什麼是智慧型文件處理？
資料已達到飽和點。現今組織通常擁有如此多的資料，以至於很難解碼什麼是有價值的資訊，什麼是噪音。大量資料採礦以獲得可行的見解可能既昂貴又耗時。這就是智慧型文件處理 (IDP) 發揮作用的地方。
智慧型文件處理 (IDP) 是一項工作流程自動化技術，可從大型資料流中掃描、讀取、擷取、分類和組織有意義的資訊為可存取的格式。該技術可以處理許多不同類型的文件：紙本文件、PDF、Word 文件、試算表和多種其他格式。IDP 的主要功能是在沒有人工輸入的情況下從大量資料中擷取有價值的資訊。
透過 IDP 自動處理某些文件有幾個優點。透過人工智慧，IDP 可以消除手動資料輸入和處理工作者的需要。這不僅提高了資料處理的速度，並降低這樣做的成本，同時還減少人為錯誤以提高效率。
現代組織通常擁有三種類型的大量資料：結構化、非結構化和半結構化。結構化資料是由資料處理人員組織和更容易讀取的。另一方面，非結構化資料的處理和分析非常耗時。半結構化資料介於兩者之間。智慧型文件處理解決方案能夠將結構化、非結構化和半結構化這三類資料的資料處理自動化。
智慧型文件處理如何運作？
智慧型文件處理有幾個步驟。
它始於智慧型文件辨識，此時 IDP 使用複雜的深度學習 AI 技術來掃描文件並對其進行分類。這項技術可以接受多達 190 種語言的訓練，也能夠像資料處理人員一樣讀取和解讀文件。
對資料進行分類後，智慧型文件自動化軟體開始擷取對組織有價值的資料。擷取是透過認知 AI 技術完成的，該技術從較大型的文件中識別特定的資料片段。IDP 然後以易存取的格式組織相關資料並予以呈現。
如果您的組織擁有大量結構化、半結構化或非結構化資料，那麼智慧型文件處理是您的商務程序管理策略中值得考慮的投資。
智慧型文件處理的優點
智慧型文件處理已被證明可以改善商務程序並提高團隊效率。以下是自動化文件處理的一些主要優勢：
- 使用智慧型文件處理，提高資料處理的正確性。 資料處理人員的錯誤率遠高於 IDP。
- 透過自動化一些工作流程來降低文件處理成本。 平均而言，手動文件處理成本為每份文件 6 到 8 美元。自動化文件處理的每份文件成本遠低於此。
- 為員工提供機會，做更有影響力的工作，提高員工生產力。 無需漫不經心地處理耗時的文件，員工可以自由地將注意力轉移到他處。
智慧型文件處理和自動化文件處理之間有何差異？
自動化文件處理技術與 IDP 相關，但兩者截然不同。自動化文件處理主要用於將紙本文件數位化。建立紙本文件的數位複本，允許將文件編列索引，變得可在資料庫中搜尋。這對於像交通監理所 (DMV) 這樣依賴紙本文件但需要將資料數位化的組織來說至關重要。
智慧型文件處理是一種商務程序管理軟體，它能夠對紙本文件進行數位化和編列索引，不僅是對文件進行電腦化存取，而且在從紙本文件 (或任何其他類型) 的資料中分離有價值的資訊和提供見解方面也有所超越。
如何選擇智慧型文件處理軟體
有幾個步驟可以為您的組織選擇最佳的智慧型文件處理軟體。
- 選擇 IDP 的第一步是確定組織的資料處理需求。您有更多的結構化或非結構化資料？您的大部分資料採用什麼格式？您希望將多少的資料處理自動化？
- 接下來，您應該評估哪些資料最適合智慧型文件處理。考慮處理每個資料集的時間有多長，以及透過自動化哪個資料集最有利於組織。手動處理時間最長的文件可能是 IDP 的良好候選者。
- 一旦確定了要自動化的文件處理工作流程，您就可以考慮決定智慧型文件處理軟體了。根據自動化需求，以及組織對自動化文件處理的要求來做出決定。以下是可提問的一些問題以幫助選擇：
- 智慧型文件自動化解決方案的實作有多快？
- 對軟體進行維護有多容易？
- 軟體公司為其智慧型文件自動化服務提供什麼支援等級？
- 軟體中的智慧型文件辨識技術能否讀取組織要處理的所有文件？
- 軟體的正確性是否會顯著改善錯誤率？
智慧型文件處理的使用案例
IDP 跨產業使用。以下是一些智慧型文件處理使用案例：
- 財務 部門可以自動化應付帳款功能，例如處理發票。
- 人力資源 部門可以使用 IDP 處理履歷表、篩選員工、處理員工問卷和其他 HR 資料。
- 政府機構 使用智慧型文件處理軟體來管理許可證、核發電子文件和處理申請。
- 保險公司 使用自動化文件處理來處理理賠、偵測詐領、分類保險單，並加快組織的文件處理。
- 律師事務所 可以使用 IDP，比手動處理文件更準確地處理、封存和管理法律資料。
這些只是智慧型文件處理用於加快和改進資料處理工作流程的幾個產業領域。如果使用正確的軟體，IDP 可為大多數組織提供廣泛的應用和優勢。
使用 Microsoft Power Automate 簡化文件處理
透過在組織中使用智慧型資料處理，您將能夠以更少的人為錯誤和更低的成本從文件中收集有用的資料。隨著 IDP 讓員工擺脫大量繁瑣的資料處理，它將以易於使用、可存取的格式為您擷取有意義的資料見解。
IDP 只是 Power Automate 解決方案所啟用的工作流程自動化之一；該解決方案消除了重複工作並提高工作效率。使用低程式碼、拖放式工具，Power Automate 可以幫助您建立完成工作的創新方法。
常見問題集
什麼是智慧型文件處理？
智慧型文件處理 (IDP) 是一種工作流程自動化技術，可從大量資料流中掃描、讀取、擷取和組織有意義的資訊。
智慧型文件處理如何運作？
智慧型文件處理使用智慧型文件辨識技術對文件進行分類，然後使用模式辨識技術對其資料進行處理。處理文件後，IDP 軟體會擷取有意義的資料並將其組合成可存取的格式。
智慧型文件處理有什麼好處？
智慧型文件處理展現出可以跨產業組織提高資料處理的正確性、效率和速度。
智慧型文件處理和自動化文件處理之間有何差異？
自動化文件處理主要用於將紙本文件數位化。智慧型文件處理完全處理許多不同類型的文件並組織其相關資料，無需資料處理人員。
如何實作智慧型文件處理軟體？
實作智慧型文件軟體，首先要評估文件處理工作流程，以確定哪些工作流程可以自動化。一旦知道要自動化的文件，便應該確定需要最高正確性的工作流程，並開始對其進行自動化。
智慧型文件處理有哪些使用案例？
智慧型文件處理可用於從保險公司到政府機構的各個產業，以加快和完善許多不同類型之資料的處理。