Чоловік працює за ноутбуком

Що таке керування бізнес-процесами?

Бізнес-процес — це ряд повторюваних завдань, що виконуються послідовно для досягнення стандартної мети. Бізнес-процеси можуть займати хвилини або тижні та включати настільки прості дії, як запити працівників на відпустку, або настільки складні, як логістика ланцюга поставок. Ефективні, оптимізовані процеси допоможуть підвищити продуктивність праці співробітників, взаємодію з клієнтами та всі інші аспекти вашого бізнесу. Неефективні, погано функціонуючі процеси створюють розчарованих співробітників, зайві витрати, невдоволених клієнтів і, зрештою, призводять до втрати доходу.

Керування бізнес-процесами (BPM) — це довгострокові зусилля вашої компанії з аналізу, прискорення та оптимізації цих процесів, часто за допомогою автоматизація робочого циклу для оптимізації ручних процесів та досягнення конкретних бізнес-цілей. За допомогою автоматизації всіх типів повсякденних бізнес-завдань — від управління файлами до оновлення електронних таблиць — ви можете підвищити ефективність, зменшити ризики та зберегти свій бізнес більш стратегічно зосередженим.

Розблокування переваг BPM

Перш ніж почати створювати стратегію BPM, важливо зрозуміти різні типи бізнес-процесів, хто відповідає за них у вашій компанії та які проблеми BPM може допомогти вам вирішити.

По-перше, бізнес-процеси можна розділити на три основні категорії:

  • Операційні процеси охоплюють основні потоки бізнесових та певних значень, наприклад замовлення клієнтів, створення облікових записів та оптимізацію виробництва.

  • Процеси керування включають такі речі, як корпоративне керування, бюджети та робочі цикли керування кадрами.

  • Допоміжні процеси лежать в основі більших процесів у таких сферах, як бухгалтерський облік, набір персоналу та технічна підтримка.

Створіть свою робочу групу BPM

Співробітників, що відповідають за будь-який бізнес-процес, називають відповідальними за бізнес-процеси. Оскільки вони керують процесом від початку до кінця, вони розуміють, як він впливає на процеси, і як на нього впливають процеси, що відбуваються до і після нього. Надання відповідальності за окремі бізнес-процеси ключовим співробітникам, які працюють з іншими підрозділами, може сприяти більшому розумінню та покращити ефективність BPM у вашій організації.

Наприклад, успішна робоча група BPM у великій компанії може включати всі ці ролі:

  • Лідер бізнес-процесу. Лідер розуміє далекосяжні переваги та доносить до інших працівників організації цінність BPM.

  • Відповідальний за процес. Людина або робоча група, яка має вирішувати складні бізнес-завдання, оптимізувати робочі процеси або скористатися можливостями, може надати основну точку зору та вхідні дані, що мають вирішальне значення для згоди користувачів та успіху BPM.

  • Директор бізнес-процесів. Директор керує зусиллями BPM у масштабах всієї організації.

  • Консультант з бізнес-процесів. Консультант використовує технічні навички та розуміння BPM для консультування директора бізнес-процесів.

  • Керівник проекту. Керівник проекту допомагає створювати та реалізовувати план проекту, а також керує взаємодією робочих груп, етапами, результатами та термінами.

  • Бізнес-аналітик. Аналітик визначає необхідні вдосконалення процесу.

  • Архітектор рішень. Архітектор рішень надає технічну підтримку, особливо якщо мова йде про сумісність з існуючими бізнес-програмами.

  • Авторитети. Ці особи часто є лідерами серед своїх колег. Вони першими застосовують і відстоюють нові ідеї, практики та інструменти, а також допомагають коригувати вдосконалення бізнес-процесів та виступають за зміни.

  • Група технічної підтримки BPM. До цієї групи входять основні ІТ-спеціалісти, співробітники відділу корпоративного планування та інше керівництво, яке допомагає регламентувати стандарти, методи, керування та технології BPM.

Не живіть із втраченими можливостями

Traditionally, business leadership has owned BPM; they are business processes, after all. But with the advent of highly sophisticated business process management software, IT is now playing a greater role. You might find a productive balance between your technology and business requirements if you let IT deploy a self-serve, low-code workflow automation platform that business employees can use to streamline processes and solve the issues they best understand.

Автоматизуйте, автоматизуйте, автоматизуйте

Автоматизація — це основа BPM. Завдяки цій доступній технології успішна компанія повинна знайти кожну можливість для автоматизації повторюваних ручних процесів, які забирають багато часу. За допомогою автоматизації робочих циклів ви можете оптимізувати такі бізнес-процеси, як введення даних, оновлення соціальних мереж, інвентаризацію, звітування тощо. Ви можете звільнити своїх співробітників від повторюваних та рутинних процесів, збільшити продуктивність, знизити витрати та зменшити кількість людських помилок.

