Чоловік працює за ноутбуком

Що таке керування бізнес-процесами?

Керування бізнес-процесами (BPM) означає діяльність вашої компанії, спрямовану на аналіз, прискорення та оптимізацію процесів, часто – за допомогою автоматизації робочих циклів , яка дає змогу спростити ручні процеси.

Відкрийте для себе переваги BPM

Перш ніж почати створювати стратегію BPM, слід зрозуміти, чому важливо налагодити ефективні бізнес-процеси, які є типи бізнес-процесів, хто відповідає за них у вашій компанії та які проблеми BPM може допомогти вам вирішити.

Вивчіть свої бізнес-процеси

Бізнес-процес – це ряд повторюваних завдань, що виконуються послідовно для досягнення стандартної мети. Бізнес-процеси можуть займати хвилини або тижні та включати такі прості дії, як запити працівників на відпустку, або такі складні, як логістика ланцюга поставок. Ефективні, оптимізовані процеси допоможуть покращити продуктивність праці персоналу, взаємодію з клієнтами та всі інші аспекти вашого бізнесу. Процеси, що є неефективними та функціонують неправильно, призводять до розчарування співробітників, зайвих витрат, невдоволення клієнтів і зрештою – до втрати доходу.

Бізнес-процеси можна розділити на три основні категорії.

  • Операційні процеси охоплюють процеси профільного бізнесу та спеціалізовані процеси, наприклад обробку замовлень клієнтів, створення облікових записів, оптимізацію виробництва.
  • Процеси керування охоплюють робочі цикли в таких сферах, як корпоративне управління, бюджетування, керування кадрами.
  • Допоміжні процеси забезпечують підтримку для більших процесів у таких сферах, як бухгалтерський облік, набір персоналу, технології.

Автоматизувавши всі типи бізнес-процесів, ви можете підвищити ефективність, зменшити ризики та зробити свій бізнес більш стратегічним.

Створіть свою робочу групу BPM

Працівників, що відповідають за певний бізнес-процес, називають відповідальними за бізнес-процес. Керуючи своїми процесами від початку до кінця, вони добре розуміють взаємозв’язок між ними й іншими процесами, що відбуваються до та після. Доручення конкретних бізнес-процесів ключовим працівникам, які взаємодіють з іншими підрозділами, може сприяти кращому розумінню та ефективнішій реалізації BPM у вашій організації.

Наприклад, успішна робоча група BPM у великій компанії може включати в себе всі наведені нижче ролі.

  • Лідер бізнес-процесів. Лідер розуміє далекосяжні переваги та доносить до інших працівників організації цінність BPM.
  • Відповідальний за процес. Людина або робоча група, яка має розв’язувати складні бізнес-завдання, оптимізувати робочі процеси, реалізовувати нові можливості й здатна запропонувати базову перспективу та заходи, що мають вирішальне значення для згоди користувачів і успіху BPM.
  • Директор бізнес-процесів. Директор керує BPM-діяльністю в масштабі всієї організації.
  • Консультант із бізнес-процесів. Консультант використовує технічні навички та розуміння BPM для консультування директора бізнес-процесів.
  • Керівник проекту. Керівник проекту допомагає скласти й реалізувати план проекту, а також контролює взаємодію робочих груп, етапи, результати та терміни.
  • Бізнес-аналітик. Аналітик визначає способи вдосконалення процесів.
  • Архітектор рішень. Архітектор рішень надає технічну підтримку, особливо якщо мова йде про сумісність з існуючими бізнес-програмами.
  • Лідери думок. Ці особи часто є лідерами серед своїх колег. Вони першими застосовують і відстоюють нові ідеї, практики та інструменти, а також допомагають коригувати вдосконалення бізнес-процесів та популяризують нововведення.
  • Група технічної підтримки BPM. До цієї групи входять ключові ІТ-спеціалісти, представники відділу корпоративного планування та інші працівники старшої ланки, які допомагають регламентувати стандарти, методи, систему керування та технології, пов’язані з BPM.

Не допускайте втрачених можливостей

Традиційно за BPM відповідало керівництво компанії, оскільки це пов’язано з бізнес-процесами. Однак, коли з’явилося висококласне програмне забезпечення для керування бізнес-процесами, більшу роль стали відігравати ІТ-підрозділи. Ви можете знайти ефективний баланс між наявними у вас технологіями та бізнес-вимогами, якщо дозволите ІТ-фахівцям розгорнути платформу автоматизації робочих циклів із мінімумом програмування та можливостями самообслуговування, щоб співробітники компанії могли використовувати її для оптимізації тих процесів і розв’язання тих проблем, які вони найкраще розуміють.

Автоматизуйте, автоматизуйте, автоматизуйте

Автоматизація – це основа BPM. Маючи доступ до цієї технології, компанії тепер можуть автоматизувати всі повторювані ручні процеси, що забирають багато часу. Завдяки автоматизації робочих циклів ви можете оптимізувати такі бізнес-процеси, як введення даних, оновлення соціальних мереж, інвентаризація, звітування тощо. Ви можете звільнити своїх співробітників від повторюваних рутинних дій, підвищити продуктивність, знизити витрати та скоротити кількість людських помилок.

