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Was ist BPMS?

Einführungshandbuch zu Software für die Verwaltung von Geschäftsprozessen

Einführung

Software für die Verwaltung von Geschäftsprozessen (Business Process Management Software, BPMS) unterstützt ein Unternehmen bei der Definition, Bereitstellung und Verwaltung automatisierter Geschäftsprozesse und verwandelt zeitaufwändige manuelle Prozesse in optimierte Workflows innerhalb von Geschäftsanwendungen.

Durch das Hinzufügen von Cloud-, KI- und Big Data Analytics-Funktionen verwandelt sich die BPMS in eine intelligente BPMS (iBPMS), wodurch Prozesse weiter automatisiert, die Entwicklung von Arbeitsabläufen beschleunigt und die Orchestrierung von Geschäftsprozessen verbessert wird.

Wie profitiert mein
Unternehmen von BPMS?

Mit BPMS können Sie Geschäftsprozessautomatisierung nutzen, um eine Vielzahl von Aufgaben zu optimieren und sicherzustellen, dass Prozesse für Aktivitäten wie die Prüfung und Genehmigung von Dokumenten, die Dokumentenverwaltung, PW-Onboarding und die Verwaltung von Mitarbeiteranfragen eingehalten werden.

Durch Automatisierung ausgelöste Kommunikation, z. B. die Aufgabenbenachrichtigungen per E-Mail, Zahlungserinnerungen und Dankschreiben, verbessert BPMS den Workflow in Ihrem gesamten Unternehmen. BPMS kann sogar zur Orchestrierung von E-Mail-Marketingkampagnen verwendet werden, um Ihnen zu helfen, die richtige Nachricht oder Antwort zum richtigen Zeitpunkt bereitzustellen.

Die Vorteile von BPMS

BPMS- und iBPMS-Lösungen machen es einfach, Workflowautomatisierung in eine Vielzahl von Geschäftsanwendungen zu integrieren, Prozesse zu standardisieren und bereitzustellen:)

Mehr Effizienz

Die Implementierung von BPM-Software ermöglicht es den Mitarbeitern im gesamten Unternehmen, weniger Zeit mit sich wiederholenden manuellen Prozessen zu verbringen, wodurch sie ihre Aufgaben erledigen können und ihre Produktivität gesteigert wird.

Erhöhte Flexibilität

Indem es Unternehmen in die Lage versetzt, Geschäftsprozesse zu dokumentieren, zu standardisieren und zu automatisieren, erleichtert BPMS durch die schnelle und konsistente Einführung neuer Prozesse im gesamten Unternehmen auf Veränderungen zu reagieren und diese voranzutreiben.

Optimierte Zusammenarbeit

Die BPMS-Lösung ermöglicht den Teams die automatische Weiterleitung von Aufgaben und Zuweisungen und stellt sicher, dass neue oder aktualisierte Prozesse in Echtzeit übernommen werden, sodass alle jederzeit synchronisiert sind.

Erweiterte Compliance

Durch den Einsatz von BPMS zur Integration von Regeln in Ihre Prozesse können Unternehmen die Compliance mit bestehenden Vorschriften sicherstellen und sich schnell und mit minimaler Unterbrechung an Gesetzesänderungen anpassen.

Bessere Kundenbindung und besserer Support

Da eine BPMS-Lösung die konsistente Anwendung von Geschäftsprozessen gewährleistet, können Unternehmen wichtige Aspekte der Kundeninteraktionen festlegen, durchsetzen und überwachen. Kunden und Unternehmen profitieren von einer stärkeren Personalisierung, automatisierter Ticket-Erstellung, einheitlich ausgelösten Antworten und einem konsistenten Lead- oder Fallmanagement.

Wer nutzt BPMS?

Praktisch jeder in Ihrem Unternehmen kann eine Automatisierung entwerfen und einsetzen, die es ihm ermöglicht, mit einer modernen BPMS-Lösung mehr Aufgaben in kürzerer Zeit zu erledigen.

Noch vor wenigen Jahren war die Automatisierung von Geschäftsprozessen selbst ein komplexer Prozess. Die Entwickler verbrachten viel Zeit mit den Beteiligten auf der Geschäftsseite, um jede Aufgabe innerhalb eines Prozesses abzubilden, bevor sie die IT-Abteilung beauftragten, Code für jeden automatisierten Prozess von Grund auf zu schreiben. Spätere Änderungen an einem Prozess bedeuteten mehr Mapping, mehr Programmieren und mehr Zeit für Aktualisierungen.