Формування культури розвитку громадян

You can also optimize some business processes by building mobile apps that help your employees stay more connected and efficient, transform how they get work done, and generate real-time business insights. With the right app development platform, engineers, IT specialists, and ordinary business users can build a citizen development culture and create their own low-code business solutions—without having to rely on or wait for business leadership and professional developers.

Максимальне використання кожної можливості

Ви не маєте працювати з неефективними ручними процесами, додатковими витратами та втраченими можливостями. Маючи потрібних людей у правильних ролях, чітке розуміння ваших процесів і хороші інструменти автоматизації, ваша компанія може використовувати BPM для:

  • Спростіть громіздкі процедури оформлення замовлення онлайн, що відштовхують споживачів та зменшують обсяг збуту.
  • Автоматизуйте ручні процеси, які забирають занадто багато часу, коштують занадто багато та розчаровують працівників.
  • Позбавтеся перешкод у фінансових процесах, що затримують платежі.
  • Скоротіть дублювання, яке витрачає ресурси.
  • Скоротіть або стандартизуйте тривалі або нестабільні процеси, що впливають на терміни.
  • Оптимізуйте неефективну реєстрацію клієнтів, що погано впливає на взаємовідносини.

Створення стратегії керування бізнес-процесами

Якщо ваш бізнес бореться з громіздкими, зайвими, занадто довгими, занадто повільними чи занадто дорогими процесами виконання операцій, керування та підтримки, створення комплексної стратегії BPM вам допоможе. Наступні рекомендації допоможуть вам запустити ініціативу BPM та оцінити ваш успіх:

  • Отримуйте підтримку від керівництва. Це критично важливо, якщо вам потрібні ресурси для підтримки планів вдосконалення бізнес-процесів.

  • Аналізуйте та зіставляйте конкретні процеси. Використовуйте блок-схеми, візуалізацію схем і алгоритмів або програмне забезпечення для інтелектуального аналізу бізнес-процесів для пошук вузьких місць, дублювання зусиль та зайві затримки . Отримуйте відгуки від людей, які беруть найбільшу участь у процесі, щоб зрозуміти, що ви можете вдосконалити. Згода на зміни починається з них.

  • Перепроектуйте процес. Запросіть вхідні дані від зацікавлених сторін і переконайтеся, що всі розуміють цінність оптимізації процесу. Включіть свої знання, отримані з візуалізації схем і алгоритмів та аналізу. Врахуйте аналіз впливу для критичних або складних робочих циклів.

  • Збирайте ресурси та впроваджуйте зміни. Зберіть ресурси, необхідні для створення ефективної платформи BPM, наприклад програмне забезпечення для керування проектами, інструменти автоматизації робочих циклів та інформаційні панелі в режимі реального часу. Виберіть ресурси, які відповідають комерційній цінності, яку ви хочете створити, та керуйте змінами за допомогою конкретних результатів та термінів. Розгорнувши спершу маленьку пілотну версію, ви зможете виправити помилки, викликати ентузіазм щодо вдосконалення практик та стимулювати прийняття рішення.

  • Відстежуйте та оптимізуйте. Відстежуйте, як працюють ваші нові процеси, звіряючись із зацікавленими сторонами. Будьте готові додати уточнення за необхідності.

Створення цінності BPM

Якщо ви дотримуєтеся рекомендацій вище, створіть надійну робочу групу BPM і проаналізуйте можливості вдосконалення процесів, щоб створити більшу цінність. Керування бізнес-процесами може принести відчутні переваги, зокрема:

  • Підвищена продуктивність праці. Більш ефективні процеси створюють більш ефективних співробітників, і ви можете оцінювати показники ефективності за допомогою програмного забезпечення для аналітики робочої області.

  • Швидший час отримання вигоди. Вдосконалення ІТ-процесів може вплинути на те, як швидко розробляються та застосовуються програми у вашій компанії.

  • Покращена якість. На додаток до пришвидшення розробки, вдосконалення під час тестування можуть швидко вирішити будь-які проблеми з продуктивністю чи безпекою, підвищуючи якість вашого продукту чи послуги.

  • Підвищена задоволеність клієнтів. Виправлення процесів обслуговування клієнтів у вашій компанії може допомогти завоювати клієнтів і підвищити лояльність.

  • Покращений досвід роботи співробітників. Ефективні бізнес-процеси є основою задоволеності на робочому місці, яка підвищує моральний дух і потенційно зменшує плинність кадрів.

Почніть оптимізацію своїх бізнес-процесів уже зараз

Кожна компанія прагне робити все краще, швидше та розумніше. Поєднання комплексної стратегії BPM з правильним програмним забезпеченням для автоматизації робочих циклів може допомогти вашому бізнесу досягти цих цілей.

Microsoft Power Automate — це просте у використанні рішення для оптимізації робочих процесів, яке може надати вашим співробітникам змогу оптимізувати повсякденні неефективні процеси, що вплине на всю компанію.