Eine Person arbeitet mit einem Laptop.

Was ist Geschäftsprozessmanagement?

Ein Geschäftsprozess besteht aus einer Reihe wiederholbarer Aufgaben, die nacheinander ausgeführt werden, um ein Routineziel zu erreichen. Geschäftsprozesse können Minuten oder Wochen dauern und Aktivitäten umfassen, die so einfach wie Urlaubsanfragen von Mitarbeitern oder so kompliziert wie die Logistik in einer Lieferkette sind. Effiziente Prozesse tragen zur Verbesserung der Mitarbeiterproduktivität, der Kundenbindung und aller anderen Aspekte Ihres Unternehmens bei. Ineffiziente, dysfunktionale Prozesse führen zu frustrierten Mitarbeitern, unnötigen Kosten, unzufriedenen Kunden und letztendlich zu Umsatzverlusten.

Die Verwaltung von Geschäftsprozessen (Business Process Management) bezieht sich auf die langfristigen Bemühungen Ihres Unternehmens, diese Prozesse zu analysieren, zu beschleunigen und zu optimieren. Workflow-Automatisierung wird häufig verwendet, um manuelle Prozesse zu optimieren und bestimmte Geschäftsziele zu erreichen. Durch die Automatisierung aller Arten von routinemäßigen Geschäftsaufgaben – von der Dateiverwaltung bis zur Aktualisierung von Tabellenkalkulationen – können Sie die Effizienz verbessern, Risiken reduzieren und Ihr Unternehmen strategischer fokussieren.

Nutzen Sie die Vorteile von BPM.

Bevor Sie mit der Erstellung einer BPM-Strategie beginnen, ist es wichtig zu wissen, welche verschiedenen Arten von Geschäftsprozessen in Ihrem Unternehmen es gibt, wer für sie verantwortlich ist und bei der Lösung welcher Probleme BPM Ihnen helfen soll und kann.

Zunächst können Geschäftsprozesse in drei Hauptkategorien unterteilt werden:

  • Betriebliche Prozesse decken das Kerngeschäft und spezifische Wertströme wie Kundenaufträge, Kontoerstellung und Fertigungsoptimierung ab.

  • Verwaltungsprozesse umfassen beispielsweise unternehmensweite Governance, Budgets und HR-Workflows.

  • Unterstützende Prozesse untermauern größere Prozesse in Bereichen wie Buchhaltung, Personalbeschaffung und technischer Support.

Bauen Sie Ihr BPM-Team auf.

Mitarbeiter, die für Geschäftsprozesse zuständig sind, werden als Geschäftsprozessverantwortliche bezeichnet. Da sie einen Prozess vollständig verwalten, verstehen sie, wie er sich auf die vorher und nachher ablaufenden Prozesse auswirkt und von diesen beeinflusst wird. Wenn Sie wichtigen Mitarbeitern, die mit anderen Abteilungen zusammenarbeiten, die Verantwortung für diskrete Geschäftsprozesse übertragen, können Sie mehr Verständnis fördern und ein besseres BPM in Ihrem Unternehmen fördern.

Ein erfolgreiches BPM-Team in einem großen Unternehmen könnte beispielsweise die folgenden Rollen umfassen:

  • Befürworter von Geschäftsprozessen. Ein Befürworter versteht weitreichende Vorteile und vermittelt der Organisation den Wert von BPM.

  • Prozessverantwortlicher. Eine Person oder ein Team mit geschäftlichen Herausforderungen, zu optimierenden Workflows oder zu ergreifenden Möglichkeiten kann wichtige Perspektiven und Informationen liefern, was entscheidend für die Akzeptanz der Anwender und den Erfolg von BPM ist.

  • Geschäftsprozessdirektor. Ein Direktor leitet die organisationsweiten BPM-Bemühungen.

  • Geschäftsprozessberater. Ein Berater nutzt technische Fähigkeiten und das Verständnis von BPM, um einen Geschäftsprozessleiter zu beraten.

  • Projektmanager. Ein Projektmanager hilft bei der Erstellung und Implementierung des Projektplans und verwaltet die Teamkommunikation, Meilensteine, Ergebnisse und Fristen.

  • Business Analyst. Ein Analyst zeigt die notwendigen Prozessverbesserungen auf.

