Uma pessoa trabalhando em um laptop

O que é gerenciamento de processos comerciais?

Um processo comercial é uma série de tarefas repetíveis que são realizadas em sequência para atingir um objetivo de rotina. Os processos comerciais podem levar minutos ou semanas e incluir atividades tão simples como solicitações de férias de funcionários ou tão complicadas como logística da cadeia de fornecedores. Processos eficientes e eficazes ajudarão a melhorar a produtividade dos funcionários, a participação dos clientes e todos os outros aspectos de seus negócios. Processos ineficientes e disfuncionais dão origem a funcionários frustrados, custos desnecessários, clientes insatisfeitos e, por fim, perda de receita.

O BPM (gerenciamento de processos comerciais) se refere aos esforços de longo prazo de sua empresa para analisar, acelerar e otimizar esses processos, muitas vezes usando o automação de fluxo de trabalho para agilizar processos manuais e atingir objetivos de negócios específicos. Automatizando todos os tipos de tarefas rotineiras de negócios, desde o gerenciamento de arquivos até a atualização de planilhas, você pode melhorar a eficiência, reduzir o risco e manter sua empresa concentrada mais estrategicamente.

Alcance os benefícios do BPM

Antes de começar a construir uma estratégia de BPM, é importante entender os diferentes tipos de processos comerciais, quem é responsável por eles em sua empresa e quais problemas o BPM pode ajudá-lo a resolver.

Primeiro, os processos comerciais podem ser divididos em três categorias principais:

  • Os processos operacionais abrangem os negócios principais e os fluxos de valor específicos, como pedidos de clientes, criação de contas e otimização de fabricação.

  • Os processos de gerenciamento incluem itens como governança corporativa, orçamentos e fluxos de trabalho de RH.

  • Os processos de suporte fundamentam processos mais amplos em áreas como contabilidade, recrutamento e suporte técnico.

Crie sua equipe de BPM

Os funcionários responsáveis por qualquer processo comercial são chamados de proprietários de processos de negócios. Como gerenciam um processo de ponta a ponta, eles entendem como ele afeta e é afetado pelos processos que vêm antes e depois dele. Atribuir a propriedade de processos de negócios distintos a funcionários-chave que trabalham com outros departamentos pode promover a compreensão e melhorar o BPM em sua organização.

Por exemplo, uma equipe de BPM de sucesso em uma grande empresa pode incluir todas estas funções:

  • Responsável pelo processo comercial. O responsável entende os benefícios de longo prazo e comunica o valor do BPM à organização.

  • Proprietário do processo. Uma pessoa ou equipe com desafios de negócios a enfrentar, fluxos de trabalho a simplificar ou oportunidades a aproveitar pode fornecer uma perspectiva e informações importantes, que são essenciais para a adesão dos usuários e o sucesso do BPM.

  • Diretor de processos comerciais. Um diretor lidera os esforços de BPM em toda a organização.

  • Consultor de processos comerciais. Um consultor usa as habilidades técnicas e a compreensão do BPM para orientar um diretor de processos comerciais.

  • Gerente de projeto. Um gerente de projeto ajuda a criar e implementar o plano do projeto e gerencia as comunicações, os marcos, os resultados e os prazos da equipe.

  • Analista de negócios. Um analista identifica as melhorias de processo necessárias.

  • Arquiteto de soluções. Um arquiteto de soluções fornece suporte técnico, sobretudo quando se trata de interoperabilidade com aplicativos de linha de negócios existentes.

  • Influenciadores. Frequentemente líderes entre seus colegas, os influenciadores adotam desde cedo e defendem novas ideias, práticas e ferramentas e ajudam a refinar as melhorias dos processos de negócios e a defender as mudanças.

  • Grupo de suporte ao BPM. Esse grupo inclui os principais profissionais de TI, os executivos de planejamento corporativo e outras lideranças que ajudam a institucionalizar padrões, métodos, governança e tecnologia de BPM.

Não se conforme com as oportunidades perdidas

Tradicionalmente, a liderança empresarial é responsável pelo BPM; afinal, são processos comerciais. Porém, com o advento do software de gerenciamento de processos de negócios altamente sofisticado, agora a TI desempenha um papel maior. Você poderá alcançar um equilíbrio produtivo entre sua tecnologia e os requisitos de negócios se permitir que a TI implante uma plataforma de automação de fluxo de trabalho com pouco código e autoatendimento que os funcionários de negócios possam usar para otimizar processos e resolver os problemas que melhor entendem.

Automatizar, automatizar, automatizar

A automação é o cerne do BPM. Com a tecnologia agora disponível, as empresas de sucesso têm todas as oportunidades de automatizar processos manuais repetitivos e demorados. Com a automação do fluxo de trabalho, você pode agilizar processos comerciais, como entrada de dados, atualizações de mídia social, inventário, relatórios e muito mais. Você pode libertar os funcionários de processos repetitivos e rotineiros, aumentar a produtividade, diminuir os custos e reduzir os erros humanos.

