Ce sunt aplicațiile de procesare a documentelor?

Aplicațiile de procesare a documentelor utilizează învățarea programată și inteligența artificială pentru a extrage date din documente și formulare. Acestea preiau date, cum ar fi informațiile din facturi, chitanțe și comenzi de livrare în e-mail sau pe hârtie, le digitizează și le stochează într-un format de bază de date structurată. Aceste date sunt apoi importate într-un sistem țintă, cum ar fi o soluție de planificare a resurselor întreprinderii (ERP) sau de management al relațiilor cu clienții (CRM). Eficiența pe care o oferă aplicațiile de procesare a documentelor poate avea un impact major asupra modului în care firmele economisesc bani, cresc productivitatea și eliberează angajații de activități repetitive, cu valoare redusă, predispuse la erori.

Găsirea unei soluții pentru digitizarea volumelor mari de documente pe hârtie este o provocare cu care la un moment dat se vor confrunta multe firme. Aplicațiile de procesare a documentelor oferă eficiențe de anvergură în acest domeniu, nu numai prin eliminarea activității intensive de introducere manuală a datelor, ci și oferind firmelor informații despre cum să își folosească mai eficient datele.

Colectare

Datele din surse precum documente pe hârtie, PDF-uri, e-mailuri și formulare electronice sunt scanate și digitizate.

Preprocesare

Calitatea și acuratețea datelor scanate sunt îmbunătățite prin lucruri precum corectarea unghiurilor înclinate, reducerea zgomotului din imagini, prin eliminarea oricăror pete sau semne de fundal, precum și prin decuparea din imagini a zonelor exterioare nedorite.

Clasificare

Documentele sunt separate în categorii diferite în funcție de format, conținut și tip, ceea ce ajută la îmbunătățirea extragerii și arhivării datelor.

Extragere

Un pas crucial din proces, în care OCR extrage datele din documente și stabilește ce tipuri de date trebuie traduse (de exemplu, nume, numere, date, text scris de mână).

Validare

RPA examinează și verifică toate datele înainte de a le muta în sistemele, bazele de date și secvențele de lucru relevante. În această etapă sunt semnalate orice inexactități, pentru a fi revizuite și corectate manual.

Integrare

Odată ce sunt rulate toate celelalte procese, datele sunt trimise la bazele de date și depozitele relevante prin interfețele de programare a aplicațiilor.

Ce este analiza documentelor cu învățare profundă?

Documentația de învățare profundă se integrează cu procesarea documentelor, bazându-se pe capacitățile rețelelor neuronale de a recunoaște modele în date, în special pentru analiza documentelor și a aspectului, pentru identificarea textului și regăsirea documentelor. Similar cu modul în care învață un creier uman, rețelele neuronale colectează informații din mai multe straturi, obținând din ce în ce mai multe informații și cunoștințe, devenind din ce în ce mai inteligente pe măsură ce învață.

Analiza documentelor cu ajutorul învățării profunde își folosește capacitatea de a trimite date unei inteligențe artificiale asemănătoare omului, prin intermediul altor algoritmi pentru rețele neuronale, în principal convoluționali și recurenți. Rețelele neuronale convoluționale filtrează imaginile pentru a detecta fiecare element din ele, în timp ce rețelele neuronale recurente sunt capabile să memoreze punctele de date, ceea ce le modelează capacitatea de a prezice rezultate viitoare.

Beneficiile procesării automatizate a documentelor

Procesarea automatizată a documentelor îmbunătățește procesele de afaceri și crește eficiența echipei, oferind viteză, acuratețe și scalabilitate. Poate avea un impact foarte amplu asupra modului în care sectoare de activitate precum cel juridic, cel imobiliar, cel de asistență medicală și cel bancar își îmbunătățesc procesele și rezultatele finale.

Beneficiile esențiale ale procesării automatizate a documentelor includ:

Regăsire rapidă:

Odată ce documentele sunt digitizate, acestea sunt accesibile practic oricând și oriunde, pentru oricine este autorizat să le vizualizeze.

Securitate și confidențialitate îmbunătățită

Firmele își pot cripta fișierele și pot atribui niveluri de securitate pentru a-și proteja datele împotriva utilizatorilor cărora nu se intenționează a li se oferi accesul.

Economii de timp și de costuri:

Prin eliminarea procesului de gestionare a fișierelor pe hârtie, care este consumator de timp și costisitor, angajații au mai mult timp de alocat obiectivelor esențiale pentru afaceri și pot fi mai productivi.

Risc redus de eroare umană:

Eliminând necesitatea de a introduce datele manual, automatizarea documentelor îmbunătățește considerabil acuratețea și calitatea documentelor.

O mai bună colaborare:

Angajații din echipe și departamente diferite pot partaja documente și lucra împreună la acestea, fiind mereu la curent cu starea documentelor în timp real.

Șabloane standardizate:

Automatizarea documentelor permite standardizarea șabloanelor și a structurilor care pot fi aplicate fluxurilor de lucru în mod continuu.

Cum să alegeți o soluție software de procesare a documentelor

Alegerea unei soluții de procesare a documentelor depinde de anumiți factori care sunt specifici necesităților dvs. Una dintre cele mai importante decizii de luat în considerare este dacă doriți ca soluția să fie rulată în cloud sau local, în locația dvs. Sistemele bazate pe cloud sunt găzduite de un furnizor contra cost și salvează automat toate datele, făcând totul accesibil online. O soluție locală înseamnă că vă veți folosi propriile servere și propria stocare, veți efectua dvs. întreținerea și veți rula dvs. înșivă copiile de rezervă.

Alte considerații importante pentru selectarea unei soluții de procesare a documentelor includ:

Căutarea:

Este o regulă bună să aveți o mare varietate de opțiuni de căutare, inclusiv după numele și tipul de fișier, după conținut și după datele când au fost modificate fișierele. De asemenea, este util să puteți atribui metadate și etichete pentru a organiza toate fișierele.

Structură simplă a fișierelor:

Este important ca structura fișierelor să fie ușor de utilizat și logică pentru toți utilizatorii.

Securitate:

Sistemul trebuie să vă permită să restricționați accesul la documente confidențiale și să setați permisiuni în funcție de utilizator.

Simplitate:

Toți angajații trebuie să poată utiliza cu ușurință sistemul fără confuzii și fără întreruperi în activitățile zilnice.

Integrare:

Asigurați-vă că puteți utiliza sistemul cu programele pe care le utilizați deja, cum ar fi clientul de e-mail și software-ul pentru relația cu clienții.