ما إدارة العمليات التجارية؟

أطلق العنان لفوائد BPM

قبل أن تبدأ في إنشاء إستراتيجية BPM، من المهم أن فهم سبب أهمية العمليات التجارية الفعالة والأنواع المختلفة من العمليات التجارية، ومن المسؤول عنها داخل شركتك، والمشكلات التي يمكن أن تساعدك BPM في معالجتها.

تعرف على عمليات عملك

عملية الأعمال عبارة عن سلسلة من المهام القابلة للتكرار والتي يتم إجراؤها بالتسلسل لتحقيق هدف روتيني. يمكن أن تستغرق العمليات التجارية دقائق أو أسابيع وتتضمن أنشطة بسيطة مثل طلبات إجازة الموظفين أو معقدة مثل لوجستيات سلسلة التوريد. ستساعد العمليات الفعالة والفعالة على تحسين إنتاجية الموظفين ومشاركة العملاء وكل جانب آخر من جوانب عملك. تؤدي العمليات غير الفعالة وغير الفعالة إلى موظفين محبطين، وتكاليف غير ضرورية، وعملاء غير راضين، وفي النهاية خسارة في الإيرادات.

يمكن تقسيم العمليات التجارية إلى ثلاث فئات رئيسية:

• العملية التشغيلية تغطي الأعمال الأساسية وتدفقات القيمة المحددة مثل طلبات العملاء وإنشاء الحساب وتحسين التصنيع.
• عمليات الإدارة تشمل أشياء مثل إدارة الشركات والميزانيات وتدفقات عمل الموارد البشرية.
• العمليات الداعمة تدعم عمليات أكبر في مجالات مثل المحاسبة والتوظيف والدعم الفني.

من خلال أتمتة جميع أنواع العمليات التجارية، يمكنك تحسين الكفاءة وتقليل المخاطر والحفاظ على تركيز عملك من الناحية الإستراتيجية.

إنشاء فريق BPM الخاص بك

يُطلق على الموظفين المسؤولين عن أي عملية تجارية اسم مالكي عمليات الأعمال. نظرًا لأنهم يديرون عملية من البداية إلى النهاية، فإنهم يفهمون كيفية تأثيرها وتأثرها بالعمليات التي تسبقها وبعدها. إن منح ملكية العمليات التجارية المنفصلة للموظفين الرئيسيين الذين يعملون مع الإدارات الأخرى يمكن أن يعزز فهمًا أكبر ويؤدي إلى تحسين إدارة أعمال BPM في مؤسستك.

على سبيل المثال، يمكن لفريق BPM الناجح في شركة كبيرة أن يشمل كل هذه الأدوار:

• بطل العمليات التجارية. يفهم البطل الفوائد بعيدة المدى وينقل قيمة BPM للمؤسسة.
• مالك العملية. يمكن لأي شخص أو فريق يواجه تحديات عمل يجب مواجهتها، أو مهام سير العمل لتبسيطها، أو فرص اغتنامها أن توفر منظورًا رئيسيًا ومدخلات - وهو أمر بالغ الأهمية لمشاركة المستخدم ونجاح BPM.
• مدير عمليات الأعمال. مدير يقود جهود BPM على مستوى المؤسسة.
• مستشار إجراءات الأعمال. يستخدم المستشار المهارات الفنية وفهم BPM لتقديم المشورة لمدير عمليات الأعمال.
• مدير المشروع. يساعد مدير المشروع في إنشاء خطة المشروع وتنفيذها وإدارة اتصالات الفريق والمعالم والتسليمات والمواعيد النهائية.
• محلل الأعمال. المحلل يحدد التحسينات الضرورية للعملية.
• مهندس الحلول. يوفر مهندس الحلول الدعم الفني، لا سيما عندما يتعلق الأمر بإمكانية التشغيل البيني مع تطبيقات خط الأعمال الحالية.
• المؤثرون. غالبًا ما يتبنى القادة من بين أقرانهم والمؤثرين أفكارًا وممارسات وأدوات جديدة في وقت مبكر ويؤيدون الأفكار والممارسات والأدوات الجديدة، ويساعدون في تحسين تحسينات إجراءات العمل والدعوة للتغيير.
• مجموعة دعم BPM. تتألف هذه المجموعة من متخصصي تكنولوجيا المعلومات الرئيسيين وموظفي تخطيط الشركات وغيرهم من القادة الذين يساعدون في إضفاء الطابع المؤسسي على معايير BPM والأساليب والإدارة والتكنولوجيا.

