحقيق هذه الأهداف.

Microsoft Power Automate هو حل سهل الاستخدام لتحسين سير العمل يمكنه تمكين موظفيك من تبسيط أوجه القصور اليومية لإحداث تأثير على مستوى الشركة.