  • Lösungsarchitekt. Ein Lösungsarchitekt bietet technischen Support, insbesondere im Hinblick auf die Interoperabilität mit vorhandenen Branchenanwendungen.

  • Influencer. Influencer nutzen häufig frühzeitig neue Ideen, Praktiken und Tools, setzen sich dafür ein, Geschäftsprozesse zu verfeinern und treiben Veränderungen voran.

  • BPM-Supportgruppe. Diese Gruppe besteht aus wichtigen IT-Fachleuten, Unternehmensplanungsbeauftragten und anderen Führungskräften, die bei der Institutionalisierung von BPM-Standards, -Methoden, -Governance und -Technologie helfen.

Beschäftigen Sie sich nicht mit verpassten Chancen.

Traditionell gehörte BPM in den Zuständigkeitsbereich der Unternehmensführung; es handelt sich ja schließlich um Geschäftsprozesse. Mit dem Aufkommen hochentwickelter Software für die Verwaltung von Geschäftsprozessen spielt jedoch die IT nun eine größere Rolle. Möglicherweise finden Sie ein produktives Gleichgewicht zwischen Ihrer Technologie und Ihren Geschäftsanforderungen, wenn Sie die IT eine Self-Service-Plattform zur Automatisierung von Workflows mit wenig Code bereitstellen lassen, mit der Geschäftsmitarbeiter Prozesse rationalisieren und die Probleme lösen können, die sie am besten verstehen.

Automatisieren, automatisieren, automatisieren

Automatisierung ist das Herzstück von BPM. Mit der jetzt verfügbaren Technologie müssen erfolgreiche Unternehmen jede Gelegenheit finden, sich wiederholende, zeitaufwändige und manuelle Prozesse zu automatisieren. Mit der Workflow-Automatisierung können Sie Geschäftsprozesse wie Dateneingabe, Updates in sozialen Medien, Inventar, Berichtserstellung und mehr optimieren. Indem Sie Ihren Mitarbeitern die sich wiederholenden Routineprozesse abnehmen, können Sie die Produktivität steigern, Kosten senken und menschliches Versagen reduzieren.

Schaffen Sie eine Entwicklungskultur.

Durch Erstellen von mobilen Apps können Sie auch einige Geschäftsprozesse optimieren. Dies hilft Ihren Mitarbeitern, vernetzter und effizienter zu arbeiten, die Art und Weise, wie sie ihre Arbeit erledigen, zu verändern und geschäftliche Erkenntnisse in Echtzeit zu generieren. Mit der richtigen App-Entwicklungsplattform können Ingenieure, IT-Spezialisten und normale Geschäftsanwender eine Entwicklungskultur aufbauen und ihre eigenen Low-Code-Geschäftslösungen erstellen – ohne sich auf Unternehmensführung und professionelle Entwickler verlassen oder darauf warten zu müssen.

Nutzen Sie optimal alle Möglichkeiten.

Sie müssen sich nicht mit ineffizienten manuellen Prozessen, zusätzlichen Kosten und verpassten Chancen beschäftigen. Mit den richtigen Mitarbeitern in den richtigen Rollen, einem soliden Verständnis Ihrer Prozesse und guten Automatisierungstools kann Ihr Unternehmen BPM einsetzen, um:

  • Reduzieren Sie umständliche Online-Checkout-Prozesse, die Kunden entmutigen und sich negativ auf Verkäufe auswirken.
  • Automatisieren Sie manuelle Prozesse, die zu lange dauern, zu viel kosten und die Mitarbeiter frustrieren.
  • Beseitigen Sie Hindernisse in Finanzprozessen, die Zahlungen verzögern.
  • Reduzieren Sie redundante Vorgänge, die Ressourcen verschwenden.
  • Verkürzen oder standardisieren Sie langwierige oder fehlerhafte Prozesse, die sich auf Fristen auswirken.
  • Optimieren Sie ineffizientes Client-Onboarding, das die Beziehungen untergräbt.

Konzipieren Sie eine Geschäftsprozessverwaltungs-Strategie.