إنشاء استراتيجية إدارة عمليات الأعمال

إذا كان عملك يعاني من العمليات التشغيلية والإدارية والدعم التي تكون مرهقة أو زائدة عن الحاجة أو طويلة جدًا أو بطيئة جدًا أو مكلفة للغاية، فإن إنشاء استراتيجية BPM شاملة لإدارة العمليات التجارية يمكن أن يساعدك. ستساعدك أفضل الممارسات التالية على إطلاق مبادرة BPM وتقييم نجاحك:

• احصل على الدعم من الإدارة. هذا أمر بالغ الأهمية إذا كنت بحاجة إلى موارد لدعم خطط تحسين عمليات الأعمال الخاصة بك.
• تحليل خريطة ورسمها للعملية المحددة. استخدم المخططات الانسيابية أو الخرائط الذهنية أو برامج التنقيب عن العمليات لـ العثور على حالات التباطؤ والجهود المكررة والتأخيرات غير الضرورية. احصل على ملاحظات من الأشخاص الأكثر مشاركة في العملية لفهم ما يمكنك تحسينه - يبدأ الاشتراك من أجل التغيير معهم.
• إعادة تصميم العملية. اطلب مدخلات أصحاب المصلحة وتأكد من أن الجميع يفهم القيمة في تبسيط العملية. قم بتضمين الدروس المستفادة من رسم الخرائط والتحليل الذهني. ضع في اعتبارك تحليل التأثير لعمليات سير العمل الحرجة أو المعقّدة.
• جمع الموارد وتنفيذ التغيير. اجمع الموارد التي تحتاجها لإنشاء نظام أساسي فعّال لـ BPM، مثل برنامج إدارة المشروعات وأدوات أتمتة سير العمل ولوحات المعلومات في الوقت الفعلي. اختر الموارد التي تتماشى مع قيمة العمل التي تريد إنشاء التغيير وإدارتها مع التسليمات والجداول الزمنية المحددة. من خلال طرح برنامج تجريبي صغير أولاً، يمكنك اكتشاف الأخطاء وإنشاء الحماس للممارسات المحسّنة وزيادة التبني.
• التتبع والتحسين. راقب كيف تعمل عملياتك الجديدة عن طريق التحقق من أصحاب المصلحة. كن مستعدًا لإضافة التحسينات حسب الضرورة.

إنشاء قيمة BPM

إذا اتبعت أفضل الممارسات المذكورة أعلاه، وقم بإنشاء فريق قوي من BPM، وفهمت كيف يمكنك تحسين العمليات لإنشاء المزيد من القيمة، يمكن لإدارة عمليات الأعمال أن تحقق فوائد ملموسة، بما في ذلك:

• زيادة الإنتاجية. تؤدي العمليات الأكثر كفاءة إلى إنشاء موظفين أكثر كفاءة، ويمكنك تقييم مقاييس الأداء باستخدام برنامج تحليلات مكان العمل.
• وقت أسرع للاستفادة. يمكن أن يؤثر تحسين عمليات تكنولوجيا المعلومات على سرعة تطوير تطبيقات البرامج ونشرها في عملك.
• تحسين النوعية. بالإضافة إلى تسريع التطوير، يمكن أن تؤدي التحسينات في الاختبار إلى حل أي مشكلات متعلقة بالأداء أو الأمان بسرعة، مما يؤدي إلى تحسين جودة المنتج أو الخدمة.
• زيادة رضا العملاء. يمكن أن يساعد إصلاح عمليات خدمة العملاء في عملك على كسب العملاء وزيادة الولاء.
• تحسين خبرات عمل الموظفين. تعتبر العمليات التجارية الفعالة أساس الرضا في مكان العمل، مما يؤدي إلى تحسين الروح المعنوية ويقلل من معدل دوران الموظفين.