ما المقصود بالمعالجة الذكية للوثائق؟
وصلت البيانات إلى نقطة التشبع. غالبًا ما تمتلك المؤسسات اليوم الكثير من البيانات بحيث يصعب فك تشفير المعلومات القيمة وما المقصود بمجرد ضجيج. قد يكون استخراج كميات هائلة من البيانات للحصول على رؤى قابلة للتنفيذ مكلفًا ويستغرق وقتًا طويلاً. وهنا يأتي دور المعالجة الذكية للوثائق، أو IDP.
المعالجة الذكية للوثائق (IDP) هي تقنية أتمتة سير العمل تقوم بمسح وقراءة المعلومات المفيدة واستخراجها وتصنيفها وتنظيمها في تنسيقات يمكن الوصول إليها من تدفقات كبيرة من البيانات. يمكن لهذه التقنية معالجة العديد من أنواع المستندات المختلفة: الأوراق، وملفات PDF، ومستندات Word، وجداول البيانات، والعديد من التنسيقات الأخرى. تتمثل الوظيفة الأساسية لـ IDP في استخراج المعلومات القيمة في مجموعات كبيرة من البيانات دون إدخال الإنسان.
هناك العديد من المزايا لأتمتة بعض معالجة المستندات الخاصة بك من خلال IDP. من خلال الذكاء الاصطناعي، يمكن لـ IDP أن تلغي الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا وعمال المعالجة. لا يؤدي هذا إلى زيادة السرعة التي يمكن بها معالجة البيانات فحسب، بل يقلل من تكلفة القيام بذلك - مع تقليل الخطأ البشري أيضًا لزيادة الكفاءة.
عادةً ما تحتوي المؤسسات الحديثة على كميات كبيرة من ثلاثة أنواع من البيانات: منظمة، وغير منظمة، وشبه منظمة. يتم تنظيم البيانات المنظمة وقراءتها بسهولة أكبر بواسطة معالجي البيانات البشرية. من ناحية أخرى، تستغرق البيانات غير المنظمة وقتًا طويلاً في المعالجة والتحليل. تقع البيانات شبه المنظمة بينهما. حلول معالجة المستندات الذكية قادرة على أتمتة معالجة البيانات للبيانات المهيكلة وغير المهيكلة وشبه المهيكلة.
كيف تعمل المعالجة الذكية للوثائق؟
هناك بضع خطوات لمعالجة المستندات بذكاء.
يبدأ بالتعرف الذكي على المستندات، عندما تستخدم IDP تقنية الذكاء الاصطناعي المعقدة للتعلم العميق لمسح المستندات ضوئيًا وتصنيفها. يمكن تدريب هذه التقنية بما يصل إلى 190 لغة وهي قادرة على قراءة المستندات وتفسيرها مثلما يفعل عامل معالجة البيانات.
بعد تصنيف بياناتك، يبدأ برنامج التنفيذ التلقائي للمستندات الذكي في استخراج البيانات ذات القيمة لمؤسستك. يتم الاستخراج من خلال تقنيات الذكاء الاصطناعي المعرفية التي تحدد أجزاء معينة من البيانات من المستند الأكبر. تقوم IDP بعد ذلك بتنظيم البيانات ذات الصلة وتقديمها بتنسيق يسهل الوصول إليه.
إذا كانت مؤسستك تحتوي على كميات كبيرة من البيانات المهيكلة أو شبه المنظمة أو غير المهيكلة، فإن المعالجة الذكية للمستندات هي استثمار يستحق النظر إليه كجزء من إستراتيجية إدارة العمليات التجارية.
فوائد المعالجة الذكية للمستندات
ثبت أن المعالجة الذكية للمستندات تعمل على تحسين العمليات التجارية وزيادة كفاءة الفريق. فيما يلي بعض المزايا الرئيسية لأتمتة معالجة المستندات الخاصة بك:
- زيادة الدقة للمعالجة الذكية للمستندات. معدل الخطأ لمعالجات البيانات البشرية أعلى بكثير مما المقصود بعليه بالنسبة لـ IDP.
