O que é o BPMS?

O BPMS (software de gerenciamento de processos de negócios) ajuda uma empresa a definir, implantar e gerenciar processos de negócios automatizados, transformando processos manuais demorados em fluxos de trabalho simplificados em aplicativos de negócios.

Com a adição de recursos analíticos de nuvem, IA e big data, o BPMS se transforma em iBPMS (BPMS inteligente), automatizando ainda mais os processos, acelerando o desenvolvimento do fluxo de trabalho e aprimorando a orquestração dos processos de negócios.

O BPMS permite que você use a automação de processos de negócios para agilizar uma variedade de tarefas, garantindo que os processos sejam seguidos para atividades como revisão e aprovação de documentos, gerenciamento de documentos, integração de RH e gerenciamento de solicitações de funcionários.

Automatizando comunicações disparadas, como alertas de tarefas via email, lembretes de pagamento e cartas de agradecimento, o BPMS melhora os fluxos de trabalho em toda a empresa. O BPMS pode até ser usado para orquestrar campanhas de marketing por email, ajudando você a implantar a mensagem ou a resposta certa no momento ideal.

Com as soluções de BPMS e iBPMS, é mais fácil criar a automação de fluxo de trabalho em uma ampla gama de aplicativos de negócios, padronizando processos e fornecendo:

Maior eficiência

Implementar um software de gerenciamento de processos de negócios significa que as pessoas em toda a empresa gastam menos tempo em processos manuais repetitivos, podendo se concentrar no trabalho e aumentar a produtividade.

Maior agilidade

Permitindo que as empresas documentem, padronizem e automatizem os processos de negócios, o BPMS torna mais fácil conduzir e responder às mudanças por meio da implementação rápida e consistente de novos processos em toda a organização.

Colaboração simplificada

O BPMS permite que as equipes encaminhem tarefas e atribuições automaticamente e garante que processos novos ou atualizados sejam adotados em tempo real, mantendo todos em sincronia o tempo todo.

Conformidade aprimorada

Usando o BPMS para criar regras em processos, as empresas podem garantir a conformidade com os regulamentos existentes e se adaptar rapidamente às mudanças legislativas com o mínimo de interrupção.

Melhor envolvimento e suporte ao cliente

Como o BPMS garante a aplicação consistente dos processos de negócios, as empresas podem estabelecer, impor e monitorar aspectos-chave das interações com o cliente. Clientes e empresas se beneficiam de maior personalização, criação automatizada de tíquetes, respostas disparadas uniformes e gerenciamento consistente de leads ou casos.

Praticamente qualquer pessoa em sua empresa pode projetar e implantar automações para ser mais produtiva em menos tempo com uma solução de BPMS moderna.

Há poucos anos, automatizar a automação de processos de negócios era um processo complexo. Os desenvolvedores passavam muito tempo com os participantes de negócios para mapear cada tarefa em um processo antes de escrever do zero o código de cada processo automatizado. Alterações subsequentes em um processo significavam mais mapeamento, codificação e tempo gasto em atualizações.

As melhores plataformas BPMS de hoje simplificam as iniciativas de automação de processos, reduzindo ou eliminando a necessidade de desenvolvedores e suporte de TI. Esses sistemas permitem que as organizações implementem processos altamente complexos e que equipes e indivíduos criem e implementem facilmente processos automatizados por conta própria.

Portanto, a resposta curta a “Quem usa o BPMS?” é: quem precisa dele.

1. Identifique e projete o processo que você deseja automatizar.

   Compreenda a lógica de negócios do processo e examine qualquer documentação existente ou modelos de processo que a definam.

2. Modele a lógica ou as etapas no fluxo do processo empresarial.

   Defina os estágios e as etapas do processo de negócios no BPMS e teste vários cenários de negócios na plataforma usando ferramentas de modelagem integradas.

3. Crie sua automação usando ferramentas de design de apontar e clicar em vez de escrever código.

   Crie os fluxos de processo e interfaces de usuário para o processo de negócios usando a biblioteca da solução BPMS de modelos e conectores pré-criados.

4. Inicie e compartilhe sua automação com sua equipe ou com toda a empresa.

   Escolha como distribuir sua automação e para quem, depois veja como ela funciona.

Se sua meta é simplificar o gerenciamento de processos de negócios, é uma boa opção criar uma lista de soluções de BPMS que realmente facilitam o aprendizado e o uso da automação pelas pessoas. As melhores plataformas de automação de hoje fazem isso e muito mais. Antes de iniciar sua pesquisa, responda às seguintes perguntas:

Em que processos você se concentrará?

Decida se você precisa de uma solução para automatizar tarefas mais rotineiras, como o processamento de faturas, ou uma que possa dar suporte à automação de processos complexos de longa duração, como gerenciamento de orçamento ou monitoramento de performance.

Quem a usará?

Como um componente-chave da transformação digital eficaz, a solução de BPMS que você escolher deverá ser voltada para a usabilidade por todos na empresa. As melhores soluções atuais de BPMS com pouco código contam com recursos de RPA (automação de processo robótico) que facilitam a adoção em toda a organização.

Como você implantará o BPMS?

Uma decisão importante que você precisa tomar é se deve implantar uma solução de BPMS baseada na nuvem ou na infraestrutura local.

Os principais benefícios de uma plataforma de BPMS de SaaS (software como serviço) de nuvem incluem a implementação simplificada, uma vez que o aplicativo é instalado e funciona desde o primeiro dia; escalabilidade, pois você expande sua assinatura, não a infraestrutura; e custo pré-pago previsível.

Os benefícios de uma plataforma de BPMS na infraestrutura local, em grande parte, são o controle (já que ela reside dentro de sua infraestrutura) e a segurança, pois os dados permanecem dentro de seus sistemas, limitando a exposição.

Quem oferecerá suporte à sua solução de BPMS?

Implementar e manter uma solução de BPMS na infraestrutura local requer um investimento significativo em infraestrutura e equipe de TI. Com uma plataforma de BPMS de SaaS com pouco código, as demandas de TI são drasticamente reduzidas.

Quanto você pode pagar?

Embora o custo seja sempre importante, lembre-se de considerar o retorno esperado sobre o investimento. Quanto mais eficiente for a ferramenta, maior será o valor que ela agregará à sua empresa.