Meer gedaan krijgen met werkstroomautomatisering

Wat is werkstroomautomatisering?

Overal waar er handmatige, repetitieve taken in je bedrijf te vinden zijn, kun je gebruikmaken van werkstroomautomatisering. Werkstroomautomatisering is het proces waarbij op regels gebaseerde logica wordt toegepast om de handmatige processen te elimineren die nodig zijn om een taak uit te voeren. Naast het digitaliseren en optimaliseren van papieren bedrijfsprocessen kan het stroomlijnen van je werkstromen tijd besparen bij het afronden van taken, de foutmarge verkleinen en werknemers helpen zich te richten op meer strategisch werk met meer impact.

Werkstroomautomatisering vormt de kern van de moderne bedrijfsvoering. Nu steeds meer bedrijven automatisering in hun bedrijfsprocessen integreren en de voordelen ervan duidelijk worden, wordt de markt voor werkstroomautomatisering alleen maar groter. Door de opkomst van steeds geavanceerdere technologie gaan meer bedrijven werkstroomautomatisering inzetten om gestroomlijnde, efficiënte werkmethoden te ontwikkelen, waardoor meerdere bedrijfstakken verstoord raken en er meer concurrentievoordeel op hun markten ontstaat.

Effectieve werkstroomautomatisering in vijf eenvoudige stappen

Met de juiste software kan het automatiseren van handmatige processen eenvoudig gerealiseerd worden en gigantisch veel opleveren. Als je inefficiënte handmatige taken op een effectieve manier wilt elimineren en de bedrijfsvoering wilt transformeren, moet je weten welke processen je hierbij tegenhouden.

Gebruik deze vijf eenvoudige stappen om je werkstromen te automatiseren:

1. Kies je processen. Bepaal welke procedures inefficiënt, overgecompliceerd of te duur zijn, rangschik ze en kies de belangrijkste kandidaten voor automatisering.
2. Ga op onderzoek uit. Hoe hebben andere organisaties vergelijkbare processen geautomatiseerd? Overweeg je keuzes voor het bouwen en implementeren van geautomatiseerde werkstromen: ga je IT-professionals inschakelen of kunnen citizen developers in je bedrijf een automatiseringstool met weinig code gebruiken om hun eigen krachtige geautomatiseerde werkstromen te ontwikkelen?
3. Beheer de veranderingen en bevorder het gebruik. Nadat je je nieuwe werkstromen hebt geïntroduceerd, is het belangrijk ervoor te zorgen dat ze ook bedrijfsbreed in gebruik worden genomen. Hoe meer mensen geautomatiseerde werkstromen gebruiken, des te effectiever ze zijn.
4. Communiceer met je werknemers en bied training. Zorg dat iedereen weet dat de nieuwe tools voorhanden zijn om ze te helpen de werkdag eenvoudiger te maken. Lever de documentatie en training die ze nodig hebben om het gebruik te vergemakkelijken.
5. Evalueer en verfijn de oplossing. Begin direct met het meten van het succes van je nieuwe processen. Als je vooraf bepaalde KPI’s volgt, wordt de effectiviteit van geautomatiseerde werkstromen duidelijk en kun je eventueel passende wijzigingen aanbrengen.

Maak uitmuntende successen mogelijk met software voor werkstroomautomatisering

Nu je weet wat werkstroomautomatisering is, kun je bedenken hoe je dit kunt realiseren en welke waarde je ermee kunt genereren. De eenvoudigste manier om werkstroomautomatisering in je bedrijf te introduceren is het gebruik van software of een cloudservice voor werkstroomautomatisering.

Kracht in de handen van de juiste mensen

Met deze technologieën geef je de kracht om innovatieve werkstromen te bouwen in de handen van de mensen die jouw bedrijf het best kennen: je werknemers. Zij kennen de processen die via automatisering versneld en verbeterd kunnen worden uit de eerste hand. Het hoeft niet moeilijk te zijn. In de meeste bedrijven kan bijna elke werknemer een citizen developer worden die automatiseringstechnologie met weinig of geen code gebruikt om krachtige werkstromen te maken.

Het is belangrijk op zoek te gaan naar een oplossing voor werkstroomautomatisering die intuïtief, gebruiksvriendelijk en flexibel is. In het ideale geval wil je een technologie waarmee je verschillende applicaties in je werkstroom kunt integreren. Een andere manier om bedrijfsprocessen te optimaliseren, is het gebruik van een technologie met weinig code voor het ontwikkelen van apps om engineers, gewone zakelijke gebruikers of bedrijfsleiders te helpen de mobiele apps te maken die ze nodig hebben om verbonden te blijven, productief te werken en op kansen in te spelen – zonder dat ze daarbij professionele ontwikkelaars hoeven in te schakelen.

Werkstromen in de cloud

Houd er rekening mee dat automatiseringstools in de cloud voordelen bieden ten opzichte van hun on-premises tegenhangers, zoals verbeterde schaalbaarheid en een hoge mate van beveiliging. Ook moet software voor werkstroomautomatisering samenwerken met je bestaande tools voor business analytics, zodat je de prestaties van de geautomatiseerde werkstromen gemakkelijk kunt monitoren.

Tot slot kan software voor werkstroomautomatisering met mobiele functionaliteit door werknemers worden gebruikt om overal en altijd werkstromen te automatiseren.

Hoe het werkt

Met werkstroomautomatisering stellen de gebruikers een trigger in voor een reeks acties. Als er bijvoorbeeld een nieuwe medewerker wordt aangenomen, kan er een geautomatiseerde werkstroom worden ontwikkeld waarmee die werknemer automatisch een welkomstmail ontvangt en begeleid wordt bij het invullen van de benodigde formulieren voor nieuw personeel.

De gebruikers definiëren de reeks met taken die nodig zijn om gangbare bedrijfsprocessen af te ronden. Hierna voert de geautomatiseerde werkstroom de toegewezen taken uit wanneer de opgegeven trigger wordt geactiveerd.