- خفض التكلفة لمعالجة المستندات عن طريق أتمتة بعض مهام سير العمل الخاصة بك. في المتوسط، تكلف معالجة المستندات اليدوية من 6 إلى 8 دولارات لكل مستند. تكلفة كل مستند للمعالجة الآلية للمستندات أقل بكثير من ذلك.
- زيادة إنتاجية الموظفين من خلال منحهم الفرصة للقيام بعمل أكثر تأثيرًا. بدون الحاجة إلى معالجة المستندات التي تستغرق وقتًا طويلاً دون تفكير، يتمتع الموظفون بحرية توجيه انتباههم إلى مكان آخر.
ما الفرق بين المعالجة الذكية للوثائق والمعالجة الآلية للمستندات؟
تعد المعالجة الآلية للمستندات تقنية مرتبطة ببعضها البعض ولكنها مختلفة تمامًا عن تقنية IDP. تُستخدم المعالجة الآلية للمستندات في المقام الأول لرقمنة المستندات الورقية. يسمح إنشاء نسخ رقمية من المستندات الورقية بفهرستها وإمكانية البحث فيها داخل قاعدة بيانات.هذا أمر بالغ الأهمية لمؤسسات مثل DMV التي تعتمد على الوثائق الورقية ولكنها تحتاج إلى بيانات رقمية.
تعد المعالجة الذكية للمستندات هي برنامج إدارة عمليات الأعمال قادرة على رقمنة المستندات الورقية وفهرستها، ولكنها أيضًا تتجاوز ذلك بعدة خطوات في فصل المعلومات القيمة وتقديم رؤى من البيانات الموجودة في المستندات الورقية (أو أي نوع آخر)، بدلاً من مجرد الوصول المحوسب إليها.
كيفية اختيار برنامج معالجة المستندات الذكي
هناك بضع خطوات لاختيار أفضل برنامج ذكي لمعالجة المستندات لمؤسستك.
- تتمثل الخطوة الأولى في اختيار IDP في تحديد احتياجات معالجة البيانات لمؤسستك. هل لديك المزيد من البيانات المنظمة أو غير المهيكلة؟ ما المقصود بتنسيق معظم البيانات الخاصة بك؟ ما المقدار الذي تريد أتمتة معالجة البيانات الخاصة بك؟
- بعد ذلك، يجب عليك تقييم بياناتك التي ستكون مثالية لمعالجة المستندات الذكية. ضع في اعتبارك كيف تستغرق معالجة كل مجموعة من مجموعات البيانات وقتًا طويلاً، وأيها سيفيد مؤسستك أكثر من خلال التشغيل الآلي. قد تكون المستندات التي تستغرق وقتًا أطول للمعالجة يدويًا مرشحة جيدة لـ IDP.
- بمجرد تحديد سير عمل معالجة المستندات الذي تريد أتمتة، فأنت على استعداد لاتخاذ قرار بشأن برنامج معالجة المستندات الذكي. يجب أن تتخذ قرارك بناءً على الطلب على الأتمتة ومتطلبات مؤسستك لمعالجة المستندات الآلية. فيما يلي بعض الأسئلة التي قد تطرحها لإبلاغك باختيارك:
- ما مدى سرعة تنفيذ حل التنفيذ التلقائي للمستندات بذكاء؟
- ما مدى سهولة صيانة البرنامج؟
- ما المقصود بمستوى الدعم الذي تقدمه شركة البرمجيات لخدمات التنفيذ التلقائي للمستندات بذكاء؟
- هل يمكن لتقنية التعرف على المستندات الذكية في البرنامج قراءة جميع المستندات التي تريد مؤسستك معالجتها؟
- هل ستؤدي دقة البرنامج إلى تحسين معدل الخطأ لديك بشكل كبير؟
حالات الاستخدام لمعالجة المستندات بذكاء
يستخدم IDP عبر المجالات. فيما يلي بعض حالات استخدام معالجة المستندات الذكية:
- التمويل يمكن للأقسام أتمتة وظائف الحسابات الدائنة مثل معالجة الفواتير.
