什麼是工作流程自動化工具？

工作流程自動化軟體的定義

工作流程自動化軟體簡化傳統上手動繁瑣的工作，協助企業節省時間、降低人為錯誤風險，並提高工作場所生產力。透過程序自動化，可讓團隊專注於更高影響力的專案而不是重複工作，並提供工作流程的可見度，以協助識別商機領域。

工作流程自動化協助企業透過以下各種方式完善其程序：

• 自動化和觸發工作。
• 提升效率和生產力。
• 識別程序需要改善的地方。
• 管理工作流程和監視效能。
• 設定提醒。
• 使團隊保持同步。
• 收集可操作的見解。
• 優化資源使用。

工作流程自動化軟體在資料來源和一組規則上執行，以模擬人類智慧操作資料。這些工作流程工具通常遵循「if/then 陳述式」(處理「如果發生 A，則執行 B」規則)。這種規則型邏輯系統概述事件後應採取的動作，這不僅節省時間金錢，還能降低人為錯誤的風險。

工作流程自動化工具的類型

從資料輸入到潛在客戶培養和會計，工作流程自動化工具是專為減少消磨時間的工作和優化程序而設計。這有助於最大化公司時間和資源，讓員工專注於更高影響力的專案，該專案通常需要更多的問題解決和創意思考，這是連最佳工作流程自動化軟體也無法取而代之的。

工作流程自動化軟體是商務程序管理 (BPM) 的關鍵部分，有多種工具可以優化組織的核心職能並簡化手動工作。其中一些類型的工作流程自動化工具包括：

專案管理

專案管理應用程式或許是工作流程自動化工具中識別度最高的類型，可協助將人員、資料和其他資產連結在一起，以優化程序。這類工具改善協作，並幫助定義、管理及改善多個團隊的工作交付。透過保持高可見度的專案和開放溝通，程序執行最終會更順暢且更有效率。

銷售和行銷

銷售和行銷工作流程工具讓來自客戶和潛在客戶的資料更易於管理。最佳應用程式使用內建分析，幫助發現效率不彰問題，並加快多個管道 (從電子郵件和簡訊到社交媒體) 的程序。這類自動化工具不只是每次重複相同的工作；事實上，許多工具都會建立工作流程，以根據客戶行為傳送自訂行銷內容。

客戶服務

客戶服務工作流程工具協助自動指派票證給助理、傳送常見問題自動回覆，並根據所提交的問題自動標記票證。使用客戶服務工作流程自動化，企業可以更快解決更多的客戶問題 – 讓即時助理有更多時間來處理更複雜的問題。

財務

財務工作流程自動化工具協助公司財務程序保持井然有序、合規且一致。這類工作流程有助於每日作業，如預算核准、發票處理、購買和費用要求，以及會計輸入。

人力資源

人力資源工作流程工具協助自動化文件並減少行政疏失，進而降低錯誤風險，並提供更好的員工支援。這類工具有助於新員工管理、時程表、徵才啟事和休假要求 – 讓 HR 專業人員有更多時間專注於高價值工作。

工作流程自動化如何使組織受益？

無論您是希望實現財務、行銷或 IT 程序的自動化，工作流程自動化軟體都能減輕手動工作的負擔，為企業節省許多寶貴時間、資源和金錢。這些工作流程工具不只能為團隊加快程序速度，做為大型商務程序管理軟體解決方案的一部分，還有助於釋放時間來處理最重要的工作，並引導未來決策。

工作流程自動化工具的好處

1. 減少錯誤

   手動資料輸入既繁瑣又容易發生人為小錯誤，從簿記不正確到錯誤發票，可能會對組織造成巨大的影響。另一方面，工作流程軟體使用集中化的即時資料來執行管理工作，進而降低高成本錯誤的風險。

2. 簡化程序

   工作流程自動化工具提高程序可見度，進而減少瓶頸，使專案邁向正確方向。由於指派和跟進工作可以自動指定，因此會更容易追蹤和管理效能 – 這會將程序延遲降至最低。

3. 提高生產力

   當繁瑣的手動工作自動化了，團隊有更多時間和資源來專注於更高影響力的專案。許多工作流程自動化應用程式也會改善整體協作，因此時間不會浪費在追蹤資訊、尋求核准或往返通訊跟進。

4. 改善溝通

   明確設計的工作流程和自動通知可幫助員工保持同步，並了解在專案中的角色。此外，也會讓跨職能協作更輕鬆，並改善工作問責，確保所有人向一個共同目標努力。

5. 更深入的見解

   具有更佳視覺效果的即時報告，是工作流程自動化的主要好處。在程序上使用資料分析，這意味著組織可以擷取效能計量、識別商機領域，並對營運做出更明智的決策。

如何選擇最符合業務需求的最佳工作流程自動化工具

為組織選擇最佳工作流程自動化工具時，重要的是先分析目前程序、指出瓶頸，並了解哪些團隊將使用工具。一旦更清楚了解商務需求後，在比較不同解決方案時尋找以下功能：

• 使用者友善的介面和簡單瀏覽。
• 用於智慧型文件處理 (IDP) 的 AI 和機器學習。
• 與日常所用的第三方工具和應用程式無縫整合。
• 可自訂工作流程。
• 雲端式操作性。
• 資料分析和即時報告。
• 增強安全性與資料保護。
• 可擴縮性以跟上不斷變化的業務需求。

工作流程自動化工具使用範例

花費在簡單程序 (如回覆電子郵件、建立工作，或從某個來源將資料複製到另一個來源) 的時間，日積月累也是很可觀。透過設定自動工作流程，企業可以大幅提高效率，為行銷、財務、人力資源等核心作業增加價值。

工作流程自動化的一些運作範例包括：

• 在客戶填寫連絡人表單後，傳送自動跟進和回覆。
• 在觸發事件後，傳送潛在客戶培養電子郵件系列。
• 自動向客戶開立每月帳款的發票。
• 建立 SLA 以確保對緊急問題及時回覆。
• 員工費用報銷請款。
• 傳送期限和核准的提醒。
• 自動指派工作和專案給團隊成員。
• 新員工入職。
• 核准休假要求。