Що таке керування бізнес-процесами?

Відкрийте для себе переваги BPM

Перш ніж почати створювати стратегію BPM, слід зрозуміти, чому важливо налагодити ефективні бізнес-процеси, які є типи бізнес-процесів, хто відповідає за них у вашій компанії та які проблеми BPM може допомогти вам вирішити.

Вивчіть свої бізнес-процеси

Бізнес-процес – це ряд повторюваних завдань, що виконуються послідовно для досягнення стандартної мети. Бізнес-процеси можуть займати хвилини або тижні та включати такі прості дії, як запити працівників на відпустку, або такі складні, як логістика ланцюга поставок. Ефективні, оптимізовані процеси допоможуть покращити продуктивність праці персоналу, взаємодію з клієнтами та всі інші аспекти вашого бізнесу. Процеси, що є неефективними та функціонують неправильно, призводять до розчарування співробітників, зайвих витрат, невдоволення клієнтів і зрештою – до втрати доходу.

Бізнес-процеси можна розділити на три основні категорії.

• Операційні процеси охоплюють процеси профільного бізнесу та спеціалізовані процеси, наприклад обробку замовлень клієнтів, створення облікових записів, оптимізацію виробництва.
• Процеси керування охоплюють робочі цикли в таких сферах, як корпоративне управління, бюджетування, керування кадрами.
• Допоміжні процеси забезпечують підтримку для більших процесів у таких сферах, як бухгалтерський облік, набір персоналу, технології.

Автоматизувавши всі типи бізнес-процесів, ви можете підвищити ефективність, зменшити ризики та зробити свій бізнес більш стратегічним.

Створіть свою робочу групу BPM

Працівників, що відповідають за певний бізнес-процес, називають відповідальними за бізнес-процес. Керуючи своїми процесами від початку до кінця, вони добре розуміють взаємозв’язок між ними й іншими процесами, що відбуваються до та після. Доручення конкретних бізнес-процесів ключовим працівникам, які взаємодіють з іншими підрозділами, може сприяти кращому розумінню та ефективнішій реалізації BPM у вашій організації.

Наприклад, успішна робоча група BPM у великій компанії може включати в себе всі наведені нижче ролі.

• Лідер бізнес-процесів. Лідер розуміє далекосяжні переваги та доносить до інших працівників організації цінність BPM.
• Відповідальний за процес. Людина або робоча група, яка має розв’язувати складні бізнес-завдання, оптимізувати робочі процеси, реалізовувати нові можливості й здатна запропонувати базову перспективу та заходи, що мають вирішальне значення для згоди користувачів і успіху BPM.
• Директор бізнес-процесів. Директор керує BPM-діяльністю в масштабі всієї організації.
• Консультант із бізнес-процесів. Консультант використовує технічні навички та розуміння BPM для консультування директора бізнес-процесів.
• Керівник проекту. Керівник проекту допомагає скласти й реалізувати план проекту, а також контролює взаємодію робочих груп, етапи, результати та терміни.
• Бізнес-аналітик. Аналітик визначає способи вдосконалення процесів.
• Архітектор рішень. Архітектор рішень надає технічну підтримку, особливо якщо йдеться про сумісність з наявними бізнес-програмами.
• Лідери думок. Ці особи часто є лідерами серед своїх колег. Вони першими застосовують і відстоюють нові ідеї, практики та інструменти, а також допомагають коригувати вдосконалення бізнес-процесів та популяризують нововведення.
• Група технічної підтримки BPM. До цієї групи входять ключові ІТ-спеціалісти, представники відділу корпоративного планування та інші працівники старшої ланки, які допомагають регламентувати стандарти, методи, систему керування та технології, пов’язані з BPM.

Побудуйте стратегію керування бізнес-процесами

Якщо ваш бізнес страждає від зайвих, громіздких, занадто довгих, занадто повільних чи занадто дорогих процесів у сфері операцій, керування чи підтримки, спробуйте створити комплексну стратегію BPM. Наведені далі рекомендації допоможуть вам запустити проект BPM і оцінити отриманий результат.

• Отримайте підтримку від керівництва. Це критично важливо, якщо вам потрібні ресурси для реалізації планів з удосконалення бізнес-процесів.
• Аналізуйте та зіставляйте конкретні процеси. Використовуйте блок-схеми, візуалізацію схем і алгоритмів або програмне забезпечення для інтелектуального аналізу бізнес-процесів, щоб знаходити вузькі місця, дубльовані дії та зайві затримки. Отримуйте відгуки від людей, найбільше залучених до процесів, щоб зрозуміти, що ви можете вдосконалити. Прийняття нововведень починається з них.
• Перепроектуйте процес. Заручіться підтримкою зацікавлених сторін і переконайтеся, що всі розуміють важливість оптимізації процесу. Застосуйте знання, отримані за допомогою аналізу та візуалізації. Врахуйте аналіз впливу, пов’язаний із критичними або складними робочими циклами.
• Збирайте ресурси та впроваджуйте зміни. Зберіть ресурси, необхідні для створення ефективної платформи BPM, наприклад програмне забезпечення для керування проектами, інструменти автоматизації робочих циклів та інформаційні панелі, що працюють у реальному часі. Виберіть ресурси, що відповідають комерційній цінності, яку ви хочете створити, і керуйте змінами на основі конкретних результатів і термінів. Розгорнувши спершу маленьку пілотну версію, ви зможете виправити помилки, викликати ентузіазм щодо вдосконалених методів і стимулювати прийняття нововведень.
• Відстежуйте та оптимізуйте. Відстежуйте, як працюють ваші нові процеси, звіряючись із зацікавленими сторонами. Будьте готові внести необхідні уточнення.

Отримайте цінний результат від BPM

Якщо ви скористаєтеся рекомендаціями, наведеними вище, створите міцну робочу групу BPM і проаналізуєте можливості ціннісного вдосконалення процесів, то зможете відчути суттєві переваги від керування бізнес-процесами, зокрема описані нижче.

• Підвищення продуктивності. Ефективніші процеси означають ефективніший персонал. Показники ефективності можна оцінювати за допомогою програмного забезпечення для аналітики робочого середовища.
• Скорочення часу до отримання переваг. Удосконалення ІТ-процесів може прискорити розробку та запровадження програм у вашій компанії.
• Покращення якості. Удосконалення, внесені під час тестування, допоможуть прискорити не тільки розробку, але й розв’язання будь-яких проблем із продуктивністю чи безпекою, завдяки чому підвищиться якість вашого продукту чи послуги.
• Підвищення рівня задоволеності клієнтів. Налагодження процесів обслуговування клієнтів у вашій компанії може допомогти звоювати довіру клієнтів і підвищити їхню лояльність.
• Покращення робочих умов для працівників. Ефективні бізнес-процеси гарантують задоволеність персоналу, завдяки чому підвищується моральний дух і зменшуються ризики плинності кадрів.