Wenn Ihr Unternehmen mit Betriebs-, Management- und Supportprozessen zu kämpfen hat, die umständlich, redundant, zu lang, zu langsam oder zu kostspielig sind, kann die Erstellung einer umfassenden BPM-Strategie hilfreich sein. Die folgenden bewährten Verfahren helfen Ihnen dabei, eine BPM-Initiative zu starten und Ihren Erfolg zu bewerten:

  • Holen Sie sich Unterstützung vom Management. Dies ist wichtig, wenn Sie Ressourcen zur Unterstützung Ihrer Pläne benötigen, um Geschäftsprozesse zu optimieren.

  • Analysieren und ordnen Sie den spezifischen Prozess zu. Verwenden Sie Flussdiagramme, Mindmapping oder Prozess-Mining-Software, um Engpässe, doppelte Arbeit und unnötige Verzögerungen zu finden. . Holen Sie sich Feedback von den Personen, die am meisten in den Prozess involviert sind, um zu verstehen, was Sie verbessern können. Die Akzeptanz für Änderungen beginnt bei ihnen.

  • Gestalten Sie den Prozess neu. Sammeln Sie Feedback von den Stakeholdern, und stellen Sie sicher, dass alle im Unternehmen den Wert der Prozessoptimierung verstehen. Schließen Sie Ihre Erkenntnisse aus Mindmapping und Analyse ein. Ziehen Sie eine Auswirkungsanalyse für kritische oder komplexe Workflows in Betracht.

  • Sammeln Sie Ressourcen und implementieren Sie Änderungen. Sammeln Sie die Ressourcen, die Sie zum Aufbau einer effektiven BPM-Plattform benötigen, z. B. Projektmanagementsoftware, Tools zur Workflow-Automatisierung und Echtzeit-Dashboards. Wählen Sie die Ressourcen aus, die mit dem Geschäftswert übereinstimmen, den Sie anstreben, und verwalten Sie die Änderungen anhand bestimmter Ergebnisse und Zeitpläne. Wenn Sie zunächst mit einem kleinen Pilotprojekt beginnen, können Sie Fehler beheben, die Begeisterung für verbesserte Verfahren steigern und die Akzeptanz vorantreiben.

  • Nachverfolgen und optimieren. Überwachen Sie, wie Ihre neuen Prozesse funktionieren, indem Sie sich Feedback von den Stakeholdern einholen. Seien Sie bereit, bei Bedarf Verbesserungen vorzunehmen.

Schaffen Sie BPM-Wert.

Wenn Sie die oben genannten bewährten Verfahren befolgen, ein solides BPM-Team aufbauen und ermitteln, wie Sie Prozesse verbessern können, um mehr Wert zu schaffen, kann das Geschäftsprozessmanagement greifbare Vorteile bringen, darunter:

  • Erhöhte Produktivität. Effizientere Prozesse bedeuten effizientere Mitarbeiter, und Sie können Leistungsmetriken mithilfe von Arbeitsplatzanalysesoftware auswerten.

  • Schneller von den Vorteilen profitieren. Die Verbesserung Ihrer IT-Prozesse kann sich darauf auswirken, wie schnell Softwareanwendungen in Ihrem Unternehmen entwickelt und bereitgestellt werden.

  • Verbesserte Qualität. Verbesserungen beim Testen beschleunigen nicht nur die Entwicklung, sondern können auch Leistungs- oder Sicherheitsprobleme schnell lösen und die Qualität Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung verbessern.

  • Erhöhte Kundenzufriedenheit. Das Verfeinern der Kundendienstprozesse Ihres Unternehmens kann dazu beitragen, Kunden zu gewinnen und die Loyalität zu fördern.

  • Verbesserte Arbeitserfahrungen der Mitarbeiter. Effiziente Geschäftsprozesse sind die Grundlage für die Zufriedenheit am Arbeitsplatz, die Verbesserung der Arbeitsmoral und die potenzielle Reduzierung der doppelten Arbeit.

Beginnen Sie jetzt mit der Optimierung der Geschäftsprozesse.

Jedes Unternehmen ist bestrebt, die Dinge besser, schneller und intelligenter zu machen. Die Kombination einer umfassenden BPM-Strategie mit der richtigen Workflow-Automatisierungssoftware hilft Ihrem Unternehmen dabei, diese Ziele zu erreichen.

Microsoft Power Automate ist eine benutzerfreundliche Lösung zur Workflow-Optimierung, mit der Ihre Mitarbeiter alltägliche Ineffizienzen optimieren können, um eine unternehmensweite Wirkung zu erzielen.