Criar uma cultura de desenvolvimento de cidadãos

Você também pode otimizar alguns processos de negócios pelo criar aplicativos móveis que ajudam os funcionários a se manterem mais conectados e eficientes, transformar a maneira como eles trabalham e gerar insights de negócios em tempo real. Com a plataforma de desenvolvimento de aplicativos certa, engenheiros, especialistas em TI e usuários de negócios comuns podem desenvolver uma cultura de desenvolvimento de cidadãos e criar suas próprias soluções de negócios com pouco código, sem recorrer ou estar sujeitos à liderança de negócios e aos desenvolvedores profissionais.

Aproveite ao máximo cada oportunidade

Você não precisa conviver com processos manuais ineficientes, custos extras e oportunidades perdidas. Com as pessoas ideais nas funções certas, uma compreensão sólida dos processos e boas ferramentas de automação, sua empresa pode usar o BPM para:

  • Mitigue os processos complicados de finalização de compra online que desencorajam os clientes e impedem as vendas.
  • Automatize processos manuais que demoram muito, são dispendiosos e frustram os funcionários.
  • Elimine obstáculos aos processos financeiros que atrasam os pagamentos.
  • Reduza a duplicação que desperdiça recursos.
  • Reduza ou padronize processos longos ou erráticos que afetam os prazos.
  • Simplifique a integração ineficiente do cliente que prejudica os relacionamentos.

Criar uma estratégia de gerenciamento de processos comerciais

Se sua empresa tem dificuldades com processos operacionais, de gerenciamento e de suporte que são trabalhosos, redundantes, muito longos, demasiadamente lentos ou caros demais, a criação de uma estratégia de BPM abrangente pode ajudar. As seguintes práticas recomendadas ajudarão a lançar uma iniciativa de BPM e avaliar seu sucesso:

  • Obter o apoio da gerência. Isso é fundamental se você precisa de recursos para dar suporte a seus planos de melhoria de processos comerciais.

  • Analisar e mapear o processo específico. Use fluxogramas, mapeamento mental ou software de mineração de processos para encontre gargalos, esforço duplicado e atrasos desnecessários . Obtenha comentários das pessoas que estão mais envolvidas no processo para entender o que você pode melhorar: a adesão à mudança começa com elas.

  • Reformule o processo. Solicite a opinião das partes interessadas e garanta que todos compreendam o valor da simplificação do processo. Inclua as lições aprendidas com o mapeamento mental e a análise. Considere uma análise de impacto para fluxos de trabalho críticos ou complexos.

  • Reúna recursos e implemente a mudança. Reúna os recursos de que você precisa para criar uma plataforma de BPM eficaz, como software de gerenciamento de projeto, ferramentas de automação de fluxo de trabalho e painéis em tempo real. Escolha recursos que se alinhem ao valor de negócios que você deseja agregar e gerencie a mudança com entregas e prazos específicos. Lançando primeiro um pequeno piloto, você pode solucionar bugs, promover o entusiasmo pelas práticas aprimoradas e impulsionar a adoção.

  • Rastreie e otimize. Monitore como os novos processos funcionam, consultando as partes interessadas. Esteja preparado para refinar, conforme necessário.

Agregue valor de BPM

Se você adotar as práticas recomendadas acima, criar uma equipe de BPM sólida e entender como melhorar os processos para agregar mais valor, o gerenciamento de processos comerciais poderá render benefícios tangíveis, como:

  • Maior produtividade. Processos mais eficientes garantem funcionários mais eficientes, e você pode avaliar as métricas de desempenho usando um software de análise de local de trabalho.

  • Tempo mais rápido para se beneficiar. A melhoria dos processos de TI pode afetar a rapidez com que os aplicativos de software são desenvolvidos e implantados em sua empresa.

  • Qualidade aprimorada. Além de acelerar o desenvolvimento, as melhorias nos testes podem resolver rapidamente qualquer problema de desempenho ou segurança, aprimorando a qualidade do produto ou serviço.

  • Aumento da satisfação do cliente. A correção dos processos de serviço de atendimento ao cliente de sua empresa pode conquistar clientes e promover a fidelidade.

  • Experiência aprimorada de trabalho do funcionário. Processos comerciais eficientes são a base da satisfação no local de trabalho, elevando o moral e, potencialmente, reduzindo a rotatividade.

Comece a otimizar seus processos comerciais agora mesmo

Todas as empresas se esforçam para fazer tudo de maneira melhor, mais rápida e inteligente. Combinar uma estratégia de BPM abrangente com o software de automação de fluxo de trabalho certo pode ajudar sua empresa a atingir esses objetivos.

O Microsoft Power Automate é uma solução de otimização de fluxo de trabalho fácil de usar que pode capacitar seus funcionários a otimizar as ineficiências diárias para ter impacto em toda a empresa.