Формуйте культуру низової ініціативи

Ви також можете оптимізувати деякі бізнес-процеси за допомогою створення мобільних програм , що допоможе вашим співробітникам залишатися на зв’язку та ефективно працювати, змінювати спосіб виконання роботи та створювати бізнес-аналітику в реальному часі. За допомогою відповідної платформи для розробки додатків інженери, ІТ-спеціалісти та звичайні бізнес-користувачі можуть формувати культуру розвитку громадян та створювати власні бізнес-рішення з мінімумом програмування, не покладаючись на керівників бізнесу та професійних розробників і не чекаючи на них.

Використовуйте кожну можливість із максимальною вигодою

Ви не маєте працювати з неефективними ручними процесами, додатковими витратами та втраченими можливостями. Маючи потрібних людей у правильних ролях, чітке розуміння ваших процесів і хороші інструменти автоматизації, ваша компанія може використовувати BPM для:

  • Спростіть громіздкі процедури оформлення онлайнових замовлень, що відштовхують споживачів та зменшують обсяг збуту.
  • Автоматизуйте ручні процеси, які забирають багато часу, мають високу вартість і втомлюють працівників.
  • Позбавтеся перешкод у фінансових процесах, що затримують платежі.
  • Скоротіть кількість дубльованих дій, на які витрачаються ресурси.
  • Скоротіть або стандартизуйте тривалі чи нестабільні процеси, що впливають на швидкість.
  • Оптимізуйте неефективну реєстрацію клієнтів, яка погано впливає на відносини з ними.

Побудуйте стратегію керування бізнес-процесами

Якщо ваш бізнес страждає від зайвих, громіздких, занадто довгих, занадто повільних чи занадто дорогих процесів у сфері операцій, керування чи підтримки, спробуйте створити комплексну стратегію BPM. Наведені далі рекомендації допоможуть вам запустити проект BPM і оцінити отриманий результат.

  • Отримайте підтримку від керівництва. Це критично важливо, якщо вам потрібні ресурси для реалізації планів з удосконалення бізнес-процесів.
  • Аналізуйте та зіставляйте конкретні процеси. Використовуйте блок-схеми, візуалізацію схем і алгоритмів або програмне забезпечення для інтелектуального аналізу бізнес-процесів, щоб знаходити вузькі місця, дубльовані дії та зайві затримки. Отримуйте відгуки від людей, найбільше залучених до процесів, щоб зрозуміти, що ви можете вдосконалити. Прийняття нововведень починається з них.
  • Перепроектуйте процес. Заручіться підтримкою зацікавлених сторін і переконайтеся, що всі розуміють важливість оптимізації процесу. Застосуйте знання, отримані за допомогою аналізу та візуалізації. Врахуйте аналіз впливу, пов’язаний із критичними або складними робочими циклами.
  • Збирайте ресурси та впроваджуйте зміни. Зберіть ресурси, необхідні для створення ефективної платформи BPM, наприклад програмне забезпечення для керування проектами, інструменти автоматизації робочих циклів та інформаційні панелі, що працюють у реальному часі. Виберіть ресурси, що відповідають комерційній цінності, яку ви хочете створити, і керуйте змінами на основі конкретних результатів і термінів. Розгорнувши спершу маленьку пілотну версію, ви зможете виправити помилки, викликати ентузіазм щодо вдосконалених методів і стимулювати прийняття нововведень.
  • Відстежуйте та оптимізуйте. Відстежуйте, як працюють ваші нові процеси, звіряючись із зацікавленими сторонами. Будьте готові внести необхідні уточнення.

Отримайте цінний результат від BPM

Якщо ви скористаєтеся рекомендаціями, наведеними вище, створите міцну робочу групу BPM і проаналізуєте можливості ціннісного вдосконалення процесів, то зможете відчути суттєві переваги від керування бізнес-процесами, зокрема описані нижче.

  • Підвищення продуктивності. Ефективніші процеси означають ефективніший персонал. Показники ефективності можна оцінювати за допомогою програмного забезпечення для аналітики робочого середовища.
  • Скорочення часу до отримання переваг. Удосконалення ІТ-процесів може прискорити розробку та запровадження програм у вашій компанії.
  • Покращення якості. Удосконалення, внесені під час тестування, допоможуть прискорити не тільки розробку, але й розв’язання будь-яких проблем із продуктивністю чи безпекою, завдяки чому підвищиться якість вашого продукту чи послуги.
  • Підвищення рівня задоволеності клієнтів. Налагодження процесів обслуговування клієнтів у вашій компанії може допомогти звоювати довіру клієнтів і підвищити їхню лояльність.
  • Покращення робочих умов для працівників. Ефективні бізнес-процеси гарантують задоволеність персоналу, завдяки чому підвищується моральний дух і зменшуються ризики плинності кадрів.

Почніть оптимізацію своїх бізнес-процесів просто зараз

Кожна компанія прагне робити все краще, швидше та розумніше. Поєднання комплексної стратегії BPM із правильним програмним забезпеченням для автоматизації робочих циклів може допомогти вашому бізнесу досягти цих цілей.

Microsoft Power Automate – це просте у використанні рішення для оптимізації робочих процесів, завдяки якому ваші працівники зможуть оптимізувати повсякденні неефективні процеси, що зрештою вплине на результат у масштабі всієї компанії.