Die besten BPMS-Plattformen von heute vereinfachen Initiativen zur Prozessautomatisierung, indem sie den Bedarf an Entwickler- oder IT-Support reduzieren oder ganz eliminieren. Mit diesen Systemen sind Unternehmen in der Lage, hochkomplexe Prozesse zu implementieren, und Teams und Einzelpersonen können automatisierte Prozesse leicht selbst erstellen und implementieren.

Die kurze Antwort auf die Frage „Wer nutzt BPMS?“ lautet also: jeder, der es braucht.

Gebäudeautomationen
mit BPMS

Eine qualitativ hochwertige BPMS-Lösung beseitigt die Unsicherheit bei Entwurf und Bereitstellung automatisierter Prozesse und ermöglicht Ihnen ein schrittweises Vorgehen unter Verwendung von Vorlagen, an denen Sie sich orientieren können. Die besten BPMS-Lösungen bieten Ihnen einen effizienten, integrierten Weg für:

  1. Identifizieren und entwerfen Sie den Prozess, den Sie automatisieren möchten.

    Bestimmen Sie die geschäftlichen Gründe für den Prozess, und überprüfen Sie vorhandene Prozessdokumente oder Vorlagen, die den Prozess definieren.

  2. Modellieren Sie die Logik oder die Schritte im Geschäftsprozessflow.

    Definieren Sie die Phasen und Schritte im Geschäftsprozess im BPMS, und testen Sie verschiedene Geschäftsszenarien auf der Plattform mit integrierten Modellierungs-Tools.

  3. Entwickeln Sie Ihre Automatisierung mit Point-and-Click-Design-Tools – anstatt Code zu schreiben.

    Erstellen Sie die Prozessflows und Benutzeroberflächen für den Geschäftsprozess mithilfe der Bibliothek der BPMS-Lösung und vorgefertigten Vorlagen und Connectors.

  4. Starten Sie Ihre Automatisierung, und teilen Sie sie mit Ihrem Team oder unternehmensweit.

Eine BPMS-Lösung auswählen

Wenn Ihr Ziel die Vereinfachung von Geschäftsprozessmanagement ist, kann es eine gute Idee sein, eine Auswahlliste von BPMS-Lösungen zu erstellen, die das Erlernen und Anwenden von Automatisierung wirklich erleichtern. Die leistungsfähigsten Automatisierungsplattformen von heute erreichen dies und noch viel mehr. Bevor Sie mit der Suche beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie die folgenden Fragen beantworten können:)

Auf welche Prozesse werden Sie sich konzentrieren?

Entschieden Sie, ob Sie eine Lösung zur Automatisierung von Routineaufgaben (z. B. Rechnungsverarbeitung) benötigen, oder aber eine solche, die die Automatisierung komplexer, nachhaltiger Prozesse wie Budgetverwaltung oder Leistungsüberwachung unterstützt.

Wer wird damit arbeiten?

Als Schlüsselkomponente einer effektiven digitalen Transformation sollte die von Ihnen gewählte BPMS-Lösung für jeden Benutzer innerhalb des Unternehmens benutzerfreundlich sein. Die besten codearmen BPMS-Lösungen verfügen heute über robotergesteuerter Prozessautomatisierung (RPA)-Funktionen, die die Einführung im gesamten Unternehmen erleichtern.)

Wie stellen Sie BPMS bereit?

Sie müssen festlegen, ob die Bereitstellung der BPMS-Lösung in der Cloud oder On-Premises erfolgen soll.

Zu den Hauptvorteilen einer BPMS-Plattform als Software-as-a-Service (SaaS) gehören: eine vereinfachte Einführung, da die Anwendung am ersten Tag einsatzbereit ist; Skalierbarkeit, da Sie Ihr Abonnement und nicht Ihre Infrastruktur erweitern; und vorhersehbare, nutzungsbasierte Kosten.

Die Vorteile einer BPMS-Plattform On-Premises liegen weitgehend in der Kontrolle (solange sie sich innerhalb Ihrer Infrastruktur befindet) und in der Sicherheit, da Ihre Daten in Ihren Systemen verbleiben, wodurch die Gefährdung begrenzt wird.

Wer bietet den Support für Ihre BPMS-Lösung?

Die Implementierung und Wartung einer BPMS-Lösung On-Premises ist mit erheblichen Investitionen in IT-Infrastruktur und Personal verbunden. Mit einer codearmen SaaS-BPMS-Plattform werden die IT-Anforderungen erheblich reduziert.

Was können Sie sich leisten?

Auch wenn die Kosten immer noch erheblich sind, vergessen Sie nicht, den erwarteten ROI zu berücksichtigen. Je besser das Werkzeug arbeitet, desto mehr wird Ihr Unternehmen davon profitieren.

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Prozesse mit einer BPMS-Lösung transformiert hat.

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Eine Person mit einem Laptop in einer Küche.

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