- الموارد البشرية يمكن للأقسام معالجة السير الذاتية وفحص الموظفين ومعالجة استبيانات الموظفين وبيانات الموارد البشرية الأخرى باستخدام IDP.
- وكالات الحكومة إدارة التصاريح وإصدار المستندات الإلكترونية ومعالجة التطبيقات باستخدام برنامج ذكي لمعالجة المستندات.
- شركات التأمين استخدام معالجة المستندات آليًا لمعالجة المطالبات، واكتشاف الاحتيال، وسياسات التأمين الفرز، وتسريع معالجة المستندات في مؤسستك.
- مؤسسات قانونية يمكنه معالجة البيانات القانونية وأرشفتها وإدارتها بدقة أعلى من المعالجة اليدوية للمستندات باستخدام IDP.
هذه ليست سوى عدد قليل من القطاعات التي تستخدم فيها المعالجة الذكية للوثائق لتسريع وتحسين سير عمل معالجة البيانات. إذا كنت تعمل باستخدام البرنامج المناسب، فإن IDP لديها مجموعة واسعة من التطبيقات والفوائد لمعظم المؤسسات.
تبسيط معالجة المستندات باستخدام Microsoft Power Automate
باستخدام المعالجة الذكية للمستندات في مؤسستك، ستتمكن من جمع بيانات مفيدة من مستنداتك بأقل خطأ بشري، وبتكلفة أقل. نظرًا لأن IDP تحرر موظفيك من كميات كبيرة من معالجة البيانات الشاقة، فسوف تستخرج رؤى بيانات مفيدة لك بتنسيقات سهلة الاستخدام ويمكن الوصول إليها.
IDP هي مجرد واحدة من أتمتة سير العمل التي تم تمكينها بواسطة Power Automate من خلال القضاء على المهام المتكررة وجعل العمل أكثر كفاءة. باستخدام أدوات السحب والإفلات ذات التعليمات البرمجية المنخفضة، يمكن لـ Power Automate المساعدة على إنشاء طرق مبتكرة لإنجاز المهام.
الأسئلة المتداولة
ما المقصود بالمعالجة الذكية للوثائق؟
المعالجة الذكية للمستندات (IDP) هي تقنية أتمتة لسير العمل تقوم بمسح معلومات ذات مغزى وقراءتها واستخراجها وتنظيمها من تدفقات كبيرة من البيانات.
كيف تعمل المعالجة الذكية؟
تستخدم معالجة المستندات الذكية تقنية التعرف على المستندات الذكية لتصنيف المستندات، ثم معالجة بياناتها باستخدام تقنية التعرف على الأنماط. بعد معالجة المستند، يستخرج برنامج IDP بيانات ذات مغزى ويجمعها في تنسيق يمكن الوصول إليه.
ما المقصود بفوائد المعالجة الذكية للوثائق؟
ثبت أن المعالجة الذكية للوثائق تزيد من دقة وكفاءة وسرعة معالجة البيانات للمؤسسات عبر المجالات.
ما الفرق بين المعالجة الذكية للوثائق والمعالجة الآلية للمستندات؟
تُستخدم معالجة المستندات الآلية بشكل أساسي لرقمنة المستندات الورقية. تقوم المعالجة الذكية للمستندات بمعالجة العديد من الأنواع المختلفة من المستندات بشكل كامل وتنظم البيانات ذات الصلة، ما يلغي الحاجة إلى معالجات البيانات البشرية.
كيف أقوم بتطبيق برنامج ذكي لمعالجة المستندات؟
يبدأ تنفيذ برنامج المستندات الذكي بتقييم سير عمل معالجة المستندات لتحديد أي منها يمكن أتمتة. بمجرد معرفة المستندات التي تريد أتمتتها، يجب عليك تحديد مهام سير العمل التي تتطلب أعلى مستوى من الدقة وبدء التشغيل الآلي معها.
ما المقصود ببعض حالات الاستخدام لمعالجة المستندات الذكية؟
يمكن استخدام المعالجة الذكية للوثائق عبر الصناعات، من شركات التأمين إلى الوكالات الحكومية، لتسريع معالجة العديد من أنواع البيانات المختلفة وتحسينها.